Planifier et partager des rapports

TrakIT peut envoyer des rapports selon une planification, par e-mail, sur un serveur FTP ou à l’adresse web d’un autre système, et permettre à d’autres utilisateurs de les générer quand ils en ont besoin. Ce guide suit un rapport depuis le choix de sa sorte jusqu’au jour où il cesse d’être envoyé : qui le reçoit, qui peut le voir, ce que fait TrakIT à l’heure prévue, et où regarder lorsqu’un rapport n’est pas arrivé.

Il s’adresse aux propriétaires de rapports, et aux administrateurs système qui gardent un œil sur tous les rapports. L’exemple suivi tout au long du guide : votre client Example Shipping Co veut la liste de ses conteneurs en cours du lundi au vendredi à 07:00, heure locale (UTC+1), et votre équipe des opérations veut la même liste pour tous les clients.

Les menus que vous voyez dépendent de votre rôle et de la façon dont votre société a configuré TrakIT. Les chemins de cette page sont ceux du menu standard ; voir Se repérer dans TrakIT.

1. Choisir la sorte de rapport

	Rapport de workflow	Rapport avancé	Rapport de requête	Rapport interactif
Couvre	Les ordres de travail d’un workflow.	Les ordres de travail ou les dossiers de n’importe quel workflow, choisis par des filtres.	Tout ce que renvoie sa requête de base de données.	Des chiffres prêts à l’emploi sur les opérations, les KPI (indicateurs clés de performance), la finance et les utilisateurs.
Conçu par	Vous, à partir de champs.	Vous, à partir de champs et de filtres.	Le support TrakIT écrit la requête ; vous planifiez le rapport.	Prêt à l’emploi.
Envoyé selon une planification	Oui, par abonnement.	Oui, par abonnement.	Oui, une planification par rapport.	Non : établissez-le sur la page.
Mode de livraison	E-mail.	E-mail, FTP ou API web.	E-mail, FTP ou envoi à une API.	Téléchargement vers Excel.
Formats	Excel, CSV, HTML.	Formulaire PDF, CSV, HTML, Excel, texte, JSON.	CSV, HTML, Excel, texte, JSON.	Excel.
Récupéré par l’API	Non.	Oui, par abonnement.	Oui.	Non.
Où	Reports > Workflow	Reports > Advanced	Reports > Query	Reports > Interactive

Pour l’exemple, un rapport de workflow avec un abonnement client pour Example Shipping Co et un abonnement utilisateur pour l’équipe fait l’affaire, si tous les ordres de travail sont dans un même workflow. S’ils couvrent plusieurs workflows, utilisez un rapport avancé. Pour des données qu’aucun champ de rapport ne propose, demandez un rapport de requête au support TrakIT.

Les rapports interactifs ne peuvent être ni planifiés ni partagés en tant que tels : exportez-les vers Excel et envoyez le fichier. Ils ne montrent à chaque utilisateur que les workflows et les sociétés auxquels il a accès : deux utilisateurs peuvent donc obtenir des chiffres différents à partir du même rapport.

2. Construire le rapport

• Rapport de workflow : sélectionnez Create sur la page Rapports de workflow, choisissez le workflow, puis ajoutez les champs.
• Rapport avancé : sélectionnez Create sur la page Rapports avancés, puis ajoutez les champs et au moins un filtre. Sans filtre sur la date de création, il n’inclut que les ordres de travail dont le dernier événement date des 12 derniers mois.
• Rapport de requête : sélectionnez le lien TrakIT Support sous la liste des rapports de requête pour en demander un. Le support TrakIT écrit la requête, configure le rapport et désigne son propriétaire.

L’utilisateur qui crée un rapport de workflow ou un rapport avancé en est le propriétaire. Seuls le propriétaire et les administrateurs système peuvent modifier un rapport, ses abonnements, ses destinataires et les personnes qui y ont accès. Pour un rapport de workflow ou un rapport avancé, choisissez la valeur de File History lors de sa création si vous voulez que TrakIT conserve des copies des fichiers qu’il génère.

3. Ajouter un abonnement et sa planification

Un abonnement est une façon dont le rapport est envoyé : son format, sa planification, et ses destinataires ou sa destination. Un rapport peut en avoir plusieurs.

Sorte	Abonnements
Rapport de workflow	Un abonnement client envoie à un client ses propres ordres de travail ; un abonnement utilisateur envoie à vos utilisateurs tous les ordres de travail ouverts du workflow.
Rapport avancé	Des abonnements, chacun avec ses propres filtres en plus de ceux du rapport. Un abonnement peut aussi être envoyé séparément à 100 entités au plus, chacune ne recevant que ses propres ordres de travail.
Rapport de requête	Pas d’abonnements : le rapport lui-même a une planification et un mode de livraison.

La planification se règle partout de la même façon :

• Weekly, avec les jours, ou Monthly, avec les dates de 1 à 30.
• At Hour(s) : des heures entières de 0 à 23, en UTC. Example Shipping Co est à UTC+1 : 07:00 heure locale correspond donc à l’heure 6. L’heure reste la même en UTC lorsque vos horloges passent à l’heure d’été.
• Sans jours ni dates, le rapport n’est jamais envoyé de lui-même. Vous pouvez toujours le prévisualiser ou utiliser Send Now.

De nombreux rapports à la même heure s’attendent les uns les autres dans la file d’attente. Un administrateur système peut voir les heures chargées sur la Carte thermique des rapports (Admin > SysAdmin Pages > Report Heatmap) et déplacer certaines planifications.

4. Choisir le mode de livraison

• Email envoie le rapport aux destinataires de l’abonnement. Le fichier est joint, ou, avec HTML in Email, le rapport figure dans l’e-mail lui-même.
• FTP enregistre le fichier sur un serveur FTP qu’un administrateur système a configuré dans l’onglet FTP des intégrations. Rapports avancés et de requête uniquement.
• Web API (API Post sur les rapports de requête) envoie le fichier à l’adresse web d’un autre système. Lorsque vous enregistrez, TrakIT y envoie un fichier de test et refuse l’adresse si le fichier n’est pas accepté. Rapports avancés et de requête uniquement.

Un rapport de requête envoyé par FTP ou à une API envoie un e-mail à ses destinataires, s’il en a, pour indiquer si le chargement a réussi.

5. Choisir les destinataires

Pour un envoi par e-mail, ouvrez Recipients sur l’abonnement (ou sur le rapport de requête) et ajoutez des personnes sous To:, Cc: ou Bcc:. Chaque sorte de destinataire se comporte différemment :

Destinataire	Ce qui se passe
Un utilisateur TrakIT	TrakIT utilise l’adresse e-mail actuelle de l’utilisateur à chaque envoi, et l’écarte tant qu’il est verrouillé. L’utilisateur voit le rapport sur la page Mes rapports.
Un groupe d’utilisateurs	L’e-mail va à l’adresse du groupe, à ses membres ou aux deux, selon son paramètre Email Recipients. Les membres qui rejoignent le groupe ou le quittent sont pris en compte automatiquement. Un groupe archivé n’atteint personne.
Une adresse e-mail	Pour les personnes qui ne sont pas des utilisateurs TrakIT, comme le personnel d’un client. Un utilisateur externe s’ajoute aussi de cette façon.

Pour l’exemple, ajoutez le groupe d’utilisateurs de l’équipe des opérations à l’abonnement utilisateur, plutôt que chaque personne. La page de chaque groupe d’utilisateurs indique à son propriétaire combien de rapports lui sont envoyés.

Les adresses propres des entités arrivent de deux façons, qui ne se comportent pas de la même manière :

• Sur un rapport de workflow, Add Customer as Recipient copie une fois les General Emails du client dans les destinataires du nouvel abonnement client. Si les adresses du client changent ensuite sur son entité, modifiez aussi les destinataires.
• Sur un rapport avancé, un abonnement envoyé par entité lit les e-mails General, Finance ou Management de chaque entité à chaque envoi : il utilise donc toujours les adresses actuelles.

Pour ajouter les mêmes destinataires à plusieurs abonnements de rapports avancés, utilisez Tasks > Add Recipients, avec les groupes d’utilisateurs écrits sous la forme [G-CODE].

Un abonnement par e-mail sans destinataires n’est pas envoyé : la file d’attente affiche No recipients to send to. Les adresses de la liste Emails Excluded sont écartées de tous les e-mails.

Les destinataires peuvent se retirer eux-mêmes :

• Un utilisateur retire un rapport qui lui est envoyé à son nom ou à son adresse sur la page Mes rapports. Un rapport reçu par l’intermédiaire d’un groupe ne peut pas être retiré de cette façon : adressez-vous au propriétaire.
• Une personne qui n’est pas un utilisateur TrakIT peut suivre le lien Unsubscribe à la fin de l’e-mail standard de TrakIT, dans les 7 jours. Son adresse est alors retirée des destinataires de tous les rapports et ajoutée à la liste Emails Excluded.

6. Décider qui peut voir et générer le rapport

Recevoir un rapport et pouvoir le générer sont deux choses distinctes :

Qui	Peut
Le propriétaire	Modifier le rapport, prévisualiser et envoyer chaque abonnement, choisir les destinataires et l’accès utilisateur.
Les administrateurs système	La même chose, sur tous les rapports, y compris les rapports inactifs.
Les utilisateurs ayant reçu l’accès	Générer eux-mêmes l’abonnement, avec Preview sur le rapport ou Download sur la page Mes rapports. Ils ne peuvent pas le modifier. Sur un rapport de requête, ils peuvent aussi modifier ses paramètres, pour tout le monde.
Les autres utilisateurs qui peuvent ouvrir le rapport	Voir comment il est configuré, et demander l’accès.
Les destinataires	Le recevoir. Il leur faut aussi un accès utilisateur pour le télécharger quand ils le veulent.

Pour donner l’accès, ouvrez User Access sur l’abonnement (ou sur le rapport de requête) et choisissez l’utilisateur : voir Rapport avancé, Rapport de workflow ou Rapport de requête. Un utilisateur qui a besoin d’un accès peut plutôt sélectionner Request Access : le propriétaire reçoit un e-mail avec un bouton Grant Access, valable 7 jours.

Un rapport de workflow ou un rapport avancé contient les mêmes données pour tous ceux qui le reçoivent ou le génèrent : ce sont son workflow et ses filtres qui décident des ordres de travail listés, pas l’accès propre du lecteur. Un rapport de requête liste ce que renvoie sa requête : demandez au support TrakIT si le résultat dépend de la personne qui le lance. Vérifiez ce que contient un rapport avant d’ajouter des destinataires ou un accès utilisateur. Les rapports de workflow ne s’ouvrent que pour les utilisateurs qui ont accès à leur workflow, et les rapports inactifs que pour leur propriétaire et les administrateurs système.

Chaque rapport a un seul propriétaire. Pour céder un rapport, modifiez Report Owner dans Modify Report : vous perdez le droit de le modifier. Avant le départ d’un propriétaire de rapports, un administrateur système peut trouver ses rapports avec le filtre Owner du Récapitulatif des abonnements et leur donner un nouveau propriétaire.

7. Ce qui se passe à l’heure prévue

1. Deux fois par heure, vers la 1re et la 31e minute, TrakIT recherche les abonnements et les rapports de requête dus ce jour-là et à cette heure (UTC), et place chacun d’eux une fois dans la file d’attente des rapports. Send Now le place immédiatement dans la même file d’attente. Un abonnement de rapport avancé envoyé par entité est mis en file d’attente une fois par entité.
2. Chaque minute, la file d’attente prend les rapports en attente, du plus ancien au plus récent, génère chacun d’eux et l’envoie. Si l’envoi échoue, elle réessaie, jusqu’à 5 tentatives.
3. TrakIT enregistre Last Sent sur l’abonnement. Un rapport avancé réglé pour conserver Sent Only ou Sent or Previewed garde aussi une copie du fichier dans son onglet History ; les rapports de workflow ne conservent que les fichiers que les utilisateurs prévisualisent.

Rien n’est envoyé, et la file d’attente indique pourquoi, lorsque :

• le rapport ou l’abonnement est inactif ;
• aucun ordre de travail ne correspond, ou la requête d’un rapport de requête ne renvoie aucune ligne, sauf si Generate Empty Report est activé (rapports avancés et de requête) ;
• un abonnement par e-mail n’a pas de destinataires ;
• un rapport avancé n’a pas de filtre, ou un rapport de workflow n’a pas de champs.

Chaque dimanche, les administrateurs système reçoivent un e-mail Long Running Reports qui liste les rapports dont la génération a pris plus d’une minute au cours de la semaine écoulée, afin que leurs filtres ou leurs champs puissent être resserrés.

8. Vérifier que les rapports partent

Pour savoir	Consultez
Si un rapport est parti, et pourquoi il ne l’est pas	File d’attente des rapports (Reports > Queue) : l’heure Sent, ou l’Error en rouge. Filtrez sur With Errors Only. Les administrateurs système peuvent ignorer un élément ou remettre en file d’attente un élément ignoré.
Quels abonnements personne ne reçoit, ou lesquels ne sont pas partis depuis des mois	Récapitulatif des abonnements (Reports > Subscription Summary) : filtrez Recipient sur With No Recipients, ou Last Sent sur More than 3 months ago, et exportez la liste.
Quand un rapport a été envoyé pour la dernière fois et combien de temps il a pris	Les colonnes Last Sent et Last Gen de ses abonnements. Last Gen passe en rouge au-delà de 3 minutes.
Quelles heures sont encombrées	Carte thermique des rapports, pour les administrateurs système.
Quels rapports vous recevez ou pouvez générer	Mes rapports (Reports > My Reports).

Les utilisateurs autres que les administrateurs système ne voient, dans la file d’attente et dans le récapitulatif, que les rapports de workflow de leurs workflows et les rapports avancés et de requête dont ils sont propriétaires ou auxquels ils ont reçu l’accès.

9. Mettre en pause ou arrêter un rapport

Pour	Faites ceci
Mettre en pause un abonnement	Modifiez-le avec Modify et décochez Active. Ou retirez ses jours, pour ne le garder que pour Preview et Send Now.
Mettre en pause tout un rapport	Ouvrez Modify Report et décochez Active. Les utilisateurs ayant reçu l’accès ne peuvent plus le générer, et les autres utilisateurs ne le voient plus.
L’arrêter définitivement	Supprimez l’abonnement, ou le rapport de workflow ou le rapport avancé. Un rapport qui a des fichiers dans son onglet History ne peut pas être supprimé : rendez-le plutôt inactif. Seul le support TrakIT supprime les rapports de requête.

TrakIT arrête aussi les rapports qui ne sont plus utilisés :

• Avec Auto Disable activé, ce qui est le cas des nouveaux rapports avancés et de workflow, TrakIT vérifie chaque dimanche et désactive chaque abonnement dont le dernier rapport a été généré il y a plus de 6 mois. Sur un rapport de requête, Auto Disable désactive le rapport entier. Les prévisualisations et les appels à l’API comptent comme des générations du rapport. Un abonnement qui n’a jamais généré de rapport reste tel quel.
• Les abonnements des rapports de workflow et des rapports avancés qui n’ont rien généré pendant la période définie dans la politique de conservation des données sont supprimés, de même que les fichiers d’historique plus anciens que sa période Report History.

10. Récupérer un rapport par l’API

Un autre système peut récupérer un rapport quand il en a besoin, au lieu de le recevoir :

1. Activez l’accès par l’API : pour un abonnement de rapport avancé, sélectionnez Enable API Access dans ses options et copiez son ID avec Copy ID ; pour un rapport de requête, demandez au support TrakIT de régler API Access sur Yes.
2. Demandez au support TrakIT une clé d’API autorisée à obtenir le rapport.
3. Appelez AdvReport avec l’ID de l’abonnement, ou QueryReport avec l’ID du rapport.

Chaque appel génère le rapport sur-le-champ, avec ses filtres et son format, et apparaît dans la file d’attente des rapports comme API Call. Un rapport avancé doit être actif. Les paramètres d’un rapport de requête envoyés avec l’appel sont enregistrés avec le rapport et utilisés aussi par ses envois planifiés : si le rapport est également envoyé selon une planification, demandez au support TrakIT un rapport distinct pour l’API.

Qui peut faire quoi

Tâche	Nécessite
Créer des rapports de workflow	Create dans la section WorkFlow Reports, et l’accès au workflow.
Créer des rapports avancés	Create dans la section Advanced Reports. Les champs de postes demandent aussi Read dans Job Finance.
Ouvrir les rapports de requête	Read dans la section Query Reports. Seul le support TrakIT les crée.
Modifier un rapport, ses abonnements, ses destinataires et l’accès utilisateur	En être le propriétaire, ou être administrateur système.
Voir la file d’attente des rapports et le récapitulatif des abonnements	Read dans la section Report Queue.
Établir des rapports interactifs	Generate Report dans la section Interactive Reports.
Configurer des serveurs FTP, voir la carte thermique des rapports, ignorer ou remettre en file d’attente des rapports	Les administrateurs système.

Voir aussi Rôles et autorisations.