Aller au contenu

Tables de référence

La page Master Tables contient les listes partagées dont se sert le reste de TrakIT : les événements et les champs de données à partir desquels les workflows sont construits, les services et les types de dossiers qu’ils proposent, les KPI (indicateurs clés de performance) qu’ils mesurent, et les listes dans lesquelles les dossiers, les ordres de travail, les entités, les actifs, les devis et les employés font leurs choix. Remplissez ces tables avant de construire les workflows qui les utilisent ; voir Configurer TrakIT.

Pour l’ouvrir, sélectionnez Admin > Masters > Master Tables.

La page a un onglet par table. TrakIT ouvre le dernier onglet que vous avez utilisé.

Onglet Contient
Asset Categories Les catégories de chaque type d’actif.
Customer Groups Des groupes de clients qui vont ensemble.
Delay Tracking Les types de suivi des retards, comme les surestaries ou la détention.
Designations Les fonctions des employés.
Departments Les services des employés.
Doc Types Les types de documents conservés sur les entités et les autres fiches.
Master Event/Data Les événements et les champs de données à partir desquels les workflows sont construits.
Job Types Les types de dossiers que proposent les workflows.
KPI Definitions Les KPI que mesurent les workflows.
Load Types Les types de conteneurs et autres types de chargement des ordres de travail.
Message Templates Le texte des messages et des e-mails qu’envoie TrakIT.
Reasons Les motifs proposés lorsqu’un ordre de travail est annulé ou qu’un devis est révisé, refusé ou annulé.
Workflow Services Les services que proposent les workflows.

Toute personne dont le rôle peut ouvrir la page voit toutes les tables. Seuls les administrateurs système les modifient, et le support TrakIT ajoute les types de chargement.

La plupart des tables fonctionnent de la même façon. Les exceptions sont Asset Categories, qui a ses propres boutons, Load Types, que le support TrakIT ajoute, et Reasons, qui ne peuvent pas être supprimés.

Pour créer une entrée :

  1. Sélectionnez l’onglet.
  2. Sélectionnez Create, sous la liste.
  3. Renseignez les champs, décrits dans la section de la table ci-dessous.
  4. Sélectionnez Create.

Pour modifier une entrée :

  1. Pointez sur l’icône de menu au bout de sa ligne.
  2. Sélectionnez Modify.
  3. Modifiez les champs.
  4. Sélectionnez Save.

Pour supprimer une entrée :

  1. Pointez sur l’icône de menu au bout de sa ligne.
  2. Sélectionnez Delete. La fenêtre contextuelle, par exemple Confirm Delete Department, affiche l’entrée.
  3. Sélectionnez Delete.

Vous ne pouvez pas supprimer une entrée qui est encore utilisée : TrakIT l’indique, par exemple Cannot delete Department in use. Sélectionnez Cancel pour fermer une fenêtre contextuelle sans enregistrer.

Certains noms ne peuvent contenir aucun de ces caractères : ! # $ % * ; < = > @ ^ { } ~. TrakIT affiche alors, par exemple, Group Name has invalid characters. D’autres champs refusent le texte qui ressemble à du HTML, avec un message comme Remarks has possible html tags or disallowed text.

Chaque actif a une catégorie, l’une des catégories de son type d’actif : par exemple, le type Truck pourrait avoir les catégories Tipper et Flatbed. Vous la choisissez lorsque vous ajoutez un actif, et Gestion des actifs peut trouver des actifs par Asset Category. Le support TrakIT configure les types d’actifs ; les champs qui enregistrent les détails d’un actif se configurent sur Champs de données.

Choisissez le type dans Select Asset Type, qui propose les types d’actifs qui ne sont pas désactivés. La page liste les catégories du type sous Asset Categories, avec leur nombre.

Colonne Affiche
Category Name La catégorie.
Added By Qui l’a ajoutée.

Pour supprimer une catégorie, sélectionnez la croix (Delete Category) au bout de sa ligne. TrakIT la supprime aussitôt, sans vous demander de confirmer. Une catégorie utilisée par des actifs ne peut pas être supprimée : TrakIT affiche Category is in use. Les catégories ne peuvent pas être renommées.

  1. Choisissez le type d’actif dans Select Asset Type.
  2. Sélectionnez Create, sous les catégories.
  3. Dans Add Category, saisissez le Category Name:, 30 caractères au maximum.
  4. Sélectionnez Add.

TrakIT affiche Category added successfully. Si le nom est vide, il affiche Category Name required. Un type d’actif ne peut pas avoir deux catégories du même nom.

Un groupe de clients rassemble des clients qui vont ensemble, par exemple les succursales d’une même organisation. Le groupe d’un client est son Customer Group, défini sur l’entité. Les groupes servent à :

Colonne Affiche
Group Name Le groupe.
Entity Count Le nombre d’entités du groupe.

Le seul champ est Group Name:, 50 caractères au maximum. Deux groupes ne peuvent pas avoir le même nom : TrakIT affiche Unable to add new Customer Group lorsque vous en créez un, ou Group Name already exists lorsque vous en renommez un. Un groupe utilisé par des entités ou des grilles tarifaires ne peut pas être supprimé (Cannot delete Customer Group in use).

Sélectionnez la ligne d’un groupe pour lister ses entités à droite, sous Linked Entities, 20 par page :

Colonne Affiche
Code Le code de l’entité.
Entity Name L’entité. Sélectionnez-la pour voir les détails de l’entité dans une fenêtre contextuelle.
Country Le code pays de l’entité.

Les types de suivi des retards sont les différents temps passés dehors que TrakIT suit pour les conteneurs, comme les surestaries et la détention. Pour chaque type, un workflow définit les événements qui démarrent et arrêtent le suivi, ainsi que ses coûts de retard : les jours de franchise et les frais. Voir Suivi des retards, qui liste et filtre les conteneurs par Tracking Type.

La liste a une seule colonne, Delay Tracking Type. Le seul champ est Delay Tracking Type:, 30 caractères au maximum.

Un type utilisé par des workflows ou des conteneurs suivis ne peut pas être supprimé (Cannot delete Delay Tracking Type in use).

Les fonctions sont les intitulés de poste des employés. Chaque employé en a une : voir Fichier des employés, où vous pouvez aussi trouver des employés par fonction, et Présences.

Pour trouver une fonction, saisissez une partie de son intitulé dans Search Designation et sélectionnez l’icône d’entonnoir (Filter on Designation). L’icône rouge (Clear Filter) efface la recherche.

Champ Ce qu’il faut saisir
Title: La fonction, 99 caractères au maximum. Obligatoire.
Remarks: Facultatif, 499 caractères au maximum.

La liste affiche les deux mêmes colonnes, Title et Remarks. Deux fonctions ne peuvent pas avoir le même intitulé : TrakIT affiche Unable to create Designation, ou Unable to save Designation lorsque vous en modifiez une. Une fonction attribuée à des employés ne peut pas être supprimée (Cannot delete Designation in use).

Les services regroupent les employés. Le service d’un employé est facultatif ; voir Fichier des employés. Les services servent aussi à filtrer les Présences et la formation, et à définir des niveaux d’approbation des congés par service dans la Configuration des congés.

Pour trouver un service, saisissez une partie de son intitulé dans Search Department et sélectionnez l’icône d’entonnoir (Filter on Department). L’icône rouge (Clear Filter) efface la recherche.

La liste a une seule colonne, Title. Le seul champ est Title:, 99 caractères au maximum. Deux services ne peuvent pas avoir le même intitulé : TrakIT affiche Unable to create Department, ou Unable to save Department lorsque vous en modifiez un.

Un service utilisé par des employés ou des niveaux d’approbation des congés ne peut pas être supprimé (Cannot delete Department in use).

Les types de documents décrivent les documents conservés dans TrakIT, par exemple une licence commerciale ou un passeport. Vous choisissez un Document Type lorsque vous ajoutez un document à une entité, et dans les listes de documents d’autres fiches, comme les factures, les factures fournisseurs, les devis, les prospects, les employés et les actifs. Gestion des entités peut trouver les entités qui ont, ou n’ont pas, un document d’un type donné.

Colonne Affiche
Document Type Le type.
Updated By Qui l’a créé ou modifié en dernier.

Le seul champ est Document Type:, 50 caractères au maximum. Deux types ne peuvent pas avoir le même nom : TrakIT affiche Unable to create new document type, ou Unable to update document type lorsque vous en modifiez un. Un type utilisé par des documents ne peut pas être supprimé (Cannot delete document type in use).

Cet onglet est la liste de référence des événements et des champs de données à partir desquels les workflows sont construits. Un événement enregistre le moment où quelque chose s’est produit, comme un déchargement ou une livraison. Un champ de données enregistre une valeur, comme un numéro de scellé, une date ou un montant. Un workflow ajoute un élément de cette liste dans ses définitions d’événements et de données, où il donne à l’élément son propre code et ses propres paramètres. Un même élément de référence peut être utilisé par de nombreux workflows.

Choisissez Master Events ou Master Data dans la liste en haut de l’onglet.

  1. Saisissez ou choisissez les filtres dont vous avez besoin :

    Filtre Trouve
    Name or Code Les éléments dont le nom ou le code par défaut contient le texte, ou dont le code dans un workflow le contient.
    Workflow Les éléments qu’utilise le workflow.
    Apply To Les éléments qu’un workflow utilise une fois par Job, ou une fois par Work Order.
    Data Type Master Data uniquement : les éléments d’un type de données.
  2. Sélectionnez l’icône d’entonnoir.

L’icône rouge (Clear Filters) efface les filtres.

Colonne Affiche
Event Name ou Data Name Le nom de l’élément.
Data Type Master Data uniquement : le type de valeur, comme Text, Date ou Number.
Code Le code par défaut.
Uniqueness Master Data uniquement : Not Unique, Unique For WorkFlow ou Globally Unique. Voir ci-dessous.
Use Count Le nombre de fois où des workflows utilisent l’élément.

Sélectionnez la ligne d’un élément pour voir, à droite, les workflows qui l’utilisent, sous son nom et son code par défaut. Si vous avez défini le filtre Workflow ou Apply To, cette liste est restreinte de la même façon.

Colonne Affiche
Workflow Le workflow. Sélectionnez-le pour ouvrir le workflow.
Code Le code de l’élément dans ce workflow.
Specific Info Le texte que le workflow ajoute au nom de l’élément, ou -.
Apply To Job ou Work Order.

Les administrateurs système voient aussi une icône de loupe qui ouvre la définition de l’élément dans ce workflow. Si aucun workflow n’utilise l’élément, la liste affiche Event is not used in any workflow ou Data Field is not used in any workflow.

Créer ou modifier un événement ou un champ de données

Section intitulée « Créer ou modifier un événement ou un champ de données »

Create ouvre Create New Master Event ou Create New Master Data, selon la liste que vous avez choisie. Les administrateurs système peuvent aussi en créer un lorsqu’ils ajoutent un événement ou un champ de données à un workflow.

Champ Ce qu’il faut saisir
Master Events: ou Master Data: Le nom, 50 caractères au maximum. Les événements et les champs de données ne peuvent pas partager un nom (Specified Name already exists).
Data Type: Master Data uniquement : Computed, Currency, Date, Geo Data, Entity, Hyperlink, Google Place, Number, Phone ou Text. Obligatoire.
Default Code: Jusqu’à 30 lettres, chiffres, traits d’union (-) et traits de soulignement (_), enregistrés en majuscules. Lorsqu’un workflow ajoute l’élément, son code part de celui-ci. Chaque code par défaut n’est utilisé qu’une fois : TrakIT affiche Default code specified is already in use, ou Unable to update Definition lorsque vous modifiez un élément.
Uniqueness: Données Text uniquement. Not Unique ; Unique For WorkFlow, pour qu’une valeur saisie dans ce champ ne puisse pas être déjà utilisée dans le même workflow ; ou Globally Unique, pour qu’elle ne puisse être utilisée dans aucun workflow. TrakIT refuse alors une valeur répétée avec Value is not unique. NA est toujours autorisé.

Le nom, le type de données et l’unicité appartiennent à l’élément de référence : une modification s’applique donc dans chaque workflow qui l’utilise. Soyez prudent lorsque vous modifiez le type de données d’un élément dont le Use Count est supérieur à 0. Le code par défaut n’est que le point de départ du code d’un workflow : le modifier ne change pas les codes que les workflows utilisent déjà.

Un élément utilisé par un workflow ne peut pas être supprimé (Cannot delete Item in use!).

Message Que faire
Name must be specified, Default Code is required ou Data Type must be selected Renseignez le champ.
Default Code contains invalid characters N’utilisez que des lettres, des chiffres, des traits d’union et des traits de soulignement, sans espaces.

Les types de dossiers sont les sortes de dossiers qu’un workflow propose, par exemple porte-à-porte ou port-à-port. Un workflow propose les types de dossiers choisis sur le workflow, et vous sélectionnez ceux qui s’appliquent lorsque vous créez un dossier. Un dossier peut en avoir plusieurs. Les événements et les champs de données d’un workflow, ses KPI, ses postes par défaut et ses coûts de retard peuvent être limités à certains types de dossiers, et les devis et les grilles tarifaires les utilisent aussi.

Colonne Affiche
Job Type Le type de dossier.
Jobs Le nombre de dossiers qui ont ce type de dossier.
Companies Les sociétés dont les workflows peuvent le proposer, ou All.
Champ Ce qu’il faut saisir
Job Type: Le nom, 50 caractères au maximum, sans virgule. Deux types de dossiers ne peuvent pas avoir le même nom (The specified name already exists).
Companies: All, ou Selected Companies Only en cochant les sociétés. Un workflow ne peut proposer le type de dossier que si sa société en fait partie.

Lorsque vous modifiez les sociétés, vous ne pouvez pas retirer une société dont des workflows proposent le type de dossier (Can not remove a company which is linked to a Job Type). Avec Selected Companies Only, cochez au moins une société (Please select at least one Company).

Un type de dossier proposé par un workflow ne peut pas être supprimé (Cannot delete type in use).

Une définition de KPI est le nom de quelque chose que les workflows mesurent, par exemple le temps entre le déchargement et la livraison. La définition ne contient que le nom : chaque workflow qui mesure le KPI définit ses propres événements de début et de fin de mesure, et sa propre cible, sur le workflow. Voir l’onglet KPIs d’un ordre de travail et les rapports de KPI.

Pour trouver un KPI, saisissez une partie de son nom dans Search KPI Name et sélectionnez l’icône d’entonnoir (Filter on KPI Name). L’icône rouge (Clear Filter) efface la recherche.

Colonne Affiche
KPI Name Le KPI. Une définition qui n’est pas active est grisée.
Use Count Le nombre de KPI de workflows qui l’utilisent.
Champ Ce qu’il faut saisir
Title: Le nom du KPI, 200 caractères au maximum. Deux KPI ne peuvent pas avoir le même nom (KPI Definition already exists).
Description: Facultatif, 500 caractères au maximum.
Active: Coché pour un nouveau KPI. Décochez-le pour exclure le KPI des listes de KPI des rapports de KPI et des widgets des tableaux de bord. Les workflows qui le mesurent continuent de le faire.

Un KPI mesuré par un workflow ne peut pas être supprimé (Cannot delete KPI in use).

Sélectionnez la ligne d’un KPI pour lister, à droite sous Linked KPIs, les workflows qui le mesurent :

Colonne Affiche
Workflow Code, Workflow Name Le workflow. Sélectionnez son nom pour ouvrir le workflow. Un workflow qui n’est pas actif est grisé.
From Codes Les codes des événements à partir desquels le KPI est mesuré.
To Codes Les codes des événements jusqu’auxquels il est mesuré.
Target Le temps accordé, en heures, par exemple 48.0. Vide si le workflow ne fixe aucune cible.

Si aucun workflow ne mesure le KPI, la liste affiche No KPIs linked.

Les types de chargement sont les types de conteneurs, ou d’autres chargements, que transporte un ordre de travail. Chacun a un code de quatre caractères, le code ISO de taille et de type pour les conteneurs, par exemple 22G1 ou 45G1. Vous le définissez dans le Load Type d’un ordre de travail (voir Modifier un ordre de travail), et TrakIT affiche ses détails sur l’ordre de travail.

Pour trouver un type de chargement, saisissez une partie d’un code dans Code or Alternate Code et appuyez sur Entrée. Si certains types de chargement ont une catégorie, vous pouvez aussi choisir une Category.

Colonne Affiche
Code Le code du type de chargement.
Alternate Code Un autre code pour le même type de chargement, s’il y en a un, par exemple un code qu’utilise un transporteur ou une interface.
Category La catégorie du type de chargement. Affichée seulement si certains types de chargement en ont une.
Length, Height, Width, Description La taille et la nature du chargement, déduites du code. Unknown lorsque TrakIT ne reconnaît pas cette partie du code.
Use Count Le nombre d’ordres de travail qui ont ce type de chargement.
Common S’il s’agit d’un type de chargement courant. Les types de chargement courants sont affichés en gras.
Active S’il peut être utilisé. Les types de chargement inactifs sont affichés en rouge.
  • Codes alternatifs : lorsqu’un ordre de travail ou un conteneur reçoit le code alternatif d’un type de chargement, TrakIT enregistre le code propre du type de chargement. Gestion des tarifs utilise les codes alternatifs comme types d’équipement, et chiffre le conteneur d’un ordre de travail d’après le code alternatif de son type de chargement.
  • Active : TrakIT n’accepte que les types de chargement actifs, par code ou par code alternatif, sur les ordres de travail et les conteneurs. Un ordre de travail dont le type de chargement est inactif ne peut pas être enregistré tant que vous ne l’avez pas changé (Load Type is not valid).
  • Common : en plus d’être affichés en gras, les types de chargement courants apparaissent en premier dans la liste de l’application TrakIT distincte.

Les administrateurs système voient Common et Active sous forme de cases à cocher. Cocher ou décocher l’une d’elles l’enregistre aussitôt, et TrakIT le confirme, par exemple The load type 22G1 is marked as common ou The load type 22G1 is disabled. Les autres utilisateurs voient Yes ou No.

Pour exporter la liste, sélectionnez Export. TrakIT télécharge un fichier Excel des types de chargement filtrés, avec les colonnes Code, Alternate Code, Category, Length, Height, Width, Description, Use Count, Common et Active. Si aucun type de chargement ne correspond, il affiche No Load Types to export.

Le support TrakIT ajoute et supprime les types de chargement. Pour faire ajouter un type de chargement, contactez-le en indiquant son code : la note sous la liste comporte un lien TrakIT Support qui commence l’e-mail.

Les modèles de message sont le texte des messages qu’envoie TrakIT. Vous choisissez un modèle :

Un modèle peut contenir des balises, comme les formulaires, que TrakIT remplace par les détails du dossier ou de l’ordre de travail lorsqu’il envoie le message. Voir Référence des codes de formulaire pour les codes qu’il peut utiliser.

Colonne Affiche
Template Name Le modèle.
Type Plain, HTML, JSON ou XML.
Content Le début du modèle, jusqu’à 300 caractères, suivi de (and more) s’il est plus long.
Full Email Y pour un e-mail HTML complet.
Updated By Qui l’a enregistré en dernier.

Create ouvre Create New Template :

Champ Ce qu’il faut saisir
Template Name 50 caractères au maximum. Obligatoire. Deux modèles ne peuvent pas avoir le même nom (Unable to save Template).
Template Type Plain Text, HTML, JSON ou XML. L’éditeur colore le contenu en conséquence.
Full Email Activez-le si le modèle est un e-mail HTML complet, avec ses propres balises <html> et <body>. Sinon, le modèle ne peut pas contenir ces balises.
Content Le modèle lui-même. Obligatoire. Il ne peut pas contenir de balises <script>.

Un modèle utilisé par un formulaire d’impression ne peut pas être supprimé (Unable to delete Template). TrakIT ne vérifie pas si des actions ou des abonnements aux rapports utilisent un modèle : vérifiez-le donc avant d’en supprimer un.

Certains modèles sont tenus par le support TrakIT et ne sont pas listés ici.

Message Que faire
Template Name is required ou Template is required Saisissez un nom et du contenu.
Template cannot contain <html> tag ou Template cannot contain <body> tag Retirez la balise, ou activez Full Email.
Template must contain html tag ou Template must contain body tag Avec Full Email activé, rédigez l’e-mail entier, y compris ses balises <html> et <body>.
Template cannot contain script tags Retirez les balises <script>.

Les motifs sont les choix proposés lorsqu’un ordre de travail ou un devis change de statut. Choisissez la liste en haut de l’onglet :

  • Work Order : les motifs de type Cancelled, proposés lorsque vous annulez des ordres de travail, sur l’ordre de travail, sur le dossier et avec les actions groupées.
  • Quotations : les motifs de type Cancelled, Rejected et Revision, proposés lorsqu’un devis est annulé, refusé ou révisé. Voir Changer le statut.

Pour trouver un motif, saisissez une partie de son intitulé dans Search Reason et sélectionnez l’icône d’entonnoir (Filter on Reason). L’icône rouge (Clear Filter) efface la recherche.

La liste affiche le Type et le Title de chaque motif. Create ajoute un motif à la liste que vous avez choisie :

Champ Ce qu’il faut saisir
Type Le statut auquel le motif correspond. Obligatoire. Il ne peut pas être modifié par la suite.
Title Le motif, 100 caractères au maximum. Obligatoire.

Un type ne peut pas avoir deux fois le même intitulé (Reason with Type already exists). Les motifs ne peuvent pas être supprimés : Delete affiche Delete not allowed.

Les services sont ce qu’un workflow propose au sein d’un dossier, par exemple le dédouanement ou le transport routier. Un workflow propose les services choisis sur le workflow. Chaque ordre de travail enregistre les services qu’il utilise, choisis lorsque vous créez un dossier et modifiés sur l’ordre de travail. Les événements et les champs de données d’un workflow, ses KPI, ses postes par défaut et ses formulaires peuvent être limités à certains services, et les devis et les grilles tarifaires les utilisent aussi.

Pour trouver un service, saisissez une partie de son nom ou de sa description dans Search: et appuyez sur Entrée. L’icône rouge (Clear Filter) efface la recherche.

Colonne Affiche
ID Administrateurs système uniquement : le numéro du service.
Name Le service.
Description Sa description.
Type Import, Export, Round Trip ou Non-Shipment.
Companies Les sociétés dont les workflows peuvent le proposer, ou All.

Create ouvre Create New Service ; Modify ouvre Edit Service.

Champ Ce qu’il faut saisir
Service Type: Import, Export, Round Trip ou Non-Shipment. Un workflow ne peut proposer que des services de son propre type. Obligatoire, et il ne peut pas être modifié par la suite.
Service Name: 100 caractères au maximum. Obligatoire. Deux services du même type ne peuvent pas avoir le même nom : TrakIT affiche A service of the same name and type already exists, ou Unable to update service lorsque vous en modifiez un.
Service Description: Facultatif.
Companies: All, ou Selected Companies Only en cochant les sociétés. Un workflow ne peut proposer le service que si sa société en fait partie.

Lorsque vous ouvrez un service disponible pour All, les sociétés dont les workflows le proposent sont déjà cochées, prêtes pour Selected Companies Only. Vous ne pouvez pas retirer une société dont des workflows proposent le service (Can not remove a company which is linked to a Service), et Selected Companies Only demande au moins une société (Please select at least one Company).

Un service utilisé par un workflow, un ordre de travail, un événement ou un champ de données, ou un KPI ne peut pas être supprimé (Cannot delete Service in use).

Message Que faire
Select Service Type Choisissez le Service Type:.
Service Name must be specified Saisissez le Service Name:.

Votre rôle doit avoir Read dans la section Masters pour ouvrir la page, voir toutes les tables et exporter les types de chargement. Un utilisateur qui n’a aucun rôle ne peut pas l’ouvrir.

Seuls les administrateurs système peuvent modifier les tables : créer, modifier et supprimer des entrées, ajouter et supprimer des catégories d’actifs, et définir les types de chargement comme Common ou Active. Le support TrakIT ajoute et supprime les types de chargement.

L’autre autorisation de la section Masters, View Warehouses & Yards, concerne la page Entrepôts et parcs.