Du devis au paiement

Ce guide suit la partie financière d’un dossier, dans l’ordre où le travail est fait : le prix que vous proposez au client, le dossier créé à partir du devis, les estimations et les montants réels de la finance du dossier, les factures que vous envoyez et les factures fournisseurs que vos fournisseurs vous envoient, l’argent reçu et payé, et la clôture de la finance du dossier. Il s’adresse aux utilisateurs commerciaux et financiers. Chaque étape renvoie à la page qui la décrit en détail, et explique ce dont elle a besoin de l’étape précédente.

L’exemple suivi tout au long du guide est un dossier d’import avec la référence EXBL2610045 et un conteneur, ABCU1234560, pour le client Example Trading Co, transporté par camion par Example Haulage Co.

Avant de commencer, la finance de la société doit être configurée : ses rubriques, ses taxes, ses modes de paiement, les postes par défaut du workflow, et les formulaires qui impriment les devis, les factures, les avoirs, les bons et les factures fournisseurs, cochés pour la société. Voir Configurer une société et Configurer les modèles de documents (formulaires). Les menus que vous voyez dépendent de votre rôle et de la façon dont votre société a configuré TrakIT. Les chemins de cette page sont ceux du menu standard ; voir Se repérer dans TrakIT.

Les étapes en un coup d’œil

Étape	Où	Passe à l’étape suivante quand
1-2. Devis	Finance > Quotations	Il est Approved, puis Generated et envoyé.
3. Dossier	Create Job sur le devis, ou la page financière du dossier	Le dossier a des estimations.
4. Estimations	Dossier financier, onglet Estimates	Elles sont approuvées : TrakIT crée les montants réels.
5. Montants réels	Dossier financier, onglet Actuals	Les chiffres réels sont saisis.
6-7. Factures, avoirs	Dossier financier, onglet Invoices	Approved, puis Finalised.
8. Factures fournisseurs	Dossier financier, onglet Bills, ou Finance > Bills	Validated, puis Finalised.
9. Encaissements et paiements	Finance > Receipts & Payments	Approved : le montant restant dû diminue.
10. Passages en pertes	La facture	Written Off : plus rien n’est dû.
11. Clôture	Dossier financier, encadré Job Status	Closed.

1. Faire un devis au client

1. Sélectionnez Finance > Quotations, choisissez la société et sélectionnez New Quote.
2. Saisissez le Title et la Currency, choisissez Example Trading Co comme Customer, et choisissez le Workflow du dossier, ici votre workflow d’import, avec son Job Type et ses Services.
3. Sélectionnez Create. Le devis est un Draft, à la révision 1.
4. Dans l’onglet Accounts, ajoutez les lignes : Initialize Accounts copie les postes par défaut du workflow, Get Rates les chiffre à partir de vos grilles tarifaires, et Add… ajoute une ligne à la fois.
5. Remplissez les onglets Data et Workflow Data, au moins les champs obligatoires.

Ce que vous saisissez ici est utilisé plus tard :

• Le Workflow est ce qui vous permet de créer le dossier à partir du devis. Sans workflow, le devis n’affiche pas Create Job.
• Les lignes de produits sont ce que paie le client, et elles sont imprimées. Les lignes de charges sont les coûts que vous prévoyez : elles montrent votre marge mais ne sont jamais imprimées. Les débours sont des coûts que vous payez pour le client et que vous lui refacturez.
• Applies détermine la quantité de chaque ligne sur le dossier : per WO devient le nombre d’ordres de travail, per 20’ le nombre de conteneurs de 20 pieds, et ainsi de suite. Voir Applies.
• Les valeurs de Workflow Data sont enregistrées sur le dossier lors de sa création.

Si votre société utilise la gestion des tarifs, Get Rates chiffre les lignes à partir des grilles tarifaires publiées : le contrat client, votre barème de vente et les tarifs de vos fournisseurs. Le dossier créé à partir du devis conserve ces prix convenus : voir Tarifs appliqués automatiquement.

Pour partir d’une liste de prix standard, ouvrez un modèle de devis et dupliquez-le. Pour proposer de nouveau le même travail après un dossier, utilisez Create Quote sur la page financière de ce dossier.

Qui : Create dans la section Quotations ; Get Rates dans la section Rate Management.

2. Approuver et envoyer le devis

1. Sélectionnez Request Approval. TrakIT vérifie les champs de données obligatoires et envoie un e-mail aux utilisateurs de Notify Users.
2. L’approbateur ouvre le devis et sélectionne Approve, ou Revise avec un motif pour le renvoyer pour modifications. Un utilisateur qui peut approuver peut aussi approuver directement un brouillon.
3. Sélectionnez Generate, choisissez le formulaire de devis, vérifiez l’aperçu, cochez les adresses du client et sélectionnez Generate. Voir Générer le devis.

La génération ajoute le PDF à l’onglet Documents du devis, l’envoie par e-mail, fixe la date du devis à aujourd’hui et le statut à Generated. La Validity court à partir de cette date. Les postes ne peuvent être modifiés que tant que le devis est un brouillon ou en cours de révision.

Enregistrez ensuite la réponse du client :

• Refusé : sélectionnez Reject avec le motif. Pour proposer un nouveau prix, sélectionnez Revise : le numéro de révision augmente, et le devis repasse par l’approbation et la génération.
• Accepté : TrakIT n’a pas de statut « accepté ». Finalise marque le devis comme définitif ; Ops Assigned enregistre qu’il a été transmis aux opérations. Les deux permettent encore Create Job. Initialize From Quotation et Link to Quotation (étape 3) ne proposent que les devis Approved, Generated et Finalised : passez donc le devis à Ops Assigned une fois le dossier créé à partir de celui-ci.

Chaque changement de statut envoie un e-mail aux utilisateurs de Notify Users et aux utilisateurs abonnés aux notifications de devis. Pour suivre les devis par statut, utilisez Analytics > Quotation Status.

Qui : Create pour Request Approval ; Approve, Generate, Revise, Reject et Finalise dans la section Quotations. Voir Statuts.

3. Transformer le devis en dossier

Si les commerciaux créent le dossier, faites-le à partir du devis :

1. Sur le devis, sélectionnez Create Job. Ce bouton apparaît une fois le devis Approved, s’il a un workflow.
2. Saisissez la référence du dossier, EXBL2610045, et un Work Order Count de 1.
3. Sélectionnez Create Job.

TrakIT crée le dossier et ses ordres de travail dans le workflow du devis, avec son client, son chargeur, son réceptionnaire, ses types de dossier, son transporteur, son transporteur routier, ses services et ses données du workflow. Il enregistre le devis sur le dossier, et copie les postes du devis dans les estimations du dossier pour la société du devis, avec des quantités calculées pour le dossier. Le dossier financier affiche alors le devis sous Quotation, et le devis liste le dossier dans son onglet Jobs. Voir Créer un dossier.

Si les opérations ont déjà créé le dossier, intégrez le devis à sa finance :

1. Sur le dossier, sélectionnez Finance.
2. Tant que les estimations sont vides, sélectionnez Initialize Accounts, puis Initialize From Quotation, et choisissez le devis.
3. Sélectionnez Initialize.

La liste propose les devis Approved, Generated et Finalised de la société pour le client et le workflow du dossier, ainsi que ceux sans client ou sans workflow. TrakIT copie les postes et lie le devis à la finance du dossier de la même façon. Voir Initialiser les postes.

Lier un devis sur la page du dossier enregistre seulement le devis sur le dossier et ses ordres de travail. Cela ne copie aucun poste, et le dossier n’apparaît pas dans l’onglet Jobs du devis. Pour intégrer les prix à la finance, initialisez à partir du devis comme ci-dessus.

Qui : Create dans la section Work Orders pour Create Job ; Initialize Accounts dans la section Job Finance.

4. Approuver les estimations

Le dossier financier regroupe les estimations, les montants réels, les factures et les factures fournisseurs d’un dossier, pour chaque société qui travaille dessus. Ouvrez-le avec Finance sur le dossier, ou depuis Finance > Jobs (Finance des workflows).

1. Dans l’onglet Estimates, vérifiez les lignes : ajoutez ce qui manque, vérifiez à qui chaque ligne est facturée ou par qui elle est facturée, et utilisez Tasks > Refresh Quantity si les ordres de travail ont changé.
2. Dans l’encadré Job Status, sélectionnez Request Approval.
3. L’approbateur sélectionne Approve Estimates, ou Reject Estimates pour les renvoyer à l’état Draft.

Quand les estimations sont approuvées, TrakIT les verrouille et les copie dans les montants réels, avec leurs taxes. Les lignes de produits et de débours sans entité reçoivent le client du dossier, et les lignes dont la rubrique désigne un type d’entité, comme le transporteur routier, reçoivent cette entité à partir des ordres de travail. Les onglets Invoices et Bills apparaissent. Voir Statut du dossier.

• Les champs de données obligatoires du client doivent être remplis avant que les estimations puissent être approuvées.
• Avec Auto-Approve Estimates sur le workflow (Paramètres du workflow), les estimations sont approuvées dès qu’un utilisateur les initialise sur la page financière. Un dossier créé avec Create Job sur un devis commence quand même avec ses estimations à l’état Draft : approuvez-les ici.
• Reverse Approved ramène le dossier à l’état Draft, tant qu’aucun montant réel ne figure sur une facture ou une facture fournisseur.
• Pour approuver de nombreux dossiers à la fois, utilisez Tasks sur Finance > Jobs : voir Changer le statut de plusieurs dossiers.

Qui : Request Estimate Approval et Approve Estimate dans la section Job Finance.

5. Enregistrer les montants réels

L’onglet Actuals contient ce qui se passe réellement. Il commence comme une copie des estimations. Au fil du travail, modifiez le tarif d’une ligne quand le montant réel est connu, ajoutez les postes qui n’étaient pas prévus, comme le stockage, et supprimez les lignes qui n’ont pas eu lieu.

• Certaines rubriques exigent que leurs montants réels soient approuvés : le voyant Appr est orange. Une facture ou une facture fournisseur qui comporte une telle ligne ne peut être ni approuvée ni validée tant que quelqu’un n’a pas sélectionné les lignes puis Tasks > Approve Accounts. Voir Approuver des postes.
• Une ligne peut être modifiée jusqu’à ce qu’elle figure sur une facture approuvée, une facture fournisseur validée ou une écriture interne approuvée. Modifier une ligne approuvée la remet en attente d’approbation.
• La colonne Inv/Bill/IPost montre où en est chaque ligne, et l’onglet Analyse compare la marge réelle avec l’estimation.

Qui : Update Actuals et Add Account dans la section Job Finance.

6. Facturer le client

1. Dans l’onglet Invoices du dossier financier, sélectionnez Create New….
2. Choisissez le Type Invoice, et Example Trading Co comme entité. Vérifiez la devise et le Credit Period.
3. Sélectionnez Create.

TrakIT crée un brouillon avec tous les montants réels de produits et de débours de l’entité qui ne figurent pas encore sur une facture. Une facture concerne une seule entité : si certaines lignes sont facturées à une autre entité, créez aussi une facture pour celle-ci. Pour facturer ensemble les lignes de plusieurs dossiers, utilisez plutôt Create sur Finance > Invoices.

Ouvrez ensuite la facture et faites-la passer par ses statuts :

Statut	Comment elle y arrive	Ce qui change
Draft	Créée.	Elle a un numéro pro forma, et sa date passe à la date du jour à chaque ouverture. Pro-Forma envoie une facture pro forma.
Approved	Approve : choisissez le formulaire de facture, vérifiez l’aperçu, choisissez les destinataires, sélectionnez Generate.	Elle reçoit son numéro définitif, son PDF et sa date d’échéance, et est envoyée par e-mail. Ses lignes sont verrouillées sur le dossier.
Finalised	Finalize, puis Yes.	Si votre société tient sa comptabilité dans TrakIT, elle y est comptabilisée.

L’approbation est refusée tant qu’une ligne attend une approbation ou figure sur un ordre de travail annulé, que le taux de change manque, qu’un champ de données obligatoire est vide ou qu’aucun formulaire de facture n’est configuré pour la société : voir Approuver une facture. Sans l’autorisation Approve, utilisez Request Approval. Pour approuver ou finaliser de nombreuses factures à la fois, utilisez Tasks sur la page Factures : l’approbation depuis cette page ne génère pas de PDF.

Évitez Un-Approve sur une facture que le client a déjà reçue : son numéro est libéré et son PDF supprimé. Voir Annuler l’approbation d’une facture.

Qui : Create, Generate Proforma, Approve et Finalise dans la section Invoices.

7. Corriger une facture

Besoin	Que faire
Annuler toute une facture	Sur la facture finalisée, sélectionnez Reverse Invoice. TrakIT crée un avoir pour le montant total, l’approuve et le finalise, l’envoie par e-mail, et remet les lignes de la facture sur le dossier pour qu’elles soient facturées de nouveau. La facture passe à l’état Reversed. La finance du dossier ne doit être ni clôturée ni en attente de clôture.
Créditer une partie d’une facture	Créez un document de type Credit Note avec la facture finalisée dans Ref. Invoice Number. TrakIT copie les lignes de la facture en montants négatifs : retirez ou réduisez celles que vous ne créditez pas, puis approuvez-le. Voir Avoirs.
Rendre un montant sur le dossier	Ajoutez un montant réel négatif, puis créez un document de type Credit Note pour l’entité dans l’onglet Invoices : il reprend les lignes négatives.
Facturer davantage après la facture	Ajoutez les montants réels, puis créez un document de type Debit Note.

Les avoirs ont leur propre numérotation et leurs propres formulaires, et sont affectés aux encaissements comme les factures, avec un montant négatif.

Qui : Allow Credit Notes et Reverse Invoice dans la section Invoices.

8. Saisir les factures fournisseurs

Une facture fournisseur enregistre ce qu’un fournisseur vous facture. Elle est rapprochée des montants réels de charges et de débours que ce fournisseur facture. Une facture fournisseur arrive dans TrakIT de l’une de ces trois façons :

Comment	Où	Commence à l’état
Saisie pour un dossier	Dans les montants réels, sélectionnez les lignes puis Tasks > Create Bill, ou Create New… dans l’onglet Bills. Voir Créer une facture fournisseur.	Received, ou Validated avec Validate bill after creation.
Saisie pour plusieurs dossiers	Finance > Bills, Add Bill, puis affectez les postes, ou sélectionnez Auto-allocate Expenses.	Received
Envoyée par le fournisseur	Le fournisseur saisit la facture fournisseur dans le portail externe, ou son propre système l’envoie via l’API des factures fournisseurs, joint la facture scannée et la soumet.	Submitted

La facture d’un fournisseur n’arrive dans votre liste Bills qu’une fois que le fournisseur l’a soumise. Vérifiez-la ainsi que ses fichiers, puis sélectionnez Accept : elle passe à l’état Received. Ou sélectionnez Reject avec le motif : le fournisseur le voit, peut corriger la facture et la soumettre de nouveau. Voir Accepter une facture fournisseur soumise.

Ensuite, sur la facture fournisseur :

1. Sélectionnez Allocate et ajoutez les lignes que couvre la facture fournisseur, par exemple le transport par camion de ABCU1234560 facturé par Example Haulage Co. La liste propose les montants réels de ce fournisseur qui ne figurent pas encore sur une facture fournisseur. Voir Affecter des postes.
2. Vérifiez les montants : ce que le fournisseur a facturé et ce que vous avez affecté doivent concorder, à la tolérance de votre société près.
3. Sélectionnez Validate : TrakIT attribue à la facture fournisseur son numéro de séquence et la verrouille. Sans l’autorisation Validate, utilisez Request Validation.
4. Sélectionnez Finalise une fois toutes ses lignes approuvées. Si votre société tient sa comptabilité dans TrakIT, la facture fournisseur y est comptabilisée.

Une facture fournisseur que vous contestez peut être marquée Disputed dans Modify : elle ne peut pas être validée tant que la marque n’est pas retirée. Sur le dossier financier, la colonne Inv/Bill/IPost affiche la facture fournisseur de chaque ligne comme reçue ou validée.

Qui : Create, Validate, Finalise et Reject dans la section Bills.

9. Enregistrer les encaissements et les paiements

Un encaissement enregistre de l’argent reçu et est affecté à des factures ; un paiement enregistre de l’argent payé et est affecté à des factures fournisseurs. Les deux fonctionnent de la même façon :

Statut	Ce que cela signifie pour les factures ou les factures fournisseurs
Draft	Rien pour l’instant : le montant restant dû ne change pas.
Approved	Il a son numéro de séquence, et les montants affectés réduisent ce qui reste dû.
Finalised	Confirmé, normalement une fois entièrement affecté. Ses affectations ne peuvent plus être retirées. Si votre société tient sa comptabilité dans TrakIT, il y est comptabilisé.

• Pour une facture : sur la facture approuvée, ouvrez l’onglet Payments Received et sélectionnez Add Receipt. Le montant reprend au départ ce qui reste dû.
• Pour plusieurs factures : sur Finance > Receipts & Payments, onglet Receipts, sélectionnez Add, créez l’encaissement, puis utilisez Add Invoices pour le répartir sur les factures.
• Pour une facture fournisseur : sur la facture fournisseur validée, ouvrez l’onglet Payments Made et sélectionnez Add Payment, ou utilisez l’onglet Payments de Receipts & Payments.

Ensuite, approuvez-le et, une fois qu’il est entièrement affecté, finalisez-le. Un encaissement ou un paiement ne peut être affecté qu’à des factures ou des factures fournisseurs dans sa propre devise. Generate Voucher imprime un bon d’encaissement ou de décaissement.

Si votre société n’enregistre pas les encaissements dans TrakIT, utilisez plutôt Mark as Paid sur la facture : son montant restant dû affiche 0, mais rien n’est comptabilisé.

Qui : Create, Approve et Finalise dans la section Receipts ou Payments.

10. Passer en pertes ce qui ne sera pas payé

Quand un client ne paiera pas une facture, sélectionnez Write Off sur la facture approuvée. Son statut devient Written Off et son montant restant dû 0. Si votre société tient sa comptabilité dans TrakIT, la facture doit d’abord être finalisée, et vous choisissez le compte à imputer et la date. Remove Write-Off annule le passage en pertes, par exemple quand le client finit par payer. Les notes de débit et les avoirs ne peuvent pas être passés en pertes.

Pour les petits écarts, comme une remise ou des frais bancaires, utilisez plutôt des ajustements : sur la facture tant qu’elle est un brouillon, sur la facture fournisseur avant sa validation, ou sur l’encaissement tant qu’il est un brouillon.

Qui : Write Off dans la section Invoices.

11. Clôturer la finance du dossier

Quand tout a été facturé, au client comme par les fournisseurs :

1. Dans l’encadré Job Status du dossier financier, sélectionnez Request Closing.
2. L’approbateur sélectionne Close Job, ou Reject Closing pour renvoyer la demande.

TrakIT refuse la clôture tant que le dossier a une facture non approuvée ou une facture fournisseur non validée. Il ne vérifie pas que chaque montant réel figure sur une facture ou une facture fournisseur : vérifiez-le donc d’abord, avec la colonne Inv/Bill/IPost des montants réels, ou la page Finance en attente filtrée sur le dossier.

Une fois la finance clôturée, les montants réels ne peuvent plus changer, aucune facture ne peut être créée dans l’onglet Invoices, et une facture du dossier ne peut plus être contre-passée. Reopen Job, avec des remarques, la rouvre. Voir Statut du dossier.

Qui : Request Closing, Close Job et Re-open Job dans la section Job Finance.

Voir ce qui reste dû

Question	Où regarder
Quel travail est terminé mais non facturé, et quels coûts n’ont pas encore de facture fournisseur ?	Analytics > Finance Pending ; le rapport Work Not Invoiced or Billed.
Quels dossiers ont encore des lignes à facturer ou en attente de facture fournisseur ?	Finance > Jobs, avec les filtres Account Invoice Status et Account Bill Status.
Que doivent les clients, et qu’est-ce qui est en retard ?	Finance > Invoices, avec le filtre Outstanding : la date d’échéance passe au rouge quand elle est dépassée. Les factures d’un client se trouvent dans l’onglet Invoices de sa page d’entité, qui peut aussi envoyer des rappels de paiement.
Combien de temps les clients mettent-ils à payer ?	Le rapport Days Sales Outstanding.
Que devons-nous aux fournisseurs ?	Finance > Bills, avec le filtre Payment Status et la colonne Outstanding.
Quels encaissements ne sont pas entièrement affectés ?	Finance > Receipts & Payments : la colonne Outstanding.
À quelle vitesse facturons-nous, et combien les dossiers ont-ils rapporté ?	Les rapports Invoicing Turnaround et Job Profitability.

Quand quelque chose bloque

Ce que vous voyez	Pourquoi, et que faire
Le devis n’affiche pas Create Job	Il n’a pas de workflow, il n’est pas encore approuvé, ou votre rôle n’a pas Create dans Work Orders.
Le devis n’est pas proposé par Initialize From Quotation	Il doit être Approved, Generated ou Finalised, de la même société, et établi pour le client et le workflow du dossier, ou pour aucun client ni workflow. Les estimations doivent être vides.
Le dossier financier n’a pas d’onglet Invoices ou Bills	Les estimations ne sont pas encore approuvées, ou votre rôle ne peut pas lire les factures ou les factures fournisseurs.
La facture ne peut pas être approuvée	Une ligne attend une approbation (Approuver des postes), le taux de change manque, ou un champ obligatoire est vide. Le message indique la cause.
La facture fournisseur ne peut pas être validée	Ses montants ne concordent pas avec les lignes, une ligne attend une approbation, ou elle est contestée.
L’encaissement ne réduit pas ce qui reste dû	Il est encore à l’état de brouillon : approuvez-le.
Finalize ou Finalise échoue	Votre société tient sa comptabilité dans TrakIT et l’écriture ne peut pas être comptabilisée, par exemple faute d’exercice ouvert. Voir En cas d’échec de la comptabilisation.
Close Job est refusé	Une facture du dossier n’est pas approuvée, ou une facture fournisseur n’est pas validée.