Gestion des entités

Les entités sont les organisations avec lesquelles TrakIT travaille : clients, chargeurs et réceptionnaires, transporteurs, transporteurs routiers, agents, banques, autorités et autres. Les dossiers, les ordres de travail, les factures, les factures fournisseurs et les devis y font tous référence. La page Entity Management les liste, par type, et c’est là que vous les créez, les exportez et les importez.

Pour l’ouvrir, sélectionnez System > Entity Management.

Sélectionnez une entité dans la liste pour l’ouvrir sur la page Entité, où vous consultez et modifiez ses détails, ses documents, ses contacts et le reste. Vous pouvez aussi trouver une entité depuis n’importe quelle page avec la recherche rapide.

Types d’entités et onglets

Chaque entité a un type principal, et peut aussi avoir d’autres types. Les onglets en haut de la page listent chacun les entités d’un type : par exemple Customer, Shipper, Receiver, Carrier, Transporter, Bond Agent, Clearing Agent, Bank, Authority et Other. Le support TrakIT configure les noms des types pour votre installation ; les vôtres peuvent donc être différents. Le support TrakIT décide aussi, pour chaque type, si ses entités nécessitent une approbation et si TrakIT numérote automatiquement leurs codes.

L’onglet d’un type liste les entités dont c’est le type principal, et celles qui l’ont comme type supplémentaire. Sélectionnez Exclude Multi-Type dans les filtres pour ne lister que les entités dont c’est le type principal.

TrakIT mémorise l’onglet que vous avez sélectionné. Changer d’onglet efface les filtres.

Toutes les entités

L’onglet – All – liste les entités de tous les types. Vous pouvez y rechercher et exporter, mais pas créer ni importer d’entités : sélectionnez d’abord l’onglet d’un type.

Les entités que vous voyez

Vous voyez les entités dont la société responsable est l’une des sociétés auxquelles vous avez accès, et les entités activées pour l’une de vos sociétés dans leur onglet Per Company. Les administrateurs système voient toutes les entités.

Trouver une entité

1. Sélectionnez l’onglet du type d’entité, ou – All –.
2. Sélectionnez Filters pour ouvrir le panneau des filtres, s’il est fermé.
3. Saisissez ou sélectionnez les filtres dont vous avez besoin.
4. Sélectionnez Search.

Reset efface les filtres. TrakIT mémorise vos filtres pour la prochaine ouverture de la page.

Filtre	Trouve
Name / Code	Les entités dont le nom, le code ou le nom local contient le texte.
Email	Les entités qui ont, parmi leurs e-mails généraux, financiers ou de direction, une adresse qui contient le texte.
Status	Active Only ou Inactive Only (entités désactivées), ou — Show All —.
Finance Approval	Approved Only ou Unapproved Only, ou — Show All —.
Exclude Multi-Type	Uniquement les entités dont le type principal est le type de l’onglet. Pas sur – All –.
Country	Les entités des pays sélectionnés. La liste affiche les pays qui ont des entités du type. L’icône de coche sélectionne tout ou rien.
Customer Group	Les clients des groupes de clients sélectionnés. Sur l’onglet des clients uniquement.
Responsible Company	Les entités dont la société responsable fait partie des sociétés sélectionnées.
TIN, Registration	Les entités dont le numéro d’identification fiscale ou le numéro d’immatriculation contient le texte.
Default Account	Les entités dont le code de compte par défaut contient le texte.
Company Account	Les entités dont un code de compte propre à une société, défini dans leur onglet Per Company, contient le texte.
Document Upload	Has Documents ou No Documents : les entités avec ou sans documents.
Expiry	Expired ou Not Expired : les entités qui ont un document dont la date d’expiration est passée, ou pas encore passée.
Document Title, File Name	Les entités qui ont un document dont le titre ou le nom de fichier contient le texte.
Document Type	Les entités qui ont un document des types sélectionnés. Sélectionnez Exclude Selected pour trouver à la place les entités qui n’ont aucun document de ces types.
Document Status	Les entités qui ont un document dans l’un des statuts sélectionnés, comme Have Original ou Requested.
Select Data Field	Les entités dont un champ de données d’entité correspond. Choisissez le champ, puis un Search Mode : Partial Match, Exact Match, Not Matching, Non-Empty Data, Number Range ou Date Range. Select Empty Data Field trouve les entités dont un champ est vide.
Tags	Les entités qui portent les étiquettes sélectionnées. [No Tags] inclut les entités sans étiquette.

La liste

Au-dessus de la liste, la page indique combien d’entités correspondent, par exemple 125 Found. La liste affiche 20 entités par page, par ordre de nom. Sélectionnez ID, Code ou Name dans l’en-tête pour trier selon cette colonne. Les entités désactivées apparaissent en rouge.

Sélectionnez une ligne pour ouvrir l’entité.

Colonne	Affiche
ID	Le numéro de l’entité dans TrakIT.
Code	Le code de l’entité.
Name	Le nom, avec en dessous, en gris, le nom local s’il y en a un.
Type	Le type principal de l’entité.
Multi-Type	Les autres types de l’entité, le cas échéant.
Emails	Les adresses e-mail générales, avec en dessous les adresses financières et de direction, si elles sont définies.
Status Update	Yes si le client reçoit les e-mails de mise à jour de statut. Sur l’onglet des clients uniquement.
Default Account, Currency	Le code de compte par défaut et la devise de base. Sur l’onglet des banques uniquement.
Country	Le pays, avec son drapeau.
Resp. Company	La société responsable.
Profit Center	Le centre de profit par défaut, ou -.
Changed By	La personne qui a modifié l’entité en dernier.
Approved By	La personne qui a approuvé l’entité, si elle a été approuvée.
Champs de données	Les champs de données d’entité que votre société a choisi d’afficher dans les listes, pour le type de l’onglet.
Docs	Le nombre de documents de l’entité.

Exporter la liste

Sélectionnez Export pour télécharger sous forme de fichier Excel les entités qui correspondent aux filtres, sur toutes les pages. Ce bouton apparaît lorsque la liste n’est pas vide. Le fichier a deux feuilles :

• Les entités, avec leurs ID, Code, Name, Local Name, Type, Multi-Type, leurs adresses e-mail, Postal Address, TIN, Registration, Phone Number, Contact Person, l’utilisateur Responsible, Remarks, Customer Group, Status Update, Default Account, Currency, Country, Responsible Company, Profit Center, Active, Changed By, Docs, Created By et Created On, suivis de tous les champs de données d’entité du type.
• Per Company : une ligne pour chacune de vos sociétés pour lesquelles l’entité est configurée (pour un administrateur système, chaque société), avec le Company Account, les Credit Days et la Currency de la société, et Disabled pour une société où l’entité est désactivée. Une entité qui n’est configurée pour aucune de vos sociétés a une seule ligne, avec ces colonnes vides.

Une exportation peut contenir jusqu’à 5 000 entités. Au-delà, TrakIT affiche Cannot export more than 5000 rows. Please filter your selection.

Créer une entité

1. Sélectionnez l’onglet du type d’entité, par exemple Customer.
2. Sélectionnez Create.
3. Renseignez les détails de l’entité, décrits dans Champs de l’entité. Entity Code, Entity Name, Country et Responsible Company sont obligatoires.
4. Sélectionnez Create.

La nouvelle entité s’ouvre sur la page Entité. Sa société responsable est activée pour elle dans son onglet Per Company ; pour permettre à d’autres sociétés de l’utiliser, activez-les à cet endroit. Cancel revient à cette page sans rien créer.

Pour l’ordre dans lequel configurer les entités d’une nouvelle société, voir Configurer une société.

Importer des entités

Import ajoute et met à jour de nombreuses entités à la fois à partir d’un fichier Excel. Le moyen le plus simple d’obtenir un fichier au bon format est d’exporter d’abord les entités.

1. Sélectionnez l’onglet du type d’entité. Les nouvelles entités sont créées avec ce type.
2. Sélectionnez Export pour télécharger les entités, et ouvrez le fichier dans Excel.
3. Modifiez les données :
   • Pour mettre à jour une entité, modifiez les cellules et donnez à chaque cellule modifiée un arrière-plan jaune, avec le jaune standard d’Excel. Seules les cellules jaunes sont lues pour les entités existantes ; les autres nuances sont ignorées.
   • Pour ajouter une entité, ajoutez une ligne et laissez son ID vide. Toutes les cellules remplies d’une nouvelle ligne sont lues, quelle que soit leur couleur.
4. Enregistrez le fichier au format Excel (.xlsx).
5. Sélectionnez Import.
6. Dans Import Entity, choisissez le fichier sous MS-Excel File Upload.
7. Sélectionnez Allow overwriting with blanks si les cellules jaunes vides doivent effacer la valeur de l’entité. Sinon, les cellules vides sont ignorées.
8. Sélectionnez Upload.

L’importation s’exécute en arrière-plan, et TrakIT affiche You will receive import results by email. L’e-mail indique combien de lignes ont été ajoutées, mises à jour, inchangées et rejetées, avec la raison du rejet de chaque ligne rejetée, et les mêmes nombres pour les valeurs des champs de données.

Comment le fichier est lu

• Seule la première feuille est lue. La première ligne contient les intitulés des colonnes, et la première colonne doit être ID, Ent ID ou Entity ID.
• Une ligne dont l’ID est celui d’une entité existante met à jour cette entité. Toute autre ligne crée une nouvelle entité, et une valeur dans sa cellule ID sert de code à la nouvelle entité. Une nouvelle entité est active, et sa société responsable est votre propre société, sauf si la ligne en indique une autre.
• Ces intitulés de colonnes sont reconnus, dans n’importe quel ordre, en majuscules ou en minuscules : Code, Name, Local Name, Postal Address, Country (nom ou code), Contact Person, Phone Number, General Email, Finance Email, Management Email, Remarks, TIN, Registration, SCAC, Default Account, Currency, Responsible Company (nom de la société), Profit Center (un centre de profit de la société responsable), Responsible (identifiant utilisateur ou nom), Customer Group, Status Update, TrackLink et Enable API (Yes ou No), Active (Yes ou No, pour les entités existantes), et Multi-Type.
• Multi-Type liste les autres types de l’entité par leur nom, séparés par des virgules. Il remplace les autres types de l’entité ; une cellule Multi-Type jaune et vide les supprime.
• Les champs de données d’entité sont lus dans les colonnes dont l’intitulé est le nom et le code du champ, tels que l’exportation les écrit, par exemple Credit Rating [CRDRT]. Séparez les valeurs d’un champ à sélection multiple par des points-virgules. Les champs calculés ne peuvent pas être importés.
• Les autres colonnes sont ignorées.
• Chaque ligne est vérifiée comme si elle était enregistrée sur la page Entité. Une ligne qui échoue est rejetée, et l’e-mail en donne la raison.
• Sauf si vous êtes administrateur système, une ligne est rejetée avec The responsible company is not one of yours si la société responsable de l’entité, ou la société que la ligne indique dans Responsible Company, ne fait pas partie des sociétés auxquelles vous avez accès. Les valeurs de ses champs de données ne sont pas importées non plus.

Le fichier peut faire jusqu’à 2 Mo.

Message	Que faire
Select a file to import ou Selected file is empty	Choisissez un fichier qui n’est pas vide.
MS-Excel 2007 or higher file format is required.	Enregistrez le fichier au format .xlsx.
File size exceeds 2 MB	Retirez des lignes et importez en plusieurs fichiers.
First column must be the Entity ID (dans l’e-mail)	Faites de la colonne des ID la première colonne, avec l’intitulé ID.
Nothing to upload. No fields highlighted. (dans l’e-mail)	Donnez un arrière-plan jaune aux cellules modifiées.
The responsible company is not one of yours (dans l’e-mail)	Retirez les entités des sociétés auxquelles vous n’avez pas accès, et indiquez dans Responsible Company une société à laquelle vous avez accès. Un administrateur système peut importer les autres.

Qui peut utiliser cette page

Votre rôle doit avoir ces autorisations dans la section Entity Management :

Autorisation	Vous permet de
Read	Ouvrir la page et voir les entités.
Create	Créer des entités avec Create.
Import	Importer des entités avec Import. Ajouter des entités nécessite aussi Create, et les mettre à jour nécessite Update. Sauf si vous êtes administrateur système, uniquement des entités des sociétés auxquelles vous avez accès.
Export	Exporter la liste.

Sur certaines installations, seuls les administrateurs système peuvent créer des entités de certains types.