Accueil du portail

Le portail externe est l’espace où vous suivez le travail qu’une société effectue pour vous dans TrakIT, si vous travaillez pour l’un de ses clients, transporteurs routiers ou fournisseurs. Selon la configuration de votre compte, vous voyez vos dossiers et leurs ordres de travail, les ordres de travail que vous transportez, vos factures, les factures fournisseurs que vous envoyez et vos rapports. Un dossier est une expédition ou une mission prise en charge par la société, par exemple les conteneurs d’un connaissement ; chaque conteneur ou chargement d’un dossier est un ordre de travail.

La page d’accueil s’ouvre lorsque vous vous connectez. Pour y revenir, sélectionnez Home dans le menu.

Cette page décrit aussi ce que toutes les pages du portail ont en commun : le menu, votre menu utilisateur et les messages qu’affiche le portail.

Se connecter

1. Ouvrez l’adresse du portail, que la société vous communique. Elle se termine par /portal, par exemple https://trakit.example.com/portal.
2. Connectez-vous, par exemple avec votre identifiant utilisateur ou votre adresse e-mail et votre mot de passe. Voir Se connecter.

Le portail s’ouvre sur sa page d’accueil. Si vous avez suivi un lien vers l’un de vos enregistrements, par exemple le numéro d’une facture fournisseur dans un e-mail ou le code QR d’une facture, il ouvre plutôt cet enregistrement.

Si vous avez oublié votre mot de passe, sélectionnez Lost Password? sur la page de connexion : voir Réinitialiser un mot de passe oublié.

La page d’accueil

Le haut de la page d’accueil affiche la date du jour et vous salue par votre prénom, par exemple Good morning, Maria. En dessous se trouvent les encadrés avec vos chiffres, puis vos graphiques.

Les encadrés

Chaque encadré affiche un nombre et ouvre sa page lorsque vous le sélectionnez (View suivi du nom de la page, par exemple View Jobs). Vous ne voyez un encadré que si votre compte vous donne accès à cette page.

Encadré	Affiche	Ouvre
Jobs	Le nombre de vos dossiers, en tant que client.	Dossiers.
Open Work Orders	Le nombre d’ordres de travail que vous transportez qui sont encore ouverts, c’est-à-dire ni clôturés ni annulés.	Ordres de travail de transport.
Outstanding Invoices	Le nombre de vos factures qui ont encore un montant à payer, sur l’ensemble des factures listées, par exemple 12 of 123.	Factures.
Bills	Le nombre de vos factures fournisseurs à la société qui sont listées, quels que soient la personne qui les a ajoutées et leur statut.	Factures fournisseurs.

Chaque nombre compte les mêmes enregistrements que la page qu’ouvre l’encadré.

Graphiques

Sous les encadrés, la page d’accueil peut afficher des graphiques choisis pour vous par la société, par exemple le nombre d’ordres de travail créés chaque mois. Ils sont côte à côte sur un écran large, les uns sous les autres sur un téléphone.

Chaque graphique affiche son titre et, s’il en a une, une description, puis le graphique : une courbe, des colonnes ou un anneau. Il comporte un point par mois, du mois le plus ancien à gauche jusqu’au mois dernier à droite ; le mois en cours n’est pas inclus. Janvier affiche aussi l’année, par exemple Jan-26. Pointez un mois pour voir son nombre. Un anneau a une légende en dessous.

Graphique	Compte
Ordres de travail créés	Les ordres de travail créés chaque mois sur vos dossiers, en tant que client.
Dossiers créés	Vos dossiers créés chaque mois, en tant que client. Un dossier compte dans le mois où son premier ordre de travail a été créé.
Ordres de travail transportés	Les ordres de travail créés chaque mois que vous transportez, à l’aller ou au retour.

Les ordres de travail annulés ne sont pas comptés. Les titres des graphiques sont choisis par la société : ils peuvent donc différer de ceux ci-dessus.

Si la page d’accueil n’affiche ni encadrés ni graphiques, votre compte n’est pas encore configuré pour cela : contactez la société.

Le menu

Le menu s’étend en haut de chaque page. Il n’affiche que les pages auxquelles votre compte vous donne accès :

Élément de menu	Ouvre	Affiché si
Home	Cette page.	Toujours.
Jobs	Vos dossiers, en tant que client.	Vous êtes lié à une entreprise en tant que client, et votre compte vous donne accès aux dossiers.
Work Orders	Les ordres de travail que vous transportez.	Vous êtes lié à une entreprise en tant que transporteur routier, et votre compte vous donne accès à ses ordres de travail.
Invoices	Vos factures.	Votre compte vous donne accès aux factures.
Bills	Vos factures fournisseurs à la société.	Votre compte vous donne accès aux factures fournisseurs.
Reports	Les rapports que vous recevez.	Votre compte vous donne accès aux rapports.

Le menu peut aussi comporter d’autres pages que la société a ajoutées pour ses utilisateurs. L’élément de la page sur laquelle vous vous trouvez est mis en évidence, y compris sur les pages que vous ouvrez depuis celle-ci, comme un dossier.

Sur un téléphone ou dans une fenêtre étroite, le menu est replié : sélectionnez le bouton de menu (trois traits) en haut à droite pour l’ouvrir. L’aide et votre menu utilisateur y sont repliés aussi.

Le logo en haut à gauche ouvre le site web de la société dans un nouvel onglet.

Adresses des pages

Chaque page du portail a sa propre adresse, par exemple l’adresse d’un dossier. Vous pouvez donc utiliser le bouton Précédent de votre navigateur, ajouter une page à vos favoris et ouvrir une page dans un nouvel onglet. Lorsque vous ouvrez un favori alors que vous êtes déconnecté, la page de connexion apparaît d’abord, puis la page d’accueil du portail.

Aide

Sélectionnez le point d’interrogation (Help) en haut à droite de chaque page, à gauche de vos initiales, pour ouvrir l’aide de la page sur laquelle vous êtes : par exemple Dossiers sur la page Jobs. L’aide s’ouvre dans un autre onglet ou une autre fenêtre, si bien que le portail reste ouvert.

Votre menu utilisateur

Vos initiales, généralement suivies de votre nom, se trouvent en haut à droite de chaque page. Sélectionnez-les pour ouvrir votre menu utilisateur. Il affiche votre nom et votre adresse e-mail, ainsi que les éléments suivants :

Dark Mode

Sélectionnez Dark Mode pour passer le portail en texte clair sur fond sombre, ou pour revenir à l’affichage précédent. L’interrupteur à côté indique si le mode sombre est activé. Le changement s’applique immédiatement, graphiques compris.

Si votre compte le permet, le portail mémorise votre choix pour votre prochaine visite. Sinon, le choix dure jusqu’à ce que vous rechargiez la page ou que vous vous reconnectiez.

Change Password

1. Sélectionnez Change Password.
2. Dans Current Password, tapez le mot de passe que vous utilisez actuellement.
3. Dans New Password, tapez le nouveau mot de passe.
4. Dans Confirm New Password, tapez-le de nouveau.
5. Sélectionnez Change Password.

La fenêtre contextuelle affiche Password changed successfully. Fermez-la avec la croix en haut à droite. Changer votre mot de passe vous déconnecte de TrakIT dans vos autres navigateurs ; celui-ci reste connecté.

Le nouveau mot de passe doit comporter de 8 à 20 caractères et être différent de l’actuel. Si le mot de passe n’est pas changé, la fenêtre contextuelle en indique la raison :

Message	Que faire
Current password is required	Tapez votre mot de passe actuel.
Current Password entered is incorrect	Tapez de nouveau votre mot de passe actuel. Si vous l’avez oublié, déconnectez-vous et utilisez Lost Password? sur la page de connexion.
The new passwords entered do not match	Tapez le même nouveau mot de passe dans les deux cases.
New Password is required	Tapez un nouveau mot de passe.
New Password must be at least 8 characters long	Utilisez un mot de passe plus long.
The New Password cannot be the same as the Current Password	Choisissez un mot de passe que vous n’utilisez pas actuellement.
Could not reach the server.	Vérifiez votre connexion Internet et réessayez.

Votre mot de passe ne sert que lorsque vous vous connectez avec votre identifiant utilisateur ou votre adresse e-mail et un mot de passe.

Sign Out

Sélectionnez Sign Out pour vous déconnecter du portail. La page de connexion s’ouvre.

Messages

Introuvable ou sans autorisation

Lorsque vous ouvrez un dossier, un ordre de travail, une facture ou une facture fournisseur que vous ne pouvez pas voir, la page affiche par exemple That job was not found, or you do not have permission to view it. Le portail affiche le même message que l’enregistrement n’existe pas ou qu’il ne vous concerne pas, par exemple après avoir suivi un ancien lien ou modifié un numéro dans l’adresse. Sélectionnez le lien sous le message, par exemple Back to Jobs, pour revenir à la liste, ou Back to Home si cette liste ne figure pas dans votre menu.

Le message That page is not available here yet. signifie que l’adresse ne correspond à aucune page du portail. Sélectionnez Back to Home.

Notifications

Lorsque quelque chose ne fonctionne pas, une notification apparaît en haut de la page, par exemple Could not reach the server. Check your connection and try again. Elle disparaît au bout de 8 secondes, ou lorsque vous sélectionnez sa croix.

Notification	Que faire
Could not reach the server. Check your connection and try again.	Vérifiez votre connexion Internet, puis réessayez.
The server returned an error suivi d’un nombre	Réessayez plus tard. Si le problème persiste, contactez la société.
Your session could not be verified. Reload the page and try again.	Rechargez la page dans votre navigateur.
Not found or not permitted	L’enregistrement ne vous est pas accessible, ou votre compte ne permet pas cette action.

Lorsqu’un enregistrement ne peut pas être chargé du tout, un message rouge remplace la page, par exemple That job could not be loaded. Sélectionnez Retry à côté pour charger de nouveau la page.

Quand votre session prend fin

Si votre session prend fin alors que le portail est ouvert, par exemple parce que votre mot de passe a été changé dans un autre navigateur, ou parce que votre compte s’est connecté depuis un autre lieu ou un autre navigateur, votre action suivante vous amène à la page de connexion, qui affiche Session Expired. Reconnectez-vous pour continuer. Voir Quand TrakIT vous déconnecte.

Avertissement de mise à jour

Un avertissement jaune en haut de chaque page, This TrakIT installation has not been updated for suivi d’un nombre de jours, signifie que l’installation TrakIT de la société doit être mise à jour. Il apparaît pendant les 15 derniers jours avant la date à partir de laquelle plus personne ne peut se connecter tant que TrakIT n’est pas mis à jour, et indique cette date. Prévenez la société. Une fois cette date passée, vous restez connecté jusqu’à ce que vous vous déconnectiez, mais vous ne pouvez plus vous reconnecter tant que TrakIT n’a pas été mis à jour.

La ligne en bas de chaque page affiche le numéro et la date de version de TrakIT, ce qui est utile si vous signalez un problème.

Qui peut utiliser cette page

Tout utilisateur externe peut se connecter au portail et ouvrir cette page. Ce qu’elle affiche dépend de la façon dont la société a configuré votre compte : les sociétés auxquelles vous êtes lié, en tant que client ou en tant que transporteur routier, et votre rôle du portail. Si vous avez besoin d’une page ou d’un encadré que vous ne voyez pas, contactez la société.

Pour les administrateurs, ce que nécessite chaque encadré, graphique et élément de menu est décrit dans Configurer le portail externe :

Encadré ou élément	Nécessite
Encadré et élément de menu Jobs	Read dans la section Jobs & Work Orders, et un lien en tant que Customer.
Encadré Open Work Orders, élément de menu Work Orders	Read dans la section Transporter Work Orders, et un lien en tant que Transporter.
Encadré Outstanding Invoices, élément de menu Invoices	Read dans la section Invoices. L’encadré nécessite aussi une entité liée.
Encadré et élément de menu Bills	Read dans la section Vendor Bills. L’encadré nécessite aussi une entité liée.
Élément de menu Reports	List Subscribed Reports dans la section Reports.
Graphiques	View Dashboard dans la section Dashboard, des graphiques attribués au rôle dans Graphiques du portail, et un lien du type que compte chaque graphique.
Conserver Dark Mode pour la visite suivante	Update Own Profile dans la section Profile.