Notifications

La page Notifications vous permet de choisir ce dont TrakIT vous informe : les modifications des ordres de travail, des entités et des actifs, les alertes de KPI (indicateurs clés de performance), les mises à jour des événements et des données, l’expiration prochaine des jours de franchise, et les étapes des dossiers, des factures, des factures fournisseurs, des devis, des encaissements et des paiements.

Pour l’ouvrir, sélectionnez System > Notifications.

La page comporte trois onglets :

• General : les ordres de travail, les entités, les actifs, et les commentaires des demandes et des litiges, par société.
• Workflow : les KPI, les événements et les données, les jours de franchise et les modifications des ordres de travail, par workflow.
• Finance : les dossiers, les factures, les factures fournisseurs, les devis, les paiements et les encaissements, par société.

TrakIT ouvre l’onglet que vous avez utilisé en dernier.

Ces paramètres vous sont propres. Un administrateur système voit aussi une liste d’utilisateurs en haut de la page, et peut choisir n’importe quel utilisateur interne actif pour voir et modifier ses notifications.

Les notifications sont envoyées à des utilisateurs individuels : un groupe d’utilisateurs ne peut pas s’abonner. Chaque membre d’une équipe s’abonne lui-même, ou un administrateur système le fait pour lui.

Comment les notifications vous parviennent

Dans les onglets General et Finance, vous choisissez le canal de chaque notification :

Colonne	Envoie
Email	Un e-mail à l’adresse de votre compte utilisateur, par exemple Notification: Work Order Created - 123456.
Chat	Un message dans TrakIT Chat, sous [System]. Voir Notifications système. Grisée si votre rôle n’a pas Internal Chat.
Une colonne par service de messages	Un court message texte, par exemple par SMS ou par WhatsApp, au numéro de mobile de votre compte utilisateur. Ces colonnes n’apparaissent que pour les services de messages que votre administrateur a configurés pour des utilisateurs individuels, pour la société ou pour toutes les sociétés. Elles sont grisées si vous n’avez pas de numéro de mobile.

Lorsque vous enregistrez, TrakIT ne conserve que les choix que la page propose : rien n’est enregistré pour une ligne grisée, pour Chat sans Internal Chat, ni pour un service de messages sans numéro de mobile.

Les notifications de l’onglet Workflow sont toujours envoyées par e-mail. Les alertes KPI, les mises à jour d’événements et de données et les e-mails de jours de franchise ne sont envoyés qu’aux utilisateurs qui ont encore accès au workflow, et les mises à jour d’événements et de données seulement pour les événements et les champs de données que leur rôle peut encore voir. Un abonnement qui ne s’applique plus reste enregistré, mais n’envoie plus rien.

Vous ne recevez une notification que tant que votre compte utilisateur est actif. Pour les onglets General et Finance, vous devez aussi toujours avoir accès à la société et, pour un élément qui appartient à un workflow, comme un ordre de travail, un dossier ou ses factures, à ce workflow. Les administrateurs système ont accès à tous.

En dehors des lignes Comments et Comment Posted, votre rôle doit aussi toujours avoir l’autorisation dont chaque ligne a besoin, indiquée à la fin de cette page : par exemple Read dans Invoices pour les notifications de factures. Un message Chat nécessite aussi Internal Chat. TrakIT le vérifie à chaque envoi d’une notification : un choix enregistré avant que votre rôle ne perde l’autorisation n’envoie donc plus rien.

Onglet General

L’onglet General liste les notifications sur les ordres de travail, les entités, les actifs et les demandes. Vous vous abonnez pour une société à la fois.

1. Choisissez la société dans Company:. La liste contient les sociétés auxquelles vous avez accès.
2. Cochez les canaux de chaque notification que vous voulez : Email, Chat ou un service de messages.
3. Sélectionnez Save.

Sélectionnez Save avant de choisir une autre société : changer de société annule les modifications que vous n’avez pas enregistrées.

Une ligne est grisée si votre rôle ne peut pas lire ce type d’élément, par exemple les lignes Entity sans Read dans Entity Management.

Groupe	Notification	Vous êtes informé lorsque
Job	Create Job	Un ordre de travail est créé dans un workflow de la société. Vous recevez une notification pour chaque ordre de travail.
	Update WO Header	L’en-tête d’un ordre de travail est enregistré.
	Close WO	Un ordre de travail est clôturé, par exemple sur l’ordre de travail, lors d’une opération groupée, depuis l’application TrakIT distincte ou par une action de workflow. Un ordre de travail qui se clôture de lui-même, une fois ses événements et ses données obligatoires renseignés, ou que TrakIT clôture parce qu’il est resté abandonné trop longtemps, n’envoie aucune notification.
	Cancel WO	Un ordre de travail est annulé.
	Reset WO	Les événements et les données d’un ordre de travail sont réinitialisés.
Entity	Create Entity, Update Entity, Delete Entity	Une entité dont la société responsable est cette société est créée, enregistrée ou supprimée. Voir Gestion des entités.
Asset	Create Asset, Update Asset, Retire Asset, Delete Asset	Un actif de la société est ajouté, modifié, mis hors service ou supprimé.
Requests	Comment Posted	Un commentaire est publié sur une demande pour laquelle vous figurez parmi les destinataires des commentaires. Voir Qui est informé des nouveaux commentaires.
Disputes	Comments	Un commentaire est publié sur un litige pour lequel vous figurez parmi les destinataires des commentaires. Voir l’onglet Comments du litige.

Les notifications des ordres de travail portent sur les ordres de travail des workflows qui appartiennent à la société, et ne sont envoyées qu’aux utilisateurs qui ont accès au workflow de l’ordre de travail.

Onglet Workflow

L’onglet Workflow définit les notifications d’un workflow à la fois. À gauche, Select a Workflow liste les workflows actifs auxquels vous avez accès, 20 par page :

Colonne	Affiche
Workflow	Le nom du workflow. Sélectionnez la ligne pour définir ses notifications.
KPIs	Les KPI auxquels vous êtes abonné, sur le nombre de KPI du workflow qui ont une cible, par exemple 2/5.
Events / Data	Les événements et les champs de données auxquels vous êtes abonné, sur le nombre de ceux que vous pouvez voir.
Free Days	Combien de jours avant l’expiration des jours de franchise vous êtes averti, par exemple 2d. Vide si vous ne recevez pas d’e-mails sur les jours de franchise.
WO Header	Combien des quatre paramètres de l’onglet WO Header sont activés, sur 4.

Un nombre égal à 0 est affiché en gris.

Lorsque vous sélectionnez un workflow, Select Notifications apparaît à droite, avec quatre onglets : KPIs, Events & Data, Free Days et WO Header. TrakIT ouvre l’onglet que vous avez utilisé en dernier.

KPIs

L’onglet KPIs liste les KPI actifs du workflow qui ont une cible.

1. Cochez Subscribe pour chaque KPI dont vous voulez recevoir les alertes, et décochez la case pour les autres.
2. Sélectionnez Save.

Colonne	Affiche
Title	Le KPI. Un KPI en italique, marqué d’un *, est mesuré en jours et heures ouvrés. Voir Jours fériés par pays.
Target	Le temps accordé, en jours et en heures, par exemple 2d 4h. Pour un KPI en heures ouvrées, un jour compte 8 heures.
Subscribe	Cochée si vous recevez les alertes de ce KPI.

Une fois par jour, peu après 5 h UTC, TrakIT vous envoie par e-mail un message Work Order Alerts. Pour chaque KPI auquel vous êtes abonné, il liste les ordres de travail du workflow qui ne sont ni clôturés ni annulés et dont le KPI n’a pas respecté sa cible. Une alerte de KPI que quelqu’un a suspendue est omise jusqu’à la fin de la suspension. S’il n’y a rien à signaler, aucun e-mail n’est envoyé.

Si vous sélectionnez Save sans rien modifier, TrakIT affiche No changes made to selections.

Events & Data

L’onglet Events & Data contient deux listes : les événements du workflow (Event Name) et ses champs de données (Data Name). Elles n’affichent que les événements et les champs que votre rôle peut voir.

1. Cochez Subscribe pour chaque événement ou champ que vous voulez suivre, et décochez la case pour les autres.
2. Sélectionnez Save.

Lorsque la valeur d’un événement ou d’un champ que vous suivez change sur un ordre de travail du workflow, TrakIT vous envoie un e-mail Event/Data Update Notification. Il attend que la modification date de 30 minutes, puis envoie un seul e-mail avec toutes les modifications qui vous concernent, regroupées par workflow. Pour chaque modification, l’e-mail indique la référence du dossier, l’ordre de travail, le client, le conteneur, l’événement ou le champ, la nouvelle date ou valeur, les remarques et l’auteur de la modification. Les heures des événements sont dans votre fuseau horaire.

Si vous sélectionnez Save sans rien modifier, TrakIT affiche No changes made to selections.

Free Days

L’onglet Free Days détermine quand vous êtes averti que les jours de franchise des conteneurs arrivent à expiration. Il s’applique aux conteneurs de la liste du suivi des retards dont l’ordre de travail d’entrée appartient au workflow.

Dans Select Free Days Expiry Notification, choisissez l’une de ces options :

• No Email Notifications
• On Expiry Day
• One Day Before
• Two Days Before
• Five Days Before
• One Week Before

TrakIT enregistre votre choix dès que vous le sélectionnez, et affiche Notification selection updated. Le champ est vert tant que vous recevez ces e-mails, et rouge sinon.

Chaque jour à 5 h 05 UTC, TrakIT vous envoie un e-mail Delay Notification avec un fichier Excel, TrakIT-DelayCosts.xlsx. Il liste les conteneurs qui ne sont pas encore sortis du suivi et dont les jours de franchise restants (les jours de franchise moins les jours comptés jusqu’ici) ne dépassent pas le nombre de jours que vous avez choisi : avec On Expiry Day, à partir du dernier jour de franchise. Un conteneur reste sur la liste chaque jour jusqu’à sa sortie. Les conteneurs qui ont atteint leurs jours de franchise sont marqués en rouge, et le fichier indique les frais de ceux qui ont des tarifs.

Un administrateur peut aussi définir ce réglage pour vous sur la page du workflow.

WO Header

L’onglet WO Header définit les e-mails sur les nouveaux ordres de travail et sur les modifications des ordres de travail du workflow.

1. Réglez les options ci-dessous.
2. Sélectionnez Update.

Option	Vous envoie un e-mail
WO Creation:	Sur les nouveaux ordres de travail du workflow : No Email Notification, Immediate Notification (une liste des nouveaux ordres de travail, envoyée toutes les 30 minutes) ou Daily Notification (une fois par jour, à 5 h 05 UTC). L’e-mail, New Work Orders Created, liste chaque ordre de travail avec son workflow, la référence du dossier, le client et la personne qui l’a créé.
Update T/D:	Lorsque des ordres de travail du workflow sont déplacés vers une autre référence du dossier. Voir Modifier la référence du dossier. Le libellé utilise le nom que votre installation donne à la référence du dossier, par exemple T/D.
Update Workflow:	Lorsque des ordres de travail sont déplacés vers un autre workflow. Les abonnés de l’ancien et du nouveau workflow sont informés. Voir Modifier le workflow ou les services.
Update Services:	Lorsque les services d’ordres de travail du workflow sont modifiés.

TrakIT affiche Notification selection updated, ou Unable to update notification, par exemple si l’utilisateur n’a pas accès au workflow.

Un administrateur peut aussi régler ces options pour vous sur la page du workflow.

Onglet Finance

L’onglet Finance liste les notifications sur les étapes des éléments financiers. Comme l’onglet General, il fonctionne pour une société à la fois.

1. Choisissez la société dans Company:.
2. Cochez les canaux de chaque notification que vous voulez.
3. Sélectionnez Save.

Sélectionnez Save avant de choisir une autre société : changer de société annule les modifications que vous n’avez pas enregistrées. Une ligne est grisée si votre rôle ne peut pas lire ce type d’élément, par exemple les lignes Invoices sans Read dans la section Invoices. Les lignes Comments ne sont jamais grisées.

La ligne Comments de chaque groupe est différente : elle vous informe des nouveaux commentaires uniquement sur les éléments pour lesquels vous figurez parmi les destinataires des commentaires, par exemple dans l’onglet Comments de la page financière d’un dossier.

Jobs

Ces notifications suivent le statut du dossier financier, pour la société.

Notification	Vous êtes informé lorsque
Approval Requested	Quelqu’un sélectionne Request Approval.
Approval Request Cancelled	Une demande d’approbation est retirée avec Cancel Request.
Estimates Approved	Les estimations sont approuvées.
Estimates Rejected	Les estimations sont rejetées.
Approval Reversed	L’annulation d’une approbation (Reverse Approved) n’envoie actuellement aucune notification : ce paramètre est donc sans effet.
Job Closing Requested	Quelqu’un sélectionne Request Closing.
Job Closed	La finance du dossier est clôturée.
Job Closing Rejected	Une demande de clôture est rejetée avec Reject Closing, ou retirée avec Cancel Request.
Job Cancelled	La finance du dossier est annulée.
Comments	Un commentaire est publié sur un dossier, sur ses ordres de travail ou sur sa page financière, et vous figurez parmi les destinataires de ses commentaires.

Invoices

Ici, les factures comprennent les notes de débit et les avoirs.

Notification	Vous êtes informé lorsque
Created	Une facture est créée.
Proforma Generated	Une facture pro forma est générée.
Approval Requested	Quelqu’un demande l’approbation. Si personne ne s’est abonné à cette notification par e-mail, la demande échoue avec No Approvers found.
Approved	Une facture est approuvée.
Un-Approved	Quelqu’un annule l’approbation d’une facture.
Finalised	Une facture est finalisée.
Cancelled	Une facture est annulée.
Reversed	Une facture est contre-passée par un avoir.
Comments	Un commentaire est publié sur une facture pour laquelle vous figurez parmi les destinataires des commentaires.

Bills

Notification	Vous êtes informé lorsque
Created	Un utilisateur ajoute une facture fournisseur. Les factures fournisseurs qu’un fournisseur ajoute via le portail ne déclenchent pas cette notification.
Validation Requested	Quelqu’un demande la validation. Si personne ne s’est abonné à cette notification par e-mail, la demande échoue avec No recipients found.
Validated	Une facture fournisseur est validée.
Unvalidated	La validation d’une facture fournisseur est annulée.
Finalised	Une facture fournisseur est finalisée.
Accepted	Une facture fournisseur soumise est acceptée.
Rejected	Une facture fournisseur est rejetée.
Disputed	Une facture fournisseur est marquée comme contestée.
Submitted	Un fournisseur soumet une facture fournisseur via le portail.
Comments	Un commentaire est publié sur une facture fournisseur pour laquelle vous figurez parmi les destinataires des commentaires.

Quotations

Ces notifications suivent les statuts du devis.

Notification	Vous êtes informé lorsqu’un devis est
Created	Créé.
Approval Requested	Envoyé pour approbation avec Request Approval.
Approved	Approuvé.
Generated	Généré.
Revised	Renvoyé pour modification avec Revise.
Finalised	Finalisé.
Rejected	Rejeté.
Cancelled	Annulé.
Un-Finalised	Repris avec Un-Finalise.
Ops Assigned	Transmis aux opérations avec Ops Assigned.
Comments	Commenté, si vous figurez parmi les destinataires de ses commentaires.

Si vous figurez déjà dans Notify Users du devis, vous ne recevez pas de second e-mail pour la même modification.

Paiements et encaissements

Les groupes Payments et Receipts ont les mêmes notifications, pour les paiements et les encaissements :

Notification	Vous êtes informé lorsqu’un encaissement ou un paiement est
Created	Créé.
Approved	Approuvé.
Finalised	Finalisé.
Voucher Generated	Doté d’un bon.
Comments	Commenté, si vous figurez parmi les destinataires de ses commentaires.

Qui peut utiliser cette page

Votre rôle doit avoir Update dans la section Email Notifications pour ouvrir la page et modifier vos notifications.

Certaines notifications dépendent aussi d’autres autorisations de l’utilisateur dont vous définissez les notifications. TrakIT les vérifie à l’enregistrement des notifications, puis à chaque envoi :

Notifications	Nécessitent
Job (onglet General)	Read dans Work Orders.
Entity	Read dans Entity Management.
Asset	Read dans Asset Management.
Jobs (onglet Finance)	Read dans Job Finance.
Invoices, Bills, Quotations, Payments, Receipts	Read dans la section du même nom.
La colonne Chat	Internal Chat dans la section Chat.
Les colonnes des services de messages	Un numéro de mobile sur le compte de l’utilisateur.

Les lignes Comments et Comment Posted, ainsi que l’onglet Workflow, ne nécessitent aucune autre autorisation. Un administrateur système peut choisir n’importe quel utilisateur interne actif en haut de la page et modifier ses notifications.