Dossier

La page du dossier de l’application mobile affiche un dossier sur votre téléphone ou votre tablette : ses détails, les ordres de travail qu’il regroupe, et ce qui appartient au dossier dans son ensemble, comme ses documents et ses commentaires. Son titre est le nom court que votre société donne à la référence du dossier, suivi de la référence, par exemple T/D ABC123.

Pour ouvrir un dossier, sélectionnez sa carte sur la page Dossiers, ou la référence du dossier sur l’un de ses ordres de travail. La flèche de retour en haut à gauche (Back to Jobs) revient à la liste des dossiers.

C’est la version pour téléphone de la page Dossier de la version pour ordinateur. Pour en faire plus, par exemple modifier plusieurs ordres de travail à la fois, ajouter des étiquettes, lier un devis ou voir le suivi des transporteurs, utilisez la page du dossier dans TrakIT sur un ordinateur.

Détails du dossier

L’encadré en haut liste les détails du dossier. Les champs qui apparaissent dépendent du workflow, et les champs sans valeur sont omis.

Champ	Affiche
Workflow	Le workflow du dossier.
Job ID	Le numéro du dossier dans TrakIT.
WO Count	Le nombre d’ordres de travail, plus le nombre d’ordres de travail annulés, par exemple 3 (+1 cancelled).
Client, chargeur, réceptionnaire	Les entités. Les libellés sont les noms que votre société donne à ces types d’entités.
Total Weight, Total Volume	Les totaux des ordres de travail, en kilogrammes et en mètres cubes.
Job Type, Cargo Type, Commodity, Incoterms	Les détails du dossier.
Quotation	Le devis lié au dossier.
Workflow Serial	Le numéro de série du dossier dans son workflow, s’il en a un.

Sous les champs, Created indique quand le dossier a été créé, dans votre fuseau horaire.

Onglets

Les onglets sous les détails sont Work Orders, puis Documents, Items, Comments et Audit Log si le workflow et vos autorisations les permettent. Sur un écran étroit, faites glisser les onglets latéralement pour les voir tous. La page s’ouvre sur Work Orders.

Chaque onglet se charge la première fois que vous le sélectionnez, et se recharge après que vous y avez modifié quelque chose. Pour voir les modifications que d’autres personnes ont faites depuis, rechargez la page.

Onglet Work Orders

L’onglet Work Orders liste les ordres de travail du dossier sous forme de cartes, avec leur nombre à côté du titre Work Orders. Ce qu’affiche une carte est défini pour votre société, par exemple l’ID de l’ordre de travail, le numéro de conteneur, le workflow et le client.

• Les ordres de travail annulés sont estompés, et les ordres de travail clôturés sont en gris.
• Sélectionnez une carte pour ouvrir l’ordre de travail.

No work orders signifie que le dossier n’en a aucun.

Onglet Documents

L’onglet Documents liste les documents du dossier dans son ensemble. Les documents ajoutés à un ordre de travail se trouvent dans l’onglet Documents de cet ordre de travail, pas ici.

Chaque carte affiche le titre du document, le nom et la taille de son fichier, les éléments de la liste de contrôle auxquels il est lié, et la personne qui l’a chargé et quand.

Marque	Signification
Ext	Le document a un accès externe : les utilisateurs externes, comme le client, peuvent le voir.
Cancelled	Le document est annulé. Sa carte est estompée.
Fixed	Le document ne peut pas être supprimé, par exemple certains documents générés à partir de formulaires.
(external) après la personne qui l’a chargé	Un utilisateur externe l’a chargé. System signifie que TrakIT l’a ajouté.

Les boutons d’une carte :

• View ouvre le document dans un nouvel onglet du navigateur, et l’icône de téléchargement (Download) l’enregistre sur votre téléphone. Les documents réservés à des rôles que vous n’avez pas n’affichent ni l’un ni l’autre.
• Cancel annule le document, et Reinstate réactive un document annulé. TrakIT vous demande de confirmer : sélectionnez Yes. L’annulation retire aussi l’accès externe du document et ses liens avec la liste de contrôle.
• L’icône de corbeille (Delete) supprime définitivement le document, après que vous avez confirmé avec Yes. Si quelqu’un d’autre l’a chargé, cette personne reçoit un e-mail. Les documents Fixed ne peuvent pas être supprimés.

Le workflow peut aussi refuser l’annulation, la réactivation ou la suppression d’un document : TrakIT en affiche alors la raison. Pour modifier les détails d’un document, envoyer des documents par e-mail ou gérer la liste de contrôle des documents, utilisez l’onglet Documents du dossier sur un ordinateur.

Charger des documents

1. Sélectionnez Add Document.
2. Sélectionnez Upload File pour choisir des fichiers, ou Upload from Gallery pour choisir des photos ou des vidéos. Vous pouvez en choisir plusieurs à la fois.
3. Dans Upload Document, vérifiez les fichiers listés. Pour un seul fichier, modifiez le Title si nécessaire : il correspond au départ au nom du fichier sans son extension. Lorsque vous chargez plusieurs fichiers, chacun prend pour titre son nom de fichier, sans l’extension.
4. Pour permettre aux utilisateurs externes, comme le client, de voir les documents, sélectionnez External Access.
5. Sous Document Checklist, si cette partie est affichée, sélectionnez les éléments de la liste de contrôle auxquels correspondent les documents, puis choisissez leur nouveau statut dans la liste qui apparaît. Le statut actuel d’un élément, s’il en a un, figure entre parenthèses après son nom. Laissez-les tous décochés si les documents ne correspondent à aucun élément de la liste de contrôle.
6. Sélectionnez Upload.

Les documents sont ajoutés à l’ensemble du dossier : ils apparaissent donc sur tous ses ordres de travail. TrakIT charge les fichiers un par un. Lorsqu’ils sont tous chargés, il l’indique. Si certains n’ont pas pu être chargés, il liste plutôt chacun d’eux avec la raison : chargez-les de nouveau. Si aucun n’a pu être chargé, la fenêtre contextuelle reste ouverte.

• Chaque fichier peut faire jusqu’à 20 Mo, et doit être de l’un des types de fichiers que votre installation accepte.
• Si vous ne choisissez pas d’éléments de la liste de contrôle, TrakIT lie les documents aux éléments dont le motif de nom correspond au nom du fichier, comme sur un ordinateur.
• TrakIT refuse un fichier lorsque le dossier a déjà un document avec le même titre, le même nom de fichier et la même taille (Document with same title, file name and size already exists).
• TrakIT mémorise le statut de la liste de contrôle que vous avez choisi pour le prochain chargement.

Onglet Items

Si le workflow utilise des articles d’entrepôt, l’onglet Items liste les articles de tous les ordres de travail du dossier. Chaque carte affiche :

• le nom et le code de l’article, ainsi que sa quantité et son unité ;
• son ordre de travail (sélectionnez WO et le numéro pour ouvrir l’ordre de travail) et son numéro de conteneur ;
• son poids, son volume, son numéro de série et son code SH ;
• sa zone et son emplacement de stockage, si le workflow utilise des entrepôts ;
• sa référence, en gris lorsqu’il s’agit de la référence de la transaction d’entrepôt, et ses remarques ;
• la personne qui l’a modifié en dernier, et quand.

Les totaux des poids et des volumes figurent en bas. L’onglet est en lecture seule : pour ajouter ou confirmer des articles, voir l’onglet Items de la page de l’ordre de travail sur un ordinateur.

Onglet Comments

L’onglet Comments contient les commentaires du dossier, les plus récents en premier. Ce sont les mêmes commentaires que sur chacun des ordres de travail du dossier, sur un ordinateur et dans l’application mobile.

Chaque commentaire affiche son texte, la personne qui l’a publié et quand, et son statut : Active, Pending, Resolved ou Cancelled. Si votre rôle peut mettre à jour les commentaires, le statut est une liste : choisissez un autre statut pour le modifier. [Visible to Customer] en rouge signale un commentaire que le client peut voir. Un commentaire vocal affiche Audio comment (play it on the desktop) : écoutez-le dans TrakIT sur un ordinateur.

L’onglet affiche d’abord 10 commentaires. Sélectionnez Load more en bas pour voir les suivants.

Publier un commentaire

1. Tapez le commentaire dans Add a comment.
2. Pour que le client puisse le voir, sélectionnez Visible to Customer. Le client voit alors le commentaire dans le portail et le reçoit par e-mail. Laissez cette option décochée pour un commentaire interne.
3. Sélectionnez Post.

Publier un commentaire vous ajoute aux destinataires des commentaires du dossier, et les autres destinataires en sont informés : voir Qui est informé des nouveaux commentaires. Vous ne pouvez modifier les destinataires que sur un ordinateur.

Vous pouvez supprimer votre propre commentaire dans les 30 minutes qui suivent sa publication : sélectionnez l’icône de corbeille (Delete) sur le commentaire, puis Yes.

Onglet Audit Log

L’onglet Audit Log liste ce qui a été fait sur le dossier et ses ordres de travail, les entrées les plus récentes en premier : le type de modification, quand elle a eu lieu, les détails, et qui l’a faite. Une entrée qui concerne un seul ordre de travail se termine par WO et son numéro.

L’onglet affiche d’abord 50 entrées. Sélectionnez Load more en bas pour voir les suivantes. Pour filtrer ou exporter le journal, utilisez l’onglet Audit Log du dossier sur un ordinateur.

Messages

Si la page affiche Invalid Resource avec Job not found or no permission, le dossier n’existe pas, ou il appartient à un workflow auquel vous n’avez pas accès. Voir Dans l’application mobile.

Les autres messages apparaissent quelques secondes dans un encadré en haut de l’écran.

Message	Que faire
File size cannot exceed 20MB	Réduisez la taille du fichier, ou divisez-le.
Invalid File Extension ou Cannot upload this file type	Chargez un fichier d’un type que votre installation accepte.
File is empty or zero size	Choisissez un autre fichier.
Comments can only be deleted within 30 minutes of posting	Le commentaire est trop ancien pour être supprimé. Publiez plutôt un nouveau commentaire pour le corriger.
Unable to reach the server	Vérifiez la connexion internet de votre téléphone, puis réessayez.
User Login Required	Votre session a pris fin. Rechargez la page pour vous reconnecter.

Qui peut utiliser cette page

Votre utilisateur doit avoir le mode d’accès PWA (voir Accès des utilisateurs), et vous devez avoir accès au workflow du dossier. Votre rôle doit avoir Read dans la section Work Orders pour ouvrir la page ; sans cette autorisation, la page affiche Authorization Failed. Le reste nécessite ces autorisations dans la même section :

Autorisation	Vous permet de
View Document List	Voir l’onglet Documents.
Upload Document et Allow Shared Document	Voir Add Document et charger des documents sur le dossier.
Allow External Access to Document	Sélectionner External Access lors du chargement.
View Document Checklist	Lier les documents chargés à des éléments de la liste de contrôle.
Preview/Download Internal Document, Preview/Download External Document	Afficher et télécharger les documents sans accès externe et avec accès externe.
Cancel Document, Reinstate Document	Annuler des documents, et réactiver les documents annulés.
Delete Document	Supprimer des documents.
View Comments	Voir l’onglet Comments.
Add Comments	Publier des commentaires.
Update Comments	Modifier le statut d’un commentaire.
Delete Comment	Supprimer vos propres commentaires.
View Audit Log	Voir l’onglet Audit Log.

L’onglet Items ne nécessite aucune autorisation propre : il apparaît si le workflow utilise des articles.