Documents

La page Workflow Documents liste les documents joints aux dossiers et aux ordres de travail dans tous les workflows auxquels vous avez accès. Depuis cette page, vous pouvez trouver des documents, les prévisualiser, en télécharger plusieurs à la fois dans un fichier zip, les envoyer par e-mail et exporter la liste vers Excel.

Pour l’ouvrir, sélectionnez Operations > Documents.

Trouver des documents

1. Définissez les filtres.
2. Sélectionnez Search.

La liste s’ouvre avec les filtres que vous avez utilisés en dernier. Reset les efface et sélectionne tous les workflows.

Filtre	Trouve
Title, File Name	Les documents dont le titre ou le nom de fichier contient le texte.
Uploaded By	Les documents chargés par un utilisateur dont le nom ou l’identifiant contient le texte.
Uploaded Date	Les documents chargés entre les dates From et To. La flèche à côté du libellé propose des périodes comme This Month ou Last Quarter.
Show Cancelled	Affiche aussi les documents annulés.
Référence du dossier	Les documents des dossiers dont la référence contient le texte, ou dont l’ID du dossier est ce nombre. Le libellé est défini pour votre société, par exemple Transport Document.
Work Order	Les documents d’un ordre de travail, par son ID.
Container Number	Les documents des ordres de travail dont le numéro de conteneur contient le texte.
Document Checklist	Les documents liés à un élément de liste de contrôle dont le nom contient le texte.
Customer	Les documents des dossiers dont le nom du client contient le texte.
Document Type	For Job : les documents joints à un dossier dans son ensemble. For Work Order : les documents joints à un ordre de travail.
Push Status	Si le document a été envoyé à un autre système : Push Success, Push Failed, Pending Response ou Not Pushed.
Workflows	Les workflows dans lesquels rechercher. Tapez dans Search pour raccourcir la liste ; l’icône de coche sélectionne tout ou rien.
Multi-Value Search	Une liste de 100 valeurs au plus de Job ID, de référence du dossier ou de Work Order ID, séparées par des virgules, des points-virgules, des tabulations ou des retours à la ligne.

Si un administrateur a limité les documents que vous pouvez voir, le panneau des filtres affiche Custom Filters Active.

La liste

La liste affiche 20 documents par page, du plus récent au plus ancien. Sélectionnez l’en-tête de la colonne de la référence du dossier, Work Order, Container Number ou Title pour trier selon cette colonne.

Colonne	Affiche
Case à cocher	Sélectionne le document, pour le télécharger ou l’envoyer par e-mail.
Icône de loupe	Ouvre un aperçu du document.
Référence du dossier	Le dossier. Sélectionnez-le pour ouvrir le dossier.
Customer	Le client du dossier.
Work Order, Container Number	L’ordre de travail, pour les documents joints à un ordre de travail. Sélectionnez l’ID pour ouvrir l’ordre de travail.
Title, File Name, Size (KB)	Le document.
Checklist	Les éléments de la liste de contrôle des documents auxquels le document est lié.
External Access	Yes si des utilisateurs externes, comme le client, peuvent voir le document.
Push Status, External Doc ID	Si une action du workflow a envoyé le document à un autre système, et l’ID qu’il y a reçu.
Uploaded By	La personne qui a chargé le document, et il y a combien de temps. Sélectionnez le temps écoulé pour voir la date.

Les documents annulés sont affichés en rouge. Les documents en gris sont réservés à des rôles que vous n’avez pas : vous ne pouvez ni les prévisualiser ni les sélectionner. La case à cocher et l’aperçu nécessitent aussi les autorisations listées sous Qui peut utiliser cette page.

Télécharger des documents dans un fichier zip

1. Cochez la case de chaque document à télécharger. La sélection ne fonctionne que sur la page en cours : vous pouvez donc télécharger jusqu’à 20 documents à la fois.
2. Sélectionnez Download Zip….
3. Dans Download Zip File, sous Select File Name Prefix, choisissez ce qu’il faut ajouter devant chaque nom de fichier : la date et l’heure de chargement, le Document ID, le Workorder ID ou la référence du dossier.
4. Sélectionnez Download.

Les documents sélectionnés ne doivent pas dépasser 100 Mo au total.

Envoyer des documents par e-mail

1. Cochez la case de chaque document à envoyer, sur la page en cours.
2. Sélectionnez Email….
3. Dans Email Documents, saisissez les adresses e-mail des destinataires dans Select Recipients, séparées par des virgules ou des points-virgules. Sélectionnez Add Myself pour ajouter votre propre adresse.
4. Saisissez un Subject et un Message. Sans objet, l’e-mail est intitulé Documents.
5. Si les documents dépassent 20 Mo au total, sélectionnez Send links instead of attachments.
6. Sélectionnez Send.

L’e-mail liste les documents avec leur titre, leur nom de fichier, leur taille et la personne qui les a ajoutés. Avec Send links instead of attachments, chaque document a un lien de téléchargement au lieu d’une pièce jointe ; les liens fonctionnent pendant 7 jours, sans connexion à TrakIT.

Exporter la liste

Sélectionnez Export pour télécharger un fichier Excel de tous les documents qui correspondent à vos filtres, et pas seulement de ceux qui sont sélectionnés.

Qui peut utiliser cette page

Votre rôle doit avoir ces autorisations dans la section Work Orders :

Autorisation	Vous permet de
View Document List	Ouvrir la page.
Export	Voir Download Zip… et Export, et sélectionner et prévisualiser des documents.
Email Documents	Voir Email…. Vous avez aussi besoin de Export pour sélectionner les documents à envoyer par e-mail.
Preview/Download Internal Document	Sélectionner et prévisualiser les documents que les utilisateurs externes ne peuvent pas voir.
Preview/Download External Document	Sélectionner et prévisualiser les documents que les utilisateurs externes peuvent voir.

Vous voyez les documents des workflows auxquels vous avez accès.