Configurer une société

Dans TrakIT, une société est une entité juridique qui a son propre pays, ses devises, ses factures et ses paramètres financiers. Ses dossiers suivent des workflows qui lui appartiennent, et les rôles, les entrepôts, les modes de paiement et les documents financiers peuvent lui être limités. Cette liste de contrôle énumère ce dont une nouvelle société a besoin, dans l’ordre qui fonctionne : chaque étape utilise ce que les étapes précédentes ont mis en place.

Toutes les étapes ne sont pas nécessaires. Les étapes marquées facultatif dépendent du fonctionnement de la société. Beaucoup de listes sont partagées par toutes les sociétés : une société qui rejoint un TrakIT existant peut donc trouver une partie de la configuration déjà faite. Vérifiez chaque étape et ajoutez ce qui manque.

Les menus que vous voyez dépendent de votre rôle et de la façon dont votre société a configuré TrakIT. Les chemins de cette page sont ceux du menu standard ; voir Se repérer dans TrakIT. Certaines étapes sont réservées aux administrateurs système ou au support TrakIT ; voir Configurer TrakIT.

Opérations

1. Ajouter la géographie de la société

TrakIT a besoin de ces zones géographiques dans Geo Data :

• le pays de la société, sous sa région : la société lui appartient ;
• les zones géographiques auxquelles ses workflows sont affectés, par exemple un pays ou une ville ;
• les lieux qu’utilisent ses dossiers, comme les ports, les parcs, les entrepôts, les bureaux et les sites des clients. Chaque lieu se trouve sous une ville.

Pour ajouter une zone géographique :

1. Sélectionnez System > Geo Data.
2. Sélectionnez la zone géographique sous laquelle ajouter, par exemple la région pour un nouveau pays, ou la ville pour un nouveau lieu. Vous pouvez rechercher dans l’arborescence par code ou par nom.
3. Sélectionnez l’icône plus de la liste des zones géographiques qu’elle contient.
4. Saisissez les informations et enregistrez.

Vous pouvez aussi ajouter des lieux dans System > Location List, avec Create New….

Cela demande l’autorisation Create dans la section Geo Data & Locations. Pour voir Create New… dans la Location List, un rôle a aussi besoin de Create Location.

2. Ajouter les devises de la société

Une société a besoin d’au moins une devise, sa devise par défaut, avant de pouvoir être créée. Les devises sont partagées par toutes les sociétés : n’ajoutez donc que celles qui ne sont pas encore dans la liste.

1. Sélectionnez Admin > Masters > Finance Masters, puis l’onglet Currencies.
2. Sélectionnez Add Currency.
3. Dans Select Currency, choisissez la devise, puis choisissez ses Decimals.
4. Sélectionnez Add.

Cette étape est réservée aux administrateurs système.

3. Créer la société

1. Sélectionnez Admin > Masters > Companies.
2. Sélectionnez Create.
3. Sous General Settings, saisissez le Company Name et le Code, et choisissez le Country et le Time Zone. La liste des pays affiche les pays présents dans Geo Data.
4. Sous Finance Settings, choisissez les Available Currencies, puis la Default Currency, qui doit en faire partie.
5. Renseignez les autres paramètres dont la société a besoin, comme le préfixe des factures, le délai de paiement par défaut et les paramètres d’e-mail. La plupart des champs ont une info-bulle qui les explique.
6. Sélectionnez Create.

La devise par défaut est verrouillée dès que la société a un exercice ouvert : choisissez-la donc avec soin. Une fois la société créée, sa page a aussi des onglets pour ses champs de données (Company Data), ses Documents, son Finance System et ses Profit Centers.

Cette étape est réservée aux administrateurs système.

4. Vérifier les tables de référence

Les tables de référence contiennent les listes partagées dont se servent les workflows. Vérifiez qu’elles contiennent ce dont les workflows de la nouvelle société ont besoin :

Onglet	Contient
Master Event/Data	Les événements et les champs de données à partir desquels les workflows sont construits.
Job Types, Workflow Services	Les types de dossiers et les services que proposent les workflows.
Load Types	Les types de chargement, comme les types de conteneurs. C’est le support TrakIT qui les ajoute.
KPI Definitions	Les KPI (indicateurs clés de performance) que mesurent les workflows.
Doc Types	Les types de documents conservés sur les entités.
Asset Categories, Customer Groups, Delay Tracking, Departments, Designations, Message Templates, Reasons	D’autres listes partagées.

Les types de dossiers et les services de workflow peuvent être limités à certaines sociétés (Selected Companies Only). Ouvrez ceux qu’utilise la nouvelle société et cochez-la.

Chaque workflow appartient aussi à un groupe de workflows, configuré dans Admin > Masters > Workflow Groups. Créez le groupe avant les workflows qui en font partie.

Où : Admin > Masters > Master Tables.

Qui : les administrateurs système ajoutent les entrées et les groupes de workflows. Les utilisateurs dont le rôle a Read dans la section Masters peuvent consulter les tables de référence.

5. Configurer les rôles

Un rôle est un ensemble d’autorisations, et un utilisateur peut détenir plusieurs rôles. Vérifiez que vos rôles conviennent au personnel de la nouvelle société, et ajoutez ceux dont elle a besoin :

1. Sélectionnez Admin > Role Management.
2. Dans l’onglet Role Masters, sélectionnez Add New Role.
3. Saisissez le Role Name et la Description. Pour partir d’un rôle existant, choisissez-le dans Clone Role : toutes ses autorisations sont copiées.
4. Dans Company, choisissez la nouvelle société si le rôle est réservé à celle-ci. Laissez [Global] pour un rôle qu’utilisent toutes les sociétés.
5. Sélectionnez Save.
6. Dans l’onglet Role Customisation, choisissez le rôle, activez ce qu’il peut faire dans chaque section, puis sélectionnez Save.

Une fois les workflows de la société créés (étape 7), utilisez l’onglet Workflow Access pour régler, pour chaque workflow et chaque rôle, chaque événement et chaque champ de données sur Hidden, View Only ou View & Update.

Cette étape est réservée aux administrateurs système.

6. Ajouter les utilisateurs

1. Sélectionnez Admin > User Management.
2. Sélectionnez Create.
3. Saisissez le User ID, le nom et l’Email, et choisissez la Company et l’Initial Role de l’utilisateur.
4. Choisissez le Workflow Assignment et, dans Assign Geo, la zone géographique de Geo Data pour laquelle travaille l’utilisateur.
5. Sélectionnez Create.

Sur la page de l’utilisateur, vous pouvez ensuite ajouter des Roles, donner l’accès à d’autres sociétés sous Company Assignment, et masquer sous Menu Access les menus dont l’utilisateur n’a pas besoin.

Avec Workflow Assignment réglé sur By Geo Data, un utilisateur a accès aux workflows actifs affectés à la zone géographique de Geo Data qui lui est affectée, ou à n’importe quelle zone géographique située en dessous. Par exemple, un utilisateur affecté à un pays obtient les workflows de ce pays et de ses villes. Vous pouvez aussi affecter des workflows manuellement sous Workflow Access. Affecter ou retirer une zone géographique réinitialise l’accès de l’utilisateur aux workflows.

Les utilisateurs existants qui travailleront aussi pour la nouvelle société doivent l’avoir cochée sous Company Assignment.

Qui : Create dans la section User Management. Attribuer des rôles demande aussi Assign/Remove User Roles. Company Assignment est réservé aux administrateurs système.

7. Créer les workflows

Un workflow décrit un type de dossier du début à la fin. Pour en créer un :

1. Sélectionnez Admin > Workflow Definitions.
2. Sélectionnez Create.
3. Saisissez le Workflow Code et le Workflow Name, et choisissez le Workflow Type : Import, Export, Round Trip ou Non-Shipment. Le type ne peut pas être modifié par la suite.
4. Choisissez le Workflow Group, et la nouvelle société comme Responsible Company.
5. Choisissez Geo Assigned 1 et Geo Assigned 2, les zones géographiques de Geo Data auxquelles appartient le workflow, par exemple son pays d’origine et son pays de destination. Aucune des deux ne peut être Global.
6. Renseignez les autres paramètres, puis sélectionnez Create.

Sélectionnez ensuite le workflow et complétez-le dans ses onglets : ses champs Events et Data (issus des événements et des données de référence), sa liste de contrôle Documents, ses Forms, ses Services/Job Type, ses Header Fields, ses KPIs, les onglets qu’affichent ses ordres de travail (WO Tabs), etc. L’onglet Finance est traité à l’étape 16. Pour l’ordre à suivre, voir Concevoir un workflow.

Pour partir d’un workflow que vous avez déjà, ouvrez-le et sélectionnez l’icône de copie (Duplicate Workflow).

Les utilisateurs affectés à des zones géographiques de Geo Data obtiennent l’accès au nouveau workflow comme décrit à l’étape 6. Modifier le Geo Assigned 1 ou le Geo Assigned 2 d’un workflow réinitialise la liste des personnes qui y ont accès.

Qui : Create et Update dans la section WorkFlow Definitions ; copier un workflow demande Duplicate. Un utilisateur qui n’est pas administrateur système doit aussi avoir accès à l’une des deux zones géographiques auxquelles le workflow est affecté.

8. Ajouter des champs de données (facultatif)

Les champs de données ajoutent vos propres champs aux enregistrements autres que les dossiers et les ordres de travail : actifs, factures fournisseurs, sociétés, employés, entités, écritures internes, factures, articles, prospects, lieux, paiements, devis, encaissements, utilisateurs et mouvements de parc. Chacun a son propre onglet. Les champs des dossiers et des ordres de travail appartiennent à leur workflow (étape 7).

Où : Admin > Masters > Data Fields, puis Create.

Qui : les administrateurs système uniquement. Les champs calculés, dont TrakIT détermine la valeur, sont configurés par le support TrakIT.

9. Ajouter les entités

Les entités sont les organisations et les personnes avec lesquelles la société traite, comme les clients, les fournisseurs et les transporteurs. Chacune appartient à un ou plusieurs types d’entités ; les types et leurs noms sont configurés par le support TrakIT.

1. Sélectionnez System > Entity Management.
2. Sélectionnez l’onglet du type d’entité.
3. Sélectionnez Create pour ajouter une entité, ou Import pour en ajouter plusieurs à partir d’un fichier Excel.

Chaque entité a une Responsible Company. Seuls les administrateurs système et les utilisateurs qui ont accès à cette société peuvent la modifier.

Qui : Create et Import dans la section Entity Management.

10. Ajouter les actifs (facultatif)

Les actifs sont les camions, les remorques, les chauffeurs et les autres ressources affectés aux ordres de travail. Leurs types sont configurés par le support TrakIT.

1. Sélectionnez System > Asset Management.
2. Sélectionnez l’onglet du type d’actif.
3. Sélectionnez Add Asset, ou Import pour en ajouter plusieurs à partir d’un fichier Excel.

Chaque actif a une Company, et peut être partagé avec d’autres sociétés sous Company Assignment. Les ordres de travail ne peuvent recevoir des actifs que dans les workflows où Enable Assets est activé.

Qui : Create et Import dans la section Asset Management.

11. Configurer les modèles de documents

Les définitions de formulaires sont les modèles que TrakIT remplit pour produire des documents : documents d’ordre de travail et de dossier, rapports, documents financiers (factures, avoirs et notes de débit, devis, bons, factures fournisseurs) et documents de parc. Chaque sorte a son propre onglet dans Admin > Form Definitions : For Work Orders, For Jobs, For Reports, For Finance et For Yard Ops. Les administrateurs système en ajoutent un avec Create. Pour rédiger, tester et mettre à disposition un formulaire, voir Configurer les modèles de documents.

Rendez-les ensuite disponibles :

• Formulaires d’ordre de travail et de dossier : dans l’onglet Forms du workflow, sélectionnez Add New et choisissez le formulaire. Vous pouvez aussi définir un événement qui le déclenche.
• Formulaires financiers : ouvrez le formulaire et, dans son onglet User Access, cochez la nouvelle société sous Select Companies, puis sélectionnez Update. Une société ne se voit proposer que les formulaires financiers cochés pour elle.

Les modèles d’e-mail, c’est-à-dire la mise en page des e-mails qu’envoie TrakIT, sont configurés par le support TrakIT. Les e-mails de la société utilisent celui choisi comme son Email Template, ou une mise en page standard si aucun n’est choisi.

Qui : la consultation demande View Form Definitions dans la section Form Definitions. La création de formulaires et le choix de leurs sociétés sont réservés aux administrateurs système.

Finance

La plupart des tables de référence financières se trouvent dans Admin > Masters > Finance Masters, chacune dans son onglet. Si la société tient sa comptabilité dans TrakIT, suivez aussi Configurer la comptabilité (étape 19).

12. Configurer les rubriques

Les rubriques sont les frais qui composent les dossiers, les devis, les factures et les factures fournisseurs, par exemple le fret ou la manutention. Chaque société a les siennes, en trois groupes : produits, charges et débours.

1. Sélectionnez Admin > Masters > Finance Masters, puis l’onglet Account Masters.
2. Choisissez la société. Quand vous choisissez une société qui n’a pas encore de rubriques, TrakIT ajoute les catégories de premier niveau All Income, All Expense et All Disbursement.
3. Sélectionnez une catégorie, puis dans Select Action, choisissez Create Sub Account.
4. Saisissez les informations de la rubrique et sélectionnez Create.

Chaque rubrique se trouve sous une catégorie.

Qui : Create et Update dans la section Finance Masters.

13. Ajouter les taxes du pays

Les taxes sont définies par pays. Si le pays de la société n’en a pas encore :

1. Dans Finance Masters, sélectionnez l’onglet Country Taxes.
2. Choisissez le pays.
3. Sélectionnez Add Tax.
4. Choisissez la taxe dans Select Tax, saisissez son Rate, et choisissez si elle s’applique aux produits, aux charges ou aux deux (Transaction Type).
5. Sélectionnez Save.

Les taxes que vous pouvez choisir proviennent d’une liste tenue par le support TrakIT.

Qui : Create/Modify Taxes dans la section Finance Masters.

14. Configurer des groupes de postes (facultatif)

Un groupe de postes affiche plusieurs postes de produits ou de débours sur une seule ligne, sous le nom du groupe, sur le document de facture. Ajoutez des groupes dans l’onglet Account Groups de Finance Masters, avec Create.

Qui : les administrateurs système uniquement.

15. Ajouter les modes de paiement et les ajustements

Dans Finance Masters, ajoutez les modes de paiement de la société, qu’enregistrent les encaissements et les paiements, dans l’onglet Payment Methods, et ses types d’ajustement, par exemple pour les frais bancaires sur les encaissements, dans l’onglet Adjustments. Sélectionnez Add dans chaque onglet et choisissez la société.

Qui : les administrateurs système uniquement.

16. Configurer la finance des workflows

Dans l’onglet Finance de chaque workflow (Admin > Workflow Definitions), choisissez la société sous Select Company et ajoutez ses Default Accounts avec Add. Ce sont les postes que TrakIT ajoute quand un utilisateur initialise un nouveau dossier financier à partir du workflow ; voir Dossier financier.

Les paramètres propres au workflow (l’icône crayon, Edit Workflow) ont aussi une section Finance, avec sa Base Currency, sa Minimum Margin et ses Allowed Master Accounts.

Qui : Update dans la section WorkFlow Definitions.

17. Charger les taux de change

Si la société travaille dans plus d’une devise, ajoutez les taux entre ses devises dans Finance > Exchange Rates. Si l’Exchange Rate Type de la société est Table, ses factures et ses factures fournisseurs prennent leurs taux à cet endroit. Voir Taux de change.

Qui : Create dans la section Exchange Rates.

18. Créer le premier exercice (facultatif)

Les exercices permettent aux listes financières d’afficher une année à la fois, et sont nécessaires pour tenir la comptabilité dans TrakIT. Créez le premier dans l’onglet Financial Years de Finance Masters, avec Create New FY. Dès que la société a un exercice ouvert, sa devise par défaut ne peut plus être modifiée. Voir Exercices.

Qui : Open/Close Financial Year dans la section Finance Masters.

19. Configurer la comptabilité (facultatif)

Si la société tient sa comptabilité dans TrakIT, suivez Configurer la comptabilité : plan comptable, comptes par défaut, comptes des modes de paiement, soldes d’ouverture et passage du système financier à TrakIT.

20. Configurer les grilles tarifaires et les devis (facultatif)

• La gestion des tarifs (Finance > Rate Management) conserve dans des grilles tarifaires les tarifs de vente de la société et les tarifs de ses fournisseurs, et s’en sert pour remplir les devis et les estimations des dossiers. Elle apparaît dans le menu une fois configurée sur le TrakIT de votre société.
• Les devis (Finance > Quotations) sont les prix que la société propose à un client avant que le dossier existe. Ils sont composés de rubriques (étape 12) et imprimés avec un formulaire de devis (étape 11). Du devis au paiement suit un devis jusqu’au dossier, à ses factures et à ses paiements.

Entreposage

21. Configurer l’entreposage (facultatif)

Si la société gère des entrepôts, suivez Configurer l’entreposage.

Vérifier la configuration

Demandez à l’un des nouveaux utilisateurs de créer un dossier dans chaque nouveau workflow et de le traiter jusqu’au bout. Cela montre s’il peut voir le workflow, ses événements et ses champs de données, ses documents et ses formulaires, ainsi que sa finance. Pour traiter un dossier étape par étape, suivez Du dossier à l’ordre de travail clôturé.