Formation

TrakIT assure le suivi des formations que vos employés doivent suivre : les formations qui existent, qui doit les suivre et avant quelle date, qui les a suivies, et quels certificats vont bientôt expirer.

La formation concerne les employés : les utilisateurs de TrakIT dont les informations RH sont configurées dans le Fichier des employés. Leur service et leur Employee ID, affichés sur les pages de formation et sur les certificats, proviennent de leur fiche employé.

Les pages de formation se trouvent sous HR > Training :

Élément de menu	Page	À quoi elle sert
My Training	Mes formations	Tous les utilisateurs : voir vos propres formations, les marquer comme terminées et télécharger vos certificats.
Compliance	Conformité des formations	La formation d’une société en un coup d’œil : taux d’achèvement, formations en retard et certificats qui vont bientôt expirer.
Records	Fiches de formation	Les formations de chaque employé : les marquer comme terminées, approuver les soumissions, en dispenser les employés ou les réinitialiser.
Assignment	Affectations de formation	Affecter une formation à un employé, à un service ou à tous les employés d’une société, avec une date limite.
Masters	Fichier des formations	La liste des formations : les ajouter, les modifier et les supprimer.

Fonctionnement de la formation

1. Configurez la formation. Dans le Fichier des formations, ajoutez chaque formation une seule fois : son type, si elle est obligatoire, pendant combien de temps une formation terminée reste valide et, s’il y a un test, le seuil de réussite. Une formation appartient à une société. Cochez Shared pour que d’autres sociétés puissent aussi l’utiliser.
2. Affectez-la. Sur la page Affectations de formation, affectez la formation à un employé, à un service ou à tous les employés d’une société, avec une date limite si nécessaire. TrakIT ajoute une fiche de formation, avec le statut Pending, pour chaque employé concerné par l’affectation.
3. Terminez-la. Les employés marquent leurs formations comme terminées sur la page Mes formations, avec leur score au test s’il y en a un. Une formation Classroom / In-Person est plutôt soumise pour approbation, et une personne qui gère les fiches de formation l’approuve sur la page Fiches de formation. Cette personne peut aussi y marquer des formations comme terminées pour les employés, ou les en dispenser.
4. Obtenez le certificat. Chaque formation terminée reçoit un certificat, avec un numéro de certificat et, si la formation a une durée de validité, une date d’expiration. L’employé et les personnes qui gèrent les fiches de formation peuvent le télécharger au format PDF.
5. Renouvelez-la. Lorsqu’un certificat expire, TrakIT marque la fiche Expired et ajoute une nouvelle fiche Pending, pour que l’employé suive de nouveau la formation.

Pendant ce temps, TrakIT envoie des rappels par e-mail aux employés à l’approche des dates limites et des dates d’expiration des certificats, et la page Conformité des formations montre où en est chaque société.

Statuts des formations

Chaque fiche de formation, une par employé et par formation, a l’un de ces statuts :

Statut	Signification
Pending	Affectée, et pas encore suivie.
In Progress	Soumise pour approbation : l’employé l’a suivie, et elle attend qu’une personne l’approuve sur la page Fiches de formation.
Completed	Suivie, et réussie si un score a été saisi pour une formation qui a un seuil de réussite. Elle a un certificat.
Expired	Terminée, mais la validité du certificat est écoulée. Une nouvelle fiche Pending la remplace.
Waived	Non exigée de cet employé : quelqu’un l’en a dispensé, avec un motif.
Failed	Marquée comme terminée avec un score inférieur au seuil de réussite de la formation. Elle doit être réinitialisée avant que l’employé puisse réessayer.

Une formation Pending ou In Progress dont la date limite est passée est en retard. Les formations en retard apparaissent en rouge sur les pages de formation.

Qui reçoit une fiche de formation

Une affectation crée les fiches le jour où vous l’enregistrez, pour les employés qu’elle concerne à ce moment-là :

• Individual Employee : cet employé.
• Department : les employés de la société qui appartiennent à ce service.
• All Employees : tous les employés de la société.

Un employé qui a déjà une fiche Pending, In Progress ou Completed pour la formation n’en reçoit pas une deuxième. Les employés qui rejoignent le service ou la société plus tard ne sont pas ajoutés : affectez-leur la formation individuellement.

Les employés dont le statut est Terminated, Resigned ou Retired sont exclus des affectations à un service ou à une société. Leurs fiches n’apparaissent plus sur les pages de formation ni dans les chiffres de conformité, et ils ne reçoivent aucun rappel.

Les formations qu’une société peut utiliser

Les formations qu’une société peut voir et affecter sont :

• ses propres formations,
• les formations que d’autres sociétés partagent (avec Shared coché),
• les formations configurées pour toutes les sociétés de votre installation.

Seules les formations actives peuvent être affectées. Seule la société à laquelle appartient une formation peut la modifier ou la supprimer ; une formation configurée pour toutes les sociétés ne peut être modifiée que par un administrateur système.

Certificats et renouvellement

Lorsqu’une formation est terminée, TrakIT attribue un numéro de certificat à la fiche et calcule la date d’expiration du certificat : la date d’achèvement plus la Validity de la formation, en jours. Une formation dont la validité est 0 n’expire jamais.

Le certificat est un PDF au format A4, que TrakIT génère chaque fois que vous le téléchargez. Il affiche le logo de votre installation, le nom, la fonction, le service et l’Employee ID de l’employé, le titre, le code et la catégorie de la formation, la Date of Completion, Valid Until (ou No Expiry), le Certificate No. et sa date de délivrance, qui est le jour où vous le téléchargez. La fonction et le service sont ceux qu’occupe actuellement l’employé.

Les employés téléchargent leurs propres certificats sur la page Mes formations. Les utilisateurs qui gèrent les fiches de formation téléchargent ceux des employés de leurs sociétés sur la page Fiches de formation.

Une fois par jour, TrakIT vérifie les formations terminées. Lorsque la date d’expiration d’un certificat est passée, il marque la fiche Expired et ajoute une nouvelle fiche Pending pour la même formation et le même employé, avec une date limite 30 jours après ce jour-là, sauf si l’employé a déjà une fiche Pending ou In Progress pour cette formation. La fiche expirée est conservée, comme historique.

Rappels

TrakIT envoie des rappels par e-mail aux employés aux dates suivantes :

Quand	L’objet de l’e-mail commence par
14 jours et 3 jours avant la date limite d’une formation	Training Reminder:
À la date limite	Training Due Today:
Une fois par semaine tant que la formation est en retard	Overdue Training:
30 jours et 7 jours avant l’expiration d’un certificat	Certificate Expiring Soon:

L’objet se poursuit avec le code et le titre de la formation. L’e-mail indique le code, le titre et la date limite de la formation, avec le nombre de jours restants ou de retard, et si elle est obligatoire ; pour un certificat qui va expirer, il indique aussi sa date d’expiration.

Les rappels ne sont envoyés qu’aux employés qui ont une adresse e-mail dans leur fiche utilisateur. Les formations sans date limite ne donnent lieu à aucun rappel de date limite.

Qui peut utiliser les pages de formation

Tous les utilisateurs peuvent ouvrir la page Mes formations pour voir leurs propres formations. Les autres pages nécessitent des autorisations dans la section Employee Training de votre rôle :

Page	Nécessite
Conformité des formations	Read.
Fiches de formation	Read pour voir les fiches ; Update pour marquer des formations comme terminées, les approuver, en dispenser les employés et les réinitialiser.
Affectations de formation	Read et Assign pour ouvrir la page ; Update pour affecter des formations et modifier les dates limites ; Delete pour supprimer des affectations.
Fichier des formations	Read pour voir les formations ; Update pour les ajouter et les modifier ; Delete pour les supprimer.

Les pages de formation n’utilisent pas l’autorisation Create de la section. Voir Rôles et autorisations.

Sur ces pages, vous choisissez la société sur laquelle travailler parmi les sociétés auxquelles vous avez accès.