Lieu

La page Location Details affiche un lieu : un port, un parc, un entrepôt, un bureau, un site client ou tout autre endroit situé sous une ville dans Geo Data. Elle contient les détails et la position du lieu, ses champs de données, les ordres de travail qui s’y rendent et, pour un lieu doté d’un périmètre virtuel, les déclencheurs qui agissent lorsque des actifs suivis arrivent ou repartent, ainsi qu’un journal de ces arrivées et de ces départs.

Pour l’ouvrir :

• sélectionnez une ligne de la liste des lieux (System > Location List). Le lieu s’ouvre dans un nouvel onglet ;
• ou sélectionnez le lieu sur la page Geo Data, puis Open Location Details ;
• ou sélectionnez View à côté d’un lieu dans les données d’un ordre de travail.

L’en-tête

Le haut de la page affiche le nom du lieu, son statut (Active ou Disabled) et son nom local, s’il en a un. Sélectionnez l’icône de crayon (Modify) à côté du nom pour modifier le lieu : voir Modifier le lieu.

Champ	Affiche
Code	Le code du lieu.
Belongs To	La ville où il se trouve. Sélectionnez-la pour ouvrir la ville dans Geo Data.
Address	Son adresse, ou None.
Country	Le pays où il se trouve.
Location Type	Par exemple Port, Warehouse ou Load/Delivery Location.
Owner	L’entité propriétaire du lieu, ou None. Sélectionnez-la pour ouvrir l’entité.
Local Address	L’adresse dans la langue locale, si elle a été saisie.
Contact, Phone	La personne à contacter et son téléphone, s’ils ont été saisis.
Instructions	Les instructions destinées aux personnes qui s’y rendent, si elles ont été saisies.
Location	Si la position est définie : sa latitude et sa longitude, en degrés et minutes. Sélectionnez [Copy] pour les copier en degrés décimaux, prêtes à être collées dans une carte.
Geofence	Si la position est définie : le rayon du périmètre virtuel en mètres, ou None.

Pour déplacer le lieu vers une autre ville, utilisez Move sur la page Geo Data.

Carte

Sélectionnez Show Map, sous la position, pour voir le lieu sur une carte, avec son périmètre virtuel dessiné sous forme de cercle autour de lui. Sélectionnez Close pour revenir. Le repère ne peut pas être déplacé ici : pour changer la position, modifiez le lieu.

Code QR

Sélectionnez Scan QR pour afficher un code QR de la position du lieu. Scannez-le avec un téléphone pour ouvrir la position dans l’application de cartes du téléphone, par exemple pour obtenir l’itinéraire jusqu’au lieu. Sélectionnez Close pour revenir.

Show Map et Scan QR n’apparaissent que si la position du lieu est définie.

Modifier le lieu

La fenêtre contextuelle Modify Location modifie les détails et la position du lieu. Create New Location, que vous ouvrez depuis la liste des lieux ou sous une ville dans Geo Data, a les mêmes champs.

1. Sélectionnez l’icône de crayon (Modify) à côté du nom.
2. Modifiez les champs nécessaires. Les détails sont à gauche et la carte à droite.
3. Sélectionnez Save.

Où que vous l’ouvriez, la fenêtre contextuelle nécessite Read dans la section Geo Data & Locations, ainsi que Update pour modifier un lieu ou Create pour en créer un. Sans Read, TrakIT affiche You do not have permission to view Geo Data et la fenêtre contextuelle n’affiche aucun formulaire.

Champ	Ce qu’il faut saisir
Country, City	Lorsque vous créez un lieu ailleurs que sous une ville dans Geo Data (par exemple depuis la liste des lieux ou un ordre de travail) : la ville à laquelle il appartient. Le reste du formulaire apparaît une fois la ville choisie. Sinon, la ville est affichée et ne peut pas être modifiée ici.
Active	Lorsque vous modifiez un lieu : désactivez cette option pour rendre le lieu inactif. Un lieu inactif ne peut plus être choisi lorsque vous sélectionnez un lieu ailleurs dans TrakIT.
Code	De 3 à 10 lettres, chiffres, traits d’union ou traits de soulignement, sans espaces, unique dans Geo Data. Pour un nouveau lieu, TrakIT propose le prochain code libre : le code du pays, le code de la ville et un nombre à 2 chiffres, par exemple KEMBA03. Sélectionnez l’icône de flèches (Suggest the next free code) pour obtenir de nouveau la proposition. Sur la plupart des installations, le code doit commencer par le code du pays et le code de la ville.
Location Type	General, Port, Airport, Office, Full or Empty Yard, Empty Only Yard, Border Transit, Warehouse, Load/Delivery Location ou CFS.
Name	Obligatoire, jusqu’à 100 caractères. TrakIT l’affiche partout précédé de la ville, comme l’indique la ligne sous le champ, par exemple Mombasa - Port.
Local Name	Le nom dans la langue locale, si nécessaire.
Address, Local Address	Jusqu’à 500 caractères chacun.
Contact, Phone	La personne à contacter et son téléphone.
Instructions	Jusqu’à 1 000 caractères, par exemple les heures d’ouverture ou la façon d’entrer.
Owner	L’entité propriétaire du lieu : choisissez le type d’entité, puis saisissez au moins 2 caractères du nom et choisissez l’entité. La liste affiche les entités actives des sociétés auxquelles vous avez accès. La croix efface le propriétaire. Lorsque vous créez un lieu depuis l’onglet Locations d’une entité, cette entité est le propriétaire et ce champ n’est pas affiché.

La carte définit la position du lieu :

• Dans Find on Google Maps, saisissez un endroit, une adresse ou une latitude et une longitude comme 19.076, 72.877, et choisissez un résultat. Choisir un endroit définit la position et renseigne le nom et l’adresse fournis par Google. Si cela a remplacé un nom que vous aviez saisi, sélectionnez Undo Google name pour le récupérer. Choisir des coordonnées ne définit que la position. La recherche porte sur le pays du lieu.
• Ou sélectionnez un endroit sur la carte pour faire de même, ou sélectionnez n’importe quel autre point de la carte pour y placer le repère. Faites glisser le repère pour l’ajuster.
• Sélectionnez Get address from map pour renseigner Address à partir de la position du repère.
• Sélectionnez la croix à côté des coordonnées pour effacer la position.

Une fois la position définie, Geofence Radius fixe la taille du cercle autour du lieu dont TrakIT se sert pour savoir quand des actifs suivis arrivent et repartent : de 10 à 1 000 mètres, par pas de 10, ou 0 pour No Geofence. Les onglets Geofence Triggers et Geofence Log n’apparaissent que pour un lieu doté d’un périmètre virtuel.

La position est facultative, sauf si votre installation en exige une : le formulaire indique alors A position is required.

Lorsque vous renommez un lieu, TrakIT met aussi à jour son nom dans les champs de données de type lieu des ordres de travail ouverts qui y font référence.

Onglets

La page comporte ces onglets : Data, Work Orders et, pour un lieu doté d’un périmètre virtuel, Geofence Triggers et Geofence Log. La page s’ouvre sur Data.

Onglet Data

L’onglet Data liste les champs de données du lieu : des champs supplémentaires que votre société a configurés pour les lieux, dans Admin > Masters > Data Fields. Une étoile signale un champ obligatoire.

Pour modifier des valeurs, saisissez la valeur dans Value et les remarques dans Remarks, puis sélectionnez Save. Utilisez Search pour trouver un champ par son nom ou son code. Les champs calculés sont calculés par TrakIT et ne peuvent pas être modifiés. Si votre rôle ne peut pas mettre à jour les données des lieux, les valeurs sont affichées mais ne peuvent pas être modifiées.

Onglet Work Orders

L’onglet Work Orders liste les ordres de travail qui ont ce lieu dans leur liste des lieux, les plus récents en premier, 20 par page. Vous ne voyez que les ordres de travail des workflows auxquels vous avez accès.

Colonne	Affiche
(icône)	La priorité de l’ordre de travail.
ID	L’ID de l’ordre de travail. Sélectionnez-le pour ouvrir l’ordre de travail.
Opérateur	Le code de l’opérateur de l’ordre de travail. Le libellé est le nom que votre société donne à ce type d’entité, par exemple Carrier.
Workflow	Le workflow.
Référence du dossier	La référence du dossier. Le libellé est défini pour votre société, par exemple T/D.
Container/…	Le numéro du conteneur, ou l’ID de chargement s’il n’y a pas de conteneur. Le libellé se termine par le nom que votre société donne à l’ID de chargement.
Size, Weight	La taille du conteneur et le poids.
Last Event	Le dernier événement, et il y a combien de temps il a eu lieu. Sur les ordres de travail ouverts, la cellule prend la couleur de l’événement.

Les ordres de travail clôturés sont affichés en gris et les ordres de travail annulés en rose. L’ID d’un ordre de travail abandonné est en rouge et en gras.

Onglet Geofence Triggers

Un déclencheur de périmètre virtuel agit lorsqu’un actif suivi par GPS, ou un utilisateur qui partage sa position depuis l’application TrakIT, entre dans le périmètre virtuel du lieu, en sort, ou y reste plus longtemps qu’une durée définie. Il peut renseigner des événements et des champs de données des ordres de travail que cet actif ou cet utilisateur suit, et prévenir des utilisateurs.

Le libellé de l’onglet indique le nombre de déclencheurs du lieu, par exemple Geofence Triggers (2).

Colonne	Affiche
Type	Entry, Exit ou Overstay. Pour un dépassement de durée, la limite, et (repeats) avec le nombre maximal d’alertes s’il se répète.
Update Codes	Les codes des événements et des champs de données qu’il renseigne : Time, Location et Source.
Notify	Les utilisateurs et les groupes d’utilisateurs qu’il prévient.
Recipients	Comment ils sont prévenus : Email, App, Chat.
Updated By	Qui a modifié le déclencheur en dernier, et il y a combien de temps.

Fonctionnement des déclencheurs

Chaque fois qu’un actif ou un utilisateur suivi signale une position, TrakIT la compare aux périmètres virtuels :

• Entry : la position est à l’intérieur du périmètre virtuel, et le dernier enregistrement de cet actif ou de cet utilisateur n’était pas une entrée.
• Exit : la position est à l’extérieur du périmètre virtuel après une entrée.
• Overstay : depuis son entrée, l’actif ou l’utilisateur est resté à l’intérieur plus longtemps que la limite Overstay Limit. Avec Repeat Alerts, le déclencheur agit de nouveau à chaque multiple de la limite, par exemple après 2, 4 et 6 heures avec une limite de 2 heures, jusqu’à Max Alerts.

Chacun de ces cas est enregistré dans le journal des périmètres virtuels. Peu après, TrakIT applique les déclencheurs de ce type :

• Il recherche les ordres de travail ouverts suivis par cet actif ou cet utilisateur. Avec Check Location, seuls comptent ceux qui ont ce lieu dans leur liste des lieux.
• Dans chacun de ces ordres de travail, il renseigne le premier champ vide (ou TBA) parmi les codes que vous avez indiqués : l’heure de l’entrée, de la sortie ou de l’alerte, le nom du lieu, et le nom de l’actif ou de l’utilisateur.
• Il prévient les utilisateurs et les groupes par les moyens que vous avez choisis. Avec Check Location, il ne prévient que si un ordre de travail a été trouvé. Le message indique l’actif ou l’utilisateur, le lieu, la distance qui l’en sépare et les éventuels ordres de travail.

Ajouter ou modifier un déclencheur

1. Sélectionnez Add Trigger, ou sélectionnez un déclencheur dans la liste pour le modifier.
2. Dans Geofence Trigger, renseignez les champs ci-dessous.
3. Sélectionnez Save.

Champ	Ce qu’il faut saisir
Trigger Type	Entry, Exit ou Overstay. Obligatoire.
Check Location	Sélectionnez cette option pour n’agir que sur les ordres de travail qui ont ce lieu dans leur liste des lieux. Sélectionnée pour un nouveau déclencheur.
Overstay Limit	Pour un dépassement de durée : la durée en minutes, jusqu’à 14 400 (10 jours). Obligatoire.
Repeat Alerts	Pour un dépassement de durée : alerter de nouveau à chaque multiple de la limite tant que l’actif reste à l’intérieur. Sinon, il y a une seule alerte par visite.
Max Alerts	Pour un dépassement de durée avec Repeat Alerts : le nombre maximal d’alertes par visite, de 1 à 255. Laissez le champ vide pour ne fixer aucune limite.
Entry Time, Exit Time ou Alert Time	Un ou plusieurs codes d’événements, ou de champs de date, qui recevront l’heure. Le libellé dépend du type de déclencheur.
Location Name	Un ou plusieurs codes de champs de données qui recevront le nom du lieu.
Trigger Source	Un ou plusieurs codes de champs de données qui recevront le nom de l’actif ou de l’utilisateur.
Send Email, App Notification, Chat Message	Comment prévenir. Choisissez-en au moins un si vous choisissez des utilisateurs ou des groupes.
Select Users or Groups to notify	Saisissez des noms et choisissez les utilisateurs et les groupes d’utilisateurs. L’e-mail d’un groupe est envoyé aux destinataires configurés pour le groupe.

Séparez plusieurs codes par des virgules ou des espaces. Chaque code doit être celui d’un événement ou d’un champ de données actif dans un workflow, et ne peut être utilisé qu’une fois dans un déclencheur. Un déclencheur a besoin d’au moins un code, ou d’un utilisateur ou d’un groupe à prévenir.

Pour supprimer un déclencheur, ouvrez-le et sélectionnez la croix (Delete Trigger) en bas à gauche. Aucune confirmation n’est demandée. Les enregistrements de dépassement de durée qu’il a créés sont supprimés du journal des périmètres virtuels avec lui.

Onglet Geofence Log

L’onglet Geofence Log liste toutes les entrées, les sorties et les dépassements de durée enregistrés à ce lieu, les plus récents en premier, 20 par page : tous pour les administrateurs système, et pour les autres utilisateurs, ceux des actifs et des utilisateurs de leurs sociétés. Pour trouver les enregistrements d’un actif ou d’un utilisateur, saisissez une partie de son nom dans Search Source et sélectionnez l’icône de recherche.

Colonne	Affiche
Type	Entry, Exit ou Overstay.
Time	Le moment où cela s’est produit, dans votre fuseau horaire. Pour un dépassement de durée, le moment où la limite a été atteinte.
Entered At	Pour un dépassement de durée : le moment où l’actif ou l’utilisateur est entré.
Overstay Limit	Pour un dépassement de durée : la limite du déclencheur.
Geofence	Le rayon du périmètre virtuel à ce moment-là, en mètres.
Distance	La distance entre l’actif ou l’utilisateur et le lieu, en mètres.
Location	La position signalée, ou [Unavailable].
Source Type, Source Name	Asset ou User, et son nom. Sélectionnez le nom pour ouvrir l’actif ou l’utilisateur.
Notification	Pending jusqu’à ce que TrakIT ait traité l’enregistrement, puis Sent si un déclencheur a des utilisateurs ou des groupes à prévenir, ou None.

Les entrées et les sorties sont enregistrées pour chaque lieu doté d’un périmètre virtuel, qu’il ait des déclencheurs ou non. Les dépassements de durée ne sont enregistrés que si le lieu a un déclencheur de dépassement de durée. TrakIT supprime automatiquement les anciens enregistrements, après une durée que votre administrateur système définit. Les enregistrements de tous les lieux figurent aussi dans Admin > Logs > Geofence Logs.

Messages

Message	Que faire
You do not have permission to view Geo Data	Votre rôle doit avoir Read dans la section Geo Data & Locations pour ouvrir la fenêtre contextuelle du lieu.
You do not have permission to modify locations, You do not have permission to create locations	Votre rôle doit avoir Update, ou Create pour un nouveau lieu, dans la section Geo Data & Locations.
Please select the country and city for this location	Choisissez les deux avant d’enregistrer un nouveau lieu.
A code of at least 3 characters is required	Saisissez un code plus long.
Location code should start with country code and city code.	Commencez le code par les codes du pays et de la ville, ou utilisez le code proposé.
Code ‘…’ is already in use.	Les codes sont uniques dans Geo Data : choisissez-en un autre.
Geo-Fence radius must be from 10m to 1000m	Réglez le rayon entre 10 et 1 000 mètres, ou sur 0 pour n’avoir aucun périmètre virtuel.
Please select Trigger Type	Choisissez Entry, Exit ou Overstay.
Overstay Limit is required, Overstay limit must be in minutes	Saisissez la limite sous forme de nombre de minutes.
Please specify event/data codes to update or users to notify	Renseignez au moins un code, ou choisissez des utilisateurs ou des groupes.
Please specify notification method	Choisissez Send Email, App Notification ou Chat Message.
No active event/data field with code ‘…’ found in any workflow	Vérifiez le code par rapport aux événements et aux champs de données du workflow.
Cannot use the same code ‘…’ for multiple updates	N’utilisez chaque code qu’une fois par déclencheur.
One more Event/Data codes are invalid	Ne saisissez que des codes, séparés par des virgules ou des espaces.

Qui peut utiliser cette page

Votre rôle doit avoir ces autorisations dans la section Geo Data & Locations :

Autorisation	Vous permet de
Read	Ouvrir la page et voir le lieu, ses onglets et ses déclencheurs. Nécessaire aussi pour ouvrir les fenêtres contextuelles Modify Location et Create New Location, où que vous les ouvriez.
Update	Modifier le lieu, et ajouter, modifier et supprimer des déclencheurs de périmètre virtuel.
Update Location Data	Modifier les valeurs de l’onglet Data.

Pour voir les ordres de travail de l’onglet Work Orders, votre rôle doit aussi avoir Read dans la section Work Orders.