Gestion des rôles

Un rôle est un ensemble nommé d’autorisations. Les utilisateurs reçoivent des rôles, et leurs rôles déterminent ce qu’ils peuvent voir et faire dans TrakIT. La page Role Management est l’endroit où un administrateur système crée les rôles, choisit ce que chacun permet, et attribue des rôles aux utilisateurs.

Pour l’ouvrir, sélectionnez Admin > Role Management. Le titre de la page est User Role Management. Seuls les administrateurs système peuvent l’ouvrir.

La page comporte quatre onglets :

• Role Masters : la liste des rôles, où vous les ajoutez, les modifiez et les supprimez.
• User Role Assignment : les rôles de chaque utilisateur.
• Role Customisation : ce que chaque rôle peut faire, et un export de qui peut faire quoi.
• Workflow Access : les événements et les champs de données d’un workflow que chaque rôle voit et peut mettre à jour.

Fonctionnement des rôles

• Les autorisations s’additionnent. Un utilisateur peut faire tout ce que permet l’un de ses rôles. Pour donner davantage à quelqu’un, donnez-lui un autre rôle, ou ajoutez l’autorisation à l’un de ses rôles.
• Sections et actions. Les autorisations sont regroupées par section, comme Invoices ou Work Orders, et les sections par groupe, comme Finance ou Operations. Chaque section a des actions : en général Read, Create, Update et Delete, et d’autres qui lui sont propres, comme Approve. Chaque page d’aide se termine par Qui peut utiliser cette page, qui indique la section et les actions dont un rôle a besoin, par exemple Read dans la section Invoices. Ce sont les noms que vous activez dans l’onglet Role Customisation. Rôles et autorisations liste toutes les sections et ce que permet chacune de leurs actions.
• Les administrateurs système n’ont pas besoin de rôles. Un utilisateur qui est administrateur système, comme défini sur la fiche de l’utilisateur (voir Utilisateur), peut tout faire, voit tous les menus et n’est limité ni par les filtres personnalisés ni par l’accès aux workflows.
• Rôles de société. Un rôle peut être global, pour toutes les sociétés, ou propre à une société. Un rôle de société ne peut être attribué qu’aux utilisateurs dont c’est la société.
• Rôles internes et externes. Les rôles internes sont destinés à vos propres utilisateurs. Les rôles externes sont destinés aux utilisateurs externes, qui se connectent au portail : ils ont leurs propres sections, dans le groupe Portal, et un utilisateur externe a au plus un rôle. Un utilisateur interne ne peut pas avoir de rôle externe, ni l’inverse.
• Rôles restreints. Le support TrakIT peut marquer un rôle comme restreint, par exemple un rôle pour les RH. Seul le support TrakIT peut modifier un rôle restreint ou l’attribuer à des utilisateurs.

Sous le titre, la liste Internal / External choisit les rôles qu’affiche chaque onglet. Elle commence sur Internal. L’onglet Workflow Access n’est pas affiché pour External.

Onglet Role Masters

L’onglet Role Masters liste les rôles, par nom. Roles Found indique leur nombre. Pour trouver un rôle, tapez une partie de son nom dans Search et appuyez sur Entrée. Pour revoir tous les rôles, videz Search et appuyez sur Entrée.

Colonne	Affiche
Role	Le nom du rôle, avec sa description en dessous.
Company	La société à laquelle le rôle est destiné. Vide pour un rôle global.
Users	Le nombre d’utilisateurs qui ont le rôle, utilisateurs verrouillés compris.
Actions	Le nombre d’autorisations du rôle dans l’onglet Role Customisation.
Menu Access	Rôles internes uniquement : All, ou le nombre de menus de premier niveau que le rôle masque, par exemple 2 hidden. Voir Menu Access.
Custom Filters	Le nombre de filtres personnalisés qui s’appliquent au rôle, ou -.
Restricted	Yes pour un rôle restreint.
Default Page	La page qu’ouvrent les utilisateurs qui ont le rôle après leur connexion, si le support TrakIT en a défini une. Une page par défaut définie sur la fiche de l’utilisateur a la priorité.
Updated By	La personne qui a modifié le rôle en dernier, et il y a combien de temps.
Crayon (Edit)	Ouvre le rôle, pour le modifier ou le supprimer. Les rôles restreints n’ont pas de crayon.

Ajouter un rôle

1. Choisissez Internal ou External en haut de la page.
2. Dans l’onglet Role Masters, sélectionnez Add New Role.
3. Dans Add Role, saisissez le Role Name.
4. Dans Company, choisissez la société si le rôle est destiné à une seule société, ou laissez [Global].
5. Pour partir d’un rôle existant, choisissez-le dans Clone Role.
6. Saisissez une Description.
7. Sélectionnez Save.

TrakIT affiche Role saved successfully. Un nouveau rôle n’a aucune autorisation, sauf si vous en avez cloné un : choisissez-les ensuite dans l’onglet Role Customisation.

Champ	Ce qu’il faut saisir
Role Name	Jusqu’à 50 caractères. Obligatoire. Il ne peut pas être SysAdmin, et les caractères spéciaux comme <, >, # ou @ sont refusés. Deux rôles globaux, ou deux rôles de la même société, ne peuvent pas avoir le même nom.
Company	[Global] pour un rôle que toute société peut utiliser, ou la société à laquelle le rôle est destiné. Elle ne peut pas être modifiée ensuite.
Clone Role	Facultatif. Un rôle du même type, interne ou externe, à copier. Le nouveau rôle reçoit toutes ses autorisations, son accès aux workflows et son accès aux menus. Le champ apparaît lorsqu’il existe un rôle à copier.
Description	L’usage du rôle. Jusqu’à 500 caractères. Obligatoire. Elle ne peut pas contenir de balises HTML.

Message	Que faire
Role Name is required, Description is required	Remplissez le champ.
Role Name specified cannot be used	Choisissez un autre nom.
Role Name has invalid characters	Retirez les caractères spéciaux.
Unable to save. The Role Name already exists.	Choisissez un autre nom, ou ajoutez le rôle pour une seule société.

Modifier un rôle

1. Sélectionnez le crayon (Edit) sur la ligne du rôle.
2. Dans Update Role, modifiez le Role Name ou la Description, les filtres personnalisés du rôle ou, pour un rôle interne, son accès aux menus.
3. Sélectionnez Update.

La Company est affichée mais ne peut pas être modifiée.

Pour supprimer le rôle, sélectionnez la croix (Delete Role) en bas à gauche de Update Role. Le rôle est supprimé immédiatement, sans confirmation, avec ses autorisations et son accès aux workflows. Un rôle que des utilisateurs ont encore ne peut pas être supprimé : TrakIT affiche Role is in use and cannot be deleted. Kindly contact support team. Retirez-le d’abord à ses utilisateurs dans l’onglet User Role Assignment.

Un rôle qui est le seul rôle autorisé sur un formulaire, une page personnalisée ou un document ne peut pas non plus être supprimé : TrakIT affiche This role is the only role allowed on, suivi du nombre de formulaires, de pages personnalisées et de documents, puis Allow another role on them first, or they would open to every role. Ajoutez d’abord un autre rôle à leur accès, ou supprimez la limite.

Menu Access

Lorsque vous modifiez un rôle interne, Menu Access liste les menus de premier niveau en deux parties : Desktop, le menu de l’application complète, et PWA, la barre latérale de l’application mobile. Un menu coché est affiché aux utilisateurs qui ont le rôle.

1. Décochez les menus dont les utilisateurs du rôle n’ont pas besoin.
2. Sélectionnez Update.

• Un utilisateur voit un menu si l’un de ses rôles l’affiche. Un menu n’est masqué que lorsque tous les rôles de l’utilisateur le masquent.
• La fiche d’un utilisateur peut masquer d’autres menus, mais jamais faire réapparaître un menu que tous ses rôles masquent. Voir Utilisateur.
• Au moins un menu doit rester coché dans chaque partie : sinon, TrakIT affiche At least one Desktop menu item must be ticked ou At least one PWA menu item must be ticked, et n’enregistre rien.
• Masquer un menu ne fait que le retirer du menu. Les utilisateurs peuvent toujours ouvrir une page pour laquelle ils ont les autorisations, par exemple depuis un lien.
• Les menus que le support TrakIT a masqués pour tout le monde, et les menus réservés aux administrateurs système, ne sont pas listés.

Filtres personnalisés

Un filtre personnalisé limite les enregistrements que voient les utilisateurs d’un rôle, par exemple seulement certains ordres de travail, entités, factures ou documents. Le support TrakIT écrit les filtres. Les listes limitées par un filtre affichent Custom Filters Active.

Lorsque vous modifiez un rôle et que des filtres existent pour les rôles, Custom Filters les liste. Cochez les filtres qui s’appliquent au rôle et sélectionnez Update.

Un utilisateur ne voit que les enregistrements qui passent les filtres de tous ses rôles. Les filtres personnalisés ne s’appliquent pas aux administrateurs système.

Onglet User Role Assignment

L’onglet User Role Assignment affiche les rôles de chaque utilisateur. Vous pouvez aussi attribuer des rôles sur la fiche de l’utilisateur : voir Utilisateur.

La liste Users affiche les utilisateurs qui ne sont pas verrouillés et ne sont pas administrateurs système : les utilisateurs internes, ou les utilisateurs externes lorsque External est choisi en haut. Elle affiche 20 utilisateurs par page, par nom.

Colonne	Affiche
User ID, User Name	L’utilisateur.
Company	La société de l’utilisateur.
Roles	Les rôles de l’utilisateur.

Pour trouver un utilisateur, tapez une partie de son identifiant utilisateur, de son nom ou de l’un de ses rôles dans Search et appuyez sur Entrée, ou sélectionnez l’entonnoir. La croix efface la recherche.

Sélectionnez un utilisateur pour afficher à droite Roles Assigned to, les rôles qui lui sont attribués :

Colonne	Affiche
Role	Le rôle, avec sa description. Un rôle de société affiche sa société entre parenthèses.
Assigned	La personne qui a attribué le rôle, et il y a combien de temps.
Croix (Remove Role)	Retire immédiatement le rôle à l’utilisateur, sans confirmation. Un rôle restreint, ou un rôle d’une autre société que celle de l’utilisateur, ne peut être retiré que par le support TrakIT : TrakIT affiche This role can only be removed by TrakIT Support.

Attribuer un rôle

1. Sélectionnez l’utilisateur dans la liste Users.
2. Sélectionnez Assign Role.
3. Dans Assign Role, choisissez le rôle dans Select Role.
4. Sélectionnez Assign.

TrakIT affiche User Role saved successfully. Select Role propose les rôles que l’utilisateur n’a pas encore : les rôles globaux et les rôles de la société de l’utilisateur, internes ou externes comme l’utilisateur.

Un utilisateur externe a au plus un rôle. Dès qu’il en a un, Assign Role n’est plus affiché : pour changer son rôle, retirez d’abord le rôle actuel.

Message	Signification
All the available roles has been already added.	L’utilisateur a déjà tous les rôles qu’il peut avoir.
The role is restricted and cannot be assigned	Seul le support TrakIT peut attribuer un rôle restreint.
Cannot have same role name more than once	L’utilisateur a déjà un rôle du même nom : un rôle global et un rôle de société peuvent porter le même nom, mais un utilisateur ne peut avoir que l’un des deux.
A portal user can hold only one role. Remove the current role before assigning another.	Retirez d’abord le rôle actuel de l’utilisateur externe.

Onglet Role Customisation

L’onglet Role Customisation définit ce qu’un rôle peut faire.

1. Dans Select Role, choisissez le rôle. Un rôle de société affiche sa société entre parenthèses.
2. Sélectionnez un groupe, comme Finance, pour afficher ses sections, puis une section, comme Invoices, pour afficher ses actions.
3. Activez l’interrupteur de chaque action que le rôle peut faire, et désactivez les autres. Select: All ou None règle d’un coup toutes les actions de la section.
4. Sélectionnez Save.

TrakIT affiche Role Actions updated successfully. Please save changes made s’affiche tant que vous avez des modifications non enregistrées. Si vous choisissez un autre rôle, passez de Internal à External ou inversement, ou ouvrez un autre onglet avant d’enregistrer, TrakIT vous demande de confirmer que vous voulez les perdre.

• La barre de chaque section indique quelle part le rôle en a : [No Permission], [Partial] ou [Full Permission].
• À côté de chaque action, Roles with Access liste les rôles qui l’ont, le rôle sélectionné étant mis en évidence, ou None.
• Certaines actions en nécessitent une autre. Create, Update et Delete nécessitent Read, par exemple, et dans Work Orders, Upload Document nécessite View Document List. Activer une action active celle dont elle a besoin ; désactiver une action désactive celles qui en ont besoin. Lorsque vous enregistrez, TrakIT active aussi toute action dont a besoin une action activée.
• Une section marquée Access Restricted, comme Employee Master, ne peut être modifiée que par le support TrakIT. Ses interrupteurs sont grisés.
• Les rôles externes n’ont que les sections du portail, dans le groupe Portal : Jobs & Work Orders, Transporter Work Orders, Invoices, Vendor Bills, Documents, Reports, Dashboard et Profile.

Chaque enregistrement est consigné dans le journal des actions sous Role Actions Updated, avec les autorisations accordées et retirées.

Exporter les autorisations des actions

L’export liste, pour chaque action de chaque section, les rôles et les utilisateurs qui l’ont. Il couvre tous les rôles du type choisi en haut, internes ou externes, quel que soit le rôle sélectionné.

1. Dans l’onglet Role Customisation, sélectionnez Export All Actions….
2. Dans Export Action Permissions, choisissez une société dans User Company: pour ne lister que les utilisateurs qui ont accès à cette société, ou – All Companies –.
3. Activez Include Locked Users: pour inclure les utilisateurs verrouillés.
4. Sélectionnez Export.

Le fichier Excel contient une ligne par action, sous un intitulé pour chaque groupe, avec ces colonnes :

Colonne	Affiche
Section	La section, comme Invoices.
Action	L’action, comme Approve.
Roles With Access	Les rôles qui ont l’action.
Users With Access	Les utilisateurs qui ont l’un de ces rôles. Les administrateurs système n’apparaissent que s’ils ont un tel rôle.

Si aucun des utilisateurs qu’il listerait n’a de rôle avec des autorisations, TrakIT affiche No Actions For export.

Onglet Workflow Access

L’onglet Workflow Access définit, pour un workflow et un rôle interne, les événements et les champs de données que les utilisateurs du rôle voient sur les ordres de travail du workflow, et ceux qu’ils peuvent mettre à jour.

Ce n’est pas la même chose que donner à un utilisateur l’accès à un workflow, ce qui se fait sur la fiche de l’utilisateur.

1. Dans Select Workflow, choisissez le workflow. La liste contient les workflows actifs.
2. Dans Select Role, choisissez le rôle.
3. Dans les listes Events et Data Fields, choisissez l’Access for Role de chaque événement et de chaque champ. Set All to: Hidden, View Only ou Default règle d’un coup toutes les lignes de la liste.
4. Sélectionnez Save.

TrakIT affiche Role Access updated successfully. Changer de workflow ou de rôle, ou ouvrir un autre onglet, fait perdre les choix que vous n’avez pas enregistrés.

Accès du rôle	Les utilisateurs du rôle
Hidden	Ne voient pas l’événement ou le champ.
View Only	Le voient mais ne peuvent pas le modifier, même si le rôle peut mettre à jour les événements et les données.
View & Update	La valeur par défaut. Les autorisations du rôle dans la section Work Orders décident : View Events & Data leur permet de le voir, Update Events & Data leur permet aussi de le modifier.

Chaque ligne affiche l’Event Name ou le Data Name, avec ses informations spécifiques en gris, et son Code. Un nom en italique avec * est donné à titre d’information uniquement.

Un utilisateur qui a plusieurs rôles obtient l’accès le plus large que l’un d’eux donne : si un rôle masque un champ et qu’un autre l’affiche, l’utilisateur le voit.

• Si le rôle n’a pas View Events & Data dans la section Work Orders, l’onglet affiche Selected Role does not have ‘View’ access for Events and Data. et ne liste rien. Donnez d’abord cette autorisation au rôle dans l’onglet Role Customisation.
• Si le rôle n’a pas Update Events & Data, l’onglet l’indique, et le troisième choix s’affiche [View Only] et ne peut pas être choisi.

Qui peut utiliser cette page

Seuls les administrateurs système peuvent utiliser cette page. Elle vérifie que vous en êtes un, plutôt qu’une autorisation de vos rôles : les autres utilisateurs qui sélectionnent Admin > Role Management voient Authorization Failed.

Les utilisateurs qui ne sont pas administrateurs système peuvent attribuer des rôles à d’autres utilisateurs sur la fiche de l’utilisateur, avec Assign/Remove User Roles dans la section User Management. Voir Utilisateur.

Les rôles restreints, la page par défaut d’un rôle et les sections marquées Access Restricted sont gérés par le support TrakIT.