Fichier des employés

La page Employee Master liste les employés d’une société, avec leur matricule, leur date d’entrée, leur statut d’emploi, leur fonction, leur service et leur responsable. Depuis cette page, vous trouvez des employés, ouvrez la page d’un employé, ajoutez un utilisateur comme employé et exportez la liste.

Pour l’ouvrir, sélectionnez HR > Employee Master.

Chaque employé est un utilisateur TrakIT de la société. Un utilisateur devient un employé lorsque vous l’ajoutez ici avec un matricule, une date d’entrée et une fonction. Le prénom et le nom, l’adresse e-mail et le numéro de mobile de l’employé sont ceux de sa fiche utilisateur. Les utilisateurs sont créés sous Admin > User Management : voir Configurer TrakIT.

Choisir la société

La liste en haut de la page contient les sociétés auxquelles vous avez accès. TrakIT mémorise votre choix. Elle est grisée si vous n’avez qu’une société. Choisir une autre société efface les filtres.

Trouver un employé

1. Sélectionnez Filters pour ouvrir le panneau des filtres, s’il est fermé.
2. Saisissez ou sélectionnez les filtres dont vous avez besoin.
3. Sélectionnez Search.

Reset efface les filtres. TrakIT mémorise vos filtres pour la prochaine fois que vous ouvrez la page.

Filtre	Trouve
Name	N’importe quelle partie du nom complet de l’employé.
Email	N’importe quelle partie de l’adresse e-mail de l’employé.
Gender	Male, Female ou Other, ou – Any –.
Show Ex-Employees	Également les employés qui ont quitté la société : ceux qui ont un dernier jour de travail. Sans ce filtre, ils ne sont pas listés.
Status	Les statuts d’emploi à inclure. La liste propose les statuts qu’ont les employés de la société.
Designation, Department	Les fonctions et les services à inclure. Les listes proposent ceux des employés de la société.
Tags	Les employés qui ont les étiquettes sélectionnées. [No Tags] inclut les employés sans étiquettes.

Dans les champs Status, Designation, Department et Tags, l’icône de coche sélectionne tout ou rien.

La liste

La liste affiche 20 employés par page, d’abord par ordre alphabétique des noms. Employees Found les compte. Sélectionnez un en-tête de colonne pour trier selon cette colonne, lorsque la colonne le permet. Les employés qui ont quitté la société apparaissent en rouge.

Colonne	Affiche
Icône de personne	Ouvre le profil de l’employé à l’adresse configurée pour la société comme son User Url, dans un nouvel onglet. Affichée uniquement lorsque la société en a une.
Employee ID	Le matricule. Sélectionnez-le pour ouvrir l’employé.
User ID	L’identifiant utilisateur TrakIT de l’employé.
Full Name, Email	Le nom et l’adresse e-mail de l’employé.
Start Date	La date à laquelle l’employé a été embauché ou a commencé à travailler.
Status	Le statut d’emploi. Voir Statuts.
Designation, Department	La fonction et le service de l’employé.
Gender	Male, Female, Other ou [Not Set].
Employed For	Depuis combien de temps l’employé travaille pour la société, en années et en mois, par exemple 3Y 8M ; pour un employé qui a quitté la société, jusqu’à son dernier jour. Trier selon cette colonne trie par date d’entrée.
LastDate	Uniquement avec Show Ex-Employees : le dernier jour de travail de l’employé.
Manager	Le responsable direct de l’employé.
Updated By	La personne qui a modifié en dernier l’employé ou sa fiche utilisateur, et il y a combien de temps.
Last Active	Il y a combien de temps l’employé a utilisé TrakIT pour la dernière fois.
Online	Un voyant vert lorsque l’employé est en ligne dans TrakIT en ce moment.

Exporter la liste

Sélectionnez Export pour télécharger sous forme de fichier Excel les employés qui correspondent aux filtres, sur toutes les pages. Le fichier contient les colonnes Employee ID, User ID, Full Name, Email, Start Date, Status, Designation, Department, Gender, Employed For, Manager, Updated By et Updated. Export apparaît lorsque la liste contient des employés, si votre rôle peut exporter.

Ajouter un employé

Ajoutez d’abord la personne comme utilisateur sous Admin > User Management, dans la société pour laquelle elle travaille.

1. Choisissez la société en haut de la page.
2. Sélectionnez Add.
3. Dans Add New Employee, renseignez les champs ci-dessous.
4. Sélectionnez Add.

TrakIT affiche Employee added successfully, et l’employé apparaît dans la liste. Ouvrez sa page pour ajouter une photo, des champs de données et des fichiers : voir Employé.

Champ	Ce qu’il faut saisir
Select User	L’utilisateur à ajouter. La liste propose les utilisateurs de la société qui ne sont pas encore des employés. Obligatoire.
Employee ID	Un matricule unique composé de lettres et de chiffres, de 20 caractères au maximum. TrakIT supprime les espaces et l’enregistre en majuscules. Obligatoire.
Start Date	La date à laquelle l’employé a été embauché ou a commencé à travailler. Elle ne peut pas être dans le futur, ni remonter à plus de 40 ans. Obligatoire.
Status	Le statut d’emploi : On Probation, Full-Time, Part-Time, Temporary, On Leave, Suspended, Contract, Intern, Freelance, Consultant ou Volunteer. Obligatoire. Pour enregistrer qu’un employé a quitté la société, utilisez Change Status sur sa page.
Designation	L’intitulé du poste de l’employé. Obligatoire.
Department	Le service de l’employé, le cas échéant.
Manager	Le responsable direct de l’employé : un employé de la société qui ne l’a pas quittée.
Gender	Male, Female ou Other. Obligatoire.
Date of Birth	Facultatif. L’employé doit avoir entre 16 et 80 ans, et être né au moins 16 ans avant la date d’entrée.
Blood Group	Le groupe sanguin, ou vide s’il n’est pas connu.

Un administrateur système configure les fonctions et les services sous Admin > Masters > Master Tables, dans les onglets Designations et Departments.

Message	Que faire
User selection is required, Status selection is required, Gender selection is required, Designation is required	Choisissez une valeur dans le champ.
Employee ID is required, Start Date is required	Renseignez le champ.
Specified Employee ID is already in use	Un autre employé a ce matricule : choisissez-en un autre.
Employee ID is invalid	N’utilisez que des lettres et des chiffres.
Start Date is not valid, Date of Birth is not valid	Choisissez la date dans le calendrier.
Start Date cannot be in the future, Hire Date cannot be older than 40 years	Vérifiez la date d’entrée.
Date of Birth indicates employee is younger than 16 years., Date of Birth indicates employee is older than 80 years., Date of Birth must be at least 16 years before Start Date	Vérifiez la date de naissance et la date d’entrée.

Les employés ne peuvent pas être supprimés. Lorsqu’un employé quitte la société, enregistrez son dernier jour avec Change Status.

Qui peut utiliser cette page

Votre rôle doit avoir ces autorisations dans la section Employee Master :

Autorisation	Vous permet de
Read	Ouvrir la page, voir les employés des sociétés auxquelles vous avez accès, et ouvrir leurs pages.
Create	Ajouter des employés.
Update	Modifier les employés sur leur page Employé.
Export	Exporter la liste.

Seul le support TrakIT peut donner à un rôle les autorisations de la section Employee Master : sur la page du rôle, les administrateurs système les voient grisées.

Les administrateurs système peuvent utiliser cette page avec toutes ses autorisations, mais ne peuvent pas ouvrir la page Employé.