Configuration des litiges

La page Dispute Configuration contient les listes proposées sur chaque litige, et l’outil qui permet de transférer des litiges d’un propriétaire à un autre. Pour l’ouvrir, sélectionnez Admin > Masters > Disputes.

La page comporte un onglet par liste, ainsi que Transfer Ownership. TrakIT ouvre l’onglet indiqué dans l’adresse, par exemple #types, ou le premier onglet.

Les listes

Onglet	Contient
Category	Les grandes familles de problèmes, comme Billing / Invoice ou Customs / Duty. La catégorie d’un litige détermine les types qui lui sont proposés.
Type	Les problèmes précis de chaque catégorie, comme Incorrect charge. Choisissez une catégorie au-dessus de la liste pour n’afficher que ses types.
Root Cause	Les raisons pour lesquelles les litiges surviennent. La cause racine par défaut est attribuée à un nouveau litige jusqu’à ce que la cause soit connue.
Document Type	La nature de la pièce justificative que constitue chaque fichier de l’onglet Documents d’un litige.

Les listes sont les mêmes pour toutes les sociétés. Chaque entrée a un Name et un statut, Active ou Inactive. Les litiges proposent les entrées dans l’ordre de la liste ; voir Changer l’ordre.

Seuls les administrateurs système peuvent modifier les listes. Les autres utilisateurs qui ont Read Configuration peuvent les consulter.

Ajouter ou modifier une entrée

1. Ouvrez l’onglet de la liste.
2. Sélectionnez New Category, New Type, New Root Cause ou New Document Type, ou l’icône de crayon d’une entrée.
3. Renseignez le Name, et cochez ou décochez Active. Pour un type, choisissez sa Dispute Category. Pour une cause racine, cochez Default pour en faire la cause par défaut.
4. Sélectionnez Save.

• Une entrée inactive n’est plus proposée sur les litiges ; les litiges qui l’utilisent la conservent.
• Une seule cause racine peut être la cause par défaut : en choisir une comme cause par défaut retire ce choix aux autres.
• Un type déjà utilisé par un litige ne peut pas passer dans une autre catégorie.
• Une nouvelle entrée se place à la fin de sa liste. Un type se place à la fin de sa catégorie, y compris lorsque vous le déplacez dans une autre catégorie.

Chaque modification est enregistrée dans le journal d’audit, par exemple Dispute Category Created.

Changer l’ordre

1. Ouvrez l’onglet de la liste. Pour les types, choisissez d’abord une catégorie dans la liste au-dessus du tableau : les types sont ordonnés au sein de leur catégorie.
2. Faites glisser une entrée par les flèches de sa première colonne (Re-Order) jusqu’à sa nouvelle place.

TrakIT enregistre l’ordre lorsque vous relâchez ; relâcher en dehors de la liste laisse l’ordre tel qu’il était. Seuls les administrateurs système peuvent changer l’ordre. Chaque changement d’ordre est enregistré dans le journal d’audit, par exemple Dispute Categories Re-ordered, avec le nouvel ordre.

Transférer la propriété

L’onglet Transfer Ownership transfère des litiges d’un propriétaire à un autre, par exemple lorsqu’une personne quitte la société ou change de fonction.

1. Choisissez la Company.
2. Choisissez le Current Owner. La liste contient les personnes propriétaires de litiges non clôturés de la société, avec leur nombre.
3. Choisissez le New Owner, un utilisateur actif de la société.
4. Saisissez le motif dans Reason.
5. Cochez les litiges à transférer, ou n’en cochez aucun pour les transférer tous.
6. Sélectionnez Transfer all, ou Transfer 2 dispute(s) si vous en avez coché deux, puis confirmez.

Les litiges clôturés restent à leur propriétaire. C’est aussi le cas des litiges que le nouveau propriétaire supervise, car un propriétaire ne peut pas être son propre superviseur : ils sont grisés dans la liste, avec la mention Stays: the new owner supervises it.

TrakIT enregistre le transfert dans le journal d’audit sous Dispute Ownership Transferred, et chaque litige transféré sous Dispute Owner Changed, avec le motif suivi de (transfer). Le nouveau propriétaire est informé par e-mail des litiges qui lui reviennent désormais.

Pour donner un nouveau propriétaire à un seul litige, utilisez Reassign sur le litige.

Qui peut utiliser cette page

Votre rôle doit avoir l’une de ces autorisations dans la section Dispute Management :

Autorisation	Vous permet de
Read Configuration	Ouvrir la page et voir les quatre listes.
Transfer Ownership	Ouvrir la page et utiliser l’onglet Transfer Ownership, pour les sociétés auxquelles vous avez accès.

Pour modifier les listes, vous devez en outre être administrateur système. Sans aucune de ces autorisations, TrakIT affiche Authorization Failed.