Rapport de requête

La page Query Report affiche un rapport de requête : sa planification, son mode de livraison et son format, ainsi que ses paramètres. Depuis cette page, vous prévisualisez le rapport, vous l’envoyez maintenant, vous modifiez la manière et le moment de son envoi, et vous choisissez qui le reçoit et qui peut le générer.

Pour ouvrir un rapport de requête, sélectionnez-le sur la page Rapports de requête. ◄ Back to List vous ramène à la liste.

Le support TrakIT écrit la requête de chaque rapport. Ce que vous pouvez faire sur cette page dépend de votre relation avec le rapport :

Le propriétaire du rapport, et les administrateurs système, peuvent le modifier, l’envoyer, et choisir ses destinataires et les utilisateurs qui peuvent le générer.
Les utilisateurs ayant reçu l’accès peuvent le prévisualiser et modifier ses paramètres.
Les autres utilisateurs peuvent voir ses détails et demander l’accès au propriétaire.

Seuls le propriétaire et les administrateurs système peuvent ouvrir un rapport inactif.

Le haut de la page

Les étiquettes qualifient le rapport. Pour en ajouter une, saisissez une étiquette d’au moins 3 lettres ou chiffres, sans espaces, dans Add a Tag et appuyez sur Entrée ; pour en retirer une, sélectionnez la croix à côté. Seuls le propriétaire et les administrateurs système peuvent modifier les étiquettes. Les étiquettes peuvent servir à filtrer la liste Rapports de requête.
L’ID du rapport, et son statut : Active ou Disabled. Un rapport désactivé apparaît sur un fond rouge pâle.
L’icône de bulle de dialogue (Change Log) ouvre le journal des modifications du rapport : des notes sur les modifications du rapport, que les administrateurs système peuvent ajouter.

Détails du rapport

Sous le titre et la description :

Champ	Affiche
Report Owner	L’utilisateur responsable du rapport.
Frequency	Weekly ou Monthly.
Days	Les jours de la semaine où il est envoyé, par exemple Mon, Thu, ou All Days ; pour un rapport mensuel, les dates, par exemple 1,15. — s’il n’est pas planifié.
Time	Les heures d’envoi, en UTC, par exemple 6,18 UTC.
Delivery Mode	By Email, By FTP ou By API Post.
Report Type	Le format du fichier, par exemple Excel Spreadsheet (.xlsx).
Template	Pour un rapport Excel, le modèle Excel qu’il utilise, ou [None].
Time Zone	Le Report Time Zone, sous forme de décalage par rapport à UTC.
Excel Auto Fit, Generate Empty Report, Auto Disable	Yes ou No. Voir Modifier le rapport.
API Access	Yes si le rapport peut être récupéré via l’API TrakIT, avec `QueryReport`. Le support TrakIT définit cette option.
Action Trigger	Yes si des actions de workflow peuvent générer le rapport. Le support TrakIT définit cette option.

En dessous : quand le rapport a été créé et mis à jour en dernier, et par qui.

Actions sur le rapport

Bouton	Ce qu’il fait	Affiché pour
Crayon (Modify Report)	Modifie les paramètres du rapport.	Le propriétaire et les administrateurs système.
Send Now	Envoie le rapport maintenant à ses destinataires ou à sa destination.	Le propriétaire et les administrateurs système.
Preview	Génère le rapport et le télécharge.	Les utilisateurs qui peuvent générer le rapport.
Recipients	Choisit qui reçoit le rapport.	Le propriétaire et les administrateurs système.
User Access	Choisit qui peut générer le rapport.	Le propriétaire et les administrateurs système.
Request Access	Demande au propriétaire de vous laisser générer le rapport.	Les utilisateurs qui ne peuvent pas le générer.

Le support TrakIT voit aussi des boutons pour modifier la requête, cloner le rapport et le supprimer.

Prévisualiser le rapport

Sélectionnez Preview. TrakIT ouvre un nouvel onglet du navigateur, génère le rapport avec les valeurs actuelles des paramètres et télécharge le fichier, nommé d’après le titre du rapport, avec la date et l’heure (UTC) ajoutées. Rien n’est envoyé à personne.

Si le rapport ne peut pas être généré, l’onglet affiche The report could not be generated! avec la raison, par exemple :

Raison	Signification
Nothing to export	La requête n’a renvoyé aucune ligne, et Generate Empty Report est décoché.
Report generation is already in progress (started … ago by …). Please try again shortly.	Quelqu’un, ou un envoi planifié, est en train de générer le rapport. Un rapport ne peut pas être généré deux fois en même temps.

Envoyer le rapport maintenant

Sélectionnez Send Now pour envoyer maintenant un rapport actif, de la même manière qu’un envoi planifié. TrakIT l’ajoute à la file d’attente des rapports (Report Queued), qui l’envoie généralement en quelques minutes. Le bouton est ensuite désactivé jusqu’à ce que vous rechargiez la page.

Un rapport inactif ne peut pas être envoyé : Cannot send inactive report. Please activate report first.

Ce qui est envoyé

By Email : un e-mail aux destinataires, avec le titre du rapport comme objet. Il contient le titre, votre Custom Message ou le texte de l’Email Template, et le rapport en pièce jointe, ou, pour HTML In Email, le tableau du rapport dans l’e-mail lui-même.
By FTP ou By API Post : le fichier est chargé sur le serveur FTP ou envoyé à l’adresse. Les destinataires, s’il y en a, reçoivent un e-mail qui indique si le chargement a réussi, avec la raison en cas d’échec.

Lorsque la requête ne renvoie aucune ligne et que Generate Empty Report est décoché, rien n’est généré et rien n’est envoyé. Un rapport envoyé par e-mail sans destinataire n’est pas envoyé non plus : la file d’attente des rapports en indique la raison.

Modifier le rapport

Sélectionnez le crayon (Modify Report).
Dans Modify Report, modifiez les paramètres voulus. Certains champs n’apparaissent que pour certains choix, comme décrit ci-dessous.
Sélectionnez Save.

Champ	Ce qu’il faut saisir
Report Title	Jusqu’à 100 caractères. Obligatoire.
Description	Affichée sous le titre.
Report Owner	L’utilisateur responsable du rapport : un utilisateur actif de votre société. Les administrateurs système peuvent choisir n’importe quel utilisateur. Le propriétaire peut toujours générer et modifier le rapport ; si vous choisissez quelqu’un d’autre, vous ne pouvez donc plus le modifier, sauf si vous êtes administrateur système.
Delivery Mode	By Email, By FTP ou By API Post.
Simple Message ou Message Template	Pour By Email : avec Simple Message, saisissez un Custom Message de 500 caractères au plus à placer dans l’e-mail ; avec Message Template, choisissez un Email Template parmi les modèles de messages configurés dans TrakIT.
FTP Server	Pour By FTP : le serveur FTP sur lequel charger le fichier, parmi ceux configurés dans TrakIT.
API Post Url	Pour By API Post : l’adresse à laquelle envoyer le fichier, jusqu’à 256 caractères : une adresse complète `http://` ou `https://` sur Internet. Les adresses du réseau local ou privé sont refusées, de même qu’une adresse qui redirige ailleurs : indiquez l’adresse finale. Lorsque vous enregistrez, TrakIT y envoie un petit fichier de test, et n’enregistre pas si l’adresse ne l’accepte pas.
Report Type	Le format : Comma Separated Values (.csv), HTML File (.html), HTML In Email (le tableau du rapport dans le corps de l’e-mail), Excel Spreadsheet (.xlsx), Text File (.txt) ou JSON File (.json).
Select Template	Pour Excel : un modèle Excel chargé pour votre installation, dans lequel mettre en page le rapport, ou – None – pour une feuille simple.
Enable Header Filters	Pour Excel : ajoute des boutons de filtre à la ligne des intitulés. Cette option est cochée chaque fois que vous changez de Report Type.
Zip Report	Marque le rapport comme compressé au format zip, comme l’indique la colonne Zip de la liste. Le fichier lui-même est envoyé tel quel.
Report Frequency	Weekly ou Monthly.
Send on Day(s)	Pour un rapport hebdomadaire : les jours de la semaine où l’envoyer. L’icône de coche sélectionne tout ou rien.
Send on Date(s)	Pour un rapport mensuel : les dates où l’envoyer, de 1 à 30, séparées par des virgules et dans l’ordre croissant, par exemple 1,10,20.
At Hour(s)	Les heures auxquelles l’envoyer, en UTC, de 0 à 23, séparées par des virgules et dans l’ordre croissant, par exemple 6,12,18. Obligatoire lorsque vous choisissez des jours ou des dates.
Report Time Zone	Un fuseau horaire conservé avec le rapport et affiché comme son Time Zone. Les dates et les heures du rapport sont telles que sa requête les renvoie, sauf si le support TrakIT a écrit la requête pour utiliser le fuseau horaire, qu’elle reçoit sous forme de décalage par rapport à UTC en minutes.
Excel Auto Fit	Ajuste la largeur des colonnes Excel à leur contenu.
Generate Empty Report	Lorsque la requête ne renvoie aucune ligne, génère quand même le rapport, avec seulement les intitulés des colonnes. Sans cette option, aucun rapport n’est généré et aucun e-mail n’est envoyé.
Auto Disable	Désactive le rapport s’il n’a pas été généré depuis 6 mois. TrakIT le vérifie chaque dimanche.
Active	Décochez cette case pour désactiver le rapport : il n’est plus envoyé, Send Now le refuse, et seuls son propriétaire et les administrateurs système le voient.

Un rapport sans jours ni dates n’est pas envoyé selon une planification, mais vous pouvez toujours le prévisualiser et l’envoyer avec Send Now.

Fonctionnement des envois planifiés

Toutes les 30 minutes, TrakIT recherche les rapports actifs prévus pour le jour et l’heure en cours, en UTC, et ajoute chacun d’eux une fois à la file d’attente des rapports. La file d’attente l’envoie généralement en quelques minutes. Ainsi, un rapport réglé sur 6 est envoyé peu après 6 h 00 UTC : calculez les heures UTC à partir de votre propre fuseau horaire. L’heure UTC actuelle est affichée au-dessus de la liste Rapports de requête.

Messages à l’enregistrement

Message	Que faire
Report Title must be specified	Saisissez un titre.
Report Owner must be specified	Choisissez un propriétaire.
Email Template must be selected	Choisissez un Email Template, ou passez à Simple Message.
FTP Server must be specified	Choisissez un FTP Server.
Hour(s) must be specified	Renseignez At Hour(s), ou effacez les jours.
Hour(s) specified are invalid. ou Hours must be in increasing order.	Saisissez des heures entières de 0 à 23, la plus petite en premier.
Day(s) specified are invalid. ou Days must be in increasing order.	Saisissez des dates de 1 à 30, la plus petite en premier.
API Response: … ou API Error: …	L’API Post Url n’a pas accepté le fichier de test. Vérifiez l’adresse auprès de la personne qui gère ce service.
The API URL must be a full http:// or https:// address	Saisissez l’adresse entière, en commençant par `https://` ou `http://`.
The API URL’s server could not be found	Vérifiez le nom du serveur dans l’adresse.
The API URL must be an internet address, not a local or private one	L’adresse est sur votre réseau local ou privé. Utilisez une adresse sur Internet.
… contains possible html tags or disallowed text.	Retirez tout `<` suivi d’une lettre du titre, de la description ou du message, et ne les commencez pas par `=`, `+` ou `@`.

Destinataires

Les destinataires reçoivent le rapport lorsqu’il est envoyé. Pour les choisir, sélectionnez Recipients. La fenêtre contextuelle Set Recipients a trois lignes : To:, Cc: et Bcc:.

Pour ajouter un destinataire :

Dans le champ de la ligne voulue, tapez une partie d’un nom, d’un identifiant utilisateur ou d’une adresse e-mail.
Choisissez un utilisateur ou un groupe d’utilisateurs dans la liste, ou choisissez ce que vous avez tapé pour ajouter une adresse e-mail.

Le destinataire est ajouté immédiatement (Recipient was added successfully). Pour en retirer un, sélectionnez le x rouge à côté.

Pour envoyer le rapport à une personne qui n’est pas un utilisateur TrakIT, tapez son adresse e-mail complète. Un utilisateur externe que vous choisissez est lui aussi ajouté par son adresse e-mail. Si son rôle du portail le permet, il peut aussi télécharger le rapport depuis la page Reports du portail.
L’e-mail d’un groupe d’utilisateurs va aux destinataires configurés pour le groupe. Un groupe marqué (archived) n’atteint personne.
Les destinataires n’ont pas besoin de l’accès qui permet de générer le rapport ; pour leur permettre de le télécharger eux-mêmes, ajoutez-les aussi dans User Access.

Message	Que faire
No matching user found	Vérifiez le nom, ou saisissez une adresse e-mail complète.
Matching users profile is locked	Le compte de l’utilisateur est verrouillé : il ne peut pas recevoir de rapports.
… matching users were found for ‘…’. Please be more specific.	Tapez une plus grande partie du nom, ou choisissez l’utilisateur dans la liste.
Recipient already present	Cette personne est déjà destinataire.

Les utilisateurs peuvent voir les rapports qu’ils reçoivent sur Mes rapports, et s’en retirer.

Accès utilisateur

Les utilisateurs ayant reçu l’accès peuvent générer eux-mêmes le rapport : le prévisualiser avec Preview, modifier ses paramètres, et le télécharger depuis Mes rapports. Ils ne le reçoivent pas lorsqu’il est envoyé ; pour cela, ajoutez-les comme destinataires.

Sélectionnez User Access. La fenêtre contextuelle Set User Access liste les utilisateurs qui ont accès.
Sous Add User, choisissez la société. Votre société est proposée au départ ; la liste contient vos propres sociétés (toutes les sociétés pour un administrateur système).
Choisissez l’utilisateur. Il est ajouté immédiatement.

Pour retirer un utilisateur, sélectionnez le X rouge à côté de son nom.

Le propriétaire a toujours accès et n’a pas besoin d’être ajouté. Si vous vous choisissez vous-même, TrakIT affiche You already have access to this report.

Demander l’accès

Lorsque vous ne pouvez pas générer un rapport, la page affiche You do not have access to generate this report. Please use the button below to request access.

Sélectionnez Request Access.
Confirmez.

TrakIT envoie au propriétaire du rapport un e-mail Report Access Request, avec un bouton Grant Access, et affiche The request was emailed successfully. Lorsque le propriétaire sélectionne Grant Access, dans les 7 jours qui suivent votre demande, vous êtes ajouté à l’accès utilisateur du rapport et vous recevez un e-mail Report Access Granted. Le bouton ne fonctionne que pour le propriétaire du rapport ou un administrateur système, connecté à TrakIT : toute autre personne qui l’ouvre obtient You do not have the permission to give access to this report.

Paramètres

L’onglet Parameters liste les valeurs que demande la requête du rapport, comme une plage de dates ou un client. Un rapport sans paramètres affiche This report does not have any input parameters.

Colonne	Affiche
Name	Le paramètre, avec en dessous une indication sur ce qu’il faut saisir.
Value	La valeur actuelle : un champ de texte, une date avec un calendrier, ou une liste dans laquelle choisir.
Updated By	La personne qui a modifié la valeur en dernier, et il y a combien de temps. System si c’est TrakIT qui l’a définie, par exemple via l’API.

Pour modifier des valeurs :

Saisissez ou choisissez les nouvelles valeurs.
Sélectionnez Update.

TrakIT affiche Parameters updated successfully, ou No parameters were changed.

Vous pouvez modifier les valeurs si vous pouvez générer le rapport ; les autres utilisateurs les voient grisées. Si une valeur est refusée, la raison apparaît en rouge en dessous, par exemple Value must be numeric, Invalid Date/Time, Value cannot exceed 500 characters ou Value contains possible html tags or disallowed text.

Qui peut utiliser cette page

Vous ouvrez un rapport de requête depuis la liste Rapports de requête. Comme la liste, la page nécessite Read dans la section Query Reports ; sans cette autorisation, TrakIT affiche Authorization Failed. Au-delà, ce que vous pouvez faire dépend du rapport :

Qui	Peut
Tout utilisateur qui peut ouvrir le rapport	Voir ses détails, ses paramètres et son journal des modifications, et demander l’accès.
Les utilisateurs ayant reçu l’accès	En outre, le prévisualiser et modifier les valeurs de ses paramètres.
Le propriétaire du rapport et les administrateurs système	En outre, modifier ses paramètres et ses étiquettes, l’envoyer maintenant, et choisir ses destinataires et les utilisateurs qui ont accès. Eux seuls peuvent ouvrir un rapport inactif.
Le support TrakIT	Créer des rapports de requête, modifier la requête, cloner et supprimer des rapports.