Documents

La page Documents est une bibliothèque partagée de fichiers, comme des procédures, des formulaires, des grilles tarifaires ou des supports de formation, organisés en répertoires. Toute personne ayant accès à un répertoire peut télécharger ses documents.

Pour l’ouvrir, sélectionnez Home > Documents.

La page affiche les répertoires à gauche et les documents du répertoire sélectionné à droite. TrakIT mémorise le répertoire que vous avez sélectionné et les répertoires que vous avez dépliés, et ouvre la page de la même façon la fois suivante.

Répertoires

La liste des répertoires commence par Top Folder. En dessous se trouvent les répertoires, par ordre alphabétique :

Sélectionnez un répertoire pour afficher ses documents. Le répertoire sélectionné est mis en surbrillance.
Un nombre à côté d’un répertoire indique combien de documents il contient. Un répertoire grisé ne contient ni documents ni répertoires.
Sélectionnez la flèche vers le bas (Expand) à côté d’un répertoire pour afficher les répertoires qu’il contient, et la flèche vers le haut (Collapse) pour les masquer à nouveau. Sélectionnez la double flèche (Collapse All) à côté de Top Folder pour les replier tous et revenir à Top Folder.

Au-dessus des documents, la page affiche le nom du répertoire sélectionné, avec les sociétés auxquelles il appartient et la taille totale de ses documents.

Les répertoires et documents que vous voyez

Les répertoires et les documents appartiennent à des sociétés. Au premier niveau, vous voyez les répertoires et les documents qui appartiennent à une société à laquelle vous avez accès, ou à aucune société. Les répertoires contenus dans un répertoire appartiennent aux mêmes sociétés que celui-ci. Un administrateur système voit tout.

Les documents

La liste affiche les documents du répertoire sélectionné, du plus récent au plus ancien, 20 par page. Elle n’inclut pas les documents des répertoires qu’il contient.

Colonne	Affiche
(icônes)	Télécharger, prévisualiser et, si vous pouvez ajouter des documents, modifier. Voir ci-dessous.
ID	Le numéro du document.
Title	Le titre, avec une étoile si le document a été ajouté au cours des deux derniers jours, et sa description en dessous.
File Name	Le nom du fichier.
File Size	La taille du fichier, en Ko.
Downloads	Le nombre de fois où le document a été téléchargé ou prévisualisé.
Uploaded By	La personne qui l’a ajouté, et il y a combien de temps.

Sélectionnez l’icône de téléchargement (Download) pour enregistrer le fichier.
Sélectionnez la loupe (Preview) pour l’ouvrir dans votre navigateur, si votre navigateur peut afficher ce type de fichier.

Pour trouver un document dans le répertoire sélectionné, tapez une partie de son titre ou de son nom de fichier dans Search et appuyez sur Entrée. La zone de recherche est mise en surbrillance tant qu’une recherche est active. Sélectionnez l’icône rouge (Clear) à côté pour afficher à nouveau tous les documents.

TrakIT supprime automatiquement les anciens documents, après la durée fixée par la politique de conservation des données de votre installation. Seul le support TrakIT peut la modifier.

Ajouter un document

Sélectionnez le répertoire auquel ajouter le document.
Sélectionnez Add Document.

Dans Add New Document, renseignez :

Champ	Ce qu’il faut saisir
Title	Jusqu’à 100 caractères. Obligatoire.
Description	Jusqu’à 300 caractères. Facultatif.
Document	Le fichier à charger. Files Allowed liste les types de fichiers que votre installation accepte ; la limite File Size Limit est de 20 Mo.

Sélectionnez Add.

Le document appartient aux sociétés de son répertoire. Seul un administrateur système peut ajouter des documents à Top Folder, où tout le monde les voit.

Message	Que faire
No file selected for upload ou Selected file is empty	Choisissez un fichier qui n’est pas vide.
Invalid File Extension	Utilisez l’un des types de fichiers indiqués sous Files Allowed.
Document file size cannot exceed 20 MB	Réduisez la taille du fichier, ou divisez-le.
Document file name cannot exceed 200 characters	Renommez le fichier avant de le charger.
Title contains invalid characters ou Description contains possible html tags or disallowed text	Supprimez les caractères spéciaux du titre ou de la description.
Company must be selected	Sélectionnez d’abord un répertoire : vous ne pouvez pas ajouter de documents à Top Folder.

Modifier ou supprimer un document

Sélectionnez l’icône de crayon (Modify Document) sur la ligne du document.
Dans Modify Document, modifiez Title ou Description, puis sélectionnez Update.

Vous ne pouvez pas remplacer le fichier : pour le changer, ajoutez le nouveau fichier comme nouveau document, et supprimez l’ancien.

Pour supprimer un document, ouvrez Modify Document et sélectionnez la croix (Delete Document) en bas à gauche, puis confirmez. La croix n’apparaît que sur les documents que vous avez ajoutés vous-même, si votre rôle peut supprimer des documents.

Créer et modifier des répertoires

Pour créer un répertoire :

Sélectionnez le répertoire dans lequel le créer, ou Top Folder.
Sélectionnez Create Folder.
Dans Create Folder, tapez le Folder Name.
Pour un répertoire dans Top Folder, choisissez sa Company : les sociétés dont les utilisateurs peuvent le voir. Votre propre société est choisie au départ. Un administrateur système peut laisser ce champ vide, pour que tout le monde voie le répertoire.
Sélectionnez Save.

Un répertoire créé dans un autre répertoire appartient aux mêmes sociétés que celui-ci, quoi que vous choisissiez dans Company. Deux répertoires au même endroit ne peuvent pas avoir le même nom (Folder name is already in use).

Pour renommer un répertoire, sélectionnez-le, puis sélectionnez l’icône de crayon à côté de son nom, au-dessus des documents. Dans Modify Folder, modifiez le Folder Name et sélectionnez Save.

Pour supprimer un répertoire, il doit être vide : sans documents ni répertoires. Ouvrez Modify Folder et sélectionnez la croix (Delete Folder) en bas à gauche. La croix n’apparaît que si le répertoire ne contient aucun document ; s’il contient encore des répertoires, TrakIT affiche Unable to delete folder.

Déplacer des répertoires et des documents

Un administrateur système peut réorganiser la bibliothèque par glisser-déposer :

faites glisser un répertoire sur un autre répertoire, ou sur Top Folder, pour l’y déplacer avec tout son contenu ;
faites glisser l’icône de flèches (Drag and move to another folder) d’un document sur un répertoire pour déplacer le document.

Qui peut utiliser cette page

Votre rôle doit avoir ces autorisations dans la section Documents :

Autorisation	Vous permet de
Read	Ouvrir la page, et télécharger et prévisualiser des documents.
Create	Ajouter et modifier des documents, et créer, renommer et supprimer des répertoires.
Delete	Supprimer les documents que vous avez ajoutés.

Les administrateurs système peuvent faire tout cela, et aussi ajouter des documents à Top Folder et déplacer des répertoires et des documents.