Paramètres du workflow

La page des paramètres du workflow contient les principaux paramètres d’un workflow : son code et son nom, qui en est responsable, le comportement de ses ordres de travail et la façon dont ses dossiers sont financés. Elle sert aussi à créer un workflow et à en supprimer un.

Le titre de la page dépend de ce que vous faites : Create New Workflow, Modify Workflow ou Confirm Delete Workflow. Pour l’ouvrir :

• pour créer un workflow, sélectionnez Admin > Workflow Definitions, puis Create ;
• pour modifier un workflow, ouvrez-le depuis Admin > Workflow Definitions, puis sélectionnez l’icône crayon (Edit Workflow) sous les détails du workflow ;
• pour supprimer un workflow, ouvrez-le de la même façon et sélectionnez l’icône corbeille (Delete Workflow).

La page a quatre sections : General, Operations, Finance et, pour le support TrakIT uniquement, Support. Tout le reste du workflow, comme ses événements, ses champs de données, ses postes par défaut, ses KPI (indicateurs clés de performance) et ses formulaires, se configure sur la page du workflow.

Créer un workflow

1. Sélectionnez Admin > Workflow Definitions, puis Create.
2. Saisissez le Workflow Code et le Workflow Name, et choisissez le Workflow Type. Le type ne peut pas être modifié par la suite.
3. Choisissez le Workflow Group et la Responsible Company.
4. Choisissez Geo Assigned 1 et Geo Assigned 2.
5. Saisissez les Default Free Days, et renseignez les autres paramètres dont vous avez besoin. Définissez la Warehouse Operation et Enforce Chronological Order plus tard, lorsque vous modifiez le workflow.
6. Sélectionnez Create.

TrakIT ouvre la page du nouveau workflow. Vous en êtes le Responsible Person.

Un nouveau workflow est inactif : personne ne peut donc encore y créer de dossiers. Complétez d’abord ses événements, ses champs de données et ses autres définitions, puis modifiez-le et activez Active. Pour l’ordre à suivre, voir Concevoir un workflow.

Certains paramètres n’apparaissent qu’une fois le workflow créé : Active et Archived, ainsi que les paramètres qui font référence à ses événements et à ses champs de données, Total Distance, AI Enabled Data Fields, Rev/Exp Recognition et Auto-Approve Estimates.

Pour toute la configuration d’une nouvelle société et de ses workflows, voir Configurer une société.

Modifier un workflow

1. Ouvrez le workflow depuis Admin > Workflow Definitions.
2. Sélectionnez l’icône crayon (Edit Workflow). La page Modify Workflow s’ouvre.
3. Modifiez les paramètres.
4. Sélectionnez Save.

TrakIT enregistre les modifications et vous ramène à la page du workflow. Cancel revient sans enregistrer. Si quelque chose ne va pas, un message vous indique ce qu’il faut corriger et rien n’est enregistré.

Supprimer un workflow

1. Ouvrez le workflow depuis Admin > Workflow Definitions.
2. Sélectionnez l’icône corbeille (Delete Workflow). La page Confirm Delete Workflow affiche les paramètres du workflow.
3. Sélectionnez Delete.

La suppression d’un workflow supprime aussi ses événements et ses champs de données avec leurs actions, ses KPI, ses postes par défaut, sa liste de formulaires, ses définitions des coûts de retard, ses rapports de workflow et l’accès des utilisateurs à ce workflow.

Vous ne pouvez supprimer un workflow que s’il n’a aucun ordre de travail et que rien d’autre n’y fait encore référence, comme des devis, des grilles tarifaires, sa liste de contrôle des documents, des types de dossiers, des entrepôts ou des types d’articles. Sinon, TrakIT affiche Cannot delete workflow in use et ne supprime rien. Pour ne plus utiliser un workflow, désactivez plutôt Active, et archivez-le si vous ne voulez plus le voir.

General

Champ	Ce qu’il faut saisir
Workflow Code	Un code unique de 20 lettres, chiffres ou tirets au maximum. TrakIT retire les espaces et le convertit en majuscules. Obligatoire. Un workflow dupliqué reçoit le code DUPL, que vous devez modifier avant de pouvoir l’enregistrer.
Workflow Name	Un nom unique de 50 caractères au maximum. Certains caractères spéciaux, comme # ou <, ne sont pas acceptés. Obligatoire.
Workflow Type	Import, Export, Round Trip ou Non-Shipment. Il ne peut plus être modifié une fois le workflow créé.
Workflow Group	Le groupe de workflows auquel appartient le workflow. Les groupes deviennent des onglets sur des pages comme Dossiers. Les administrateurs système voient tous les groupes ; les autres utilisateurs voient les groupes des workflows auxquels ils ont accès.
Responsible Company	La société responsable du workflow : les sociétés liées à votre utilisateur, et votre propre société. Les administrateurs système voient toutes les sociétés. La modifier remplit de nouveau Base Currency avec les devises de cette société.
Responsible Person	L’utilisateur qui tient le workflow à jour. Tapez un nom et choisissez dans la liste, qui affiche les utilisateurs actifs ayant accès au workflow, ainsi que les administrateurs système. Lorsque vous créez un workflow, c’est vous, et cela ne peut pas être modifié tant que le workflow n’existe pas.
Geo Assigned 1, Geo Assigned 2	Les zones géographiques de Geo Data auxquelles appartient le workflow, par exemple son pays d’origine et son pays de destination. Aucune des deux ne peut être Global. Obligatoire.
Active	Activé pour un workflow en service. Seuls les workflows actifs peuvent être choisis lors de la création d’un dossier. Affiché uniquement lorsque vous modifiez un workflow.
Archived	Affiché uniquement pour un workflow inactif. Les workflows archivés sont exclus de la plupart des listes et des filtres de workflows de TrakIT, et la liste Workflow Definitions ne les affiche qu’avec Show Archived. Seuls les administrateurs système peuvent le modifier.

Qui obtient l’accès au workflow

Lorsque vous créez un workflow, ou modifiez son Geo Assigned 1 ou son Geo Assigned 2, TrakIT réinitialise la liste des personnes qui y ont accès. Les utilisateurs dont les workflows sont affectés par Geo Data obtiennent l’accès s’ils sont affectés à l’une ou l’autre de ces zones géographiques, ou à une zone géographique située au-dessus (par exemple le pays d’une ville). L’accès donné manuellement à d’autres utilisateurs est retiré : donnez-le de nouveau sur leur page utilisateur s’ils en ont encore besoin.

Si vous n’êtes pas administrateur système, au moins une des deux zones géographiques doit faire partie de celles auxquelles vous avez accès.

Operations

Champ	Ce qu’il fait
Auto-generate	La façon dont la référence du dossier d’un nouveau dossier est renseignée dans Créer un dossier. Le libellé se termine par le nom court que votre société donne à la référence du dossier. None : les utilisateurs la tapent. Random Alphanumeric : 10 lettres et chiffres aléatoires, en commençant par une lettre. Auto Sequential : la référence du dernier dossier du workflow, avec le nombre à la fin augmenté de un et le même nombre de chiffres ; par exemple, ABC-0099 devient ABC-0100. Si cette référence ne se termine pas par un nombre, le champ reste vide.
Abandoned After	Le nombre de jours au bout duquel un ordre de travail actif du workflow devient Abandoned s’il ne reçoit aucun nouvel événement, compté à partir de la date de son dernier événement, ou de sa création s’il n’en a aucun. Au moins 7. Laissez le champ vide pour utiliser la valeur par défaut de votre installation. TrakIT vérifie toutes les six heures. Voir Ordre de travail.
Total Distance	Le code d’un champ de données Number du workflow qui s’applique à l’ordre de travail, et non au dossier. TrakIT y inscrit la distance totale de la liste des lieux de l’ordre de travail chaque fois que la liste change. Affiché uniquement lorsque vous modifiez un workflow.
Default Free Days	Les jours de franchise qu’obtient un conteneur dans le suivi des retards lorsqu’aucune des définitions des coûts de retard du workflow ne lui correspond. Un nombre entier supérieur à 0. Obligatoire.
Default Time Zone	Le fuseau horaire des dates et des heures dans les e-mails automatiques du workflow, comme les actions des événements et des données, les e-mails de mise à jour de statut, les rappels de documents et les rapports de workflow envoyés par e-mail. Un nouveau workflow commence avec votre propre fuseau horaire.
WO Responsible	Qui devient le responsable des nouveaux ordres de travail. WO Creator : l’utilisateur qui les crée, ou la personne qu’il choisit. WF Responsible : le Responsible Person du workflow, sauf si cet utilisateur est verrouillé. Les ordres de travail créés via l’API d’intégration n’utilisent pas ce paramètre : leur responsable est l’utilisateur indiqué dans la requête, sinon l’utilisateur de l’API (voir CreateJob).
Status Email Template	Le formulaire utilisé pour les e-mails de mise à jour de statut envoyés au client d’un dossier lorsque le dernier événement avec External Access de ses ordres de travail change, si l’entité du client a Status Updates activé (voir Entité). La liste affiche les formulaires actifs de l’onglet For Jobs de Form Definitions. Avec [ No Template ], TrakIT envoie son récapitulatif de statut standard.
Location Selection Type	L’endroit où la liste des lieux d’un ordre de travail cherche d’abord les lieux : Global (tous les lieux), Company (le pays de la société responsable), Workflow (les pays de Geo Assigned 1 et Geo Assigned 2) ou Entities (les lieux des entités du dossier et de l’ordre de travail). Les utilisateurs peuvent choisir un autre type dans la liste.
Warehouse Operation	Si les ordres de travail du workflow déplacent du stock : None, Inbound, Outbound ou Both. Ce paramètre ne peut plus être modifié dès qu’un ordre de travail du workflow a des articles confirmés qui ne sont pas annulés. Voir Configurer l’entreposage.
Commit Requirement	Affiché lorsque Warehouse Operation n’est pas None. L’événement qui doit être enregistré avant que des articles puissent être confirmés, ou — pour aucun.
Warehouse Commit Event	Affiché lorsque Warehouse Operation n’est pas None. Le code de l’événement que TrakIT renseigne lorsque des articles sont confirmés. Ce doit être un Required Event qui n’autorise ni NA ni TBA, qui n’est pas Information Only et qui n’est pas limité à des services.
WO Auto Reset	Job Type, Customer, ou les deux : lorsqu’un utilisateur modifie le type de dossier ou le client d’un ordre de travail, TrakIT réinitialise ses événements et ses données, en conservant les valeurs déjà saisies. Cela demande l’autorisation Reset dans la section Work Orders ; sans elle, l’ordre de travail n’est pas réinitialisé.
AI Enabled Data Fields	Les champs de données que l’extraction par IA peut remplir. Voir Champs de données activés pour l’IA. Affiché uniquement lorsque vous modifiez un workflow.
Commodity List	Les marchandises autorisées dans le workflow, une par ligne. À l’enregistrement, TrakIT supprime les doublons et trie la liste. Si la liste n’est pas vide, la marchandise d’un nouveau dossier ou d’un ordre de travail doit en faire partie (Commodity selection allowed from the available list only). Laissez-la vide pour permettre aux utilisateurs de taper n’importe quelle marchandise.
Prevent Document Deletion	Activé : personne ne peut supprimer de documents des ordres de travail du workflow, par exemple dans l’onglet Documents. Les documents peuvent toujours être annulés.
Enable Assets	Activé : les ordres de travail du workflow affichent l’encadré Assets, avec les camions, les remorques ou les équipements de l’ordre de travail, aux utilisateurs dont le rôle a View Assets. Voir Ordre de travail.
Service Mandatory	Activé : chaque ordre de travail du workflow doit avoir au moins un service. No Services n’apparaît pas lors de la création d’un dossier, et le dernier service d’un ordre de travail ne peut pas être retiré.
Ignore Event Sequence	Activé : les événements peuvent être enregistrés dans n’importe quel ordre, et laissés vides. Sans ce paramètre, un événement ne peut pas être enregistré tant que des événements précédents sont vides (Out of sequence), ni effacé tant que des événements suivants sont renseignés (Empty not accepted). Les événements Information Only ne sont jamais contrôlés. Voir Lorsqu’une valeur n’est pas enregistrée.
Enforce Chronological Order	Activé : chaque événement doit être postérieur à la création de l’ordre de travail, et ne pas être antérieur aux événements qui le précèdent dans la séquence (Chronological order). Pour un événement qui s’applique au dossier, les événements de tous les ordres de travail ouverts du dossier comptent. Les événements Information Only ne sont pas contrôlés.

Champs de données activés pour l’IA

Dans Créer un dossier, AI PDF Extraction… lit le PDF d’un connaissement et remplit l’en-tête du dossier et les ordres de travail. Elle peut aussi remplir certains des champs de données de dossier du workflow, mais seulement ceux que vous activez ici. Si vous n’en activez aucun, elle ne remplit aucun champ de données.

1. Sous AI Enabled Data Fields, sélectionnez le lien qui indique combien de champs sont activés, par exemple No fields selected ou 2 fields selected.
2. Dans AI Enabled Data Fields, cochez les champs de données que l’extraction par IA peut remplir, et décochez les autres.
3. Sélectionnez Done. Le lien affiche le nouveau nombre.
4. Sélectionnez Save.

Le choix n’est enregistré que lorsque vous enregistrez la page : Done ne fait que fermer la fenêtre contextuelle.

La fenêtre contextuelle liste les champs de données actifs du workflow qui s’appliquent à l’ensemble du dossier (Apply To réglé sur Job), sauf les champs calculés. Si le workflow n’en a aucun, elle affiche No Data fields available. L’extraction par IA recherche chaque champ activé par son nom : elle fonctionne donc mieux pour les champs nommés comme les libellés du document. Un champ n’est rempli que si la section Job Data du formulaire du dossier l’affiche.

Finance

Ces paramètres s’appliquent à la finance des dossiers du workflow. Les postes par défaut du workflow se trouvent dans l’onglet Finance de la page du workflow, et ses dossiers sont listés sur la page Workflow Finance. Pour configurer la finance depuis le début, voir Configurer une société.

Champ	Ce qu’il fait
Base Currency	La devise des dossiers du workflow : les nouveaux dossiers du workflow la reçoivent. La liste affiche les devises de la Responsible Company. Elle ne peut plus être effacée dès que le workflow a des postes par défaut.
Minimum Margin	La marge que chaque dossier devrait dégager, affichée comme Req. Margin sur la page financière d’un dossier. Choisissez Fixed pour un montant dans la devise de base, ou % of Income, % of Expense ou % of Disbursement, et saisissez un nombre entier. Un pourcentage ne peut pas dépasser 50.
Serial Format	Le format du numéro de série que reçoit chaque nouveau dossier du workflow, affiché comme Workflow Serial sur la page financière du dossier. TrakIT ajoute un numéro à quatre chiffres à la fin. Utilisez YY ou YYYY pour l’année en cours, MM pour le mois (avec YY ou YYYY), et [WF] pour le code du workflow : par exemple, [WF]/YY/ donne IMPSEA/26/0001. Les lettres, les chiffres et - / [ ] ( ) sont autorisés. Lorsque le format contient l’année, la numérotation repart à 1 avec le premier dossier d’une nouvelle année. Le nombre à côté du champ est le dernier utilisé. Laissez le champ vide pour ne pas avoir de numéros de série.
Allowed Master Accounts	All Accounts : les dossiers et les devis du workflow peuvent utiliser n’importe quelle rubrique. Selected Accounts Only : seulement les postes de la liste des postes autorisés du workflow pour la société, tenue dans l’onglet Finance du workflow. Lorsque vous enregistrez avec Selected Accounts Only, TrakIT ajoute les postes par défaut du workflow à la liste des postes autorisés s’ils n’y figurent pas encore.
Rev/Exp Recognition	Le code de l’événement qui définit la date de constatation des produits et des charges du dossier. Lorsque l’événement est enregistré, TrakIT règle la date sur la date Earliest ou Latest de cet événement parmi les ordres de travail non annulés du dossier. Open Jobs Only : la date n’est plus modifiée une fois la finance du dossier clôturée. On All WO : la date n’est définie que lorsque chaque ordre de travail du dossier a l’événement. L’événement doit être un Required Event actif qui n’autorise ni NA ni TBA. Affiché uniquement lorsque vous modifiez un workflow.
Auto-Approve Estimates	Activé : lorsqu’un utilisateur initialise les postes d’un dossier, TrakIT approuve immédiatement les estimations. Affiché uniquement lorsque vous modifiez un workflow.

Support

La section Support n’est affichée qu’au support TrakIT, qui gère les paramètres qu’elle contient.

Messages

Message	Que faire
Workflow Code/Name is already in use, Workflow Code/Name specified is in use	Un autre workflow a ce code ou ce nom. Choisissez-en un autre.
Workflow Code must be alphanumeric, Workflow Code is invalid	N’utilisez que des lettres, des chiffres et des tirets. DUPL n’est pas accepté.
Geo 1 must be specified and cannot be Global, Geo 2 must be specified and cannot be Global	Choisissez une zone géographique autre que Global.
User must have access to at least one assigned Geo Data	Choisissez au moins une zone géographique à laquelle vous avez accès, ou adressez-vous à un administrateur système.
Responsible Company is disabled	Choisissez une société active.
Cannot change responsible company as it is linked to service(s)/Job Type(s)	Le workflow a des services ou des types de dossiers configurés pour sa société actuelle. Retirez-les d’abord du workflow.
Default Free Days must be specified as a number, Default Free Days must be positive	Saisissez un nombre entier supérieur à 0.
Work Order Idle Limit must be at least 7 days	Saisissez 7 ou plus dans Abandoned After, ou laissez le champ vide.
Minimum Margin cannot exceed 50%	Saisissez un pourcentage de 50 ou moins.
Responsible Person not found, Responsible Person matches more than one	Tapez le nom et choisissez l’utilisateur dans la liste.
Cannot find event code code, Cannot find Data code code	Saisissez le code d’un événement ou d’un champ de données de ce workflow.
Rev/Exp trigger event can’t allow ‘NA’, Rev/Exp trigger event must be a ‘Required’ event	Modifiez la définition de l’événement, ou choisissez un autre événement. L’événement de confirmation donne des messages similaires.
Data Field code must be a Number Data Type, Apply to Job for code must be disabled	Total Distance demande un champ de données Number qui s’applique à l’ordre de travail.
Invalid characters in Serial Format	N’utilisez que des lettres, des chiffres et - / [ ] ( ).
Cannot remove currency on a workflow with accounts	Conservez une Base Currency.
Cannot archive active workflow.	Désactivez d’abord Active et enregistrez.
Cannot archive workflow with active work orders	Clôturez ou annulez d’abord les ordres de travail actifs du workflow.
Cannot delete workflow in use	Le workflow a des ordres de travail, ou d’autres enregistrements y font référence. Désactivez plutôt Active.

Qui peut utiliser cette page

Votre rôle doit avoir ces autorisations dans la section WorkFlow Definitions :

Autorisation	Vous permet de
Create	Créer des workflows.
Update	Modifier des workflows (l’icône crayon).
Delete	Supprimer des workflows (l’icône corbeille).

Pour modifier ou supprimer un workflow, vous devez aussi y avoir accès, sauf si vous êtes administrateur système. Seuls les administrateurs système peuvent modifier Archived, et seul le support TrakIT voit la section Support.