Écriture comptable

La page Journal Entry affiche une écriture de la comptabilité : son titre, sa date, sa référence et les comptes qu’elle débite et crédite. C’est aussi là que vous comptabilisez une écriture à la main, par exemple pour une dotation aux amortissements, des frais bancaires ou une correction.

Pour ouvrir une écriture, sélectionnez son titre sur la page Écritures comptables, ou dans la liste des écritures d’un compte comptable. Pour en comptabiliser une nouvelle, sélectionnez New Entry sur la page des écritures comptables.

Comptabiliser une écriture comptable

Sur la page Écritures comptables, choisissez la société et l’exercice. L’écriture va dans cet exercice, qui doit être ouvert.
Sélectionnez New Entry.
Saisissez le Title.
Vérifiez la Transaction Date : la date à laquelle l’écriture compte dans la comptabilité. Elle est initialisée à la date du jour.
Choisissez la Currency : l’une des devises configurées pour la société. Elle est initialisée à la devise de base. Pour une autre devise, vérifiez l’Exchange Rate (consultez Écritures dans une autre devise).
Dans Remarks, saisissez une référence pour l’écriture, si vous le souhaitez.
Dans Accounts, choisissez le nombre de lignes dont l’écriture a besoin : de 2 à 9.
Sur chaque ligne, choisissez l’Account, saisissez des Remarks pour la ligne si vous le souhaitez, et saisissez le montant sous Debit ou Credit.
Vérifiez, sous les lignes, que le total des débits est égal au total des crédits.
Sélectionnez Execute Entry.

L’écriture est comptabilisée immédiatement et la page l’affiche. Cancel vous ramène à la liste sans rien comptabiliser.

Lignes

Pour trouver un compte, saisissez une partie de son nom. La liste affiche les comptes actifs de la société qui peuvent recevoir des écritures, et non les comptes de regroupement qui servent uniquement à regrouper des sous-comptes. Elle exclut aussi les comptes que la devise de l’écriture ne peut pas utiliser (voir ci-dessous).
Chaque ligne a un montant soit sous Debit, soit sous Credit, jamais les deux, et le montant ne peut pas être nul. Le même compte peut apparaître sur plusieurs lignes.
Les montants sont arrondis au nombre de décimales de la devise de l’écriture.
Avec deux lignes, un montant que vous saisissez sous Debit sur la première ligne est recopié sous Credit sur la deuxième ligne si ce champ est vide, et inversement.
Les totaux sous les lignes sont en rouge tant que les débits et les crédits diffèrent.

Écritures dans une autre devise

Vous saisissez les montants dans la devise de l’écriture. TrakIT convertit chaque ligne dans la devise de base de la société au taux indiqué dans Exchange Rate, qui correspond à la valeur d’une unité de la devise de l’écriture dans la devise de base. Par exemple, si la devise de base est le XOF et que l’écriture est en EUR, un taux de 650 transforme 100,00 EUR en 65 000 XOF.

Si votre société prend ses taux de change dans la table des taux de change, TrakIT renseigne le taux de la date de transaction : le taux le plus récent à cette date ou avant, s’il n’est pas plus ancien que l’ancienneté maximale des taux définie pour la société. Il recherche à nouveau le taux lorsque vous modifiez la date ou la devise ; saisissez donc d’abord la date. Vous pouvez modifier le taux de 1 % au plus. S’il n’y a aucun taux dans la table, TrakIT l’indique et vous saisissez le taux vous-même.
Sinon, saisissez le taux vous-même.
Les montants convertis sont arrondis au nombre de décimales de la devise de base. Si l’arrondi laisse un écart de quelques unités entre les débits et les crédits convertis, TrakIT ajuste la plus grande ligne pour que l’écriture soit aussi équilibrée dans la devise de base.
L’écriture peut utiliser des comptes dans la devise de base et des comptes configurés pour la devise de l’écriture, mais pas des comptes configurés pour une autre devise.

Une écriture dans la devise de base ne peut pas utiliser de comptes configurés pour une devise étrangère : comptabilisez les écritures sur ces comptes dans la devise propre du compte.

Lorsqu’une écriture est refusée

Execute Entry ne comptabilise rien et affiche la raison lorsque :

le titre, la date, un compte ou un montant est manquant,
la date est dans le futur, ou en dehors de l’exercice sélectionné sur la page des écritures comptables,
cet exercice est clôturé,
les débits et les crédits diffèrent,
un compte est inactif, est un compte de regroupement ou appartient à une autre société,
un compte est configuré pour une devise que l’écriture ne peut pas utiliser,
la référence commence par BILL-, INV-, WOINV-, RCP-, PMT-, FYCLOSE- ou REV-, qui sont réservés aux écritures comptabilisées par TrakIT.

Consulter une écriture

L’en-tête affiche le numéro de l’écriture, par exemple Journal Entry 125. En dessous figurent le titre de l’écriture et :

Champ	Affiche
Amount	Le total des débits, avec sa devise. Pour une écriture dans une autre devise, le montant dans la devise de base suit.
Date	La date de transaction.
Reference	La référence, ou [ No Reference ].

En dessous, chaque ligne affiche l’Account avec son code, ses Remarks, et son montant sous Debit ou Credit. Sélectionnez un compte pour ouvrir la page de ce compte comptable. Pour une écriture dans une autre devise, chaque montant affiche le montant dans la devise de l’écriture au-dessus du montant dans la devise de base. Un tiret à la place du montant en devise signale une ligne qui n’existe que dans la devise de base, comme un gain ou une perte de change.

Le pied de page indique quand l’écriture a été exécutée et par qui. ◄ Journal vous ramène à la liste.

Qui peut utiliser cette page

Section	Autorisation	Vous permet de
Journal Entries	Read	Ouvrir des écritures.
Journal Entries	Create	Comptabiliser de nouvelles écritures.

Vous ne pouvez ouvrir que les écritures des sociétés auxquelles vous avez accès.