Campos de datos

Los campos de datos son sus propios campos en los registros de TrakIT: un número de licencia en una entidad, una fecha de caducidad del seguro en un activo, un centro de coste en una factura. La página Data Field Definitions es donde se configuran, con una pestaña por clase de registro. Después, los usuarios los rellenan en la página de cada registro.

Para abrirla, seleccione Admin > Masters > Data Fields. La página es solo para los administradores del sistema.

Los eventos y los campos de datos de los expedientes y las órdenes de trabajo no se configuran aquí: pertenecen a cada flujo de trabajo. Consulte Definiciones de eventos y datos.

Cómo funcionan los campos de datos

Cada pestaña es una clase de registro: Assets, Bills, Companies, Employees, Entities, Internal Posting, Invoices, Items, Leads, Locations, Payments, Quotations, Receipts, Users y Yard Moves.
En algunas pestañas, primero se elige un tipo de registro, por ejemplo un tipo de entidad, y se configuran los campos de ese tipo. Consulte Las pestañas.
Un campo aparece en la página del registro, normalmente en una pestaña Data, donde los usuarios introducen su valor y sus observaciones. Con Display, también es una columna de la lista de los registros.
Un campo puede limitarse a algunas empresas: un registro muestra entonces solo los campos de su empresa.
El orden de los campos en esta página es su orden en los registros y en las listas.

La lista de campos

Seleccione una pestaña, y el tipo si la pestaña lo pide, para listar sus campos. Un campo inactivo aparece en rojo, y una estrella marca un campo obligatorio.

Columna	Muestra
Icono de flechas (Re-Order)	Arrastre una fila por él para cambiar el lugar del campo en el orden.
ID	El número de TrakIT para el campo.
Field Name, Code	El nombre y el código del campo.
Data Type	El tipo de valor: consulte Tipos de dato.
Computed	Yes si TrakIT calcula el valor.
Companies	Las empresas a las que se limita el campo. En la pestaña Assets, [ All ] si no está limitado. No aparece en las pestañas Items y Locations.
WO Data Update, WO Data Codes	En las pestañas Assets, Entities y Yard Moves: si el valor se copia en las órdenes de trabajo, y en qué códigos. Consulte Copiar valores en las órdenes de trabajo.
Display	Yes si el campo es una columna de la lista de los registros.
Reminder	En las pestañas Assets y Entities: un icono de alarma si el campo tiene recordatorios.
Unique, Validation Rule	No aparece en la pestaña Assets. Unique es Yes si dos registros no pueden tener el mismo valor. Validation Rule es Yes si el soporte de TrakIT ha añadido una comprobación de los valores.
Added By, Updated By	Quién añadió el campo y quién lo cambió por última vez, y hace cuánto tiempo. La pestaña Assets solo muestra quién lo añadió.

Sitúe el puntero sobre el icono de menú al final de una fila para ver Modify, Delete y, para un campo de fecha de las pestañas Assets y Entities, Reminder.

Crear un campo de datos

Seleccione la pestaña y, si lo pide, el tipo.
Bajo la lista, seleccione Create.
En Create New Data Field (Create New Asset Field en la pestaña Assets), elija primero el Data Type: las demás opciones dependen de él.
Rellene los campos siguientes.
Seleccione Create.

Campo	Qué introducir
Code	Un código de 2 a 10 caracteres: letras, dígitos y guiones. TrakIT usa mayúsculas. Ningún otro campo de datos puede tener el mismo código; los campos de activo tienen sus propios códigos.
Name	El nombre que ven los usuarios, de hasta 50 caracteres. Dos campos de la misma pestaña y el mismo tipo no pueden tener el mismo nombre.
Data Type	El tipo de valor. Consulte Tipos de dato. No se puede cambiar después.
Entity Type	Para un campo Entity: el tipo de las entidades entre las que eligen los usuarios, por ejemplo los clientes.
Company	Las empresas a las que se destina el campo. Déjelo vacío para todas las empresas. No aparece en las pestañas Items y Locations.
Multi-Select	Para un campo Text con lista de elementos: cuántos elementos pueden elegir los usuarios, de Single Item Only a Max 10 Items o No Limit.
Decimal Precision	Para un campo Number: el número de decimales, de 0 a 6. TrakIT redondea los valores a esa precisión.
Item List	Para un campo Text o Number: los valores entre los que eligen los usuarios, separados por punto y coma o en líneas distintas. Déjelo vacío para que los usuarios puedan escribir cualquier valor.
WO Data Update, WO Data Codes	En las pestañas Assets, Entities y Yard Moves: consulte Copiar valores en las órdenes de trabajo.
Width	El ancho de la columna del campo cuando una lista que lo incluye se exporta a Excel.
Display	Márquelo para mostrar el campo como columna de la lista de los registros. Consulte Las pestañas para las listas.
Mandatory	Márquelo para marcar el campo como obligatorio. No aparece en la pestaña Users.
Unique	Márquelo para rechazar un valor que otro registro ya tiene en este campo: TrakIT indica Value already exists. No se comprueba en los campos de activo.
Active	Marcado en un campo nuevo. Desmárquelo para dejar de usar el campo: consulte Cambiar, reordenar o eliminar un campo.

Una lista de elementos puede tener hasta 2500 caracteres, sin ningún valor repetido. La lista de un campo Number solo puede contener números. Un campo Text que admite más de un elemento necesita una lista de elementos.

Mandatory pone una estrella junto al campo en el registro. En algunos registros, TrakIT también rechaza un paso hasta que se rellena el campo, por ejemplo validar una factura de proveedor o aprobar una factura, con Mandatory data field ‘…’ is missing. La página de cada registro indica cuándo.

Los campos Computed, cuyo valor calcula TrakIT a partir de otros datos, y las comprobaciones de los valores más allá de las anteriores los configura el soporte de TrakIT. También las listas de elementos construidas a partir de sus datos: una lista así no aparece en el formulario. Pida una al soporte de TrakIT si la necesita.

Tipos de dato

Tipo de dato	Los usuarios introducen
Number	Un número, redondeado a la Decimal Precision del campo.
Date	Una fecha y una hora, en su zona horaria.
Text	Cualquier texto, o uno o varios valores de la lista de elementos del campo.
Hyperlink	Una dirección web. TrakIT añade `http://` si falta, y muestra el valor como enlace.
Google Place	Un lugar encontrado en Google Maps.
Phone	Un número de teléfono de hasta 15 caracteres: dígitos, un `+` inicial opcional y un prefijo entre paréntesis si hace falta.
Entity	Una entidad del Entity Type del campo, que se busca escribiendo parte de su nombre.

Copiar valores en las órdenes de trabajo

En las pestañas Assets, Entities y Yard Moves, un campo puede rellenar los eventos y los campos de datos de las órdenes de trabajo a las que está vinculado su registro:

una entidad, cuando se indica en una orden de trabajo o en su expediente, por ejemplo como cliente, cargador, receptor, transportista por carretera, operador, agente o agente de aduanas;
un activo, cuando se asigna a una orden de trabajo;
un movimiento de patio, cuando se vincula a una orden de trabajo.

Solo se actualizan las órdenes de trabajo activas y abandonadas, no las cerradas ni las canceladas.

WO Data Update	Qué ocurre
No Update	No se copia nada.
One-Time if blank	Cuando el registro se vincula a una orden de trabajo, el valor rellena el campo de la orden de trabajo si está vacío.
One-Time with Overwrite	Cuando el registro se vincula a una orden de trabajo, el valor sustituye el valor de la orden de trabajo.
Re-Update if blank	Como One-Time if blank, y de nuevo cada vez que el valor cambia en el registro.
Re-Update with Overwrite	Como One-Time with Overwrite, y de nuevo cada vez que el valor cambia en el registro.

Con Re-Update if blank o Re-Update with Overwrite, un cambio hecho mediante SaveDataField de la API de integración no se copia.

En WO Data Codes, introduzca los códigos de los eventos y los campos de datos de la orden de trabajo que se deben rellenar, separados por comas. Déjelo vacío para usar el código propio del campo: el cuadro muestra ese código como sugerencia. Solo se copian los campos activos.

Cambiar, reordenar o eliminar un campo

Cambiar: sitúe el puntero sobre el icono de menú al final de la fila y seleccione Modify. Cambie los campos y seleccione Save. El Data Type no se puede cambiar.
Reordenar: arrastre una fila por su icono de flechas (Re-Order) hasta su nuevo lugar. TrakIT guarda el nuevo orden al soltarla.
Dejar de usar un campo: modifíquelo y desmarque Active. Un campo inactivo aparece en rojo. Los registros que tienen un valor lo siguen mostrando, en rojo, pero no se pueden introducir valores nuevos, y el campo deja de ser una columna de la lista. Salvo en la pestaña Assets, un campo no puede ser a la vez inactivo y obligatorio: Cannot make disabled field mandatory.
Eliminar: sitúe el puntero sobre el icono de menú y seleccione Delete. No se pide confirmación. Un campo que tiene valores en algún registro no se puede eliminar: TrakIT indica Cannot delete field in use (Cannot delete Asset Field in use en la pestaña Assets). Desmarque Active en su lugar.

Las pestañas

Assets

Elija primero un tipo de activo, o [Common Fields] para los campos que tienen todos los activos. Los campos aparecen en la pestaña Asset Data del activo, según el tipo del activo y su empresa principal. Con Display, son columnas de la lista de activos de ese tipo, en Gestión de activos. Un activo con un campo obligatorio vacío no se puede añadir a una orden de trabajo.

Los campos de activo pueden copiar sus valores en las órdenes de trabajo, y los campos de fecha pueden tener recordatorios.

Bills

Los campos aparecen en la pestaña Data de la factura de proveedor y, con Display, como columnas de la lista Facturas de proveedor.

Companies

Los campos aparecen en la pestaña Company Data de la empresa y, con Display, como columnas de la lista Empresas.

Employees

Los campos aparecen en la pestaña Data del empleado.

Entities

Elija primero un tipo de entidad, o [Common Fields] para los campos que tienen todas las entidades, sea cual sea su tipo. Los campos aparecen en la pestaña Entity Data de la entidad. Con Display, son columnas de la lista de ese tipo en Gestión de entidades.

Los campos de datos de entidad pueden copiar sus valores en las órdenes de trabajo, y los campos de fecha pueden tener recordatorios.

Internal Posting

Los campos aparecen en la pestaña Data del asiento interno y, con Display, como columnas de la lista Asientos internos.

Invoices

Los campos aparecen en la pestaña Data de la factura y, con Display, como columnas de la lista Facturas.

Items

Los campos aparecen en la pestaña Item Data del artículo y, con Display, como columnas del Maestro de artículos. Los campos de artículo son para todas las empresas.

Leads

Los campos aparecen en la pestaña Data del cliente potencial, y en la exportación de la lista Clientes potenciales.

Locations

Los campos aparecen en la pestaña Data de la ubicación y, con Display, como columnas de la Lista de ubicaciones. Los campos de ubicación son para todas las empresas.

Payments

Los campos aparecen en la pestaña Data del pago y, con Display, como columnas de los pagos en Cobros y pagos.

Quotations

Los campos aparecen en la pestaña Data del presupuesto y, con Display, como columnas de la lista Presupuestos.

Receipts

Los campos aparecen en la pestaña Data del cobro y, con Display, como columnas de los cobros en Cobros y pagos.

Users

Elija primero Internal Users o External Users. Los campos aparecen en la pestaña User Data del usuario y, con Display, como columnas de la lista de esos usuarios en Gestión de usuarios. Los campos de usuario no tienen la opción Mandatory.

Yard Moves

Elija un tipo de movimiento, o [ All Move Types ] para los campos que tienen todos los movimientos. Los campos aparecen en la pestaña Data del movimiento. Con Display, los campos para todos los tipos de movimiento son columnas de las listas de movimientos, por ejemplo en Movimientos de patio y en Planificación del patio.

Los campos de movimiento de patio pueden copiar sus valores en las órdenes de trabajo.

Recordatorios

Un recordatorio avisa a las personas antes de que llegue la fecha de un campo de fecha: por ejemplo, un mes antes de que caduque el seguro de un activo. Se pueden definir recordatorios en los campos de fecha de las pestañas Assets y Entities. Se aplican a todos los activos o entidades que tienen una fecha en el campo.

Para ver o añadir los recordatorios de un campo:

Sitúe el puntero sobre el icono de menú al final de la fila del campo y seleccione Reminder.
Reminders lista los recordatorios del campo. Seleccione Add Reminder, o el icono del lápiz de un recordatorio para cambiarlo.
Rellene los campos siguientes.
Seleccione Add, o Save para un recordatorio existente.

Campo	Qué introducir
Reminder Name	Un nombre que no use otro recordatorio del campo.
Advance Notice	Con cuánta antelación respecto a la fecha se envía: de 0 a 30 Hours, Days o Months before date.
Repeat Reminder Every	No Repeat, o un periodo. Consulte más abajo.
Notify Assets Responsible o Notify Entity Responsible	Enviarlo al usuario responsable del activo o de la entidad.
Notify Entity (Owner) o Notify Entity	Enviarlo por correo electrónico a la entidad propietaria del activo, o a la propia entidad, a sus direcciones General, Finance o Management. Si están vacías, se usan sus direcciones generales.
Additional Recipients	Otros usuarios y grupos de usuarios a los que enviarlo.
Reminder Message	El mensaje que se incluye.
Notification Method	Email, Chat y App: al menos uno. Las direcciones de la entidad solo reciben el correo electrónico.
Reminder Active	Desmárquelo para detener el recordatorio sin eliminarlo.

Para eliminar un recordatorio, ábralo y seleccione la cruz (Delete Reminder) en la parte inferior izquierda.

Cuándo se envían los recordatorios

Cada 30 minutos, TrakIT busca las fechas que están dentro de su antelación y que aún no han pasado. Para cada una, envía el recordatorio una vez: un correo electrónico titulado Reminder - seguido del nombre del campo, un mensaje de chat o una notificación de la aplicación. Indica el activo o la entidad, con un enlace, su código o su número de serie, el campo, la fecha, el nombre del recordatorio y su mensaje.

Si la fecha cambia, el recordatorio se envía de nuevo antes de la nueva fecha. En el registro, un icono de alarma junto al campo avisa de que cambiar el valor vuelve a activar sus recordatorios.
Con Repeat Reminder Every, la fecha se repite cada periodo a partir de ella, por ejemplo cada año, y el recordatorio se envía antes de cada repetición. Sin esta opción, no se envía nada más una vez pasada la fecha. El periodo de repetición no puede ser más corto que la antelación.
Los recordatorios de entidad solo se envían para las entidades activas. Un usuario responsable bloqueado no recibe nada.

Mensajes

Mensaje	Qué hacer
Field Name is required, Code is required	Rellene el nombre y el código.
Code must be at least 2 characters, Field Code must be at least 2 characters, Code contains invalid characters	Use de 2 a 10 letras, dígitos o guiones.
Field Name contains invalid characters	Quite caracteres como `<`, `>`, `#` y `@`.
The Field Name has already been added, Field Name already exists with this Asset Type	Otro campo de la pestaña y el tipo tiene este nombre.
The Code is already in use., Field Code already exists	Otro campo usa este código.
Item List must have items for multi-select	Añada una lista de elementos, o elija Single Item Only.
Item List contains duplicate values, Item List contains non-numeric characters	Quite los duplicados, o los valores que no son números.
Item List is … characters. It cannot exceed 2500 characters.	Acorte la lista.
Cannot make disabled field mandatory	Marque Active, o desmarque Mandatory.
Cannot delete field in use, Cannot delete Asset Field in use	Desmarque Active en su lugar.
Reminder Name must be specified, Reminder Message must be specified	Rellene el nombre y el mensaje.
Reminder Name already exists	Elija otro nombre.
At least one method of notification must be selected	Marque Email, Chat o App.
Reminder Repeat cannot be less than advance notification	Haga que el periodo de repetición sea más largo que la antelación.

Quién puede usar esta página

La página es solo para los administradores del sistema: TrakIT lo comprueba al abrirla, sean cuales sean los permisos del rol. Los demás usuarios ven Authorization Failed.

Los valores de los campos se introducen en la página de cada registro, con los permisos de esa página.