Contabilización automática

Cuando una empresa lleva su contabilidad en TrakIT, finalizar o aprobar sus documentos contabiliza asientos contables por sí solo. Esta página explica qué asiento contabiliza cada documento, cuándo, y qué ocurre cuando el documento cambia después.

TrakIT solo contabiliza automáticamente en una empresa cuyo sistema financiero es TrakIT y que tiene un plan de cuentas: consulte Configurar la contabilidad. Cada contabilización necesita un ejercicio abierto que cubra la fecha del documento, y las cuentas predeterminadas que usa. Si falta algo, el documento no se finaliza ni se aprueba, y el mensaje indica qué corregir: consulte Cuando la contabilización falla.

Qué se contabiliza, y cuándo

Documento	Se contabiliza cuando	Fecha del asiento	Título del asiento
Factura, nota de cargo o factura rectificativa	Selecciona Finalize. Una factura rectificativa creada con Reverse Invoice se contabiliza al instante.	La fecha del documento	Invoice: (también para una nota de cargo) o Credit Note: seguido del número
Factura de proveedor	Selecciona Finalise	La fecha de la factura de proveedor	Bill: seguido del número
Cobro o pago	Selecciona Finalise	La fecha de operación	Receipt: o Payment: seguido de la referencia
Asiento interno	Selecciona Approve	La fecha del asiento interno	Internal Posting: seguido del número
Ajustes de una factura, factura rectificativa o factura de proveedor	Finaliza el documento	La fecha del documento	Adjustments: seguido del documento
Baja por incobrable de una factura	Da de baja la factura por incobrable	La fecha de la baja	Write-Off: Invoice seguido del número

Aprobar una factura, validar una factura de proveedor y aprobar un cobro o pago no contabilizan nada. Tampoco los presupuestos, las estimaciones, Mark as Paid, ni cancelar o eliminar un documento en borrador.

La persona que finaliza o aprueba el documento aparece como quien ejecutó el asiento. Los asientos que TrakIT contabiliza en segundo plano, y los asientos de ajuste, muestran System.

TrakIT también contabiliza los saldos de apertura, la revalorización de divisas y el asiento de cierre de un ejercicio cuando usted los ejecuta.

Facturas, notas de cargo y facturas rectificativas

Línea	Cuenta	Lado	Importe
Cuentas a cobrar	Default AR Account	Debe	El total de la factura, menos la retención soportada.
Ingresos	La cuenta contable vinculada al concepto de cada línea, o la Default Income Account	Haber	Las líneas de la factura sin impuestos, sumadas por cuenta.
Impuesto sobre las ventas	Sales Tax Account	Haber	El impuesto de la factura, sin contar los impuestos de los que la factura está exenta.
Retención soportada	Withheld Tax Account	Debe	El impuesto que retiene el cliente, cuando la factura tiene una retención.

Todas las líneas de la factura se abonan de esta forma, incluidos los suplidos: vincule un concepto a otra cuenta contable para enviar sus líneas a otro lugar (consulte Configurar la contabilidad).

Antes de contabilizar, TrakIT vuelve a sumar las líneas y compara el resultado con el total de la factura. Una diferencia de redondeo de unos céntimos va a la línea de ingresos más grande. Una diferencia mayor detiene la contabilización, para que la contabilidad nunca discrepe de la factura impresa.

Una nota de cargo se contabiliza como una factura. Una factura rectificativa contabiliza el mismo asiento con sus importes negativos, que es la imagen inversa de una factura: abona en cuentas a cobrar y carga en ingresos y en impuestos. Una retención en una factura rectificativa se abona en la retención soportada y reduce en el mismo importe el abono en cuentas a cobrar.

Facturas de proveedor

Línea	Cuenta	Lado	Importe
Gastos	La cuenta contable vinculada al concepto de cada línea, o la Default Expense Account	Debe	Las líneas de la factura de proveedor sin impuestos, sumadas por cuenta.
Impuesto sobre las compras	Purchase Tax Account	Debe	El impuesto de la factura de proveedor.
Retención practicada	Withholding Tax Payable	Haber	El impuesto que usted retiene al proveedor, cuando la factura de proveedor tiene una retención.
Cuentas a pagar	Default AP Account	Haber	El total de la factura de proveedor, menos la retención practicada.

Si la empresa no tiene Purchase Tax Account, el impuesto de cada línea va a la cuenta de gastos de esa línea. El redondeo va a la línea de gastos más grande, de modo que el gasto siempre coincide con el total validado de la factura de proveedor.

Ajustes

Los ajustes, como los descuentos, reducen lo que debe el cliente o el proveedor. Cada factura, factura rectificativa o factura de proveedor tiene un asiento de ajuste, por el total de sus ajustes, que se contabiliza cuando se finaliza el documento:

Documento	Debe	Haber
Factura	Discounts & Allowances	Default AR Account
Factura rectificativa	Default AR Account	Discounts & Allowances
Factura de proveedor	Default AP Account	Default Expense Account

Si los ajustes de un documento cambian mientras está en la contabilidad, TrakIT revierte el asiento de ajuste y contabiliza uno nuevo por el nuevo total, con la fecha del día del cambio.

Los ajustes de un cobro o pago aparecen en su justificante, pero no se contabilizan.

Bajas por incobrables

Cuando da de baja por incobrable una factura en una empresa que lleva su contabilidad en TrakIT, la factura debe estar finalizada, y usted elige la cuenta contra la que se da de baja el saldo y la fecha de la baja. TrakIT contabiliza:

Línea	Cuenta	Lado	Importe
Baja por incobrable	La cuenta que elija: cualquier cuenta hija activa en la moneda de la empresa, excepto la Default AR Account	Debe	El saldo pendiente.
Cuentas a cobrar	Default AR Account	Haber	El saldo pendiente.

Remove Write-Off revierte el asiento.

Cobros y pagos

Documento	Debe	Haber
Cobro	La cuenta de banco o de caja de la forma de pago del cobro	Default AR Account
Pago	Default AP Account	La cuenta de banco o de caja de la forma de pago del pago

La cuenta de la forma de pago se define en la pestaña Payment Methods de Finance Masters. Un cobro o pago en otra moneda también puede contabilizar una diferencia de cambio realizada en la FX Gain/Loss Account: consulte Contabilidad multidivisa.

En una empresa que lleva su contabilidad en TrakIT, puede finalizar un cobro o pago antes de que todo su importe esté asignado a facturas o facturas de proveedor. Se contabiliza el importe total; la parte no asignada permanece en la cuenta de cuentas a cobrar o a pagar. Cuando más tarde añade facturas o facturas de proveedor al cobro o pago finalizado, TrakIT revierte su asiento y contabiliza uno nuevo a partir de las asignaciones actuales.

Asientos internos

Un asiento interno traspasa importes entre conceptos dentro de la empresa, y sus líneas suman cero. Cuando se aprueba:

• sus líneas de ingresos se abonan y sus demás líneas se cargan;
• cada línea va a la cuenta contable vinculada a su concepto o, si no la hay, a la Default Income Account para las líneas de ingresos y a la Default Expense Account para las demás.

Las líneas que van a la misma cuenta se suman. Si todo se compensa dentro de las mismas cuentas, no se contabiliza nada. Todas las líneas deben estar en una misma moneda.

Cuando un documento cambia después de contabilizarse

Un asiento contabilizado nunca se modifica. TrakIT lo revierte y contabiliza un asiento nuevo si el documento se vuelve a finalizar o aprobar. El asiento original y el contraasiento permanecen ambos en el diario.

Usted	TrakIT
Restablece o anula la finalización de una factura o factura rectificativa	Revierte su asiento, su asiento de ajuste y su asiento de baja por incobrable. Solo el soporte de TrakIT puede hacerlo, y no mientras haya cobros asignados a ella.
Selecciona Reverse Invoice	Deja el asiento de la factura como está y contabiliza la factura rectificativa, con la fecha de la factura rectificativa.
Restablece una factura de proveedor	Revierte su asiento y su asiento de ajuste. No es posible mientras haya pagos registrados para ella.
Restablece un cobro o pago	Revierte su asiento. Vuelve a borrador.
Añade facturas o facturas de proveedor a un cobro o pago finalizado	Revierte su asiento y contabiliza uno nuevo.
Restablece un asiento interno	Revierte su asiento.
Cambia los ajustes de un documento contabilizado	Revierte el asiento de ajuste y contabiliza uno nuevo.
Quita una baja por incobrable	Revierte el asiento de baja por incobrable.

Un contraasiento tiene la misma fecha que el asiento que revierte, salvo cuando cambian los ajustes: en ese caso, el asiento de ajuste se revierte en el día del cambio. No es posible revertir un asiento que está en un ejercicio cerrado: el documento no se puede restablecer entonces, y se corrige en su lugar con un asiento en un ejercicio abierto.

Documentos finalizados anteriormente

Un documento se contabiliza cuando se finaliza o se aprueba. Los documentos finalizados antes de que la empresa llevara su contabilidad en TrakIT no se contabilizan en ese momento. Si un administrador del sistema ha activado Invoices y Bills en Synchronisation Settings, en la pestaña Finance System de la empresa, TrakIT busca cada 5 minutos las facturas, facturas rectificativas y facturas de proveedor finalizadas que aún no ha sincronizado, y las contabiliza. Un documento que no puede contabilizar recibe el mensaje de error como referencia de sincronización; después de corregir la causa, borre el error para que TrakIT lo vuelva a intentar (Clear Sync Errors en las listas Invoices y Bills).

Contabilizar de nuevo el mismo documento nunca lo contabiliza dos veces: mientras su asiento está en vigor, TrakIT lo deja como está.

Cuando la contabilización falla

El mensaje empieza por	Qué hacer
«No open Financial Year covers…»	Cree el ejercicio que cubre la fecha, o compruebe la fecha del documento. Un ejercicio cerrado no puede recibir asientos.
«Default AR (DAR) COA account not configured…» y otros mensajes sobre una cuenta predeterminada	Elija la cuenta predeterminada que falta en la página del plan de cuentas.
«Default Income (DINC) COA account not configured and one or more line types have no COA mapping»	Elija una Default Income Account, o vincule los conceptos a cuentas contables.
«This invoice has taxes but no Sales Tax…»	Elija una Sales Tax Account.
«This invoice has a tax deduction but no Withheld Tax…»	Elija una Withheld Tax Account.
«This bill has a tax deduction but no Withholding Tax Payable…»	Elija una cuenta Withholding Tax Payable.
«Payment method ‘…’ has no COA bank/cash account configured»	Pida a un administrador del sistema que defina la COA Account de la forma de pago, o use una forma de pago configurada para la empresa.
«Payment method ‘…’ posts to a … account - it can only be used for…»	La cuenta bancaria de la forma de pago está en otra moneda: use una forma de pago de la moneda del cobro o del pago.
«No exchange rate found for…»	Añada el tipo en la página Tipos de cambio.
«This settlement has a realized exchange difference…»	Elija una FX Gain/Loss Account.
«Computed total … does not match the invoice total»	Las líneas de la factura y su total no coinciden: compruebe la factura.
«Mixed-currency internal postings cannot be posted…»	Use líneas de una sola moneda en el asiento interno.
«One or more accounts are invalid, disabled…»	Una cuenta que usa la contabilización se ha desactivado o eliminado: compruebe las cuentas predeterminadas, las cuentas contables de los conceptos y la cuenta de la forma de pago.
«Cannot reverse journal …: its Financial Year is closed»	El asiento del documento está en un ejercicio cerrado: corríjalo con un asiento en un ejercicio abierto.