Presupuesto

La página de presupuesto muestra un presupuesto: los precios que ofrece a un cliente por un expediente, y los costes que prevé. Muestra la cabecera y el estado del presupuesto, los botones que lo llevan de borrador a aprobación, y pestañas para sus partidas, sus datos, sus documentos, sus expedientes vinculados, sus comentarios y su registro de auditoría. Una vez aprobado un presupuesto, puede generarlo en PDF, enviarlo por correo electrónico y crear el expediente a partir de él. Para el recorrido completo, del presupuesto a las facturas y los pagos del expediente, consulte Del presupuesto al pago.

Para abrir un presupuesto, selecciónelo en la página Presupuestos, o seleccione su enlace en un expediente, una orden de trabajo o la página de finanzas de un expediente. ◄ Quotation List le devuelve a la lista.

Un presupuesto es Normal, el presupuesto que usted envía, o una Template, un punto de partida que copia para hacer nuevos presupuestos. Consulte Plantillas.

Crear un presupuesto

1. En la página Presupuestos, elija la empresa y seleccione New Quote. Se abre la página Create New Quotation.
2. En Type, elija Normal o Template. Type solo aparece si su rol puede crear ambos.
3. Rellene los campos del presupuesto. Title y Currency son obligatorios. Según la configuración de su empresa, también puede ser obligatorio un flujo de trabajo.
4. Seleccione Create.

TrakIT numera el presupuesto a partir del código de la empresa y de una secuencia, por ejemplo ABC-Q0042. El presupuesto empieza en Draft, en la revisión 1, y los usuarios de Notify Users reciben un correo electrónico. Cancel vuelve atrás sin crear nada.

También puede empezar un presupuesto desde un cliente: en la página de entidad del cliente, abra la pestaña Quotations y seleccione New Quote. El cliente queda entonces rellenado y no se puede cambiar. Para hacer un presupuesto a partir de un expediente existente, consulte Crear un presupuesto a partir de un expediente.

Campos del presupuesto

Campo	Notas
Title	Obligatorio, de hasta 300 caracteres. No puede contener ninguno de los caracteres ! # $ % * ; < = > @ ^ { } ~ (Title has invalid characters).
Customer, Transporter, Shipper, Receiver, Carrier	Las partes, elegidas entre las entidades de cada tipo para la empresa. Se utilizan cuando crea un expediente, y el formulario de impresión puede mostrarlas.
Currency	Obligatoria. Empieza con la moneda predeterminada de la empresa. Todas las tarifas están en esta moneda.
Validity	El número de días durante los que el presupuesto es válido, contados desde la fecha del presupuesto.
Workflow	El flujo de trabajo del expediente al que se destina el presupuesto. Necesita uno para crear un expediente a partir del presupuesto, para rellenar sus datos del flujo de trabajo y para inicializar sus partidas a partir del flujo de trabajo.
Job Type, Services	Aparecen cuando el flujo de trabajo tiene tipos de expediente o servicios. Elija los que correspondan: determinan los campos de datos del flujo de trabajo y, si el flujo de trabajo solo admite sus propias partidas, las partidas que puede añadir. Los tipos de expediente y los servicios que se han desactivado después aparecen en rojo.
Hide Total	Omite el total en el PDF generado.
Restricted	Solo pueden verlo el usuario que creó el presupuesto, los usuarios de Notify Users y los administradores del sistema.
Notify Users	Los usuarios que reciben un correo electrónico cuando se crea el presupuesto y cada vez que cambia su estado. La lista ofrece los usuarios activos de la empresa y los administradores del sistema.
Internal Remarks	Observaciones solo para su empresa. Nunca se imprimen.
External Remarks, Terms & Conditions	Texto que el formulario de impresión puede mostrar en el presupuesto.

La parte superior de la página

La cabecera muestra el número y el título del presupuesto. A la derecha, un presupuesto normal muestra su ID, su Revision y su estado; una plantilla muestra Template.

Si su empresa ha configurado acciones para los presupuestos, Actions, junto a ◄ Quotation List, ejecuta una de ellas. TrakIT le pide primero que confirme; las acciones no se pueden deshacer.

Cabecera

El recuadro Header muestra los detalles del presupuesto. Seleccione su título para plegarlo o volver a desplegarlo.

• Company, Currency, Validity, Created By, Hide Total y Restricted.
• Date: el día en que el presupuesto se generó por última vez, o en que se creó si nunca se generó. Muestra - hasta que el presupuesto está en Generated, Finalised, Rejected, Cancelled u Ops Assigned, o en la revisión 2 o posterior, y siempre para una plantilla.
• Las partes que están rellenadas: Customer, Transporter, Shipper, Receiver y Carrier.
• Workflow, Services y Job Type, si el presupuesto tiene un flujo de trabajo.
• Job ID: el expediente a partir del cual se hizo el presupuesto, si se creó a partir de un expediente o si sus partidas se inicializaron a partir de uno. Selecciónelo para abrir la página de finanzas del expediente.
• Notify Users, Internal Remarks, External Remarks y Terms & Conditions.
• Account Summary: los totales de las partidas de ingreso y de gasto, sin impuestos, y el Gross Profit. Sitúe el puntero sobre el icono de información para ver el margen bruto como porcentaje del ingreso. Los suplidos no se cuentan.
• Los campos de datos de presupuesto configurados para mostrarse aquí, si los hay. Consulte Pestaña Data.

Los iconos de la parte inferior derecha de la cabecera le permiten duplicar, modificar y eliminar el presupuesto. Los botones de la parte inferior izquierda cambian su estado y crean un expediente.

Modificar un presupuesto

Puede modificar un presupuesto mientras está en Draft o Under Revision.

1. Seleccione el icono del lápiz (Modify) en la parte inferior derecha de la cabecera, o el lápiz junto al título.
2. Modifique los campos del presupuesto. La empresa y el tipo no se pueden cambiar.
3. Seleccione Update.

Las partes solo se pueden cambiar mientras el presupuesto es un borrador, o mientras está en revisión en la revisión 1. Cambiar la moneda no convierte las tarifas.

Si cambia el flujo de trabajo, los servicios o los tipos de expediente, TrakIT le pide que confirme: los campos de los datos del flujo de trabajo se añaden o se quitan en consecuencia. Los valores se conservan para los campos que siguen siendo aplicables. Si el flujo de trabajo solo admite sus propias partidas, el cambio se rechaza mientras el presupuesto tenga partidas que ya no son aplicables; el mensaje lista sus códigos, y primero tiene que quitarlas.

Modificar el título

Si el presupuesto ya no se puede modificar, el lápiz junto al título abre Modify Title en su lugar, para que pueda seguir corrigiendo el título en cualquier estado.

1. Seleccione el lápiz junto al título.
2. En Enter New Title, escriba el nuevo título.
3. Seleccione Save.

El nuevo título sigue las mismas reglas que el campo Title: consulte Campos del presupuesto.

Duplicar un presupuesto

1. Seleccione el icono de copiar (Duplicate Quotation) en la parte inferior derecha de la cabecera.
2. Confirme.

TrakIT crea un nuevo presupuesto y lo abre. La copia es un presupuesto normal, incluso cuando copia una plantilla. Es un Draft en la revisión 1, con el número siguiente, el título Copy seguido del título original, y usted como su creador. Recibe la cabecera, las partidas, los impuestos y los valores de la pestaña Data del original, y el envío guardado con Get Rates. No recibe los datos del flujo de trabajo, los documentos ni los comentarios.

Eliminar un presupuesto

Puede eliminar un presupuesto mientras es un borrador.

1. Seleccione el icono de la papelera (Delete) en la parte inferior derecha de la cabecera. Aparecen los detalles del presupuesto, con un botón Delete.
2. Seleccione Delete.

TrakIT elimina el presupuesto y sus partidas y le devuelve a la página Presupuestos. Esta acción no se puede deshacer.

Estados

Estado	Qué significa	Botones
Draft	Nuevo, o restaurado después de haberse cancelado. Se puede modificar.	Request Approval, Approve, Cancel
Request for Approval	Pendiente de aprobación. La lista lo cuenta en Appr. Requested.	Approve, Revise, Cancel
Under Revision	Devuelto para cambios. Se puede modificar.	Request Approval, Approve, Cancel
Approved	Aprobado: se puede generar y utilizar para un expediente.	Generate, Revise, Finalise, Ops Assigned, Cancel, Create Job
Generated	Se ha generado el PDF.	Finalise, Ops Assigned, Reject, Cancel, Create Job
Finalised	Definitivo.	Ops Assigned, Un-Finalise, Create Job
Rejected	Rechazado después de haberse generado.	Revise, Cancel
Cancelled	Cancelado. La cabecera aparece atenuada.	Restore
Ops Assigned	Traspasado a operaciones.	Un-Finalise, Create Job

Solo ve los botones que su rol permite. Create Job también necesita un flujo de trabajo en el presupuesto. Las partidas, los datos y los datos del flujo de trabajo solo se pueden modificar mientras el presupuesto está en Draft o Under Revision.

Cambiar el estado

1. Seleccione el botón del nuevo estado, por ejemplo Request Approval o Approve.
2. Para Revise, Reject y Cancel, elija el motivo en Reason. Un administrador configura la lista de motivos.
3. En Enter Remark, explique el cambio. La observación es obligatoria para Revise, Reject, Cancel, Un-Finalise y Restore.
4. Para Revise, mantenga marcado o desmarque Increment Revision Number to n.
5. Seleccione Update.

Qué hace cada botón:

• Request Approval y Approve comprueban que los campos obligatorios de la pestaña Data están rellenados. Si uno está vacío, TrakIT lo nombra y el estado no cambia.
• Revise devuelve el presupuesto para cambios. Cuando revisa un presupuesto rechazado, su número de revisión aumenta en uno, salvo que desmarque la casilla. Revisar un presupuesto pendiente de aprobación o aprobado mantiene su número de revisión.
• Generate abre Generate Quotation.
• Reject registra que el presupuesto generado se ha rechazado.
• Un-Finalise devuelve a Approved un presupuesto finalizado o traspasado a operaciones, y a Draft una plantilla.
• Restore devuelve a Draft un presupuesto cancelado.

Su empresa también puede configurar sus propias comprobaciones para estos pasos; si una falla, TrakIT muestra su mensaje y el estado no cambia.

Cada cambio de estado envía un correo electrónico a los usuarios de Notify Users, con copia para usted. También se avisa a los usuarios suscritos a las notificaciones de presupuestos en System > Notifications, para los eventos que han elegido: Created, Approval Requested, Approved, Generated, Revised, Finalised, Rejected, Cancelled, Un-Finalised y Ops Assigned.

Plantillas

Una plantilla es un presupuesto que guarda como punto de partida, por ejemplo una lista de precios estándar para un tipo de expediente. Se crea como un presupuesto, con Type en Template.

• La cabecera de una plantilla no muestra ID, revisión, estado ni fecha, y una plantilla no se puede enviar a aprobación, aprobar ni generar.
• Finalise la bloquea, y Un-Finalise vuelve a abrirla a los cambios. Cancel y Restore funcionan como en los presupuestos.
• Para utilizarla, abra la plantilla y duplíquela. La copia es un presupuesto normal en borrador con las partidas de la plantilla.

Generar el presupuesto

Generate crea el PDF del presupuesto a partir de un formulario de impresión, y puede enviarlo por correo electrónico. Aparece cuando el presupuesto está en Approved.

1. Seleccione Generate. Se abre la ventana Generate Quotation.
2. En Select Template, elija el formulario de impresión. La lista muestra los formularios de presupuesto configurados para la empresa del presupuesto.
3. Compruebe la Quotation Preview. Algunos formularios tienen campos en los que puede escribir en la vista previa. Seleccione Final Preview para ver el resultado tal como se imprimirá, y Edit Again para volver atrás.
4. Si el formulario tiene un campo de firma, firme en él en la vista previa y seleccione Confirm debajo. Algunos formularios exigen una firma.
5. Elija a quién enviar el correo electrónico, si procede:
   • Myself: marque su propia dirección.
   • El cliente: marque sus direcciones General, Finance o Management. Al principio no hay ninguna marcada, y solo se envía el correo al cliente si marca una.
   • Email to other address(es): selecciónelo y escriba otras direcciones, separadas por comas o por puntos y comas.
6. En Attach Supporting Docs, marque los documentos de la pestaña Documents que quiere enviar con el PDF. Selected muestra cuántos ha elegido y su tamaño, que puede llegar a 20 MB en total. Si adjunta documentos, elija al menos un destinatario.
7. Seleccione Generate.

A continuación, TrakIT:

• añade el PDF a la pestaña Documents, con el nombre del formulario, el número del presupuesto y la revisión como título, por ejemplo Quotation - ABC-Q0042-R1. Este documento no se puede eliminar;
• pone como fecha del presupuesto la de hoy, y como estado Generated;
• envía por correo electrónico el PDF y los documentos justificativos a los destinatarios que ha elegido, con el asunto Quotation - seguido del número del presupuesto. El mensaje procede de la plantilla de mensaje definida en el formulario de impresión, o es un mensaje estándar con el número, el importe y la validez.

Su empresa puede configurar sus propias comprobaciones para la generación; si una falla, TrakIT muestra su mensaje y no se genera nada.

El PDF lista las partidas de ingreso y de suplido, nunca las partidas de gasto. Cada línea muestra su tarifa, su cantidad, su total y sus impuestos, con sus observaciones externas. Las partidas de un grupo de partidas se imprimen como una sola línea para el grupo. El total aparece al final, salvo que Hide Total esté activado.

Crear un expediente

Create Job crea un expediente y sus órdenes de trabajo a partir del presupuesto. Aparece cuando el presupuesto tiene un flujo de trabajo y está en Approved, Generated, Finalised u Ops Assigned.

1. Seleccione Create Job. La ventana Create New Job muestra el Workflow, el Job Type y los Services del presupuesto.
2. Escriba la referencia del expediente. Su etiqueta se define para su empresa, por ejemplo Transport Document.
3. En Work Order Count, escriba el número de órdenes de trabajo, de 1 a 100.
4. Seleccione Create Job.

TrakIT crea el expediente en el flujo de trabajo del presupuesto, con el cliente, el cargador, el receptor y los tipos de expediente del presupuesto. Cada orden de trabajo recibe el transportista, el transportista por carretera y los servicios del presupuesto. Si el flujo de trabajo exige uno de estos datos y el presupuesto no lo tiene, TrakIT indica cuál falta y no crea nada. Los valores de la pestaña Workflow Data se registran en el expediente.

Las partidas del presupuesto se convierten en las estimaciones del expediente para la empresa del presupuesto. La cantidad de cada línea se calcula a partir del expediente, según su Applies: consulte Applies. Si la moneda del presupuesto no es la del expediente, las tarifas se mantienen en la moneda del presupuesto. El expediente queda vinculado al presupuesto; si el presupuesto tiene partidas, el expediente también aparece en la pestaña Jobs.

TrakIT muestra el ID del nuevo expediente, con un enlace a la página de finanzas del expediente. Consulte Expediente financiero.

Pestañas

Debajo de la cabecera, las pestañas muestran las Accounts, Data, Workflow Data, Documents, Jobs, Comments y Audit Log del presupuesto. Workflow Data solo aparece cuando el presupuesto tiene un flujo de trabajo. TrakIT abre la última pestaña que utilizó.

Pestaña Accounts

La pestaña Accounts lista las líneas del presupuesto, agrupadas en Income Accounts, Expense Accounts y Disbursement Accounts:

• las partidas de ingreso son lo que cobra al cliente;
• las partidas de gasto son los costes que prevé pagar; nunca se imprimen;
• las partidas de suplido son costes que usted paga y repercute: se facturan a una entidad y los factura otra.

Columna	Muestra
Account Name	La partida, su detalle o ambos, según la configuración de su empresa, con su código. El nombre de un grupo de partidas aparece en rojo encima, y las observaciones internas (Int:) y externas (Ext:) debajo.
Code	El código de la partida.
Applies	La unidad por la que se cobra la línea. Consulte Applies.
Rate, Quantity, Total	La tarifa, la cantidad, y la tarifa multiplicada por la cantidad. Una línea sin tarifa muestra -.
Tax Name, Tax Amount, Total + Tax	Aparecen cuando alguna línea tiene un impuesto.
Entity	A quién se factura la línea o quién la factura. Un suplido muestra ambos, como Inv y Bill.
Updated By	Quién modificó la línea por última vez, y cuándo.

Subtotal, al final, es el ingreso menos los gastos, con sus impuestos. Los suplidos no se cuentan. Si su rol no puede ver las partidas de ingreso, no se listan.

Mientras el presupuesto se puede modificar, la pestaña también ofrece:

• Initialize Accounts, mientras el presupuesto no tiene partidas: consulte Inicializar las partidas.
• Add…: consulte Añadir o modificar una partida.
• Get Rates: consulte Get Rates.
• Quick Edit: consulte Quick Edit.
• Tasks, para las partidas que seleccione: consulte Trabajar con varias partidas.

Para cambiar el orden de las líneas, arrastre una línea por su icono de flechas (Re-Order). Las líneas de un grupo de partidas no se pueden mover.

Añadir o modificar una partida

1. Seleccione Add…. Se abre la ventana Add New Account.
2. En Account Type, elija Income, Expense o Disbursement.
3. En Account Master, elija el concepto. La lista muestra los conceptos activos de la empresa. Si el flujo de trabajo solo admite sus propias partidas, muestra los que corresponden a los servicios y los tipos de expediente del presupuesto.
4. En Account Detail, escriba una descripción si es necesario, de hasta 50 caracteres. La misma partida se puede añadir más de una vez con detalles distintos.
5. Rellene el resto de la línea:
   • Account Group, si su empresa utiliza grupos de partidas.
   • Applies: obligatorio. Consulte Applies.
   • La entidad: Invoice Entity Type e Invoice To para los ingresos, Billing Entity Type y Billed By para los gastos, y ambos para los suplidos. Si la partida está configurada para un solo tipo de entidad, ese tipo es fijo.
   • Rate: puede dejarla vacía y rellenarla más tarde.
   • Quantity: obligatoria. Empieza en 1.
   • Internal Remarks, de hasta 500 caracteres, y External Remarks, de hasta 300 caracteres. Las observaciones externas se imprimen debajo de la línea.
6. Seleccione Add.

Para modificar una línea, selecciónela. Se abre la ventana Update Account con los mismos campos, excepto el tipo de partida y el concepto. Modifíquelos y seleccione Save.

Para añadir un impuesto a una línea, ábrala y seleccione Add Tax…, elija el impuesto y seleccione Add. La lista muestra los impuestos del país de la empresa; un impuesto que solo se aplica a las partidas de ingreso o solo a las de gasto no puede ir en el otro tipo. Para quitar un impuesto, seleccione la cruz que hay junto a él. Los impuestos no se añaden por sí solos a las líneas que añade.

Para eliminar una línea, ábrala, seleccione la cruz de la parte inferior izquierda (Delete Account) y, después, Yes. Si el presupuesto se hizo a partir de un expediente y elimina así su última línea, se quita el vínculo con ese expediente.

Applies

Applies	En el expediente, la cantidad es
per TD	1, para todo el expediente. En el presupuesto, la cantidad debe ser 1.
per WO	El número de órdenes de trabajo.
per m3, per Kg, per Ton	El volumen total, el peso o el peso en toneladas de las órdenes de trabajo.
per TEU, per 20’, per 40’	El número de TEU, de contenedores de 20 pies, o de contenedores de 40 y de 45 pies.
For WO	1 por cada orden de trabajo: la línea se añade una vez por orden de trabajo.
Manual	La cantidad del presupuesto.

En el propio presupuesto, el total de cada línea es su tarifa multiplicada por la cantidad que escribe.

Inicializar las partidas

Initialize Accounts rellena con partidas un presupuesto vacío.

1. Seleccione Initialize Accounts.
2. Elija una opción:
   • Initialize From Workflow Default Accounts: disponible cuando el presupuesto tiene un flujo de trabajo.
   • Initialize from seguido de la etiqueta corta de su empresa para la referencia del expediente: escriba el Job ID de un expediente.
3. Seleccione Initialize.

A partir del flujo de trabajo, TrakIT añade las partidas predeterminadas activas del flujo de trabajo para la empresa del presupuesto: las de todos los servicios y las de los servicios del presupuesto. Cada línea recibe su tarifa predeterminada si esa tarifa está en la moneda del presupuesto; si no, la tarifa se deja vacía. También se añaden los impuestos predeterminados del flujo de trabajo. Si el presupuesto ya tiene un envío guardado con Get Rates, y su rol puede utilizarlo, TrakIT también valora las nuevas líneas a partir de las tarifas publicadas.

A partir de un expediente, TrakIT copia las líneas a nivel de expediente, con sus impuestos: sus importes reales si los tiene y, si no, sus estimaciones. Solo toma las líneas en la moneda propia del expediente que se facturan al cliente del presupuesto o que este factura. El expediente debe tener el mismo cliente y la misma moneda que el presupuesto, no debe estar cancelado y debe estar en uno de sus flujos de trabajo. La cabecera del presupuesto muestra entonces el expediente en Job ID.

Quick Edit

Quick Edit cambia las tarifas de muchas líneas a la vez.

1. Seleccione Quick Edit. La ventana Quick Edit Accounts lista todas las líneas.
2. Cambie la Rate de las líneas que quiera. Deje una tarifa vacía para borrarla. La Quantity solo se puede cambiar aquí en las líneas Manual y For WO.
3. Seleccione Save.

Las líneas que se han guardado se ponen en verde. Una línea que no se ha podido guardar se pone en ámbar e indica por qué, y TrakIT avisa de que una o varias partidas no se han actualizado. Close le pide que confirme si tiene cambios sin guardar.

Trabajar con varias partidas

1. Marque la casilla de cada línea, o el icono de verificación del encabezado para seleccionar todas o ninguna.
2. Abra Tasks y elija Assign Entity, Set Amount/Tax, Duplicate Accounts o Delete Accounts.

Delete Accounts le pide que confirme y, después, elimina las líneas seleccionadas.

Después de Assign Entity o Set Amount/Tax, una línea que no se ha podido modificar aparece en rojo: sitúe el puntero sobre ella para ver por qué.

Asignar una entidad

1. Seleccione las líneas y, después, Tasks > Assign Entity.
2. En Invoice To, para las líneas de ingreso y de suplido, elija el Type y la Entity.
3. En Billed By, para las líneas de gasto y de suplido, elija el Type y la Entity.
4. En Options, mantenga Assign accounts without entity para rellenar solo las líneas que aún no tienen entidad, o seleccione Replace entity on accounts para sustituir la entidad en todas las líneas seleccionadas.
5. Seleccione Assign.

TrakIT indica cuántas líneas se han asignado y cuántas no se han modificado. La entidad debe estar configurada para la empresa del presupuesto.

Definir el importe o el impuesto

1. Seleccione las líneas y, después, Tasks > Set Amount/Tax.
2. Para definir la tarifa, seleccione Set Amount y escríbala. Déjela vacía para borrar las tarifas.
3. Para añadir un impuesto, seleccione Set Tax y elíjalo, o elija – Remove Taxes – para quitar todos los impuestos de las líneas. Un impuesto solo se añade a las líneas a las que se puede aplicar.
4. Seleccione Save.

Duplicar partidas

1. Seleccione las líneas y, después, Tasks > Duplicate Accounts.
2. En Number of copies, escriba un número de 1 a 10.
3. Seleccione Duplicate.

Cada copia recibe la misma partida, tarifa, cantidad, entidades, observaciones e impuestos, y su detalle con un número añadido, por ejemplo (2). Si no se puede hacer una copia, no se hace ninguna.

Get Rates

Get Rates valora el presupuesto a partir de los tarifarios publicados de su empresa. Aparece en los presupuestos, no en las plantillas, mientras las líneas se pueden modificar, si su rol puede utilizarlo. Consulte Get Rates.

Pestaña Data

La pestaña Data lista los campos de datos del presupuesto: información adicional que un administrador configura para los presupuestos de su empresa, en Admin > Masters > Data Fields. Una estrella marca un campo obligatorio: debe estar rellenado antes de que pueda solicitar la aprobación del presupuesto o aprobarlo.

1. Escriba el Value, y las Remarks si es necesario. Algunos campos le permiten elegir en una lista o en un calendario.
2. Seleccione Save.

Utilice Search para encontrar un campo por su nombre o su código. Los campos calculados los calcula TrakIT y no se pueden modificar. Los campos que ya no están activos aparecen en rojo. Puede cambiar los valores mientras el presupuesto se puede modificar.

Pestaña Workflow Data

La pestaña Workflow Data lista los campos de datos del flujo de trabajo del presupuesto que se registran una sola vez para todo el expediente, para los tipos de expediente y los servicios del presupuesto. Sus valores se registran en el expediente cuando crea un expediente. La pestaña aparece cuando el presupuesto tiene un flujo de trabajo.

1. Escriba el Value, y las Remarks si es necesario. Según el campo, escribe el valor, elige una fecha o elige en una lista, una ubicación o una entidad.
2. Seleccione Save.

Un icono de advertencia ámbar marca un campo obligatorio para crear el expediente. Show Codes añade los códigos de los campos. TrakIT comprueba cada valor, por ejemplo que un número es un número o que un valor procede de su lista: una línea que se ha guardado se pone en verde, y una línea que no se ha guardado muestra el motivo debajo.

Puede cambiar los valores mientras el presupuesto está en Draft o Under Revision.

Pestaña Documents

La pestaña Documents lista los archivos del presupuesto: los PDF generados con Generate y los archivos añadidos por los usuarios. Los documentos cancelados aparecen en rojo.

Para cada documento, la lista muestra su Title, File Name, Type, Status, la fecha Expiry (en rojo una vez caducado), el File Size y quién lo subió. Unos iconos le permiten descargar, previsualizar e imprimir un documento, excepto si está cancelado.

Para añadir archivos:

1. Seleccione Add Files.
2. Escriba un File Title, o déjelo vacío para utilizar el nombre del archivo.
3. Elija el Document Type, el Document Status y el Document Expiry si es necesario.
4. Arrastre los archivos al recuadro, o seleccione Select File(s). La subida empieza inmediatamente.

Cada archivo puede tener hasta 20 MB, y ser de uno de los tipos que se listan en la ventana.

Para modificar un documento, seleccione su icono del lápiz, cambie el File Title, el Document Type, el Document Status o el Document Expiry, o active Cancel Document, y seleccione Update. Los administradores del sistema también pueden eliminar un documento con el icono de la cruz, excepto un PDF generado.

Puede añadir y modificar documentos salvo que el presupuesto esté cancelado.

Pestaña Jobs

La pestaña Jobs lista los expedientes cuyas estimaciones proceden de este presupuesto: los expedientes creados con Create Job, y los expedientes cuyas estimaciones se inicializaron a partir de él. Para cada expediente muestra el Job ID, que abre la página de finanzas del expediente, la referencia del expediente, que abre el expediente, el Customer, el Shipper, el Receiver, el Job Type, el WO Count y la fecha Created.

Pestaña Comments

La pestaña Comments contiene comentarios sobre el presupuesto, solo para su empresa.

• Sort muestra primero los más recientes o los más antiguos; Show muestra solo los comentarios de un estado determinado.
• Cada comentario tiene un estado: Active, Pending, Resolved o Cancelled. Seleccione el estado para cambiarlo.
• Seleccione el icono de ampliar para leer un comentario largo a pantalla completa.

Para publicar un comentario:

1. Seleccione Add….
2. Escriba el comentario. Puede darle formato y añadir enlaces, imágenes y tablas.
3. Seleccione Post.

Para grabar un comentario de voz en su lugar, seleccione el botón del micrófono y, después, Start Recording, Stop y Post. Una grabación puede durar hasta 5 minutos.

Puede eliminar su propio comentario en los 30 minutos siguientes a su publicación, si aún no se ha enviado por correo electrónico.

Comment Recipients lista los usuarios a los que se avisa de los nuevos comentarios. Usted se añade cuando publica un comentario. Un destinatario solo recibe un correo electrónico si se ha suscrito a las notificaciones de comentarios de presupuestos en System > Notifications. Para añadir un destinatario, seleccione Add, elija el usuario y seleccione Add User: la lista ofrece los usuarios internos activos con dirección de correo electrónico que tienen acceso a la empresa del presupuesto. Para quitar uno, seleccione la cruz roja que hay junto a su nombre.

Pestaña Audit Log

La pestaña Audit Log lista lo que se ha hecho con el presupuesto, de lo más reciente a lo más antiguo: quién lo hizo, cuándo y qué, como la creación o la actualización del presupuesto, los cambios de estado con su motivo y sus observaciones, las líneas añadidas, modificadas o eliminadas, los impuestos, los documentos, los PDF generados, los correos electrónicos enviados y los expedientes creados. Escriba en el campo de búsqueda para encontrar entradas por usuario, acción o información; el icono de la cruz lo borra.

Si su rol no puede ver las partidas de ingreso, el registro solo muestra las entradas sobre las líneas de gasto y de suplido.

Quién puede usar esta página

Su rol necesita Read en la sección Quotations para abrir un presupuesto. El presupuesto debe estar en una empresa a la que tiene acceso, y no tener flujo de trabajo o estar en uno de sus flujos de trabajo. Un presupuesto restringido solo se abre para el usuario que lo creó, los usuarios de Notify Users y los administradores del sistema. Todo lo demás necesita su propio permiso en la sección Quotations:

Para	Permisos
Crear y modificar	Create (crear presupuestos, modificar la cabecera y el título, modificar los datos del flujo de trabajo, duplicar, Request Approval, Actions), Create Template (elegir Template como tipo), Delete (eliminar un borrador)
Partidas, datos y documentos	Create o Revise para un presupuesto, Create Template o UnFinalise Template para una plantilla
Estado	Approve, Generate, Revise, Finalise (también Ops Assigned y Un-Finalise), Reject, Cancel (también Restore)
Plantillas	Finalise Template, UnFinalise Template, Cancel Template (también Restore)

Guardar un nuevo presupuesto o una nueva plantilla, o los cambios en la cabecera, necesita Create.

Otras secciones: Create en Work Orders para Create Job, Get Rates en Rate Management para Get Rates, Access Income Accounts en Job Finance para ver las líneas de ingreso, y Delete Comment en Work Orders para eliminar sus propios comentarios.