Informe de consulta

La página Query Report muestra un informe de consulta: su programación, su modo de entrega y su formato, y sus parámetros. Desde aquí puede previsualizar el informe, enviarlo ahora, cambiar cómo y cuándo se envía, y elegir quién lo recibe y quién puede generarlo.

Para abrir un informe de consulta, selecciónelo en la página Informes de consulta. ◄ Back to List le lleva de vuelta a la lista.

El soporte de TrakIT escribe la consulta en la que se basa cada informe. Lo que puede hacer en esta página depende de su relación con el informe:

• El propietario del informe, y los administradores del sistema, pueden modificarlo, enviarlo y elegir sus destinatarios y los usuarios que pueden generarlo.
• Los usuarios con acceso pueden previsualizarlo y cambiar sus parámetros.
• Los demás usuarios pueden ver sus detalles y pedir acceso al propietario.

Solo el propietario y los administradores del sistema pueden abrir un informe inactivo.

La parte superior de la página

• Las etiquetas clasifican el informe. Para añadir una, escriba en Add a Tag una etiqueta de al menos 3 letras o números, sin espacios, y pulse Intro; para quitar una, seleccione la cruz que tiene al lado. Solo el propietario y los administradores del sistema pueden cambiar las etiquetas. Las etiquetas sirven para filtrar la lista de la página Informes de consulta.
• El ID del informe y su estado: Active o Disabled. Un informe desactivado aparece sobre un fondo rojo claro.
• El icono del bocadillo (Change Log) abre el registro de cambios del informe: notas sobre los cambios en el informe, que pueden añadir los administradores del sistema.

Detalles del informe

Debajo del título y la descripción:

Campo	Muestra
Report Owner	El usuario responsable del informe.
Frequency	Weekly o Monthly.
Days	Los días de la semana en que se envía, por ejemplo Mon, Thu, o All Days; para un informe mensual, las fechas, por ejemplo 1,15. — si no está programado.
Time	Las horas a las que se envía, en UTC, por ejemplo 6,18 UTC.
Delivery Mode	By Email, By FTP o By API Post.
Report Type	El formato del archivo, por ejemplo Excel Spreadsheet (.xlsx).
Template	Para un informe de Excel, la plantilla de Excel que usa, o [None].
Time Zone	La Report Time Zone, como diferencia con respecto a UTC.
Excel Auto Fit, Generate Empty Report, Auto Disable	Yes o No. Consulte Modificar el informe.
API Access	Yes si el informe puede obtenerse a través de la API de TrakIT, con QueryReport. Lo configura el soporte de TrakIT.
Action Trigger	Yes si las acciones del flujo de trabajo pueden ejecutar el informe. Lo configura el soporte de TrakIT.

Debajo: cuándo se creó el informe y cuándo se actualizó por última vez, y quién lo hizo.

Acciones sobre el informe

Botón	Qué hace	Se muestra a
Lápiz (Modify Report)	Cambia la configuración del informe.	El propietario y los administradores del sistema.
Send Now	Envía el informe ahora a sus destinatarios o a su destino.	El propietario y los administradores del sistema.
Preview	Genera el informe y lo descarga.	Los usuarios que pueden generar el informe.
Recipients	Elige quién recibe el informe.	El propietario y los administradores del sistema.
User Access	Elige quién puede generar el informe.	El propietario y los administradores del sistema.
Request Access	Pide al propietario que le permita generar el informe.	Los usuarios que no pueden generarlo.

El soporte de TrakIT ve además botones para modificar la consulta, clonar el informe y eliminarlo.

Previsualizar el informe

Seleccione Preview. TrakIT abre una pestaña nueva del navegador, genera el informe con los valores actuales de los parámetros y descarga el archivo, que lleva el título del informe seguido de la fecha y la hora (UTC). No se envía nada a nadie.

Si el informe no se puede generar, la pestaña muestra The report could not be generated! con el motivo, por ejemplo:

Motivo	Significa
Nothing to export	La consulta no ha devuelto ninguna fila y Generate Empty Report está desactivado.
Report generation is already in progress (started … ago by …). Please try again shortly.	Alguien, o un envío programado, está generando el informe en este momento. Un informe no puede generarse dos veces a la vez.

Enviar el informe ahora

Seleccione Send Now para enviar ahora un informe activo, del mismo modo que un envío programado. TrakIT lo añade a la cola de informes (Report Queued), que normalmente lo envía en unos minutos. El botón queda desactivado hasta que recargue la página.

Un informe inactivo no se puede enviar: Cannot send inactive report. Please activate report first.

Qué se envía

• By Email: un correo electrónico a los destinatarios, con el título del informe como asunto. Contiene el título, su Custom Message o el texto de la Email Template, y el informe como archivo adjunto o, con HTML In Email, la tabla del informe en el propio correo electrónico.
• By FTP o By API Post: el archivo se sube al servidor FTP o se envía por POST a la dirección. Los destinatarios, si los hay, reciben un correo electrónico que indica si la subida se realizó correctamente, con el motivo si falló.

Cuando la consulta no devuelve ninguna fila y Generate Empty Report está desactivado, no se genera ni se envía nada. Un informe que se envía por correo electrónico sin destinatarios tampoco se envía: la cola de informes muestra el motivo.

Modificar el informe

1. Seleccione el lápiz (Modify Report).
2. En Modify Report, cambie los ajustes que necesite. Algunos campos solo aparecen con determinadas opciones, como se describe a continuación.
3. Seleccione Save.

Campo	Qué introducir
Report Title	Hasta 100 caracteres. Obligatorio.
Description	Se muestra debajo del título.
Report Owner	El usuario responsable del informe: un usuario activo de su empresa. Los administradores del sistema pueden elegir cualquier usuario. El propietario siempre puede generar y modificar el informe, por lo que si elige a otra persona, ya no podrá modificarlo, salvo que sea administrador del sistema.
Delivery Mode	By Email, By FTP o By API Post.
Simple Message o Message Template	Para By Email: con Simple Message, escriba un Custom Message de hasta 500 caracteres para incluirlo en el correo electrónico; con Message Template, elija una Email Template entre las plantillas de mensajes configuradas en TrakIT.
FTP Server	Para By FTP: el servidor FTP al que subir el archivo, entre los configurados en TrakIT.
API Post Url	Para By API Post: la dirección a la que enviar el archivo por POST, de hasta 256 caracteres: una dirección completa http:// o https:// en Internet. Se rechazan las direcciones de la red local o privada, y también una dirección que redirige a otra: indique la dirección final. Al guardar, TrakIT envía un pequeño archivo de prueba a esa dirección, y no guarda si la dirección no lo acepta.
Report Type	El formato: Comma Separated Values (.csv), HTML File (.html), HTML In Email (la tabla del informe en el cuerpo del correo electrónico), Excel Spreadsheet (.xlsx), Text File (.txt) o JSON File (.json).
Select Template	Para Excel: una plantilla de Excel cargada para su instalación en la que presentar el informe, o – None – para una hoja simple.
Enable Header Filters	Para Excel: añade botones de filtro a la fila de encabezados. Se selecciona cada vez que cambia el Report Type.
Zip Report	Marca el informe como comprimido en ZIP, como se muestra en la columna Zip de la lista. El archivo en sí se envía tal cual.
Report Frequency	Weekly o Monthly.
Send on Day(s)	Para un informe semanal: los días de la semana en que se envía. El icono de marca los selecciona todos o ninguno.
Send on Date(s)	Para un informe mensual: las fechas en que se envía, de 1 a 30, separadas por comas y en orden creciente, por ejemplo 1,10,20.
At Hour(s)	Las horas a las que se envía, en UTC, de 0 a 23, separadas por comas y en orden creciente, por ejemplo 6,12,18. Obligatorio cuando elige días o fechas.
Report Time Zone	Una zona horaria que se guarda con el informe y se muestra como su Time Zone. Las fechas y las horas del informe son las que devuelve su consulta, salvo que el soporte de TrakIT haya escrito la consulta para usar la zona horaria, que recibe como diferencia con respecto a UTC en minutos.
Excel Auto Fit	Ajusta el ancho de las columnas de Excel a su contenido.
Generate Empty Report	Cuando la consulta no devuelve ninguna fila, genera de todos modos el informe, solo con los encabezados de columna. Sin esta opción, no se genera ningún informe ni se envía ningún correo electrónico.
Auto Disable	Desactiva el informe si no se ha generado en 6 meses. TrakIT lo comprueba cada domingo.
Active	Desmárquelo para desactivar el informe: deja de enviarse, Send Now lo rechaza, y solo lo ven su propietario y los administradores del sistema.

Un informe sin días ni fechas no se envía según una programación, pero puede seguir previsualizándolo y enviándolo con Send Now.

Cómo funciona el envío programado

Cada 30 minutos, TrakIT busca los informes activos que tocan el día y la hora actuales, en UTC, y añade cada uno una vez a la cola de informes. La cola normalmente lo envía en unos minutos. Así, un informe definido a las 6 se envía poco después de las 06:00 UTC: calcule las horas UTC a partir de su propia zona horaria. La hora UTC actual aparece encima de la lista de la página Informes de consulta.

Mensajes al guardar

Mensaje	Qué hacer
Report Title must be specified	Escriba un título.
Report Owner must be specified	Elija un propietario.
Email Template must be selected	Elija una Email Template, o cambie a Simple Message.
FTP Server must be specified	Elija un FTP Server.
Hour(s) must be specified	Rellene At Hour(s), o borre los días.
Hour(s) specified are invalid. o Hours must be in increasing order.	Escriba horas enteras de 0 a 23, de menor a mayor.
Day(s) specified are invalid. o Days must be in increasing order.	Escriba fechas de 1 a 30, de menor a mayor.
API Response: … o API Error: …	La API Post Url no ha aceptado el archivo de prueba. Compruebe la dirección con quien la gestione.
The API URL must be a full http:// or https:// address	Introduzca la dirección completa, empezando por https:// o http://.
The API URL’s server could not be found	Compruebe el nombre del servidor en la dirección.
The API URL must be an internet address, not a local or private one	La dirección está en su red local o privada. Use una dirección en Internet.
… contains possible html tags or disallowed text.	Quite del título, la descripción o el mensaje cualquier < seguido de una letra, y no los empiece por =, + ni @.

Destinatarios

Los destinatarios reciben el informe cuando se envía. Para elegirlos, seleccione Recipients. La ventana emergente Set Recipients tiene tres líneas: To:, Cc: y Bcc:.

Para añadir un destinatario:

1. En el cuadro de la línea que quiera, escriba parte de un nombre, de un identificador de usuario o de una dirección de correo electrónico.
2. Elija un usuario o un grupo de usuarios en la lista, o elija lo que ha escrito para añadir una dirección de correo electrónico.

El destinatario se añade de inmediato (Recipient was added successfully). Para quitar uno, seleccione la x roja que tiene al lado.

• Para enviar el informe a alguien que no es usuario de TrakIT, escriba su dirección de correo electrónico completa. Un usuario externo que elija también se añade por su dirección de correo electrónico. Si su rol del portal lo permite, también puede descargar el informe desde la página Reports del portal.
• El correo electrónico de un grupo de usuarios va a los destinatarios configurados para el grupo. Un grupo marcado (archived) no llega a nadie.
• Los destinatarios no necesitan acceso para generar el informe; para que puedan descargarlo ellos mismos, añádalos también en User Access.

Mensaje	Qué hacer
No matching user found	Compruebe el nombre, o escriba una dirección de correo electrónico completa.
Matching users profile is locked	La cuenta del usuario está bloqueada: no puede recibir informes.
… matching users were found for ‘…’. Please be more specific.	Escriba más letras del nombre, o elija el usuario en la lista.
Recipient already present	Ya es destinatario.

Los usuarios pueden ver los informes que reciben en Mis informes, y darse de baja de ellos.

Acceso de usuario

Los usuarios con acceso pueden generar el informe por sí mismos: previsualizarlo con Preview, cambiar sus parámetros y descargarlo desde Mis informes. No lo reciben cuando se envía; para ello, añádalos como destinatarios.

1. Seleccione User Access. La ventana emergente Set User Access lista los usuarios que tienen acceso.
2. En Add User, elija la empresa. Empieza en la suya; la lista muestra sus propias empresas (todas las empresas para un administrador del sistema).
3. Elija el usuario. Se añade de inmediato.

Para quitar un usuario, seleccione la X roja junto a su nombre.

El propietario siempre tiene acceso y no es necesario añadirlo. Si se elige a sí mismo, TrakIT indica You already have access to this report.

Solicitar acceso

Cuando no puede generar un informe, la página indica You do not have access to generate this report. Please use the button below to request access.

1. Seleccione Request Access.
2. Confirme.

TrakIT envía al propietario del informe un correo electrónico Report Access Request, con un botón Grant Access, e indica The request was emailed successfully. Cuando el propietario selecciona Grant Access, en un plazo de 7 días desde su solicitud, se le añade al acceso de usuario del informe y recibe un correo electrónico Report Access Granted. El botón solo funciona para el propietario del informe o un administrador del sistema, con la sesión iniciada en TrakIT: cualquier otra persona que lo abra obtiene You do not have the permission to give access to this report.

Parámetros

La pestaña Parameters lista los valores que pide la consulta del informe, como un intervalo de fechas o un cliente. Un informe sin parámetros muestra This report does not have any input parameters.

Columna	Muestra
Name	El parámetro, con una nota debajo sobre lo que hay que introducir.
Value	El valor actual: un cuadro de texto, una fecha con un calendario o una lista para elegir.
Updated By	Quién cambió el valor por última vez, y hace cuánto tiempo. System si lo definió TrakIT, por ejemplo a través de la API.

Para cambiar los valores:

1. Escriba o elija los valores nuevos.
2. Seleccione Update.

TrakIT indica Parameters updated successfully, o No parameters were changed.

Precaución

Los valores de los parámetros se guardan con el informe, no solo para usted. Todas las ejecuciones los usan: sus vistas previas, las de otros usuarios, Send Now y los envíos programados. Si cambia un valor para una vista previa puntual, vuelva a dejarlo como estaba después.

Puede cambiar los valores si puede generar el informe; los demás usuarios los ven atenuados. Si se rechaza un valor, el motivo aparece debajo en rojo, por ejemplo Value must be numeric, Invalid Date/Time, Value cannot exceed 500 characters o Value contains possible html tags or disallowed text.

Quién puede usar esta página

Un informe de consulta se abre desde la lista de la página Informes de consulta. Como la lista, la página requiere Read en la sección Query Reports; sin ese permiso, TrakIT muestra Authorization Failed. Más allá de eso, lo que puede hacer depende del informe:

Quién	Puede
Todos los usuarios que pueden abrir el informe	Ver sus detalles, sus parámetros y su registro de cambios, y solicitar acceso.
Los usuarios con acceso	Además, previsualizarlo y cambiar los valores de sus parámetros.
El propietario del informe y los administradores del sistema	Además, cambiar su configuración y sus etiquetas, enviarlo ahora y elegir sus destinatarios y los usuarios con acceso. Solo ellos pueden abrir un informe inactivo.
El soporte de TrakIT	Crear informes de consulta, modificar la consulta, y clonar y eliminar informes.