Registros de formación

La página Employee Training Records lista los registros de formación de los empleados de una empresa: una fila por cada empleado y formación, con su estado, su fecha límite, su puntuación y su certificado. En ella marca formaciones como completadas en nombre de los empleados, aprueba las formaciones que han enviado, exime de formaciones, restablece las no superadas y las caducadas, y descarga certificados.

Para abrirla, seleccione HR > Training > Records.

Los registros se crean cuando se asigna una formación, en Asignaciones de formación. Para saber cómo se suceden los estados, consulte Formación.

Elegir la empresa

La lista de la parte superior elige de quién son los registros que ve: los registros de los empleados de una empresa. Contiene las empresas a las que tiene acceso, empieza en su propia empresa y aparece atenuada si solo tiene una. Al cambiar de empresa se restablecen los filtros.

Los empleados cuyo estado es Terminated, Resigned o Retired quedan fuera, al igual que las formaciones que se han eliminado.

Buscar registros

1. Seleccione Filters para abrir el panel de filtros, si está cerrado.
2. Introduzca o seleccione los filtros que necesite.
3. Seleccione Search.

Filtro	Encuentra
Employee	Cualquier parte del nombre del empleado.
Training	Los registros de una formación. La lista contiene las formaciones activas que puede usar la empresa.
Department	Los registros de los empleados de un departamento.
Status	Los registros con un estado.
Mandatory	Yes para los registros de formaciones obligatorias, No para los demás.
Overdue Only	Los registros aún Pending o In Progress cuya fecha límite ha pasado.

Un filtro en uso aparece resaltado. Reset borra los filtros. TrakIT recuerda si dejó el panel de filtros abierto o cerrado.

Para listar las formaciones a la espera de aprobación, elija In Progress en Status.

La lista

El encabezado indica cuántos registros coinciden, por ejemplo Records Found - 48. La lista muestra 25 registros por página, por fecha límite (primero los registros sin fecha límite) y después por nombre del empleado.

Columna	Muestra
Employee	El nombre del empleado, con su Employee ID debajo.
Training	El código de la formación, con su título debajo.
Department	El departamento del empleado.
Status	El estado del registro.
Due Date	La fecha límite, o -. En rojo una vez pasada la fecha, mientras el registro está Pending o In Progress.
Completed On	El día en que se completó.
Score	La puntuación introducida al marcarla como completada: en verde si se ha superado y en rojo si no, para una formación con puntuación mínima.
Cert Expiry	Cuándo caduca el certificado, o -. En ámbar en los 30 días anteriores a la caducidad, y en rojo, con (Expired), una vez pasada.
(iconos)	Lo que puede hacer con el registro. Consulte más abajo.

Una fila aparece en rojo cuando la formación está con retraso, Expired o Failed, y en gris cuando está Waived.

Los iconos dependen del estado del registro:

Icono	Nombre	En	Qué hace
Marca de verificación en un círculo	Mark Complete	Registros Pending e In Progress	Marca la formación como completada, o aprueba una enviada.
Círculo tachado	Waive	Registros Pending e In Progress	Exime de la formación.
Flechas en círculo	Reset to Pending	Registros Expired y Failed	Restablece el registro para que el empleado pueda volver a realizar la formación.
PDF	Download Certificate	Registros Completed	Descarga el certificado.

Solo ve los tres primeros si su rol tiene Update en la sección Employee Training.

Marcar una formación como completada

Registre una formación que ha realizado un empleado, por ejemplo una formación impartida por un proveedor externo:

1. Seleccione Mark Complete (la marca de verificación) en el registro.
2. Mark Training Complete muestra la formación y el empleado. Introduzca la puntuación en Score (%) si la formación tenía una prueba, o deje el campo en blanco.
3. Escriba notas en Notes, si hace falta, de hasta 500 caracteres.
4. Decida qué hacer con la casilla Requires Approval. Está marcada de entrada para una formación Classroom / In-Person:
   • Desmárquela para completar la formación ahora.
   • Déjela marcada para registrar la formación como enviada para su aprobación: entonces permanece In Progress hasta que se apruebe.
5. Seleccione Mark Complete.

Cuando la formación se completa, TrakIT la registra como completada hoy y emite su certificado, cuya fecha de caducidad se cuenta desde hoy. Si la formación tiene una puntuación mínima y la puntuación que ha introducido es inferior, la formación se registra en su lugar como Failed: restablézcala cuando el empleado vaya a realizarla de nuevo.

Aprobar una formación enviada

Una formación a la espera de aprobación tiene el estado In Progress. Es una formación Classroom / In-Person que un empleado envió en Mi formación, o una registrada aquí con Requires Approval marcada. Para aprobarla, márquela como completada sin aprobación:

1. Elija In Progress en Status y seleccione Search.
2. Seleccione Mark Complete (la marca de verificación) en el registro.
3. Desmarque Requires Approval.
4. Introduzca la puntuación en Score (%), si la formación tenía una prueba, y las notas que necesite en Notes.
5. Seleccione Mark Complete.

La formación pasa a Completed, con su certificado. Su fecha de finalización, y por tanto la fecha de caducidad de su certificado, se cuentan desde el día en que la aprueba.

No hay ninguna acción para rechazar un envío: déjelo In Progress, o exima al empleado de la formación si no la necesita.

Eximir de una formación

Exima a un empleado de una formación que no necesita realizar, por ejemplo porque ya tiene una cualificación equivalente:

1. Seleccione Waive (el círculo tachado) en un registro Pending o In Progress.
2. En Waive Training, escriba el motivo en Reason. Es obligatorio, de hasta 500 caracteres.
3. Seleccione Waive.

El registro pasa a Waived y aparece en gris. Un registro eximido no puede volver a Pending desde esta página.

Restablecer una formación no superada o caducada

Restablecer un registro permite al empleado volver a realizar la formación:

1. Seleccione Reset to Pending (las flechas en círculo) en un registro Failed o Expired.
2. Seleccione OK para confirmar Reset this record back to Pending?.

El registro vuelve a Pending: se borran su fecha de finalización, su puntuación y su certificado. Su fecha límite no cambia, por lo que el registro puede aparecer con retraso de inmediato. Si cambia la fecha límite de la asignación en Asignaciones de formación, cambia para todos los registros Pending de la asignación.

Cuando un certificado caduca, TrakIT ya añade un nuevo registro Pending para la formación (consulte Certificados y renovación). Restablezca un registro Expired solo si el empleado no tiene ese nuevo registro; de lo contrario, tendría que hacer la formación dos veces.

Descargar un certificado

Seleccione el icono PDF (Download Certificate) en un registro Completed. El certificado se abre como PDF en una pestaña nueva, donde puede guardarlo o imprimirlo. Para saber qué muestra, consulte Certificados y renovación.

Mensajes

Mensaje	Qué hacer
Training marked as completed.	Nada: la formación está completada, o Failed si la puntuación era inferior a la puntuación mínima. Compruebe el estado en la lista.
Training submitted and awaiting approval.	Nada: la formación permanece In Progress hasta que se apruebe.
A reason is required to waive a training.	Escriba el motivo en Reason.
Score must be a number.	Introduzca la puntuación como un número, por ejemplo 85 o 85.5, sin el signo %.
Notes contains prohibited content.	Quite las etiquetas HTML de las notas o del motivo, y no los empiece por =, + ni @.
Training is already marked as completed., Only Pending or In Progress trainings can be waived. o Only Failed or Expired records can be reset.	El registro cambió después de mostrarse la lista. Seleccione Search para actualizar la lista.

Quién puede usar esta página

Su rol necesita estos permisos en la sección Employee Training:

Permiso	Le permite
Read	Abrir la página, ver los registros de formación de las empresas a las que tiene acceso y descargar certificados.
Update	Marcar formaciones como completadas, aprobarlas, eximir de ellas y restablecerlas.