Factura de proveedor nueva o modificada

Este formulario crea una factura de proveedor, o modifica una factura de proveedor que aún está en borrador o que la empresa ha rechazado. Al guardarla, la factura de proveedor queda como Draft: no se envía nada a la empresa hasta que la envíe desde la página de la factura de proveedor.

Para abrirlo:

• para una factura de proveedor nueva, seleccione New Bill en la página Facturas de proveedor. El formulario lleva el título New Bill;
• para modificar una factura de proveedor, seleccione Modify en la factura de proveedor. El formulario lleva el título Modify Bill. Modify aparece en un borrador, o en una factura de proveedor que la empresa ha rechazado.

Crear una factura de proveedor

1. Seleccione New Bill en la página Facturas de proveedor.
2. En Vendor, elija la entidad de la que procede la factura de proveedor.
3. En Bill To, elija la empresa a la que factura.
4. En Bill Number, introduzca su número de factura.
5. En Bill Date, introduzca la fecha que figura en su factura.
6. En Currency, elija la moneda de la factura de proveedor.
7. Introduzca el importe en Amount (excluding tax) y, si la factura de proveedor tiene impuestos, el impuesto en Tax Amount.
8. Seleccione Create.

Se abre la nueva factura de proveedor, como Draft. Para enviarla a la empresa:

1. En su pestaña Files, adjunte la factura escaneada. Una factura de proveedor no se puede enviar sin un archivo.
2. Seleccione Submit.

Cancel vuelve a la lista sin crear nada.

Modificar una factura de proveedor

1. En la factura de proveedor, seleccione Modify.
2. Compruebe cada campo y corrija lo que necesite. Consulte Campos.
3. Seleccione Save.

La factura de proveedor se vuelve a abrir. Cancel vuelve a la factura de proveedor sin guardar.

Cuando guarda una factura de proveedor que la empresa ha rechazado, vuelve a Draft y el rechazo se borra, así que puede volver a enviarla: consulte Corregir una factura de proveedor rechazada. Una vez enviada, y mientras no esté rechazada, una factura de proveedor ya no se puede modificar (This bill can no longer be modified).

Campos

Elija Vendor, Bill To y Currency en ese orden: las empresas que se ofrecen dependen del proveedor, y las monedas, de la empresa. Cuando cambia el proveedor, Bill To y Currency se vacían y debe volver a elegirlos; cuando una lista tiene una sola opción, se elige automáticamente.

Campo	Qué introducir
Vendor	La entidad de la que procede la factura de proveedor: una de las entidades a las que está vinculada su cuenta. Obligatorio.
Bill To	La empresa a la que factura: una de las empresas configuradas para trabajar con ese proveedor. Obligatorio.
Bill Number	Su número para la factura. Obligatorio, de hasta 30 caracteres. TrakIT lo guarda en mayúsculas, sin espacios. Un proveedor solo puede usar un número de factura una vez, en todas las empresas, incluidas las facturas de proveedor que la propia empresa ha introducido.
Bill Date	La fecha de la factura de proveedor. Obligatorio. No puede ser una fecha futura ni de hace más de 30 días.
Currency	La moneda de la factura de proveedor: una de las monedas en las que factura esa empresa. Obligatorio.
Amount (excluding tax)	El importe de la factura de proveedor antes de impuestos. Debe ser superior a cero.
Tax Amount	El impuesto, si lo hay. No puede ser negativo ni superior a una cuarta parte del total (el importe más el impuesto).

El total de la factura de proveedor es el importe más el impuesto. La empresa también puede configurar sus propias comprobaciones para las facturas de proveedor nuevas o modificadas.

Mensajes

Cuando TrakIT no puede guardar la factura de proveedor, indica el motivo en la parte superior de la página, y el formulario conserva lo que ha introducido.

Mensaje	Qué hacer
Not found or not permitted	Elija un proveedor en Vendor. Si ya lo ha hecho, puede que su rol no le permita crear ni modificar facturas de proveedor.
Select a company to bill	Elija una empresa en Bill To.
Bill Number is required	Introduzca el número de factura.
Bill Number contains invalid characters	Quite cualquier <, y no empiece el número por =, + ni @.
Bill Number cannot exceed 30 characters	Acorte el número de factura.
Bill Number specified already exists for this entity and office	El proveedor ya ha usado este número. Busque la factura de proveedor en la página Facturas de proveedor; para volver a enviar una factura de proveedor rechazada, modifíquela en lugar de crear una nueva.
Bill Date is invalid	Introduzca la fecha de la factura.
Bill Date cannot be in the future	Corrija la fecha.
Bill Date cannot be older than 30 days	Una factura de proveedor de hace más de 30 días no se puede introducir en el portal. Póngase en contacto con la empresa.
Total Amount must be positive	Introduzca en Amount (excluding tax) un importe superior a cero.
Tax Amount cannot be negative	Corrija el impuesto.
Tax Amount cannot exceed 25% of Billed Amount	El impuesto puede ser como máximo una cuarta parte del total, es decir, un tercio del importe antes de impuestos. Compruebe los importes.
Billed Amount is too large.	Compruebe los importes.
Select a currency that company bills in	Elija una moneda en Currency.
This bill can no longer be modified	La factura de proveedor se ha enviado a la empresa y no está rechazada.

Enviar facturas de proveedor desde su propio sistema

En lugar de escribir las facturas de proveedor en este formulario, su negocio puede enviarlas desde su propio sistema a través de la API de facturas de proveedor, con una clave que la empresa configura para usted. La API aplica las mismas reglas: consulte Crear una factura de proveedor en la referencia de la API. Las facturas de proveedor enviadas a través de la API aparecen en su página Facturas de proveedor como las demás.

Quién puede usar esta página

Lo que puede hacer depende de su rol del portal, que la empresa configura para usted (consulte Vendor Bills):

Sección	Acción	Le permite
Vendor Bills	Create	Crear facturas de proveedor con New Bill.
Vendor Bills	Update	Modificar facturas de proveedor en borrador y rechazadas con Modify. Requiere Create.

Los proveedores que puede elegir son las entidades a las que está vinculada su cuenta. Si falta uno, o no se ofrece una empresa a la que factura, consulte a su contacto en la empresa.