Expediente

La página Job muestra uno de sus expedientes: un envío que la empresa gestiona para usted. Lista las órdenes de trabajo del expediente (sus contenedores o cargas), los documentos que la empresa comparte con usted y los comentarios que usted y la empresa intercambian sobre el expediente.

Para abrir un expediente, seleccione su fila en la página Expedientes. Un enlace a un expediente en un correo electrónico de TrakIT también lo abre aquí, después de iniciar sesión.

La parte superior de la página

• La flecha de la parte superior izquierda (Back to Jobs) vuelve a la lista de expedientes.
• El título es la referencia del expediente, por ejemplo el número del conocimiento de embarque, debajo de la palabra Job.
• Debajo, un recuadro muestra detalles del expediente: su cargador y su receptor, con los nombres que les da la empresa, como Shipper y Receiver, y su Workflow: el tipo de servicio que la empresa presta para el expediente, por ejemplo Sea Import. Un detalle sin valor no se muestra, ni tampoco el cargador o el receptor cuando la empresa no lo muestra a los usuarios externos en ese flujo de trabajo.

Debajo del recuadro están las pestañas. Work Orders siempre está presente y se abre primero; Documents y Comments aparecen si su rol lo permite.

Pestaña Work Orders

La pestaña Work Orders lista las órdenes de trabajo del expediente, todas en una sola página. Una orden de trabajo es un contenedor o una carga del expediente, que se sigue a lo largo de cada paso del expediente. Seleccione una fila para abrir la orden de trabajo, con sus eventos, sus detalles y sus documentos.

La empresa configura las columnas, así que las suyas pueden ser distintas. Suelen incluir Container, Size, Weight, Commodity, Workflow, Work Order (el número de la orden de trabajo) y Status, el último paso que ha alcanzado la orden de trabajo y que la empresa muestra a sus clientes, con el nombre que le da. Una columna cuyo título contiene la palabra Status muestra su valor como una insignia de color. La empresa también puede añadir columnas para las fechas de los eventos y los valores de los campos de datos; una columna así está vacía cuando la empresa no muestra ese evento o campo a los clientes en el flujo de trabajo del expediente.

No work orders aparece cuando ninguna de las órdenes de trabajo del expediente está disponible para usted.

Elegir las columnas de las órdenes de trabajo

Si su rol lo permite, aparece un enlace Columns encima de la lista de órdenes de trabajo.

1. Seleccione Columns. La ventana emergente Work Order Columns lista las columnas de las que dispone.
2. Marque las columnas que quiere mostrar y desmarque las que quiere ocultar. Una columna marcada como Always shown no se puede ocultar.
3. Para mover una columna, seleccione la flecha hacia arriba (Move up) o la flecha hacia abajo (Move down) de su fila. La columna de la parte superior de la ventana emergente es la primera columna de la lista.
4. Seleccione Save.

Su elección se aplica a la pestaña Work Orders de todos los expedientes, y TrakIT la conserva para sus próximas visitas. Reset to Default vuelve a las columnas que configuró la empresa, y Cancel cierra la ventana emergente sin cambiar nada. Como en la página Expedientes, una vez que ha guardado su propia elección, los cambios que la empresa haga después en sus columnas solo le llegan tras Reset to Default.

Pestaña Documents

La pestaña Documents lista los documentos que la empresa comparte con usted en este expediente: los del expediente en su conjunto, marcados con Job, y los de cada una de sus órdenes de trabajo. Están en orden alfabético de título.

Columna	Muestra
Title	El título del documento, con un icono según el tipo de archivo. Job marca un documento de todo el expediente y no de una sola orden de trabajo.
File Name	El nombre del archivo.
Size	El tamaño del archivo, en KB.
(iconos)	El icono de descarga (Download) guarda el archivo. El icono del ojo (Preview) abre un PDF, una imagen o un archivo de texto en una nueva pestaña del navegador; los demás tipos de archivo se descargan.

No Documents Available significa que la empresa todavía no ha compartido ningún documento en este expediente.

Subir un documento

Si su rol lo permite, puede añadir un documento al expediente, por ejemplo una lista de bultos o un albarán de entrega firmado.

1. En la pestaña Documents, seleccione Upload.
2. En Upload Document, indique el Document Title:
   • si la empresa ha configurado una lista de títulos de documento para este tipo de expediente, elija uno;
   • si no, escriba un título de hasta 100 caracteres.
3. En File, elija el archivo. Puede tener hasta 20 MB.
4. Seleccione Upload.

Upload está disponible una vez que ha indicado un título y elegido un archivo. Cuando se guarda el archivo, la ventana emergente se cierra y el documento aparece en la lista.

El documento pertenece al expediente en su conjunto: está marcado con Job y también aparece en la pestaña Documents de cada una de las órdenes de trabajo del expediente. La persona responsable del expediente en la empresa recibe un aviso por correo electrónico. No puede cambiar el nombre de un documento ni eliminarlo una vez subido; para que se cambie o se quite, pídalo a su contacto en la empresa.

Si se rechaza la subida, la ventana emergente permanece abierta con lo que ha introducido, y el motivo aparece en la parte superior de la página:

Mensaje	Qué hacer
Select a file to upload	Elija un archivo que no esté vacío.
Document Title is required	Dé un título al documento.
Select a Document Title from the list	Elija uno de los títulos que ofrece la lista.
Document Title cannot exceed 100 characters	Acorte el título.
Document Title contains possible html tag	No empiece el título con =, + o @, y no ponga < justo delante de una letra.
File size cannot exceed 20 MB	Reduzca el tamaño del archivo, o divídalo en varios documentos.
File name cannot exceed 100 characters	Cambie el nombre del archivo en su dispositivo por uno más corto y vuelva a subirlo.
File type must be one of these: seguido de una lista	Desde el portal solo se aceptan los tipos de archivo de la lista. Guarde el archivo en uno de ellos, por ejemplo como PDF.
Cannot upload this file type	Este tipo de archivo no se acepta. Guarde el archivo en otro formato, por ejemplo como PDF.
Document with same title, file name and size already exists	El mismo archivo ya está en el expediente con ese título.

La empresa también puede tener sus propias comprobaciones de los documentos; si una de ellas rechaza el archivo, su mensaje se muestra de la misma forma.

Pestaña Comments

La pestaña Comments contiene la conversación sobre el expediente entre usted y la empresa: los comentarios que la empresa ha hecho visibles para usted y los publicados desde el portal, por usted o por otros usuarios vinculados al cliente del expediente. Los comentarios más recientes aparecen primero. Cada uno muestra quién lo publicó y cuándo, en su zona horaria.

Los comentarios pertenecen al expediente en su conjunto. Las páginas de las órdenes de trabajo no tienen comentarios.

Si su rol no permite publicar, la pestaña indica Your role does not allow posting comments. No Comments Available significa que todavía no hay comentarios.

Añadir un comentario

1. En la pestaña Comments, seleccione Add.
2. En Add Comment, escriba su comentario, de hasta 2000 caracteres.
3. Seleccione Post.

El comentario aparece en la parte superior de la pestaña. Si no se puede publicar, la ventana emergente permanece abierta con su texto y el motivo aparece en la parte superior de la página. Cancel cierra la ventana emergente sin publicar.

Quién recibe aviso de su comentario:

• El personal de la empresa que trabaja en el expediente: lo ve en el expediente en TrakIT, y quienes han elegido recibir avisos de los comentarios lo reciben.
• La dirección de correo electrónico del cliente que tiene registrada la empresa y los demás usuarios del portal vinculados al cliente lo reciben por correo electrónico.

Eliminar su comentario

Puede eliminar su propio comentario durante los 30 minutos siguientes a su publicación, si su rol lo permite. Durante ese tiempo, el comentario muestra un icono de papelera (Delete Comment).

1. Seleccione el icono de la papelera del comentario.
2. Confirme con Aceptar cuando su navegador pregunte Delete this comment?.

Pasados 30 minutos, el comentario ya no se puede eliminar desde el portal, y TrakIT indica You do not have the permission to remove comment si lo intenta. Si hay que quitar un comentario, pídalo a su contacto en la empresa.

Mensajes

Mensaje	Significa
That job was not found, or you do not have permission to view it.	El expediente no existe o no es uno de los suyos. Back to Jobs vuelve a la lista.
That job could not be loaded.	No se ha podido conectar con TrakIT, o ha devuelto un error. Seleccione Retry.
Not found or not permitted	Algo que ha pedido no está disponible para usted, por ejemplo porque su rol ha cambiado. Vuelva a cargar la página.

Si su sesión ha terminado, el portal le lleva de vuelta a la página de inicio de sesión: consulte Cuando TrakIT cierra su sesión.

Quién puede usar esta página

La página necesita un rol del portal con estos permisos:

Sección	Permiso	Le permite
Jobs & Work Orders	Read	Abrir el expediente y su pestaña Work Orders.
Jobs & Work Orders	View Comments	Ver la pestaña Comments.
Jobs & Work Orders	Add Comment	Publicar comentarios con Add.
Jobs & Work Orders	Delete Own Comment	Eliminar sus propios comentarios en los 30 minutos siguientes a su publicación.
Documents	Preview/Download	Ver la pestaña Documents, y descargar y previsualizar sus documentos.
Documents	Upload	Subir documentos con Upload.
Profile	Customise Own Columns	Elegir las columnas de las órdenes de trabajo con Columns.

Solo puede abrir un expediente si su cliente es una empresa a la que está vinculado como Customer, y si no lo excluyen los filtros que la empresa ha definido para su cuenta. Su contacto en la empresa configura su rol y sus vínculos. Para los administradores, consulte Jobs & Work Orders, Documents, Profile y Linked Entities.