Creación masiva

La página Bulk Create crea expedientes y órdenes de trabajo en un flujo de trabajo a partir de un archivo Excel: una fila por orden de trabajo, agrupadas en expedientes por la referencia del expediente. TrakIT importa el archivo en segundo plano y le envía los resultados por correo electrónico.

Para abrirla, seleccione Operations > Bulk Operations > Bulk Create.

Crear órdenes de trabajo a partir de un archivo

1. Seleccione el flujo de trabajo en [ Select a Workflow ]. Aparece el resto de la página.
2. Si el flujo de trabajo tiene servicios, seleccione los servicios de las nuevas órdenes de trabajo en Select Services, o seleccione No Services.
3. Seleccione Download para descargar la plantilla Excel del flujo de trabajo.
4. Rellene la plantilla, una fila por orden de trabajo. Consulte El archivo.
5. En MS-Excel File Upload, elija el archivo.
6. Seleccione Upload.

Cuando TrakIT ha aceptado el archivo, muestra File upload successful!. Los resultados llegan por correo electrónico cuando termina la importación.

El archivo

Parta de la plantilla descargada: tiene una columna por cada campo de cabecera, evento y campo de datos del flujo de trabajo, con los encabezados de columna que TrakIT espera. Los campos de cabecera obligatorios están sombreados en rojo.

• El archivo debe ser un archivo Excel .xlsx de 2 MB como máximo. TrakIT lee la primera hoja.
• La primera fila contiene los encabezados de columna. Cada fila siguiente es una orden de trabajo.
• La columna de la referencia del expediente es obligatoria: su encabezado es el nombre que su instalación da a la referencia del expediente, por ejemplo Transport Document. Las filas con la misma referencia van al mismo expediente. Las filas sin referencia se omiten.
• Elimine las columnas que no necesite. TrakIT ignora las columnas cuyo encabezado no reconoce.

Columna por columna:

Columna	Qué introducir
Campos de cabecera	El valor. Para entidades como el cliente o el transportista, el nombre, el código o el número de registro. Si coinciden varias entidades, TrakIT usa la primera cuya empresa responsable sea su empresa principal.
Eventos	Una fecha de Excel, o NA o TBA.
Campos de datos	El valor.
Country of Origin, Final Destination	El nombre del país.
Location List	Ubicaciones con el formato City - Location o por código de ubicación, separadas por punto y coma.
Incoterms	Uno o varios de EXW, FCA, FAS, FOB, CFR, CIF, CPT, CIP, DPU, DAP, DDP, separados por comas.
Shipper Container	yes o true para un contenedor propiedad del cargador.
Zone, Position	Para flujos de trabajo con movimientos de patio: para planificar el movimiento de entrada al patio, introduzca la zona y la posición, con el número de contenedor y el tipo de carga.

Para un expediente nuevo, los campos del expediente se toman de su primera fila. Cuando la referencia del expediente ya existe en el flujo de trabajo, la orden de trabajo se añade a ese expediente y los campos del expediente no se cambian.

Opciones

Seleccione Ignore event sequence para registrar eventos aunque los eventos anteriores de la orden de trabajo estén vacíos. Necesita el permiso Ignore Event Sequence.

El correo electrónico de resultados

El correo electrónico Bulk Creation Result lista cada fila como:

• Success: el expediente o la orden de trabajo se ha creado, con su número.
• Warning: se ha creado, pero algunos campos no se han rellenado, con el motivo.
• Error: no se ha creado, con el motivo.

El archivo adjunto _Results.xlsx añade una columna Status y una columna Remarks a las filas de su archivo.

Cada fila se crea o se rechaza por separado: una fila con un error no detiene las demás. Errores habituales:

Error	Motivo
referencia del expediente belongs to workflow …	La referencia del expediente existe en otro flujo de trabajo.
campo is not specified.	Un campo de cabecera obligatorio está vacío.
WO already exists	El expediente ya tiene una orden de trabajo con este contenedor.
Invalid campo	No se ha encontrado el valor de un campo obligatorio. Para un campo que no es obligatorio, la fila se crea con un aviso en su lugar.

Quién puede usar esta página

Su rol necesita:

Sección	Permiso
Bulk Updates	Upload, e Ignore Event Sequence para usar esa opción
Work Orders	Create, Update y Update Events & Data

Solo puede elegir los flujos de trabajo a los que tiene acceso.