Presupuestos

La página Quotations lista los presupuestos de una empresa: los precios que ofrece a un cliente antes de que exista el expediente. Desde aquí puede encontrar un presupuesto, exportar la lista y empezar un nuevo presupuesto o una plantilla de presupuesto. Seleccione un presupuesto para abrirlo en la página Presupuesto.

Para abrirla, seleccione Finance > Quotations.

Elegir la empresa y el ejercicio

Si tiene acceso a más de una empresa, elija la empresa en la parte superior derecha de la página. TrakIT recuerda su elección para la próxima vez. Al cambiar de empresa se restablecen los filtros.

Al lado, elija el ejercicio, o – All FY –. La lista se abre en el ejercicio abierto de la empresa que incluye la fecha de hoy, o en su último ejercicio abierto si ninguno la incluye. El ejercicio se aplica a la fecha del presupuesto. Para los ejercicios, consulte Ejercicios.

Recuento por estado

Los recuadros de la parte superior cuentan los presupuestos de la empresa en cada estado, para el ejercicio seleccionado: Draft, Appr. Requested, Under Revision, Approved, Generated, Finalised, Rejected, Cancelled y Ops Assigned. Los recuentos no tienen en cuenta los demás filtros, y un recuadro sin presupuestos aparece atenuado. Seleccione un recuento para listar solo los presupuestos de ese estado. Para saber qué significa cada estado, consulte Estados.

Filtros

Seleccione Filters para abrir o cerrar el panel de filtros. Defina los filtros y, después, seleccione Search. Reset los borra. TrakIT recuerda sus filtros para la próxima vez.

Filtro	Encuentra
Number/Title	Cualquier parte del número o del título del presupuesto.
Entity	Cualquier parte del nombre del cliente.
Linked Job	El presupuesto vinculado a un expediente. Escriba la referencia completa del expediente.
Quotation Date	Los presupuestos con fecha entre las fechas From y To. La flecha junto a la etiqueta ofrece periodos como This Month o Last Quarter. Un filtro de fecha solo lista los presupuestos que se han generado: Generated, Finalised, Rejected, Cancelled u Ops Assigned.
Type	Any Type, Templates Only o Normal Only.
Status	Los estados que se incluyen. El icono de verificación selecciona todos o ninguno.
Created By	Los usuarios que crearon los presupuestos.
Workflow	Los flujos de trabajo de los presupuestos. – Empty / NA – encuentra los presupuestos sin flujo de trabajo.
Select Data Field	Los presupuestos en los que coincide un campo de datos. Elija el campo, o – All – para cualquier campo, y después un Search Mode: Partial Match, Exact Match, Not Matching, Non-Empty Data, Number Range o Date Range. Un rango numérico compara el valor con un número (Equal To, More Than, etc.) o con dos (In Range, Outside Range); un rango de fechas toma una fecha From y una fecha To.
Select Empty Data Field	Los presupuestos en los que el campo de datos elegido está vacío.

Los filtros de campos de datos utilizan los campos de datos configurados para los presupuestos: consulte Pestaña Data.

La lista

La lista muestra los presupuestos de la empresa seleccionada que usted puede ver, del más reciente al más antiguo, 50 por página. Ve un presupuesto si este no tiene flujo de trabajo o si está en uno de sus flujos de trabajo. Un presupuesto restringido solo se lista para el usuario que lo creó, los usuarios a los que notifica y los administradores del sistema.

Las plantillas aparecen resaltadas y los presupuestos cancelados, en rojo. Seleccione una fila para abrir el presupuesto.

Columna	Muestra
ID	El ID del presupuesto. Seleccione el encabezado para ordenar por esta columna.
Date	La fecha del presupuesto: el día en que el presupuesto se generó por última vez, o en que se creó si nunca se generó. Se muestra cuando el presupuesto está en Generated, Finalised, Rejected, Cancelled u Ops Assigned, o a partir de la revisión 2; en otro caso, y para las plantillas, -. La fecha aparece en rojo cuando la validez ha caducado, y siempre cuando el presupuesto no tiene validez.
Number, Rev	El número del presupuesto, por ejemplo ABC-Q0042, y su revisión.
Title	El título del presupuesto.
Company, Workflow	La empresa, y el flujo de trabajo si el presupuesto tiene uno.
Customer	El cliente. Seleccione el encabezado para ordenar por esta columna.
Currency	La moneda del presupuesto. Seleccione el encabezado para ordenar por esta columna.
Income, Expense, Gross Profit	Los totales de las partidas de ingreso y de gasto, sin impuestos, y la diferencia. Gross Profit aparece en rojo cuando es negativo. Los suplidos no se cuentan.
Status	El estado. Un indicador luminoso rojo significa que el presupuesto está restringido.
Validity (Days)	El número de días durante los que el presupuesto es válido.
Campos de datos	Los campos de datos de presupuesto configurados para mostrarse en las listas, si los hay.
Created By	Quién creó el presupuesto, y hace cuánto tiempo.

Crear un presupuesto

1. Elija la empresa en la parte superior de la página.
2. Seleccione New Quote.

El nuevo presupuesto se abre para esa empresa. Consulte Crear un presupuesto.

Exportar la lista

Seleccione Export para descargar en un archivo Excel los presupuestos que coinciden con los filtros. El archivo tiene las columnas ID, Date, Number, Type, Title, Company, Workflow, Entity, Currency, Income, Expense, Gross Profit, Status, Validity, Added By, Added On y Updated, y después una columna por cada campo de datos de presupuesto. Export aparece cuando la lista tiene al menos un presupuesto.

Quién puede usar esta página

Sección	Permiso	Le permite
Quotations	Read	Abrir la página.
Quotations	Create o Create Template	Ver New Quote.
Quotations	Export	Exportar la lista.

La lista de empresas muestra las empresas a las que tiene acceso.