Expedientes

La página Operations es donde se encuentran los expedientes y las órdenes de trabajo. Un expediente agrupa las órdenes de trabajo de un envío o encargo, y cada orden de trabajo sigue un flujo de trabajo. Solo ve las órdenes de trabajo de los flujos de trabajo a los que tiene acceso.

Para abrirla, seleccione Operations > Jobs. Para el recorrido completo de un expediente, desde su creación hasta el cierre de sus órdenes de trabajo, consulte Del expediente a la orden de trabajo cerrada. En un teléfono, consulte Expedientes en la aplicación móvil.

Nota

Algunas etiquetas de esta página se definen para su empresa, por lo que pueden diferir de esta página: los nombres de los tipos de entidad (como Customer, Carrier o Transporter) y el nombre de la referencia del expediente (por ejemplo Transport Document).

Encontrar un expediente o una orden de trabajo

1. Si la página muestra pestañas encima de los filtros, seleccione el grupo de flujos de trabajo en el que buscar, o All.
2. Seleccione Filters para abrir el panel de filtros, si está cerrado.
3. Introduzca o seleccione los filtros que necesite.
4. Seleccione Search.

El número de coincidencias aparece encima de la lista, por ejemplo 125 Found. Seleccione una referencia del expediente para abrir el expediente, o un ID de orden de trabajo para abrir la orden de trabajo.

TrakIT recuerda sus filtros, su vista y su tamaño de página, y los usa la próxima vez que abra la página. Para volver a los filtros predeterminados, seleccione Reset: muestra las órdenes de trabajo activas y abandonadas de todos los flujos de trabajo, con cualquier estado de alerta de KPI (indicador clave de rendimiento).

Si una búsqueda tarda demasiado, TrakIT la cancela y conserva sus filtros, para que pueda acotar la búsqueda, por ejemplo por flujo de trabajo, estado o un intervalo de fechas, y buscar de nuevo.

Buscar más rápido con Skip Count

Seleccione Skip Count para no contar todas las coincidencias. La búsqueda es más rápida con muchos resultados, pero solo obtiene la primera página, por lo que no puede pasar a otras páginas ni exportar. Cuando la página está llena, el recuento termina con +, por ejemplo 20+ Found.

Pestañas de grupos de flujos de trabajo

Si sus flujos de trabajo están organizados en más de un grupo de flujos de trabajo, aparece una pestaña por grupo, además de All. La lista y el filtro Workflows muestran solo los flujos de trabajo del grupo seleccionado. TrakIT abre la página en el grupo que usó por última vez, o en su grupo de flujos de trabajo predeterminado.

Filtros

Estos filtros se muestran siempre:

Filtro	Encuentra
Number	Cualquier parte de una referencia del expediente, un número de contenedor o un ID de carga, o un ID de expediente o ID de orden de trabajo exacto.
Customer	Cualquier parte del nombre del cliente.
Shipper/Receiver	Cualquier parte del nombre o código del cargador o del receptor.
Commodity	Cualquier parte de la mercancía. Introduzca [EMPTY] para encontrar órdenes de trabajo sin mercancía.
Special Conditions	Una condición de una lista fija, descrita más abajo.
WO Status	Active, Abandoned, Cancelled o Closed.
KPI Alert Status	No Alerts, With Alerts o Snoozed.
Workflows	Los flujos de trabajo que se incluyen. Escriba en Search para acortar la lista; el icono de la marca de verificación selecciona todos o ninguno. Mantenga al menos uno seleccionado: sin ninguno seleccionado, no se encuentra nada.
Created By/On	Quién creó la orden de trabajo, y una fecha From y To para cuándo.

Special Conditions encuentra órdenes de trabajo que:

Condición	Encuentra órdenes de trabajo que
Missing Container	No tienen número de contenedor.
Missing Seal Number	No tienen número de precinto.
Has Container	Tienen un número de contenedor.
Duplicate Containers	Comparten su número de contenedor con otra orden de trabajo del mismo flujo de trabajo.
Missing referencia del expediente	Todavía no tienen referencia del expediente: la etiqueta muestra el nombre que le da su instalación.
Empty/TBA Required Events	Tienen un evento obligatorio vacío o con el valor TBA.
Missing Data	Tienen un campo de datos vacío o con el valor TBA.
TBA Events	Tienen un evento con el valor TBA.
TBA Data	Tienen un campo de datos con el valor TBA.
Has Yard Move	Tienen un movimiento de patio.
No Yard Move	No tienen ningún movimiento de patio.
Orphaned Jobs	Solo en la vista By Job: expedientes sin órdenes de trabajo.

Añadir o quitar filtros

Puede mostrar hasta 10 filtros más.

1. En el panel de filtros, seleccione Customize.
2. Seleccione los filtros que quiera usar.
3. Seleccione Save.

La página se vuelve a cargar con los filtros que ha seleccionado. Para quitar un filtro, desmárquelo en Customize, o seleccione la cruz roja junto a su nombre en el panel de filtros.

Filtro	Encuentra
Carrier, Transporter, Bond Agent, Clearing Agent	Órdenes de trabajo con las entidades seleccionadas.
Transportista por carretera de retorno	Órdenes de trabajo con el transportista por carretera de retorno seleccionado. La etiqueta se define para su empresa.
Job Type	Expedientes de los tipos de expediente seleccionados.
Last Event	Órdenes de trabajo cuyo último evento realizado es uno de los seleccionados.
Events	Completed Event: órdenes de trabajo en las que el evento está realizado, opcionalmente entre dos fechas. Not Completed Event: órdenes de trabajo en las que el evento todavía no está realizado.
Data	Órdenes de trabajo en las que coincide un campo de datos. Elija el campo y, después, un Search Mode: Partial Match, Exact Match, Not Like, Empty, Not Empty o Number Range. Un intervalo numérico compara el valor con un número (Equal To, More Than, etc.) o con dos (In Range, Outside Range).
Service	Órdenes de trabajo con los servicios seleccionados.
KPIs	Órdenes de trabajo con los KPI seleccionados, con un Range de Any, In Range, Out of Range o Empty. Seleccione Open KPIs only para omitir los KPI completos.
Customer Group	Órdenes de trabajo cuyo cliente está en los grupos seleccionados.
Responsible Country	Órdenes de trabajo de oficinas de los países seleccionados.
Documents	Órdenes de trabajo por Document Title, File Name, Document Presence y Document Upload Date.
Cargo Type	Expedientes de los tipos de mercancía seleccionados.
Locations	Órdenes de trabajo que van a una ubicación cuyo nombre contiene el texto. Seleccione First o Last para que coincida solo la primera o la última ubicación.
Remarks	Cualquier parte de Internal Remarks, Remarks for Customer o Remarks for Job.
Priority	Critical, High, Normal, Low, Very Low u On Hold.
Data Values / WO Items	Órdenes de trabajo con un valor de datos o un artículo de almacén que coincide exactamente con uno de los valores que añada. Escriba un valor para añadirlo a la lista; seleccione X junto a un valor para quitarlo.
Responsible Person	Órdenes de trabajo con los responsables seleccionados.
Load Type	Órdenes de trabajo de los tipos de carga seleccionados, y un Container Size de No Size, 20’, 40’ o >40’.
Multi-Value	Una lista de hasta 100 valores de un mismo tipo: Job ID, la referencia del expediente, Work Order ID o Container. Separe los valores con comas, puntos y comas, tabulaciones o saltos de línea.

Si un administrador ha limitado las órdenes de trabajo que puede ver, el panel de filtros muestra [ User Filter Active ] o Custom Filters Active.

Ver por expediente o por orden de trabajo

Dos pestañas encima de la lista cambian de vista. TrakIT recuerda la que usó por última vez.

By Job

Una fila por expediente, del más reciente al más antiguo. Un expediente coincide cuando cualquiera de sus órdenes de trabajo coincide con los filtros.

By Work Order

Una fila por orden de trabajo, de la más reciente a la más antigua. En los grupos de flujos de trabajo que no tienen expedientes, es la única vista.

La lista

Las columnas se definen para su empresa y pueden incluir campos de cabecera, eventos, campos de datos y KPI de las órdenes de trabajo. Seleccione el encabezado de una columna para ordenar por ella, cuando la columna lo permita. En la lista:

• La referencia del expediente abre el expediente, y el ID de expediente abre su página de finanzas. Un ID de orden de trabajo abre la orden de trabajo; un ! rojo después de él significa que la orden de trabajo está abandonada.
• El último evento se muestra en el color definido para ese evento, con su fecha y hora.
• El icono de alerta es gris cuando no hay alertas de KPI, rojo si hay alertas activas y ámbar cuando las alertas están pospuestas.
• Void en gris significa que el evento o el campo de datos no forma parte del flujo de trabajo de esa orden de trabajo.

Use las páginas al pie de la lista para moverse por los resultados. TrakIT recuerda el tamaño de página que elija.

Crear un expediente

Seleccione Create encima de la lista para crear un expediente. El botón solo aparece si su rol puede crear órdenes de trabajo.

Exportar órdenes de trabajo

Puede exportar las órdenes de trabajo que coinciden con sus filtros a un archivo de Excel (.xlsx), en la vista By Work Order; en la vista By Job, Export le pide que cambie de vista. Export no aparece cuando Skip Count está seleccionado.

1. Seleccione By Work Order.
2. Seleccione Export. La ventana Work Order Export muestra el número de órdenes de trabajo.
3. En Available Fields, seleccione la pestaña Header, Events, Data o KPIs y, después, seleccione cada campo que quiera añadir. Escriba en Search… para encontrar un campo.
4. En Selected Fields, arrastre los campos al orden que quiera. Para cada campo también puede definir:
   • para los eventos y los campos de datos, qué exportar: Value, Remarks, Updated On o Updated By;
   • para los KPI, Hours o Days;
   • un Format, como #,##0.00 o dd-MMM-yyyy, y la alineación.
5. En Option, seleccione Download Now, o Send Email para recibir el archivo por correo electrónico. Use Send Email para las exportaciones grandes.
6. Seleccione Export.

Work Order ID es siempre la primera columna. TrakIT conserva su lista de campos para la próxima exportación.

Hay un límite al número de órdenes de trabajo que puede exportar a la vez, definido para su empresa. Si lo supera, TrakIT le pide que use filtros para seleccionar menos órdenes de trabajo.

Quién puede usar esta página

Su rol necesita estos permisos en la sección Work Orders:

Permiso	Le permite
Read	Abrir la página y ver las órdenes de trabajo.
Create	Ver Create y crear expedientes.
Export	Ver Export y exportar órdenes de trabajo.

También necesita acceso al menos a un flujo de trabajo: sin ninguno, la página muestra No Workflows.