Contabilidad multidivisa

Una empresa lleva su contabilidad en una sola moneda, su moneda base, pero sus facturas, facturas de proveedor, cobros, pagos y cuentas bancarias pueden estar en otras monedas. Esta página explica cómo convierte TrakIT esos importes, cómo conserva los importes en la moneda original y cómo contabiliza las diferencias de cambio.

Moneda base y moneda del documento

La moneda base es la Default Currency de la empresa, que define un administrador del sistema. Todo asiento contable cuadra en la moneda base, y el balance de sumas y saldos, el balance de situación y la cuenta de pérdidas y ganancias están todos en la moneda base. La moneda base no puede cambiar una vez que la empresa tiene un ejercicio abierto o algo contabilizado en su contabilidad.

Un documento puede estar en otra moneda: la moneda del documento. Cuando se contabiliza, el asiento contable también está en la moneda del documento. Cada apunte conserva ambos importes: el importe en la moneda del documento y su contravalor en moneda base. El asiento contable muestra los dos.

Qué tipo de cambio usa una contabilización

Contabilización	Tipo de cambio
Factura, nota de cargo, factura rectificativa, factura de proveedor, y sus ajustes y bajas por incobrables	El tipo de cambio del propio documento, su tipo de contabilización.
Cobro o pago	La tabla de tipos de cambio, en la fecha de operación.
Asiento interno	La tabla de tipos de cambio, en la fecha del asiento interno.
Revalorización de divisas	La tabla de tipos de cambio, en la fecha de la revalorización.
Asiento contabilizado a mano	El Exchange Rate que introduce en el asiento. Si su empresa toma sus tipos de la tabla, TrakIT lo rellena a partir de la tabla y usted puede modificarlo como máximo en un 1 %.

De la tabla de tipos de cambio, TrakIT toma el último tipo con fecha igual o anterior a la fecha entre la moneda base y la otra moneda, en cualquiera de los dos sentidos. Si su empresa tiene un Max Exchange Rate Age, no se usan los tipos más antiguos. Si no hay ningún tipo utilizable, no se contabiliza nada y el documento no se puede finalizar: TrakIT nunca supone un tipo.

Cuentas en moneda extranjera

Una cuenta hija del plan de cuentas puede llevarse en una moneda extranjera, por ejemplo una cuenta bancaria en dólares estadounidenses. Su Currency se elige al crearla y no puede cambiar después.

Una cuenta así conserva dos saldos: el importe en su moneda y su contravalor en moneda base. La página del plan de cuentas muestra los dos, y también la página de la propia cuenta.

Reglas de las cuentas en moneda extranjera:

Solo se pueden contabilizar en ella asientos en la moneda de la cuenta, de modo que su importe en moneda siempre queda registrado. Los saldos de apertura, la revalorización de divisas y el cierre del ejercicio son las excepciones: se contabilizan en la moneda base y registran también el importe en moneda.
Un asiento contabilizado a mano en la moneda base, o en otra moneda extranjera, no puede usarla.
No puede ser una cuenta predeterminada, la cuenta de resultados de ejercicios anteriores ni una cuenta de baja por incobrable.
Puede ser la cuenta de banco o de caja de una forma de pago. La forma de pago solo se puede usar entonces para cobros y pagos en esa moneda.

Las cuentas en la moneda base, como las cuentas a cobrar, las cuentas a pagar, los ingresos y los gastos, pueden recibir asientos en cualquier moneda. Registran el contravalor en moneda base y conservan junto a él el importe del documento.

Diferencias de cambio realizadas

Un cobro en moneda extranjera liquida facturas que se contabilizaron a sus propios tipos de cambio. Cuando llega el dinero, el tipo suele haber variado, así que el dinero vale más o menos en la moneda base que el importe a cobrar que liquida. La diferencia es una ganancia o pérdida de cambio realizada.

Cuando se finaliza un cobro o pago en moneda extranjera, TrakIT contabiliza:

la cuenta de banco o de caja al contravalor del dinero en la fecha de operación, según la tabla de tipos de cambio;
las cuentas a cobrar o a pagar al contravalor con el que se contabilizó cada factura o factura de proveedor asignada;
la parte no asignada a ninguna factura ni factura de proveedor al contravalor de la fecha de operación, de modo que no genera ganancia ni pérdida hasta que se asigna;
la diferencia en la FX Gain/Loss Account, como un apunte solo en moneda base.

Por ejemplo, una empresa cuya moneda base es EUR factura USD 1100,00 cuando 1 EUR = 1,10 USD. La factura contabiliza EUR 1000,00 en cuentas a cobrar. El cliente paga USD 1100,00 un mes después, cuando 1 EUR = 1,00 USD:

Cuenta	Debe	Haber
Banco USD	EUR 1100,00 (USD 1100,00)
Cuentas a cobrar		EUR 1000,00 (USD 1100,00)
Diferencias de cambio		EUR 100,00

Un cobro o pago solo se puede asignar a facturas o facturas de proveedor en su propia moneda. La empresa necesita una FX Gain/Loss Account antes de su primer cobro o pago con una diferencia.

Diferencias de cambio no realizadas: revalorización de divisas

Entre liquidaciones, los saldos que tiene en otras monedas permanecen en la contabilidad a los tipos de los días en que se contabilizaron. La revalorización de divisas los actualiza al tipo de una fecha que usted elige, normalmente el final de un mes o del año, y contabiliza la diferencia en la FX Gain/Loss Account como ganancia o pérdida no realizada.

Para ejecutarla, seleccione FX Revaluation en la página Asientos contables, elija la fecha y seleccione Revalue. Se necesita el permiso Create en Journal Entries y un ejercicio abierto.

TrakIT revaloriza:

todas las cuentas activas en moneda extranjera del activo, el pasivo y el patrimonio neto;
los importes en cada una de las demás monedas de la Default AR Account y la Default AP Account, que proceden de facturas, facturas de proveedor, cobros y pagos en esa moneda.

Las cuentas de ingresos y de gastos nunca se revalorizan: permanecen a los tipos de los días en que se contabilizaron. Las cuentas bancarias en moneda base tampoco se revalorizan: su dinero ya está en la moneda base.

Por ejemplo, una cuenta bancaria en dólares estadounidenses tiene USD 5000,00, contabilizados a EUR 4500,00. El 31 de diciembre, 1 EUR = 1,25 USD, así que los USD 5000,00 valen EUR 4000,00. La revalorización abona en la cuenta bancaria y carga en la cuenta de diferencias de cambio EUR 500,00. La cuenta bancaria sigue teniendo USD 5000,00.

Cada ejercicio tiene una revalorización en vigor: ejecutarla de nuevo sustituye la anterior del mismo ejercicio a partir de la nueva fecha, de modo que los informes de fechas anteriores no cambian. Las revalorizaciones de los ejercicios cerrados se quedan como estaban.

Ejecute la revalorización al final de cada periodo sobre el que informe y, siempre, a fecha del último día del ejercicio antes de cerrarlo.

Cierre del ejercicio

Cerrar un ejercicio deja a cero todas las cuentas de ingresos y de gastos, en la moneda base y, para una cuenta que se lleva en moneda extranjera, también en su moneda. Las cuentas del balance de situación, incluidas las cuentas bancarias en moneda extranjera, trasladan sus saldos al ejercicio siguiente.

Redondeo

TrakIT convierte cada línea por separado y la redondea. Para que todos los asientos sigan cuadrando en la moneda base:

en una factura, factura de proveedor, cobro o pago, la línea de cuentas a cobrar o a pagar toma el valor que hace cuadrar el asiento;
en un asiento contabilizado a mano, una diferencia de redondeo va a la línea más grande. Si la diferencia es mayor que dos de las unidades más pequeñas de la moneda base por línea (0,02 por línea para una moneda con dos decimales), el asiento se rechaza: compruebe el tipo de cambio.

Consejos

Mantenga al día la tabla de tipos de cambio: si falta un tipo, las contabilizaciones se detienen.
Elija la FX Gain/Loss Account antes del primer cobro o pago en otra moneda.
Es normal que casi todos los cobros y pagos en otra moneda tengan pequeñas diferencias de cambio.
Para encontrar todas las diferencias de cambio, abra la cuenta de diferencias de cambio en la página del plan de cuentas: su pestaña Journal Entries lista cada asiento.