Finanzas de la orden de trabajo

La página Work Order Finance muestra las finanzas de una orden de trabajo: las partidas que se aplican solo a esa orden de trabajo, con sus estimaciones, importes reales, rentabilidad e historial. Todo lo demás sobre las finanzas del expediente está en la página de finanzas del expediente, que también lista estas mismas partidas: un cambio hecho en una página se ve en la otra.

Para abrirla, seleccione WO Finance en el menú de tareas de la orden de trabajo, o un ID de orden de trabajo en la vista By Work Order de Workflow Finance. Algunas listas de órdenes de trabajo también pueden tener una columna que la abre, si su empresa ha configurado una.

Diferencias con la página de finanzas del expediente

La página funciona como la página de finanzas del expediente, con estas diferencias:

• Solo muestra las partidas que se aplican for WO a esta orden de trabajo. Las partidas que se aplican a todo el expediente, como las partidas per Job o per WO, solo están en la página del expediente. El resumen de partidas, los números de las pestañas, la pestaña Analyse y la versión impresa solo abarcan estas partidas.
• El estado de finanzas es el del expediente. Desde aquí no puede solicitar la aprobación, aprobar, cerrar ni reabrir: hágalo en la página del expediente. Las pestañas Estimates y Actuals están abiertas o bloqueadas según el estado del expediente, como en la página del expediente.
• La moneda es la moneda financiera del expediente. Se muestra, pero no se puede cambiar aquí.
• No hay pestañas Invoices, Bills, Documents ni Comments, ni calificación crediticia, ni fecha de reconocimiento de ingresos y gastos. Las partidas enlazan con sus facturas y facturas de proveedor desde la pestaña Actuals.
• Initialize Accounts solo añade las partidas predeterminadas del flujo de trabajo para esta orden de trabajo.
• Las partidas nuevas siempre se aplican for WO a esta orden de trabajo.

La parte superior de la página

El título muestra el ID de la orden de trabajo, que abre la orden de trabajo.

Control	Qué hace
Job Finance	Abre la página de finanzas del expediente.
Share	Comparte el enlace a esta página, o lo copia. El enlace requiere iniciar sesión en TrakIT.
Actions	Ejecuta una acción que su empresa ha configurado para las finanzas de los expedientes. TrakIT le pide primero que confirme; las acciones no se pueden deshacer. La acción se ejecuta sobre las finanzas del expediente en la empresa seleccionada, no solo sobre esta orden de trabajo.
PDF	Print o Download: imprime o descarga las finanzas de la orden de trabajo. Consulte Imprimir o descargar.
Empresa	La empresa cuyas finanzas ve. Lista las empresas vinculadas a su usuario, y empieza en una empresa que tiene partidas para el expediente o en la empresa del flujo de trabajo.
Moneda	La moneda financiera del expediente en esa empresa.

Al cambiar de empresa se muestran las partidas, el estado y la moneda de esa empresa, y se abre la pestaña Estimates o Actuals según el estado.

Imprimir o descargar

• Print abre una página imprimible en una ventana nueva, y el cuadro de diálogo de impresión de su navegador.
• Download guarda la misma página como archivo PDF con el nombre FinWO seguido del ID de la orden de trabajo.

La versión impresa contiene el logotipo de la empresa, la referencia del expediente, quién la imprimió y cuándo, y estas secciones: Work Order Information, Account Summary, Estimates, Actuals (una vez aprobadas las estimaciones) y Profitability por categoría de partidas. Las partidas reales ocultas se excluyen de la lista Actuals. Cada sección sigue los mismos permisos que la pantalla.

Work Order Information

El recuadro Work Order Information muestra datos de la orden de trabajo, como su flujo de trabajo, cliente, mercancía, peso, fecha de creación, servicios y transportista por carretera. Los campos se configuran para su empresa.

Account Summary

El recuadro Account Summary suma las partidas de esta orden de trabajo, en la moneda financiera:

Fila	Muestra
Income	Los ingresos estimados y reales.
Expenses	Los gastos estimados y reales.
Gross Margin	Los ingresos menos los gastos, con el margen como porcentaje de los ingresos. Aparece en rojo, con un icono de advertencia, cuando es inferior al margen mínimo definido para el flujo de trabajo.
Disbursements	Los suplidos estimados y reales. No forman parte del margen.

Las columnas Actuals y % Diff aparecen una vez aprobadas las estimaciones. % Diff muestra la diferencia entre los importes reales y las estimaciones, como importe y como porcentaje. Una flecha verde o roja indica si una cifra real es mejor o peor de lo estimado. Las filas Income y Gross Margin solo aparecen si su rol puede ver las partidas de ingreso.

Export descarga las partidas de esta orden de trabajo en un archivo de Excel: las estimaciones, y los importes reales si su rol puede actualizar los importes reales. Las partidas eliminadas se incluyen, en rojo y marcadas con (Deleted), con quién las eliminó y cuándo.

Pestaña Estimates

La pestaña Estimates lista las partidas estimadas de la orden de trabajo. El icono del candado de la pestaña está abierto hasta que se aprueban las estimaciones del expediente; puede modificar las estimaciones mientras el estado de finanzas del expediente sea Draft. Para las columnas y el funcionamiento de las estimaciones, consulte la pestaña Estimates del expediente.

• Seleccione el nombre de una partida para abrirla.
• Escriba en Search para buscar partidas por nombre o código.
• Mientras el expediente está en Draft, arrastre una fila por su icono de flechas para cambiar el orden de las partidas.
• La (Column Sum) bajo Total son los ingresos menos los gastos; los suplidos no se cuentan.

Encima de la lista:

Botón	Qué hace
Initialize Accounts	Añade las partidas predeterminadas del flujo de trabajo para esta orden de trabajo.
Add Account…	Añade una estimación a esta orden de trabajo, mientras el expediente está en Draft.
Quick Edit	Modifica las tarifas y cantidades de varias estimaciones a la vez, mientras el expediente está en Draft.
Tasks	Mientras el expediente está en Draft: Duplicate Accounts y Delete Accounts, para las partidas que seleccione.

Inicializar las partidas de la orden de trabajo

Initialize Accounts aparece cuando la orden de trabajo aún no tiene estimaciones, las estimaciones del expediente aún no están aprobadas y la orden de trabajo no está cancelada.

1. Seleccione Initialize Accounts.

TrakIT añade, como estimaciones de esta orden de trabajo, las partidas predeterminadas que el flujo de trabajo aplica for WO en la empresa seleccionada, para los servicios y tipos de expediente del expediente. Reciben sus impuestos y entidades predeterminados. Si el flujo de trabajo no tiene partidas de este tipo, TrakIT lo indica.

Para configurar las partidas de todo el expediente, o para tomarlas de un presupuesto, inicialícelas en la página de finanzas del expediente.

Pestaña Actuals

La pestaña Actuals aparece una vez aprobadas las estimaciones del expediente y lista las partidas reales de la orden de trabajo. Puede modificar los importes reales mientras el expediente está en Approved. Para las columnas, consulte la pestaña Actuals del expediente. En resumen:

• Appr indica si la partida necesita aprobación: gris si no se requiere, ámbar si está a la espera de aprobación y verde si está aprobada.
• Estimated muestra la estimación de la que procede la partida, y unas flechas indican si la cantidad y el total son mayores o menores de lo estimado.
• Inv/Bill/IPost muestra la factura, la factura de proveedor o el asiento interno en que figura la partida, con su estado. Selecciónelo para abrir la factura, la factura de proveedor o el asiento interno. Not Invoiced y No Bill Received significan que la partida aún no figura en ninguno de ellos.

Encima de la lista, Add Account… añade una partida real y Quick Edit modifica varias partidas a la vez. Mientras el expediente está en Approved, el menú Tasks actúa sobre las partidas que seleccione:

Tarea	Qué hace
Approve Accounts	Aprueba las partidas seleccionadas que están a la espera de aprobación.
Assign Entity	Establece a quién se factura o quién factura las partidas.
Create Bill	Crea una factura de proveedor a partir de las partidas.
Set Amount/Tax	Establece la tarifa o el impuesto de las partidas.
Duplicate Accounts	Crea copias de las partidas.
Delete Accounts	Elimina las partidas.
Hide Accounts, Show Accounts	Oculta las partidas de la lista, o vuelve a mostrarlas.
Show Hidden, Hide Hidden	Muestra las partidas ocultas, o vuelve a ocultarlas.

Si su empresa ha configurado solicitudes de pago, el menú también tiene una tarea para ellas, por defecto Payment Request. Comprueba las partidas seleccionadas según las reglas de su empresa, crea una solicitud en PDF a partir de una plantilla, la añade a los documentos financieros del expediente y la envía por correo electrónico a los destinatarios que ha configurado su empresa.

Aprobar partidas

Algunos conceptos requieren que se aprueben sus partidas reales.

1. Marque la casilla de cada partida que quiera aprobar.
2. Sitúe el puntero sobre Tasks y seleccione Approve Accounts.

Solo se aprueban las partidas a la espera de aprobación. Si una no se puede aprobar, no se aprueba ninguna. Cuando se modifica una partida aprobada, hay que volver a aprobarla.

Ocultar partidas

Ocultar una partida real la saca de la lista y de la versión impresa, pero sigue contando en los totales. El número de partidas ocultas aparece en rojo junto a Accounts Found.

• Para ocultar partidas, selecciónelas y, después, Tasks > Hide Accounts.
• Para ver las partidas ocultas, seleccione Tasks > Show Hidden. Se muestran en rojo.
• Para volver a mostrar partidas ocultas, muéstrelas, selecciónelas y, después, Tasks > Show Accounts.

Añadir o modificar una partida

1. En la pestaña Estimates, o en la pestaña Actuals una vez aprobadas las estimaciones, seleccione Add Account….
2. En Account Type, elija Income, Expense o Disbursement.
3. Elija el concepto en Account Master. La lista muestra los conceptos que su empresa puede usar en este flujo de trabajo, como categoría, nombre y código.
4. Rellene los demás campos según sea necesario.
5. Seleccione Add.

Campo	Notas
Account Detail	Hasta 50 caracteres, para distinguir dos partidas del mismo concepto. No se puede cambiar una vez guardada la partida.
Invoice Entity Type, Invoice To	Para los ingresos y los suplidos: a quién se factura. Al elegir un concepto se propone el tipo de entidad, y el cliente del expediente para las partidas de cliente.
Billing Entity Type, Billed By	Para los gastos y los suplidos: quién le factura. Para un transportista por carretera, TrakIT propone el primer transportista por carretera de las órdenes de trabajo del expediente.
Account Group	Si su empresa usa grupos de partidas. No para los gastos.
Rate	La tarifa y su moneda. Déjela vacía si aún no se conoce.
Quantity	1 por defecto. Debe ser mayor que 0.
Base Currency, Exchange Rate	Para una tarifa en una moneda distinta de la moneda financiera: la tarifa en la moneda financiera y el tipo de cambio. Según la configuración de su empresa, TrakIT los rellena a partir de los tipos de cambio, o usted los introduce; en ese caso, Get Rate obtiene de Internet un tipo actual.
Internal Remarks, External Remarks	Hasta 500 y 300 caracteres.

La partida se aplica for WO a esta orden de trabajo, y no puede añadir dos veces el mismo concepto con el mismo Account Detail.

Para modificar una partida, seleccione su nombre. La ventana se llama Update Account, o View Account cuando no puede modificarla, por ejemplo cuando el estado del expediente no lo permite o cuando la partida figura en una factura aprobada, una factura de proveedor validada o un asiento interno aprobado. En ella también puede:

• gestionar los impuestos de la partida: Reset Taxes repone los impuestos configurados para el flujo de trabajo, Add Tax… añade uno y la cruz roja junto a un impuesto lo elimina;
• eliminar la partida: seleccione el icono de la cruz de la parte inferior izquierda y, después, Yes.

Seleccione Save para guardar los cambios.

Quick Edit Accounts

Quick Edit modifica la tarifa y la cantidad de varias partidas a la vez.

1. En la pestaña Estimates o Actuals, seleccione Quick Edit.
2. Cambie Rate y Quantity en las partidas que necesite. Para una partida en otra moneda, la tarifa está en esa moneda, que se muestra a su lado.
3. Seleccione Save.

Las partidas se agrupan por tipo. En los importes reales, la ventana también muestra el total Estimated y el estado de la factura (I) y de la factura de proveedor (B) de cada partida; las partidas que figuran en una factura aprobada o en una factura de proveedor validada no se pueden modificar.

Después de Save, las partidas actualizadas se ponen en verde, y las que no se han actualizado muestran el motivo en rojo. Para una partida en otra moneda, TrakIT calcula el importe en la moneda financiera con el tipo de cambio propio de la partida o con el más reciente, según la configuración de su empresa. Close le pide confirmación si tiene cambios sin guardar.

Duplicar partidas

1. Marque la casilla de cada partida que quiera copiar.
2. Sitúe el puntero sobre Tasks y seleccione Duplicate Accounts.
3. Introduzca el número de copias en Number of copies, de 1 a 10.
4. Seleccione Duplicate.

Cada copia tiene el mismo concepto, tarifa, cantidad, entidades, observaciones e impuestos, con un número añadido a su Account Detail, por ejemplo (2). Las copias no figuran en ninguna factura ni factura de proveedor, y las copias de importes reales deben volver a aprobarse cuando se requiere aprobación. Si falla una copia, no se crea ninguna.

Eliminar partidas

1. Marque la casilla de cada partida que quiera eliminar.
2. Sitúe el puntero sobre Tasks y seleccione Delete Accounts.
3. Confirme.

TrakIT elimina las estimaciones, y los importes reales que no figuran en una factura ni en una factura de proveedor, e indica cuántas partidas se han eliminado. Las partidas eliminadas se conservan en el archivo de Export del resumen de partidas.

Assign Entity

Assign Entity establece a quién se factura, o quién le factura, para varias partidas reales a la vez.

1. En la pestaña Actuals, marque la casilla de cada partida.
2. Sitúe el puntero sobre Tasks y seleccione Assign Entity.
3. En Invoice To, para las partidas de ingreso y de suplido, elija el tipo en Type y la entidad en Entity.
4. En Billed By, para las partidas de gasto y de suplido, elija el tipo en Type y la entidad en Entity. Puede rellenar uno o ambos.
5. En Options, elija Assign accounts without entity para cambiar solo las partidas que aún no tienen entidad, o Replace entity on accounts para sustituir la entidad que tienen.
6. Seleccione Assign.

La entidad debe estar disponible para la empresa seleccionada. Las partidas que ya figuran en una factura o en una factura de proveedor no se modifican; un suplido aún puede recibir la entidad del lado que todavía no figura en una factura o en una factura de proveedor. Después, TrakIT muestra cuántas partidas se han asignado y cuántas no. Las partidas no modificadas aparecen resaltadas: sitúe el puntero sobre una para ver por qué.

Set Amount/Tax

Set Amount/Tax establece la misma tarifa, o el mismo impuesto, en varias partidas reales a la vez.

1. En la pestaña Actuals, marque la casilla de cada partida.
2. Sitúe el puntero sobre Tasks y seleccione Set Amount/Tax.
3. Para establecer la tarifa, seleccione Set Amount: e introdúzcala. Si todas las partidas tienen la misma tarifa, aparece ya rellenada. Déjela vacía para borrar la tarifa.
4. Para establecer un impuesto, seleccione Set Tax: y elija el impuesto, o – Remove Taxes – para quitar sus impuestos.
5. Seleccione Save.

Todas las partidas seleccionadas deben estar en la misma moneda, que se muestra junto al importe. Para las partidas en una moneda distinta de la moneda financiera, TrakIT calcula el importe en la moneda financiera con el tipo de cambio propio de la partida o con el más reciente, según la configuración de su empresa.

Un impuesto solo se añade a las partidas que aún no tienen ninguno, y – Remove Taxes – solo modifica las partidas que tienen impuestos. Las partidas que figuran en una factura aprobada o en una factura de proveedor validada no se modifican. TrakIT muestra cuántas partidas se han guardado y cuántas no.

Create New Bill

Puede crear una factura de proveedor a partir de las partidas de gasto y de suplido de la orden de trabajo. La factura de proveedor pertenece entonces al expediente: aparece en la pestaña Bills del expediente y en la página Bills.

1. En la pestaña Actuals, marque la casilla de cada partida que quiera incluir en la factura de proveedor.
2. Sitúe el puntero sobre Tasks y seleccione Create Bill.
3. En Create New Bill, compruebe Entity Type y Entity: proceden de las partidas.
4. Introduzca Bill Number, tal como aparece en la factura del proveedor.
5. Elija la moneda de la factura en Currency. Total Amount muestra el total de las partidas en esa moneda.
6. Introduzca la fecha de la factura en Bill Date y la fecha en que la recibió en Bill Received On.
7. Si es necesario, introduzca Bill Due In, el número de días desde la fecha de la factura, de 0 a 365, y Remarks.
8. Para validar la factura de proveedor de inmediato, seleccione Validate bill after creation. No lo seleccione si piensa añadir más partidas a la factura.
9. Seleccione Create Bill.

Las partidas seleccionadas deben:

• ser partidas de gasto o de suplido que aún no figuren en una factura de proveedor;
• tener un importe;
• tener todas la misma entidad que factura, o ninguna, con al menos una de ellas vinculada a una entidad;
• estar en la moneda de la factura de proveedor o en la moneda financiera.

Si la factura de proveedor se crea pero no se puede validar, TrakIT indica por qué; puede validarla más tarde en la factura de proveedor.

Pestaña Analyse

La pestaña Analyse compara las estimaciones y los importes reales de las partidas de ingreso y de gasto de la orden de trabajo. Elija la vista en la lista:

• Account Master Summary: una fila por concepto.
• Account Category Summary: una fila por categoría de partidas.

Para cada fila, la pestaña muestra Income, Expense, Margin y Margin % estimados y reales, y Deviation entre el margen real y el estimado, como Amount y como %. Los márgenes negativos aparecen en rojo, y unas flechas indican si los ingresos y gastos reales son mayores o menores de lo estimado. La última fila muestra los totales. Los suplidos no se incluyen. TrakIT recuerda la vista que eligió.

Export descarga el análisis en un archivo de Excel.

La pestaña requiere permiso para leer las estimaciones, leer los importes reales y ver las partidas de ingreso. Sin él, la pestaña indica que su perfil no tiene acceso a esta información.

Pestaña Audit Log

La pestaña Audit Log lista los cambios realizados en las partidas de la orden de trabajo: quién los hizo, cuándo, Account Type y Action, como partidas creadas, actualizadas o aprobadas, con los detalles en Information. Escriba en el cuadro de búsqueda para buscar entradas por usuario, acción o información.

Los cambios que no se refieren a una sola partida, como partidas inicializadas, ocultadas o reordenadas, y los cambios en partidas que se han eliminado después, solo aparecen en el registro de auditoría del expediente.

Quién puede usar esta página

Su rol necesita Read en la sección Job Finance, y usted debe poder ver la orden de trabajo: necesita acceso a su flujo de trabajo, y se aplican los límites sobre órdenes de trabajo que se hayan configurado para usted. Todo lo demás necesita su propio permiso en la sección Job Finance:

Permiso	Le permite
Read Estimates, Read Actuals	Ver las estimaciones y los importes reales.
Access Income Accounts	Ver las partidas de ingreso, y las cifras de ingresos y de margen.
Initialize Accounts	Usar Initialize Accounts.
Add Account	Usar Add Account… y Actions. En la pestaña Actuals, también Quick Edit, Duplicate Accounts y Delete Accounts.
Update Estimates	Modificar las estimaciones y usar Quick Edit, Duplicate Accounts y Delete Accounts en la pestaña Estimates. También Export en el resumen de partidas.
Update Actuals	Modificar los importes reales y usar Assign Entity, Set Amount/Tax y Create Bill.
Approve Estimate	Usar Approve Accounts.
Modify Taxes	Restablecer, añadir y eliminar los impuestos de una partida.
Export	Exportar la pestaña Analyse.
View Audit Log	Ver la pestaña Audit Log.

Create Bill también necesita Create en la sección Bills, y Validate bill after creation necesita Validate en esa misma sección. La pestaña Analyse necesita Read Estimates, Read Actuals y Access Income Accounts.