Maestro de artículos

La página Item Master lista los artículos de un tipo de artículo, con sus existencias actuales. Desde aquí puede abrir y añadir artículos, importarlos y exportarlos, y obtener el informe de existencias.

Para abrirla, seleccione Operations > Warehouses > Item Masters.

Para saber cómo funciona el almacenaje, consulte Almacenes.

Buscar artículos

1. Elija el tipo de artículo en la parte superior de la página.
2. Defina los filtros.
3. Seleccione Search.

Reset borra los filtros. TrakIT recuerda el tipo de artículo y la mayoría de los filtros, pero no el almacén, la zona ni la ubicación.

Filtro	Busca
Item Code, Item Name	Los artículos cuyo código o nombre contiene el texto.
Storage Owner	Los artículos con existencias en ubicaciones de almacenamiento reservadas a este cliente.
Warehouse, Area, Storage	Los artículos con existencias en ese lugar. Las existencias que se muestran son entonces solo las de ese lugar.
GTIN/HS Code	Los artículos cuyo GTIN o código SA contiene el texto.
Stock Level	Low Level Only, High Level Only, Low Or High Level, Non-Zero Level o Zero Level.
Unit	Los artículos que se cuentan en esta unidad.

La lista

La lista muestra 20 artículos por página, por nombre. Seleccione un artículo para abrirlo.

Columna	Muestra
Item Code, Item Name, Unit	El artículo.
Stock	La cantidad en existencias. Está en rojo cuando es igual o inferior al nivel bajo o igual o superior al nivel alto, y en verde entre ambos.
GTIN, HS Code	Los códigos del artículo.
Weight per Unit, Volume per Unit, Shelf Life	Los detalles del artículo.
Updated By	Quién cambió el artículo por última vez, y hace cuánto tiempo.

Los campos de datos de artículo configurados para mostrarse también aparecen como columnas.

Añadir un artículo

Seleccione Add Item para añadir un artículo del tipo seleccionado en la página del artículo.

Exportar e importar artículos

Export descarga en un archivo Excel los artículos que coinciden con sus filtros, con sus detalles y sus campos de datos. El archivo no incluye cifras de existencias.

Para crear o cambiar muchos artículos a la vez:

1. Seleccione Export para descargar los artículos.
2. En Excel, elimine la columna Item ID, para que Item Code sea la primera columna.
3. Cambie los valores y ponga el fondo de cada celda modificada en amarillo estándar. Para añadir un artículo, añada una fila con su código y coloree las celdas que rellene.
4. Guarde el archivo.
5. Seleccione Import.
6. En Import Items, elija el archivo en MS-Excel File Upload. La página indica el tamaño máximo del archivo.
7. Seleccione Allow overwriting with blanks si las celdas amarillas vacías deben borrar valores.
8. Seleccione Upload.

TrakIT importa el archivo en segundo plano y le envía los resultados por correo electrónico: cuántas filas y campos se han insertado, actualizado o rechazado, y por qué. Solo se leen las celdas amarillas. Una fila cuyo código es nuevo crea un artículo del tipo de artículo seleccionado.

Informe de existencias

El informe de existencias muestra, para cada artículo del tipo seleccionado, sus existencias al principio de un mes, lo que entró y salió durante el mes, y sus existencias al final.

1. Seleccione Stock Report….
2. En Select Warehouse, elija un almacén o – All Warehouses –.
3. Para un solo almacén, puede elegir un cliente en Customer para que el informe solo incluya sus existencias.
4. Elija el mes y el año en Select Month/Year. Empieza en el mes anterior.
5. Deje seleccionado Exclude items with zero stock and no transactions para excluir los artículos sin existencias y sin movimientos.
6. Seleccione Email para recibir el informe por correo electrónico, o Download.

El informe es un archivo Excel con las columnas Item Code, Item Name, Unit, Opening, Inbound, Outbound, Closing y Status. El estado es Low Stock, High Stock u Ok, según los niveles de existencias del artículo. El informe abarca todo el tipo de artículo, sean cuales sean los filtros de la página.

Cargar las existencias iniciales

Los administradores del sistema pueden cargar las existencias iniciales de los artículos que aún no tienen movimientos de almacén, por ejemplo cuando un almacén empieza a usar TrakIT.

1. Seleccione Initialize Stock.
2. En Initialize Opening Stock, elija el almacén en Warehouse.
3. En Enter Item Stock List, introduzca una línea por artículo y ubicación de almacenamiento: ITEMCODE, STORAGECODE, QUANTITY. El código de almacenamiento es el nombre de la ubicación de almacenamiento, por ejemplo A-01-2.
4. Seleccione Initialize.

Import Result muestra el resultado de cada línea. Cada línea cargada se convierte en un movimiento de entrada con la observación Opening Stock. Los artículos que ya tienen movimientos de almacén en la ubicación de almacenamiento se rechazan.

Quién puede usar esta página

Su rol necesita estos permisos en la sección Item Master:

Permiso	Le permite
Read	Abrir la página.
Create	Ver Add Item, y crear artículos mediante importación.
Import	Ver Import.
Update	Cambiar artículos mediante importación.
Export	Ver Export y Stock Report….

Initialize Stock está reservado a los administradores del sistema.