Gestión de roles

Un rol es un conjunto con nombre de permisos. Los usuarios reciben roles, y sus roles deciden lo que pueden ver y hacer en TrakIT. La página Role Management es donde un administrador del sistema crea los roles, elige lo que permite cada uno y da roles a los usuarios.

Para abrirla, seleccione Admin > Role Management. El encabezado de la página es User Role Management. Solo los administradores del sistema pueden abrirla.

La página tiene cuatro pestañas:

• Role Masters: la lista de roles, donde se añaden, se cambian y se eliminan.
• User Role Assignment: qué roles tiene cada usuario.
• Role Customisation: lo que puede hacer cada rol, y una exportación de quién puede hacer qué.
• Workflow Access: qué eventos y campos de datos de un flujo de trabajo ve y puede actualizar cada rol.

Cómo funcionan los roles

• Los permisos se suman. Un usuario puede hacer todo lo que permite cualquiera de sus roles. Para dar más a alguien, dele otro rol, o añada el permiso a uno de sus roles.
• Secciones y acciones. Los permisos se agrupan por sección, como Invoices o Work Orders, y las secciones por grupo, como Finance u Operations. Cada sección tiene acciones: normalmente Read, Create, Update y Delete, y otras propias, como Approve. Cada página de ayuda termina con Quién puede usar esta página, que indica la sección y las acciones que necesita un rol, por ejemplo Read en la sección Invoices. Esos son los nombres que se activan en la pestaña Role Customisation. Roles y permisos enumera todas las secciones y lo que permite cada una de sus acciones.
• Los administradores del sistema no necesitan roles. Un usuario que es administrador del sistema, según se define en la ficha del usuario (consulte Usuario), puede hacer todo, ve todos los menús y no está limitado por los filtros personalizados ni por el acceso a los flujos de trabajo.
• Roles de empresa. Un rol puede ser global, para todas las empresas, o para una empresa. Un rol de empresa solo se puede dar a los usuarios cuya propia empresa es esa.
• Roles internos y externos. Los roles internos son para sus propios usuarios. Los roles externos son para los usuarios externos, que inician sesión en el portal: tienen sus propias secciones, en el grupo Portal, y un usuario externo tiene como máximo un rol. Un usuario interno no puede tener un rol externo, ni a la inversa.
• Roles restringidos. El soporte de TrakIT puede marcar un rol como restringido, por ejemplo un rol para RR. HH. Solo el soporte de TrakIT puede cambiar un rol restringido o dárselo a los usuarios.

Bajo el encabezado, la lista Internal / External elige qué roles muestra cada pestaña. Empieza en Internal. La pestaña Workflow Access no aparece con External.

Pestaña Role Masters

La pestaña Role Masters lista los roles, por nombre. Roles Found indica cuántos hay. Para buscar un rol, escriba parte de su nombre en Search y pulse Intro. Para volver a ver todos los roles, vacíe Search y pulse Intro.

Columna	Muestra
Role	El nombre del rol, con su descripción debajo.
Company	La empresa para la que es el rol. Vacía para un rol global.
Users	Cuántos usuarios tienen el rol, incluidos los usuarios bloqueados.
Actions	Cuántos permisos tiene el rol en la pestaña Role Customisation.
Menu Access	Solo roles internos: All, o cuántos menús de primer nivel oculta el rol, por ejemplo 2 hidden. Consulte Menu Access.
Custom Filters	Cuántos filtros personalizados se aplican al rol, o -.
Restricted	Yes para un rol restringido.
Default Page	La página que abren los usuarios con el rol después de iniciar sesión, si el soporte de TrakIT ha definido una. Una página predeterminada en la ficha del propio usuario tiene prioridad.
Updated By	Quién cambió el rol por última vez, y hace cuánto tiempo.
Lápiz (Edit)	Abre el rol, para cambiarlo o eliminarlo. Los roles restringidos no tienen lápiz.

Añadir un rol

1. Elija Internal o External en la parte superior de la página.
2. En la pestaña Role Masters, seleccione Add New Role.
3. En Add Role, escriba el Role Name.
4. En Company, elija la empresa si el rol es solo para una empresa, o deje [Global].
5. Para partir de un rol existente, elíjalo en Clone Role.
6. Escriba una Description.
7. Seleccione Save.

TrakIT indica Role saved successfully. Un rol nuevo no tiene permisos, salvo que haya clonado uno: elíjalos a continuación en la pestaña Role Customisation.

Campo	Qué introducir
Role Name	Hasta 50 caracteres. Obligatorio. No puede ser SysAdmin, y se rechazan los caracteres especiales como <, >, # o @. Dos roles globales, o dos roles de la misma empresa, no pueden tener el mismo nombre.
Company	[Global] para un rol que puede usar cualquier empresa, o la única empresa para la que es el rol. No se puede cambiar después.
Clone Role	Opcional. Un rol del mismo tipo, interno o externo, que copiar. El nuevo rol recibe todos sus permisos, su acceso a los flujos de trabajo y su acceso a los menús. El campo aparece cuando hay un rol que copiar.
Description	Para qué sirve el rol. Hasta 500 caracteres. Obligatorio. No puede contener etiquetas HTML.

Mensaje	Qué hacer
Role Name is required, Description is required	Rellene el campo.
Role Name specified cannot be used	Elija otro nombre.
Role Name has invalid characters	Quite los caracteres especiales.
Unable to save. The Role Name already exists.	Elija otro nombre, o añada el rol para una sola empresa.

Cambiar un rol

1. Seleccione el lápiz (Edit) en la fila del rol.
2. En Update Role, cambie el Role Name o la Description, los filtros personalizados del rol o, para un rol interno, su acceso a los menús.
3. Seleccione Update.

La Company se muestra, pero no se puede cambiar.

Para eliminar el rol, seleccione la cruz (Delete Role) en la parte inferior izquierda de Update Role. El rol se elimina en el acto, sin confirmación, junto con sus permisos y su acceso a los flujos de trabajo. Un rol que aún tienen usuarios no se puede eliminar: TrakIT indica Role is in use and cannot be deleted. Kindly contact support team. Quíteselo primero a sus usuarios en la pestaña User Role Assignment.

Tampoco se puede eliminar un rol que es el único rol permitido en un formulario, una página personalizada o un documento: TrakIT indica This role is the only role allowed on, seguido del número de formularios, páginas personalizadas y documentos, y Allow another role on them first, or they would open to every role. Antes, añada otro rol a su acceso o quite la limitación.

Menu Access

Cuando cambia un rol interno, Menu Access lista los menús de primer nivel en dos partes: Desktop, el menú de la aplicación completa, y PWA, la barra lateral de la aplicación móvil. Un menú marcado se muestra a los usuarios con el rol.

1. Desmarque los menús que no necesitan los usuarios del rol.
2. Seleccione Update.

• Un usuario ve un menú si cualquiera de sus roles lo muestra. Un menú solo se oculta cuando todos los roles que tiene el usuario lo ocultan.
• La ficha del propio usuario puede ocultar más menús, pero nunca recuperar uno que ocultan todos sus roles. Consulte Usuario.
• Debe quedar al menos un menú marcado en cada parte: si no, TrakIT indica At least one Desktop menu item must be ticked o At least one PWA menu item must be ticked, y no guarda nada.
• Ocultar un menú solo lo quita del menú. Los usuarios pueden seguir abriendo una página para la que tienen los permisos, por ejemplo desde un enlace.
• Los menús que el soporte de TrakIT ha ocultado para todos, y los menús solo para administradores del sistema, no aparecen en la lista.

Filtros personalizados

Un filtro personalizado limita los registros que ven los usuarios de un rol, por ejemplo solo algunas órdenes de trabajo, entidades, facturas o documentos. Los filtros los escribe el soporte de TrakIT. Las listas limitadas por uno muestran Custom Filters Active.

Cuando cambia un rol, y existen filtros para roles, Custom Filters los lista. Marque los filtros que se aplican al rol y seleccione Update.

Un usuario solo ve los registros que pasan los filtros de todos sus roles. Los filtros personalizados no se aplican a los administradores del sistema.

Pestaña User Role Assignment

La pestaña User Role Assignment muestra los roles que tiene cada usuario. También puede dar roles en la ficha del usuario: consulte Usuario.

La lista Users muestra los usuarios que no están bloqueados y no son administradores del sistema: los usuarios internos, o los usuarios externos cuando se elige External en la parte superior. Muestra 20 usuarios por página, por nombre.

Columna	Muestra
User ID, User Name	El usuario.
Company	La empresa del usuario.
Roles	Los roles que tiene el usuario.

Para buscar un usuario, escriba parte de su identificador de usuario, de su nombre o de uno de sus roles en Search y pulse Intro, o seleccione el embudo. La cruz borra la búsqueda.

Seleccione un usuario para ver a la derecha Roles Assigned to seguido del usuario:

Columna	Muestra
Role	El rol, con su descripción. Un rol de empresa muestra su empresa entre paréntesis.
Assigned	Quién dio el rol, y hace cuánto tiempo.
Cruz (Remove Role)	Quita el rol al usuario en el acto, sin confirmación. Un rol restringido, o un rol de una empresa distinta de la del usuario, solo lo puede quitar el soporte de TrakIT: TrakIT indica This role can only be removed by TrakIT Support.

Asignar un rol

1. Seleccione el usuario en la lista Users.
2. Seleccione Assign Role.
3. En Assign Role, elija el rol en Select Role.
4. Seleccione Assign.

TrakIT indica User Role saved successfully. Select Role ofrece los roles que el usuario aún no tiene: los roles globales y los roles de la empresa del usuario, internos o externos como el usuario.

Un usuario externo tiene como máximo un rol. Cuando ya tiene uno, Assign Role no aparece: para cambiar su rol, quite primero el actual.

Mensaje	Qué significa
All the available roles has been already added.	El usuario ya tiene todos los roles que puede tener.
The role is restricted and cannot be assigned	Solo el soporte de TrakIT puede dar un rol restringido.
Cannot have same role name more than once	El usuario ya tiene un rol con el mismo nombre: un rol global y un rol de empresa pueden compartir nombre, pero un usuario solo puede tener uno de ellos.
A portal user can hold only one role. Remove the current role before assigning another.	Quite primero el rol actual del usuario externo.

Pestaña Role Customisation

La pestaña Role Customisation define lo que puede hacer un rol.

1. En Select Role, elija el rol. Un rol de empresa muestra su empresa entre paréntesis.
2. Seleccione un grupo, como Finance, para mostrar sus secciones, y después una sección, como Invoices, para mostrar sus acciones.
3. Active el interruptor de cada acción que pueda hacer el rol, y desactive los demás. Select: All o None define a la vez todas las acciones de la sección.
4. Seleccione Save.

TrakIT indica Role Actions updated successfully. Please save changes made aparece mientras tiene cambios sin guardar. Si elige otro rol, cambia entre Internal y External o abre otra pestaña antes de guardar, TrakIT le pide que confirme que quiere perderlos.

• La barra de cada sección indica cuánto tiene de ella el rol: [No Permission], [Partial] o [Full Permission].
• Junto a cada acción, Roles with Access lista los roles que la tienen, con el rol seleccionado resaltado, o None.
• Algunas acciones necesitan otra. Create, Update y Delete necesitan Read, por ejemplo, y en Work Orders, Upload Document necesita View Document List. Activar una acción activa la que necesita; desactivar una acción desactiva las que la necesitan. Al guardar, TrakIT activa también cualquier acción que necesite una acción activada.
• Una sección con la indicación Access Restricted, como Employee Master, solo la puede cambiar el soporte de TrakIT. Sus interruptores aparecen en gris.
• Los roles externos solo tienen las secciones del portal, en el grupo Portal: Jobs & Work Orders, Transporter Work Orders, Invoices, Vendor Bills, Documents, Reports, Dashboard y Profile.

Cada guardado se anota en el registro de acciones como Role Actions Updated, con los permisos concedidos y retirados.

Exportar los permisos de las acciones

La exportación lista, para cada acción de cada sección, los roles y los usuarios que la tienen. Abarca todos los roles del tipo elegido en la parte superior, internos o externos, sea cual sea el rol seleccionado.

1. En la pestaña Role Customisation, seleccione Export All Actions….
2. En Export Action Permissions, elija la User Company: para listar solo los usuarios con acceso a esa empresa, o – All Companies –.
3. Active Include Locked Users: para incluir los usuarios bloqueados.
4. Seleccione Export.

El archivo Excel tiene una fila para cada acción, bajo un encabezado para cada grupo, con estas columnas:

Columna	Muestra
Section	La sección, como Invoices.
Action	La acción, como Approve.
Roles With Access	Los roles que tienen la acción.
Users With Access	Los usuarios que tienen uno de esos roles. Los administradores del sistema solo aparecen si tienen uno de esos roles.

Si ninguno de los usuarios que listaría tiene un rol con permisos, TrakIT indica No Actions For export.

Pestaña Workflow Access

La pestaña Workflow Access define, para un flujo de trabajo y un rol interno, qué eventos y campos de datos ven los usuarios del rol en las órdenes de trabajo del flujo de trabajo, y cuáles pueden actualizar.

Esto no es lo mismo que dar a un usuario acceso a un flujo de trabajo, lo cual se hace en la ficha del usuario.

1. En Select Workflow, elija el flujo de trabajo. La lista contiene los flujos de trabajo activos.
2. En Select Role, elija el rol.
3. En las listas Events y Data Fields, elija el Access for Role de cada evento y campo. Set All to: Hidden, View Only o Default define a la vez todas las filas de la lista.
4. Seleccione Save.

TrakIT indica Role Access updated successfully. Cambiar el flujo de trabajo o el rol, o abrir otra pestaña, pierde las opciones que no ha guardado.

Acceso del rol	Los usuarios del rol
Hidden	No ven el evento o el campo.
View Only	Lo ven pero no pueden cambiarlo, aunque el rol pueda actualizar eventos y datos.
View & Update	El valor predeterminado. Deciden los permisos del rol en la sección Work Orders: View Events & Data les permite verlo, Update Events & Data también les permite cambiarlo.

Cada fila muestra el Event Name o el Data Name, con su información específica en gris, y su Code. Un nombre en cursiva con * es meramente informativo.

Un usuario con varios roles obtiene el mayor acceso que le dé cualquiera de ellos: si un rol oculta un campo y otro lo muestra, el usuario lo ve.

• Si el rol no tiene View Events & Data en la sección Work Orders, la pestaña indica Selected Role does not have ‘View’ access for Events and Data. y no lista nada. Dé primero ese permiso al rol en la pestaña Role Customisation.
• Si el rol no tiene Update Events & Data, la pestaña lo indica, y la tercera opción dice [View Only] y no se puede elegir.

Quién puede usar esta página

Solo los administradores del sistema pueden usar esta página. La página comprueba que usted lo es, en lugar de un permiso de sus roles: otros usuarios que seleccionan Admin > Role Management ven Authorization Failed.

Los usuarios que no son administradores del sistema pueden dar roles a otros usuarios en la ficha del usuario, con Assign/Remove User Roles en la sección User Management. Consulte Usuario.

Los roles restringidos, la página predeterminada de un rol y las secciones con la indicación Access Restricted los gestiona el soporte de TrakIT.