Formulario

La página Form muestra un formulario: una plantilla que TrakIT rellena para generar un documento. Muestra los ajustes del formulario en la parte superior y, debajo, pestañas para su vista previa, los flujos de trabajo que lo usan, quién puede usarlo y su encabezado y pie de página. Los administradores del sistema también cambian aquí el formulario, y escriben su código HTML en el editor de formularios.

Para abrir un formulario, selecciónelo en la página Definiciones de formularios. El título es Form Detail. ◄ Forms List le lleva de vuelta a la lista, y Switch Form: abre otro formulario.

Para conocer los tipos de formularios y dónde se usa cada uno, consulte Definiciones de formularios.

La parte superior de la página

El recuadro de la parte superior muestra el nombre del formulario, su código entre paréntesis y su descripción. Las etiquetas de arriba a la derecha muestran:

• Active, o Disabled para un formulario que no está activo. Un formulario desactivado no se ofrece en ningún sitio.
• Para un formulario financiero, su subtipo, como Invoice.
• El idioma del formulario, como EN.
• Global para un formulario de orden de trabajo o de expediente disponible en todos los flujos de trabajo.
• No Re-Generate, External Access y Live Signature cuando esos ajustes están activados. Consulte Campos del formulario.

El icono del bocadillo (Change Log) abre el registro de cambios del formulario: notas sobre los cambios del formulario, que pueden añadir los administradores del sistema.

Campo	Muestra
Orientation	Portrait o Landscape.
Page Size	El tamaño del papel, como A4.
Margins	Los márgenes de la página, o Default.
Gen Count	Cuántas veces se ha generado el formulario. Las vistas previas y los PDF de prueba no se cuentan.
Yard, Move Types Linked	Solo formularios de patio: el patio, y a cuántos tipos de movimiento está vinculado el formulario.
Message Template, External Document Name, File Name Syntax	Se muestran cuando están definidos.
Custom Filter	Solo formularios de expediente, en rojo: un límite de las órdenes de trabajo que incluye el formulario, configurado por el soporte de TrakIT.

WO Data Reference muestra el campo de datos que rellena el formulario, si tiene uno. La línea de la parte inferior indica cuándo se cambió el formulario por última vez, y quién lo hizo.

Los administradores del sistema ven tres iconos en la parte inferior derecha:

Icono	Qué hace
Signo más (Clone Form)	Copia el formulario.
Lápiz (Modify)	Cambia los ajustes del formulario.
Papelera	Elimina el formulario.

Crear un formulario

1. En la página Definiciones de formularios, seleccione la pestaña del tipo de formulario, como For Finance.
2. Seleccione Create. Se abre la página Create New Form.
3. Rellene los campos del formulario. Form Name es obligatorio, y también Yard para un formulario de patio.
4. Seleccione Create.

Se abre el nuevo formulario. Su tamaño de página es A4, y su contenido es solo su nombre, como título: escriba el contenido en el editor de formularios. Después ponga el formulario a disposición: añada un formulario de orden de trabajo o de expediente a sus flujos de trabajo (o hágalo global), y marque las empresas de un formulario financiero en la pestaña User Access. Para todo el proceso, desde la creación de un formulario hasta su primer documento, consulte Configurar las plantillas de documentos.

Cancel vuelve a la lista sin crear nada. El tipo de formulario no se puede cambiar una vez creado.

Modificar un formulario

1. Seleccione el lápiz (Modify) en la parte inferior derecha de los detalles.
2. Cambie los campos del formulario.
3. Seleccione Save.

TrakIT indica Form saved successfully. Cancel vuelve atrás sin guardar.

Activar Is Global quita el formulario de los flujos de trabajo a los que se había añadido, con los ajustes que cada flujo de trabajo tenía para él: pasa a estar disponible en todos los flujos de trabajo. Si vuelve a desactivar Is Global, vuelva a añadir el formulario a sus flujos de trabajo.

Campos del formulario

Estos campos se usan para crear y para modificar un formulario. Los que aparecen dependen del tipo de formulario.

Campo	Qué introducir
Form Name	Hasta 50 caracteres. Obligatorio. Dos formularios del mismo tipo no pueden tener el mismo nombre. Se rechazan los caracteres especiales como <, >, # o @.
Form Code	Opcional. Un código de hasta 50 letras, números, guiones y guiones bajos, único entre todos los formularios. Se quitan los espacios y las letras se ponen en mayúsculas.
Orientation	Portrait o Landscape.
Page Size	Se muestra a título informativo. No se puede cambiar: los formularios nuevos son A4.
Page Numbers	Dónde imprimir el número de página, como Bottom Right, o Do not show. Los números de página dicen, por ejemplo, Page 1 of 3.
Description	Hasta 500 caracteres, sin etiquetas HTML.
Margins	Vacío para el margen predeterminado de 10 puntos en cada lado, o hasta cuatro números enteros de puntos de 0 a 1000, separados por comas: un valor para todos los lados; dos para arriba y abajo y, después, izquierda y derecha; tres para arriba, después izquierda y derecha y, por último, abajo; cuatro para arriba, derecha, abajo e izquierda.
Language	El idioma en el que están los títulos y las palabras traducidas del formulario.
Message Template	Opcional. Para un formulario financiero, la plantilla de mensaje que se usa como cuerpo del correo electrónico cuando se envía por correo electrónico una factura o un presupuesto generado con el formulario. Las plantillas de mensaje se configuran en Message Templates, en las tablas maestras.
External Document Name	Opcional, hasta 100 caracteres. El nombre del documento para las personas ajenas a su empresa. Un documento de factura generado con el formulario lo toma como título, y File Name Syntax puede usarlo.
File Name Syntax	Opcional. Cómo nombrar el PDF, con los códigos de la tabla siguiente y su propio texto. Sin él, TrakIT da nombre al archivo por sí mismo. No escriba .pdf: TrakIT lo añade.
Disable Copy	Activado para impedir que se copie texto del PDF.
Default Footer	Activado para imprimir el pie de página estándar de TrakIT, que indica quién generó el documento y cuándo. No puede estar activado mientras el formulario tenga un pie de página personalizado.
Active	Desactivado para desactivar el formulario. Un formulario desactivado no se ofrece en ningún sitio.

Los formularios de orden de trabajo y de expediente tienen además estos campos:

Campo	Qué introducir
Is Global	Activado para que el formulario esté disponible en todos los flujos de trabajo.
WO Data Ref.	Opcional. El código de un campo de datos de la orden de trabajo: cuando se genera el formulario, TrakIT escribe en él el número de referencia del formulario, en cada orden de trabajo que abarca el formulario. Solo letras y números.
Prevent Re-generation	Activado para que el formulario solo se pueda generar una vez para una orden de trabajo, o para un expediente: solo se puede volver a generar después de cancelar el documento anterior.
Default External Access	Activado para que los documentos generados con el formulario sean visibles para los usuarios externos de forma predeterminada. El usuario que genera el formulario aún puede cambiarlo; los documentos adjuntados por una acción del flujo de trabajo lo usan tal cual.
Entity Filter	Solo formularios de expediente. Para generar el formulario para una entidad del expediente, elija el tipo de entidad, como el transportista por carretera: el usuario debe entonces elegir la entidad en Filter en la pestaña Forms de la orden de trabajo.

Los formularios financieros tienen además estos campos:

Campo	Qué introducir
Sub Type	Para qué es el formulario: Invoice, Debit Note, Credit Note, Quotation, Receipt Voucher, Payment Voucher, Invoice Document o Bill. Obligatorio.
Pro-forma/Final	Para las facturas, las notas de cargo y las facturas rectificativas: Both Allowed, Proforma Only o Final Only.
Table Display	Si la tabla de partidas muestra Both Names, Account Name Only o Local Name Only.
Display Alt Currency	Activado para mostrar la moneda alternativa de cada línea.
Split Income/Disb.	Activado para agrupar por separado las partidas de ingreso y las de suplido.
Require Live Signature	Activado si el documento debe firmarse en la vista previa antes de poder generar su PDF. El contenido debe tener entonces exactamente un cuadro de firma: consulte Referencia de código.
Hide Grand Total in Words	Para las facturas y las facturas rectificativas: activado para omitir el total en letras.
Account Display	Qué muestra cada línea de partida: As Per Company Default, Account + Detail, Account Only o Detail Only. Html Template usa un diseño que configura el soporte de TrakIT.

Los formularios de patio tienen además estos campos:

Campo	Qué introducir
Yard	El patio para el que es el formulario. Obligatorio.
Move Type	Los tipos de movimiento para los que es el formulario.
Auto-Generate	Activado para generar el formulario automáticamente cuando se realiza en el patio un movimiento de uno de esos tipos.

File Name Syntax puede usar estos códigos. Los códigos marcados con * están vacíos salvo que el formulario se genere para una orden de trabajo o un expediente.

Código	Se convierte en
[TITLE]	El nombre del formulario.
[EXTNAME]	El External Document Name.
[CODE]	El Form Code.
[SERIAL]	El número de generaciones del formulario, con cuatro dígitos, como 0042.
[DT]	La fecha, como yyyy-MM-dd.
[WOID] *	El ID de la orden de trabajo.
[BOLID] *	El ID del expediente.
[JOB] *	El número de expediente.
[CONTNUM] *	El número de contenedor.
[GENCOUNT] *	Cuántas veces se ha generado el formulario para esta orden de trabajo, o para este expediente en el caso de un formulario de expediente, incluida esta vez: 1, 2, 3, etc.

Por ejemplo, [CODE]-[JOB]-[GENCOUNT] podría dar DO-ABC123-2.pdf. Los caracteres que no se pueden usar en un nombre de archivo se sustituyen por _.

Mensaje	Qué hacer
Form Name is required, Form Name contains invalid characters	Escriba un nombre sin caracteres especiales.
Form Template with specified name already exists, Form Template with specificed code already exists	Elija otro nombre u otro código.
Form Code can only contain alphabets, numbers, dashes and underscores	Quite los demás caracteres.
Margin value ‘…’ is not a number, Margin value ‘…’ is invalid, A maximum of 4 values can be specified	Corrija los márgenes.
Description contains possible html tags or disallowed text	Quite los caracteres especiales de la descripción.
Yard is required	Elija el patio.
File Name Syntax should not contain pdf file extension	Quite .pdf.
Cannot enable Default Footer when Custom Footer is set. Remove Custom Footer first.	Quite el pie de página personalizado en la pestaña Header/Footer, o deje Default Footer desactivado.

Clonar un formulario

1. Seleccione el icono del signo más (Clone Form) en la parte inferior derecha de los detalles.
2. En Confirm Cloning, confirme.

Se abre la copia. Se llama Copy of seguido del nombre del formulario, y su código termina en _DUP. Tiene los mismos ajustes, el mismo contenido, el mismo encabezado y pie de página, y los mismos roles en la pestaña User Access. No se añade a ningún flujo de trabajo, las empresas de un formulario financiero no quedan marcadas y su número de generaciones vuelve a empezar.

Eliminar un formulario

1. Seleccione el icono de la papelera en la parte inferior derecha de los detalles.
2. En Confirm Delete, confirme.

El formulario se elimina definitivamente y usted vuelve a la lista. Un formulario en uso no se puede eliminar, por ejemplo uno con el que se han generado documentos, que se ha añadido a un flujo de trabajo, que se ha elegido como plantilla de correo electrónico de una empresa o como plantilla de los correos electrónicos de actualización de estado de un flujo de trabajo, o que usa una suscripción a un informe: TrakIT indica Cannot delete Form in use. En su lugar, desactive Active.

Pestaña Form Preview

La pestaña Form Preview muestra el contenido del formulario en una página de su tamaño y orientación, al 75 %, con el encabezado y el pie de página en cuadros de línea discontinua. Los códigos se muestran tal como están escritos, sin rellenar. En los formularios financieros, las tablas de partidas se muestran como una tabla de ejemplo, y los códigos QR apuntan a enlaces de ejemplo.

La vista previa es aproximada: el documento final depende de los datos y de la configuración de impresión.

• Open Editor abre el editor de formularios. Solo administradores del sistema.
• ? (Code Reference) abre la referencia de código.

El editor de formularios

El editor de formularios es donde un administrador del sistema escribe el HTML del formulario. El título de la página pasa a ser Form Editor. El código está a la izquierda, bajo HTML Code, y Form Preview, a la derecha, muestra el resultado un segundo después de que deje de escribir.

1. En la pestaña Form Preview, seleccione Open Editor.
2. Escriba o cambie el HTML. Size: cambia el tamaño del texto del código.
3. Seleccione Save.
4. Seleccione Close Editor para volver al formulario.

TrakIT indica Form saved successfully. Si cierra el editor con cambios sin guardar, TrakIT le pide que confirme primero. El editor resalta el HTML y ajusta las líneas largas, y pasa a colores oscuros cuando TrakIT está en modo oscuro.

TrakIT comprueba el HTML al guardar, y rechaza el HTML incorrecto con Validation Error y la línea del error, por ejemplo una etiqueta sin cerrar. Un formulario de expediente también debe contener ##WOID##, como data-id de un elemento de su bloque repetido: si no, TrakIT indica No ##WOID## attribute found.

Test PDF

Test PDF guarda el formulario y, a continuación, lo descarga como PDF, con sus márgenes, encabezado, pie de página y números de página. Los códigos no se rellenan. Un PDF de prueba no cuenta como generación.

Referencia de código

El botón ? (Code Reference), en la pestaña Form Preview y en el editor, abre la ventana emergente Form Code Reference. Lista los códigos que puede usar este tipo de formulario, con el Code, una Description y un Example para cada uno. El título indica el tipo de formulario y, para un formulario financiero, su subtipo.

Un formulario es HTML. Donde el HTML tiene un código, TrakIT pone el valor al generar el documento. Los códigos siguen unos pocos patrones. La Referencia de códigos de formulario lista todos los códigos y los tipos de formulario en los que funciona cada uno.

Patrón	Da	Ejemplo
%%%0,COLUMN;, %%%1,CODE;, %%%2,CODE;	Un campo de cabecera de la orden de trabajo, por el nombre de su columna en la base de datos (consulte Referencia de códigos de formulario), o la fecha de un evento o un campo de datos, por su código. Añada un formato después de | para las fechas y los números.	%%%0,TRANSNAME;, %%%1,LDTRK|dd MMM;, %%%2,QTY|#,##0;
%%%5,...;, %%%8,...;, %%%9,...;	Datos de los activos de la orden de trabajo, del usuario que genera el formulario y de las entidades de la orden de trabajo.	%%%8,OFFICENAME;
##NAME##	Un valor, como ##REFNO## (el número de referencia único del formulario), ##FORMSEQ## (su número de generación), ##DATE## o ##USERNAME##. Los formularios financieros, de presupuesto, de justificante, de factura de proveedor y de patio tienen los suyos, como ##INVNUM## o ##MOVEID##.	##REFNO##
%%%LOOP; … %%%END;	Un bloque que se repite para cada orden de trabajo de un expediente.
%%%ITEMSTART; … %%%ITEMEND;	Un bloque que se repite para cada artículo de la orden de trabajo.
%%%ROWST; … %%%ROWEND;	Formularios de informe: un bloque que se repite para cada fila del informe, con %%% y el código del campo para cada valor.
[ED:CODE:NAME]	El nombre de un evento o campo de datos del flujo de trabajo.	[ED:DEL:NAME]
{{WORDS:...}}, {{TRANS-C:...}}	Un número en letras, y una palabra traducida al idioma del formulario.
##QRWO##	La dirección de una imagen de código QR que enlaza con la orden de trabajo, para usarla en una etiqueta <img>.
##QRINV##	La dirección de una imagen de código QR que enlaza con la factura en el portal externo, para usarla en una etiqueta <img>.
%%%6,QRNAV;	Un código QR que un teléfono puede escanear para abrir la ruta de Google Maps hasta la última ubicación de la orden de trabajo (la última de su lista de ubicaciones). Si esa ubicación no tiene latitud ni longitud, un cuadrado gris del mismo tamaño muestra el mensaje «No position available», traducido al idioma del formulario. Añada un tamaño en píxeles después de |, de 40 a 400 (100 por defecto).	%%%6,QRNAV|120;

Los formularios financieros también tienen códigos para la tabla de partidas, como ##INVTABLE##. Un formulario financiero con Require Live Signature necesita un cuadro de firma, <div class="LiveSign"></div>, que el usuario firma en la vista previa. El encabezado y el pie de página también pueden contener códigos, pero solo se rellenan en los formularios de orden de trabajo, de expediente, de factura y de factura de proveedor; en los demás formularios, ponga los códigos en el contenido.

Pestaña Workflows

La pestaña Workflows aparece en los formularios de orden de trabajo y de expediente que no son globales. Lista los flujos de trabajo a los que se ha añadido el formulario, 20 por página, con su Workflow Code y su Workflow Name. Los flujos de trabajo inactivos aparecen en gris. Seleccione un nombre para abrir el flujo de trabajo.

Un formulario se añade a un flujo de trabajo, y se quita de él, en la pestaña Forms del flujo de trabajo. Allí también puede definir, por ejemplo, un evento que TrakIT registra cuando se genera el formulario.

Pestaña User Access

La pestaña User Access indica quién puede usar el formulario. No aparece en los formularios de informe.

En los formularios de orden de trabajo y de expediente, Select Roles lista los roles internos. Solo los usuarios que tienen un rol marcado pueden generar el formulario: los demás no lo ven en Select Form, o ven You do not have permission to generate this form. Los administradores del sistema siempre pueden generarlo.

1. Marque los roles que pueden usar el formulario. El icono de la marca de verificación (Select All/None) selecciona todos o ninguno.
2. Seleccione Update.

TrakIT indica Roles updated successfully. Debe marcarse al menos un rol (At least one Role must be selected). Cuando están todos marcados, el formulario está abierto a todos los roles, incluidos los que se añadan más adelante.

Select Companies

En los formularios financieros, la pestaña muestra Select Companies en su lugar. Un formulario financiero solo se ofrece para las facturas, los presupuestos, los justificantes y las facturas de proveedor de las empresas marcadas aquí.

1. Marque las empresas que usan el formulario.
2. Seleccione Update.

TrakIT indica Companies updated successfully.

Pestaña Header/Footer

La pestaña Header/Footer contiene el encabezado y el pie de página personalizados del formulario: HTML que se imprime en la parte superior y en la parte inferior de cada página del PDF.

Encabezado y pie de página personalizados

1. Escriba el HTML en Custom Header o Custom Footer, hasta 1000 caracteres cada uno.
2. Introduzca su Height: en puntos.
3. Seleccione Update debajo.

TrakIT indica Custom Header updated successfully o Custom Footer updated successfully. La Preview bajo cada cuadro muestra el encabezado o el pie de página guardado. Para quitar un encabezado o un pie de página, vacíe su cuadro y seleccione Update.

• Un pie de página personalizado sustituye al pie de página predeterminado de TrakIT: definir uno desactiva Default Footer. Quitarlo no vuelve a activar el pie de página predeterminado: modifique el formulario para hacerlo.
• El HTML se comprueba como en el editor (Validation Error). Height must be a number significa que la altura no es un número.
• El cuadro de firma de un formulario financiero no puede estar en el encabezado ni en el pie de página.

Quién puede usar esta página

Su rol necesita View Form Definitions en la sección Form Definitions para abrir un formulario y ver su vista previa, sus ajustes, sus flujos de trabajo, su acceso y su encabezado y pie de página.

Crear, clonar, modificar y eliminar formularios, el editor de formularios, y cambiar los roles, las empresas, el encabezado y el pie de página de un formulario son solo para los administradores del sistema. Los formularios de correo electrónico, y algunos ajustes como el Custom Filter de un formulario de expediente o los formularios creados como páginas de servidor, los gestiona el soporte de TrakIT.