Configurar una empresa

En TrakIT, una empresa es una persona jurídica con su propio país, sus monedas, sus facturas y su configuración financiera. Sus expedientes funcionan con flujos de trabajo que le pertenecen, y los roles, los almacenes, las formas de pago y los documentos financieros pueden limitarse a ella. Esta lista de comprobación recoge lo que necesita una nueva empresa, en el orden que funciona: cada paso usa lo que configuraron los pasos anteriores.

No todos los pasos son necesarios. Los pasos marcados como opcional dependen de cómo trabaja la empresa. Muchas listas son compartidas por todas las empresas, así que una empresa que se incorpora a un TrakIT existente puede encontrar parte de la configuración ya hecha: revise cada paso y añada lo que falte.

Los menús que ve dependen de su rol y de cómo ha configurado TrakIT su empresa. Las rutas de esta página son las del menú estándar; consulte Moverse por TrakIT. Algunos pasos son solo para los administradores del sistema o el soporte de TrakIT; consulte Configurar TrakIT.

Operaciones

1. Añadir la geografía de la empresa

TrakIT necesita estas zonas geográficas en Geo Data:

• el país de la empresa, bajo su región: la empresa pertenece a él;
• las zonas geográficas a las que se asignan sus flujos de trabajo, por ejemplo un país o una ciudad;
• las ubicaciones que usan sus expedientes, como puertos, patios, almacenes, oficinas e instalaciones de clientes. Cada ubicación está bajo una ciudad.

Para añadir una zona geográfica:

1. Seleccione System > Geo Data.
2. Seleccione la zona geográfica bajo la que va a añadirla, por ejemplo la región para un país nuevo, o la ciudad para una ubicación nueva. Puede buscar en el árbol por código o por nombre.
3. Seleccione el icono más de la lista de zonas geográficas que hay debajo.
4. Introduzca los datos y guarde.

También puede añadir ubicaciones en System > Location List, con Create New….

Esto necesita el permiso Create en la sección Geo Data & Locations. Para ver Create New… en la lista de ubicaciones, un rol necesita además Create Location.

2. Añadir las monedas de la empresa

Una empresa necesita al menos una moneda, su moneda predeterminada, antes de poder crearse. Las monedas son compartidas por todas las empresas, así que añada solo las que aún no estén en la lista.

1. Seleccione Admin > Masters > Finance Masters y después la pestaña Currencies.
2. Seleccione Add Currency.
3. En Select Currency, elija la moneda y sus Decimals.
4. Seleccione Add.

Esto es solo para los administradores del sistema.

3. Crear la empresa

1. Seleccione Admin > Masters > Companies.
2. Seleccione Create.
3. En General Settings, introduzca el Company Name y el Code, y elija el Country y la Time Zone. La lista de países muestra los países de Geo Data.
4. En Finance Settings, elija las Available Currencies y después la Default Currency, que debe ser una de ellas.
5. Rellene el resto de la configuración que necesita la empresa, como el prefijo de las facturas, los días de crédito predeterminados y la configuración del correo electrónico. La mayoría de los campos tienen un texto de ayuda que los explica.
6. Seleccione Create.

La moneda predeterminada queda bloqueada en cuanto la empresa tiene un ejercicio abierto, así que elíjala con cuidado. Una vez creada la empresa, su página tiene también pestañas para sus campos de datos (Company Data), sus Documents, su Finance System y sus Profit Centers.

Esto es solo para los administradores del sistema.

4. Revisar las tablas maestras

Las tablas maestras contienen las listas compartidas de las que se nutren los flujos de trabajo. Compruebe que tienen lo que necesitan los flujos de trabajo de la nueva empresa:

Pestaña	Contiene
Master Event/Data	Los eventos y los campos de datos con los que se construyen los flujos de trabajo.
Job Types, Workflow Services	Los tipos de expediente y los servicios que ofrecen los flujos de trabajo.
Load Types	Los tipos de carga, como los tipos de contenedor. Los añade el soporte de TrakIT.
KPI Definitions	Los KPI (indicadores clave de rendimiento) que miden los flujos de trabajo.
Doc Types	Los tipos de documento que se guardan en las entidades.
Asset Categories, Customer Groups, Delay Tracking, Departments, Designations, Message Templates, Reasons	Otras listas compartidas.

Los tipos de expediente y los servicios de flujo de trabajo pueden limitarse a algunas empresas (Selected Companies Only). Abra los que usa la nueva empresa y márquela.

Cada flujo de trabajo pertenece además a un grupo de flujos de trabajo, que se configura en Admin > Masters > Workflow Groups. Cree el grupo antes que los flujos de trabajo que van en él.

Dónde: Admin > Masters > Master Tables.

Quién: los administradores del sistema añaden las entradas y los grupos de flujos de trabajo. Los usuarios cuyo rol tiene Read en la sección Masters pueden ver las tablas maestras.

5. Configurar los roles

Un rol es un conjunto de permisos, y un usuario puede tener varios roles. Compruebe que sus roles se ajustan al personal de la nueva empresa y añada los que necesite:

1. Seleccione Admin > Role Management.
2. En la pestaña Role Masters, seleccione Add New Role.
3. Introduzca el Role Name y la Description. Para partir de un rol existente, elíjalo en Clone Role: se copian todos sus permisos.
4. En Company, elija la nueva empresa si el rol es solo para ella. Deje [Global] para un rol que usan todas las empresas.
5. Seleccione Save.
6. En la pestaña Role Customisation, elija el rol, active lo que puede hacer en cada sección y seleccione Save.

Una vez que existan los flujos de trabajo de la empresa (paso 7), use la pestaña Workflow Access para poner, para cada flujo de trabajo y rol, cada evento y campo de datos en Hidden, View Only o View & Update.

Esto es solo para los administradores del sistema.

6. Añadir los usuarios

1. Seleccione Admin > User Management.
2. Seleccione Create.
3. Introduzca el User ID, el nombre y el Email, y elija la Company y el Initial Role del usuario.
4. Elija la Workflow Assignment y, en Assign Geo, la zona geográfica de Geo Data para la que trabaja el usuario.
5. Seleccione Create.

En la página del usuario puede después añadir Roles, dar acceso a otras empresas en Company Assignment y ocultar en Menu Access los menús que el usuario no necesita.

Con Workflow Assignment en By Geo Data, un usuario obtiene acceso a los flujos de trabajo activos asignados a la zona geográfica de Geo Data que tiene asignada o a cualquier zona geográfica que esté por debajo de ella. Por ejemplo, un usuario asignado a un país obtiene los flujos de trabajo de ese país y de sus ciudades. También puede asignar flujos de trabajo a mano en Workflow Access. Asignar o quitar una zona geográfica restablece el acceso del usuario a los flujos de trabajo.

Los usuarios existentes que también vayan a trabajar para la nueva empresa necesitan tenerla marcada en Company Assignment.

Quién: Create en la sección User Management. Asignar roles necesita además Assign/Remove User Roles. Company Assignment es solo para los administradores del sistema.

7. Crear los flujos de trabajo

Un flujo de trabajo describe un tipo de expediente de principio a fin. Para crear uno:

1. Seleccione Admin > Workflow Definitions.
2. Seleccione Create.
3. Introduzca el Workflow Code y el Workflow Name, y elija el Workflow Type: Import, Export, Round Trip o Non-Shipment. El tipo no se puede cambiar después.
4. Elija el Workflow Group, y la nueva empresa como Responsible Company.
5. Elija Geo Assigned 1 y Geo Assigned 2, las zonas geográficas de Geo Data a las que pertenece el flujo de trabajo, por ejemplo su país de origen y su país de destino. Ninguna de las dos puede ser Global.
6. Rellene el resto de la configuración y seleccione Create.

Después seleccione el flujo de trabajo y complételo en sus pestañas: sus Events y sus campos Data (tomados de los eventos y los datos maestros), su lista de comprobación Documents, sus Forms, sus Services/Job Type, sus Header Fields, sus KPIs, qué pestañas muestran sus órdenes de trabajo (WO Tabs) y más. La pestaña Finance se trata en el paso 16. Para el orden que conviene seguir, consulte Diseñar un flujo de trabajo.

Para partir de un flujo de trabajo que ya tiene, ábralo y seleccione el icono de copiar (Duplicate Workflow).

Los usuarios asignados a zonas geográficas de Geo Data obtienen acceso al nuevo flujo de trabajo como se describe en el paso 6. Cambiar Geo Assigned 1 o Geo Assigned 2 de un flujo de trabajo restablece quién tiene acceso a él.

Quién: Create y Update en la sección WorkFlow Definitions; copiar un flujo de trabajo necesita Duplicate. Un usuario que no sea administrador del sistema necesita además acceso a una de las dos zonas geográficas a las que está asignado el flujo de trabajo.

8. Añadir campos de datos (opcional)

Los campos de datos añaden campos propios a registros distintos de los expedientes y las órdenes de trabajo: activos, facturas de proveedor, empresas, empleados, entidades, asientos internos, facturas, artículos, clientes potenciales, ubicaciones, pagos, presupuestos, cobros, usuarios y movimientos de patio. Cada uno tiene su propia pestaña. Los campos de los expedientes y las órdenes de trabajo pertenecen a su flujo de trabajo (paso 7).

Dónde: Admin > Masters > Data Fields, y después Create.

Quién: solo los administradores del sistema. Los campos calculados, cuyo valor calcula TrakIT, los configura el soporte de TrakIT.

9. Añadir las entidades

Las entidades son las organizaciones y las personas con las que trata la empresa, como clientes, proveedores y transportistas. Cada una pertenece a uno o varios tipos de entidad; los tipos y sus nombres los configura el soporte de TrakIT.

1. Seleccione System > Entity Management.
2. Seleccione la pestaña del tipo de entidad.
3. Seleccione Create para añadir una entidad, o Import para añadir muchas desde un archivo de Excel.

Cada entidad tiene una Responsible Company. Solo los administradores del sistema y los usuarios con acceso a esa empresa pueden cambiarla.

Quién: Create e Import en la sección Entity Management.

10. Añadir los activos (opcional)

Los activos son los camiones, los remolques, los conductores y otros recursos que se asignan a las órdenes de trabajo. Sus tipos los configura el soporte de TrakIT.

1. Seleccione System > Asset Management.
2. Seleccione la pestaña del tipo de activo.
3. Seleccione Add Asset, o Import para añadir muchos desde un archivo de Excel.

Cada activo tiene una Company, y puede compartirse con otras empresas en Company Assignment. Las órdenes de trabajo solo pueden llevar activos en los flujos de trabajo que tienen activado Enable Assets.

Quién: Create e Import en la sección Asset Management.

11. Configurar las plantillas de documentos

Las definiciones de formulario son las plantillas que TrakIT rellena para generar documentos: documentos de órdenes de trabajo y de expedientes, informes, documentos financieros (facturas, facturas rectificativas y notas de cargo, presupuestos, justificantes, facturas de proveedor) y documentos de patio. Cada tipo tiene su propia pestaña en Admin > Form Definitions: For Work Orders, For Jobs, For Reports, For Finance y For Yard Ops. Los administradores del sistema añaden una con Create. Para redactar, probar y poner a disposición un formulario, consulte Configurar las plantillas de documentos.

Después póngalas a disposición:

• Formularios de órdenes de trabajo y de expedientes: en la pestaña Forms del flujo de trabajo, seleccione Add New y elija el formulario. También puede definir un evento que lo active.
• Formularios financieros: abra el formulario y, en su pestaña User Access, marque la nueva empresa en Select Companies y seleccione Update. A una empresa solo se le ofrecen los formularios financieros marcados para ella.

Las plantillas de correo electrónico, el diseño de los correos electrónicos que envía TrakIT, las configura el soporte de TrakIT. Los correos electrónicos de la empresa usan la elegida como su Email Template, o un diseño estándar si no se ha elegido ninguna.

Quién: para verlas se necesita View Form Definitions en la sección Form Definitions. Crear formularios y elegir sus empresas es solo para los administradores del sistema.

Finanzas

La mayoría de las tablas maestras financieras están en Admin > Masters > Finance Masters, cada una en su pestaña. Si la empresa lleva su contabilidad en TrakIT, siga también Configurar la contabilidad (paso 19).

12. Configurar los conceptos

Los conceptos son los cargos de los que se componen los expedientes, los presupuestos, las facturas y las facturas de proveedor, por ejemplo el flete o la manipulación. Cada empresa tiene los suyos, en tres grupos: ingresos, gastos y suplidos.

1. Seleccione Admin > Masters > Finance Masters y después la pestaña Account Masters.
2. Elija la empresa. Cuando elige una empresa que aún no tiene conceptos, TrakIT añade las categorías superiores All Income, All Expense y All Disbursement.
3. Seleccione una categoría y, en Select Action, elija Create Sub Account.
4. Introduzca los datos del concepto y seleccione Create.

Cada concepto está bajo una categoría.

Quién: Create y Update en la sección Finance Masters.

13. Añadir los impuestos del país

Los impuestos se definen por país. Si el país de la empresa aún no tiene ninguno:

1. En Finance Masters, seleccione la pestaña Country Taxes.
2. Elija el país.
3. Seleccione Add Tax.
4. Elija el impuesto en Select Tax, introduzca su Rate y elija si se aplica a los ingresos, a los gastos o a ambos (Transaction Type).
5. Seleccione Save.

Los impuestos que puede elegir proceden de una lista que mantiene el soporte de TrakIT.

Quién: Create/Modify Taxes en la sección Finance Masters.

14. Configurar grupos de partidas (opcional)

Un grupo de partidas muestra varias partidas de ingresos o de suplidos como una sola línea, con el nombre del grupo, en el documento de la factura. Añada grupos en la pestaña Account Groups de Finance Masters, con Create.

Quién: solo los administradores del sistema.

15. Añadir las formas de pago y los ajustes

En Finance Masters, añada las formas de pago de la empresa, que se registran en los cobros y los pagos, en la pestaña Payment Methods, y sus tipos de ajuste, por ejemplo para las comisiones bancarias de los cobros, en la pestaña Adjustments. Seleccione Add en cada pestaña y elija la empresa.

Quién: solo los administradores del sistema.

16. Configurar las finanzas de los flujos de trabajo

En la pestaña Finance de cada flujo de trabajo (Admin > Workflow Definitions), elija la empresa en Select Company y añada sus Default Accounts con Add. Son las partidas que TrakIT añade cuando un usuario inicializa un nuevo expediente financiero a partir del flujo de trabajo; consulte Expediente financiero.

La configuración propia del flujo de trabajo (el icono del lápiz, Edit Workflow) también tiene una sección Finance, con su Base Currency, su Minimum Margin y sus Allowed Master Accounts.

Quién: Update en la sección WorkFlow Definitions.

17. Cargar los tipos de cambio

Si la empresa trabaja en más de una moneda, añada los tipos entre sus monedas en Finance > Exchange Rates. Si el Exchange Rate Type de la empresa es Table, sus facturas y sus facturas de proveedor toman de ahí sus tipos. Consulte Tipos de cambio.

Quién: Create en la sección Exchange Rates.

18. Crear el primer ejercicio (opcional)

Los ejercicios permiten que las listas financieras muestren un año cada vez, y son necesarios para llevar la contabilidad en TrakIT. Cree el primero en la pestaña Financial Years de Finance Masters, con Create New FY. En cuanto la empresa tiene un ejercicio abierto, ya no se puede cambiar su moneda predeterminada. Consulte Ejercicios.

Quién: Open/Close Financial Year en la sección Finance Masters.

19. Configurar la contabilidad (opcional)

Si la empresa lleva su contabilidad en TrakIT, siga Configurar la contabilidad: plan de cuentas, cuentas predeterminadas, cuentas de las formas de pago, saldos de apertura y el cambio del sistema financiero a TrakIT.

20. Configurar los tarifarios y los presupuestos (opcional)

• La gestión de tarifas (Finance > Rate Management) guarda en tarifarios las tarifas de venta de la empresa y las tarifas de sus proveedores, y rellena a partir de ellos los presupuestos y las estimaciones de los expedientes. Aparece en el menú una vez configurada en el TrakIT de su empresa.
• Los presupuestos (Finance > Quotations) son los precios que la empresa ofrece a un cliente antes de que exista el expediente. Se componen de conceptos (paso 12) y se imprimen con un formulario de presupuesto (paso 11). Del presupuesto al pago sigue un presupuesto hasta el expediente, sus facturas y sus pagos.

Almacenaje

21. Configurar el almacenaje (opcional)

Si la empresa gestiona almacenes, siga Configurar el almacenaje.

Comprobar la configuración

Pida a uno de los nuevos usuarios que cree un expediente en cada nuevo flujo de trabajo y que lo complete de principio a fin. Así se ve si puede ver el flujo de trabajo, sus eventos y campos de datos, sus documentos y formularios, y sus finanzas. Para completar un expediente paso a paso, siga Del expediente a la orden de trabajo cerrada.