Tablas maestras

La página Master Tables contiene las listas compartidas de las que se nutre el resto de TrakIT: los eventos y los campos de datos con los que se construyen los flujos de trabajo, los servicios y los tipos de expediente que ofrecen, los KPI (indicadores clave de rendimiento) que miden, y las listas entre las que eligen los expedientes, las órdenes de trabajo, las entidades, los activos, los presupuestos y los empleados. Rellene estas tablas antes de crear los flujos de trabajo que las usan; consulte Configurar TrakIT.

Para abrirla, seleccione Admin > Masters > Master Tables.

La página tiene una pestaña por tabla. TrakIT abre la pestaña que usó la última vez.

Pestaña	Contiene
Asset Categories	Las categorías de cada tipo de activo.
Customer Groups	Grupos de clientes que van juntos.
Delay Tracking	Los tipos de seguimiento de retrasos, como la demora o la detención.
Designations	Los cargos de los empleados.
Departments	Los departamentos de los empleados.
Doc Types	Los tipos de documento que se guardan en las entidades y en otros registros.
Master Event/Data	Los eventos y los campos de datos con los que se construyen los flujos de trabajo.
Job Types	Los tipos de expediente que ofrecen los flujos de trabajo.
KPI Definitions	Los KPI que miden los flujos de trabajo.
Load Types	Los tipos de carga de las órdenes de trabajo, de contenedor y de otras cargas.
Message Templates	El texto de los mensajes y los correos electrónicos que envía TrakIT.
Reasons	Los motivos que se ofrecen cuando se cancela una orden de trabajo o cuando se revisa, se rechaza o se cancela un presupuesto.
Workflow Services	Los servicios que ofrecen los flujos de trabajo.

Cualquier persona cuyo rol pueda abrir la página ve todas las tablas. Solo los administradores del sistema las cambian, y el soporte de TrakIT añade los tipos de carga.

Crear, modificar o eliminar una entrada

La mayoría de las tablas funcionan igual. Las excepciones son Asset Categories, que tiene sus propios botones, Load Types, cuyas entradas añade el soporte de TrakIT, y Reasons, cuyas entradas no se pueden eliminar.

Para crear una entrada:

Seleccione la pestaña.
Seleccione Create, debajo de la lista.
Rellene los campos, que se describen más abajo en la sección de la tabla.
Seleccione Create.

Para modificar una entrada:

Sitúe el puntero sobre el icono de menú al final de su fila.
Seleccione Modify.
Cambie los campos.
Seleccione Save.

Para eliminar una entrada:

Sitúe el puntero sobre el icono de menú al final de su fila.
Seleccione Delete. La ventana emergente, por ejemplo Confirm Delete Department, muestra la entrada.
Seleccione Delete.

No puede eliminar una entrada que todavía está en uso: TrakIT lo indica, por ejemplo con Cannot delete Department in use. Seleccione Cancel para cerrar una ventana emergente sin guardar.

Algunos nombres no pueden contener ninguno de estos caracteres: ! # $ % * ; < = > @ ^ { } ~. TrakIT indica entonces, por ejemplo, Group Name has invalid characters. Otros campos rechazan el texto que parece HTML, con un mensaje como Remarks has possible html tags or disallowed text.

Asset Categories

Cada activo tiene una categoría, una de las categorías de su tipo de activo: por ejemplo, el tipo Truck podría tener las categorías Tipper y Flatbed. La categoría se elige al añadir un activo, y Gestión de activos puede buscar activos por Asset Category. El soporte de TrakIT configura los tipos de activo; los campos que registran los detalles de un activo se configuran en Campos de datos.

Elija el tipo en Select Asset Type, que ofrece los tipos de activo que no están deshabilitados. La página lista las categorías del tipo bajo Asset Categories, con cuántas hay.

Columna	Muestra
Category Name	La categoría.
Added By	Quién la añadió.

Para eliminar una categoría, seleccione la cruz (Delete Category) al final de su fila. TrakIT la elimina en el acto, sin pedirle confirmación. Una categoría que usan activos no se puede eliminar: TrakIT indica Category is in use. Las categorías no se pueden renombrar.

Añadir una categoría

Elija el tipo de activo en Select Asset Type.
Seleccione Create, debajo de las categorías.
En Add Category, introduzca el Category Name:, de hasta 30 caracteres.
Seleccione Add.

TrakIT indica Category added successfully. Si el nombre está vacío, indica Category Name required. Un tipo de activo no puede tener dos categorías con el mismo nombre.

Customer Groups

Un grupo de clientes reúne clientes que van juntos, por ejemplo las sucursales de una misma organización. El grupo de un cliente es su Customer Group, definido en la entidad. Los grupos sirven para:

buscar órdenes de trabajo, expedientes y entidades por Customer Group, en Operations, Finanzas de los flujos de trabajo, Gestión de entidades y en los informes avanzados;
dar a todo un grupo los mismos precios, en un tarifario;
contar un grupo como una sola fila en el panel Principales entidades.

Columna	Muestra
Group Name	El grupo.
Entity Count	Cuántas entidades hay en el grupo.

El único campo es Group Name:, de hasta 50 caracteres. Dos grupos no pueden tener el mismo nombre: TrakIT indica Unable to add new Customer Group al crear uno, o Group Name already exists al renombrar uno. Un grupo que usan entidades o tarifarios no se puede eliminar (Cannot delete Customer Group in use).

Linked Entities

Seleccione la fila de un grupo para listar sus entidades a la derecha, bajo Linked Entities, 20 por página:

Columna	Muestra
Code	El código de la entidad.
Entity Name	La entidad. Selecciónela para ver los detalles de la entidad en una ventana emergente.
Country	El código de país de la entidad.

Delay Tracking

Los tipos de seguimiento de retrasos son las clases de tiempo fuera que TrakIT sigue en los contenedores, como la demora y la detención. Para cada tipo, un flujo de trabajo define qué eventos inician y detienen el seguimiento, y sus costes de retraso: los días libres y los cargos. Consulte Seguimiento de retrasos, que lista y filtra los contenedores por Tracking Type.

La lista tiene una sola columna, Delay Tracking Type. El único campo es Delay Tracking Type:, de hasta 30 caracteres.

Un tipo que usan flujos de trabajo o contenedores con seguimiento no se puede eliminar (Cannot delete Delay Tracking Type in use).

Designations

Los cargos son los puestos de los empleados. Cada empleado tiene uno: consulte Maestro de empleados, donde también puede buscar empleados por cargo, y Asistencia.

Para buscar un cargo, escriba parte de su título en Search Designation y seleccione el icono del embudo (Filter on Designation). El icono rojo (Clear Filter) borra la búsqueda.

Campo	Qué introducir
Title:	El cargo, de hasta 99 caracteres. Obligatorio.
Remarks:	Opcional, de hasta 499 caracteres.

La lista muestra las mismas dos columnas, Title y Remarks. Dos cargos no pueden tener el mismo título: TrakIT indica Unable to create Designation, o Unable to save Designation al modificar uno. Un cargo que tienen empleados no se puede eliminar (Cannot delete Designation in use).

Departments

Los departamentos agrupan a los empleados. El departamento de un empleado es opcional; consulte Maestro de empleados. Los departamentos también sirven para filtrar la Asistencia y la formación, y para definir niveles de aprobación de ausencias por departamento en la Configuración de ausencias.

Para buscar un departamento, escriba parte de su título en Search Department y seleccione el icono del embudo (Filter on Department). El icono rojo (Clear Filter) borra la búsqueda.

La lista tiene una sola columna, Title. El único campo es Title:, de hasta 99 caracteres. Dos departamentos no pueden tener el mismo título: TrakIT indica Unable to create Department, o Unable to save Department al modificar uno.

Un departamento que usan empleados o niveles de aprobación de ausencias no se puede eliminar (Cannot delete Department in use).

Doc Types

Los tipos de documento describen los documentos que se guardan en TrakIT, por ejemplo una licencia comercial o un pasaporte. Se elige un Document Type al añadir un documento a una entidad, y en las listas de documentos de otros registros, como facturas, facturas de proveedor, presupuestos, clientes potenciales, empleados y activos. Gestión de entidades puede buscar las entidades que tienen, o que no tienen, un documento de un tipo.

Columna	Muestra
Document Type	El tipo.
Updated By	Quién lo creó o lo cambió por última vez.

El único campo es Document Type:, de hasta 50 caracteres. Dos tipos no pueden tener el mismo nombre: TrakIT indica Unable to create new document type, o Unable to update document type al modificar uno. Un tipo que usan documentos no se puede eliminar (Cannot delete document type in use).

Master Event/Data

Esta pestaña es la lista maestra de los eventos y los campos de datos con los que se construyen los flujos de trabajo. Un evento registra cuándo ocurrió algo, como una descarga o una entrega. Un campo de datos registra un valor, como un número de precinto, una fecha o un importe. Un flujo de trabajo añade un elemento de esta lista en sus definiciones de eventos y datos, donde le da al elemento su propio código y su propia configuración. Un mismo elemento maestro puede usarse en muchos flujos de trabajo.

Elija Master Events o Master Data en la lista de la parte superior de la pestaña.

Buscar un evento o un campo de datos

Introduzca o elija los filtros que necesite:

Filtro	Encuentra
Name or Code	Los elementos cuyo nombre o código predeterminado contiene el texto, o cuyo código en un flujo de trabajo lo contiene.
Workflow	Los elementos que usa el flujo de trabajo.
Apply To	Los elementos que un flujo de trabajo usa una vez por Job, o una vez por Work Order.
Data Type	Solo Master Data: los elementos de un tipo de dato.

Seleccione el icono del embudo.

El icono rojo (Clear Filters) borra los filtros.

Columna	Muestra
Event Name o Data Name	El nombre del elemento.
Data Type	Solo Master Data: el tipo de valor, como Text, Date o Number.
Code	El código predeterminado.
Uniqueness	Solo Master Data: Not Unique, Unique For WorkFlow o Globally Unique. Consulte más abajo.
Use Count	Cuántas veces usan el elemento los flujos de trabajo.

Seleccione la fila de un elemento para ver, a la derecha, los flujos de trabajo que lo usan, bajo su nombre y su código predeterminado. Si ha definido el filtro Workflow o Apply To, esta lista se reduce de la misma manera.

Columna	Muestra
Workflow	El flujo de trabajo. Selecciónelo para abrir el flujo de trabajo.
Code	El código del elemento en ese flujo de trabajo.
Specific Info	El texto que el flujo de trabajo añade al nombre del elemento, o `-`.
Apply To	Job o Work Order.

Los administradores del sistema también ven un icono de lupa que abre la definición del elemento en ese flujo de trabajo. Si ningún flujo de trabajo usa el elemento, la lista indica Event is not used in any workflow o Data Field is not used in any workflow.

Crear o cambiar un evento o un campo de datos

Create abre Create New Master Event o Create New Master Data, según la lista que haya elegido. Los administradores del sistema también pueden crear uno al añadir un evento o un campo de datos a un flujo de trabajo.

Campo	Qué introducir
Master Events: o Master Data:	El nombre, de hasta 50 caracteres. Los eventos y los campos de datos no pueden compartir un nombre (Specified Name already exists).
Data Type:	Solo Master Data: Computed, Currency, Date, Geo Data, Entity, Hyperlink, Google Place, Number, Phone o Text. Obligatorio.
Default Code:	Hasta 30 letras, números, guiones (`-`) y guiones bajos (`_`), que se guardan en mayúsculas. Cuando un flujo de trabajo añade el elemento, su código empieza siendo este. Cada código predeterminado se usa una sola vez: TrakIT indica Default code specified is already in use, o Unable to update Definition al modificar un elemento.
Uniqueness:	Solo datos Text. Not Unique; Unique For WorkFlow, para que un valor introducido en este campo no pueda estar ya en uso en el mismo flujo de trabajo; o Globally Unique, para que no pueda estar en uso en ningún flujo de trabajo. TrakIT rechaza entonces un valor repetido con Value is not unique. `NA` se admite siempre.

El nombre, el tipo de dato y la unicidad pertenecen al elemento maestro, por lo que un cambio se aplica en todos los flujos de trabajo que lo usan. Tenga cuidado al cambiar el tipo de dato de un elemento cuyo Use Count es mayor que 0. El código predeterminado es solo el punto de partida del código de un flujo de trabajo: cambiarlo no cambia los códigos que ya usan los flujos de trabajo.

Un elemento que usa un flujo de trabajo no se puede eliminar (Cannot delete Item in use!).

Mensaje	Qué hacer
Name must be specified, Default Code is required o Data Type must be selected	Rellene el campo.
Default Code contains invalid characters	Use solo letras, números, guiones y guiones bajos, sin espacios.

Job Types

Los tipos de expediente son las clases de expediente que ofrece un flujo de trabajo, por ejemplo puerta a puerta o puerto a puerto. Un flujo de trabajo ofrece los tipos de expediente elegidos en el flujo de trabajo, y usted selecciona los que corresponden al crear un expediente. Un expediente puede tener más de uno. Los eventos y campos de datos, los KPI, las partidas predeterminadas y los costes de retraso de un flujo de trabajo pueden limitarse a algunos tipos de expediente, y los presupuestos y los tarifarios también los usan.

Columna	Muestra
Job Type	El tipo de expediente.
Jobs	Cuántos expedientes tienen este tipo de expediente.
Companies	Las empresas cuyos flujos de trabajo pueden ofrecerlo, o All.

Campo	Qué introducir
Job Type:	El nombre, de hasta 50 caracteres, sin comas. Dos tipos de expediente no pueden tener el mismo nombre (The specified name already exists).
Companies:	All, o Selected Companies Only y marque las empresas. Un flujo de trabajo solo puede ofrecer el tipo de expediente si su empresa es una de ellas.

Al cambiar las empresas, no puede quitar una empresa cuyos flujos de trabajo ofrecen el tipo de expediente (Can not remove a company which is linked to a Job Type). Con Selected Companies Only, marque al menos una empresa (Please select at least one Company).

Un tipo de expediente que ofrece un flujo de trabajo no se puede eliminar (Cannot delete type in use).

KPI Definitions

Una definición de KPI es el nombre de algo que miden los flujos de trabajo, por ejemplo el tiempo entre la descarga y la entrega. La definición solo contiene el nombre: cada flujo de trabajo que mide el KPI define sus propios eventos de inicio y de fin de la medición, y su propio objetivo, en el flujo de trabajo. Consulte la pestaña KPIs de una orden de trabajo y los informes de KPI.

Para buscar un KPI, escriba parte de su nombre en Search KPI Name y seleccione el icono del embudo (Filter on KPI Name). El icono rojo (Clear Filter) borra la búsqueda.

Columna	Muestra
KPI Name	El KPI. Una definición que no está activa aparece atenuada.
Use Count	Cuántos KPI de flujos de trabajo la usan.

Campo	Qué introducir
Title:	El nombre del KPI, de hasta 200 caracteres. Dos KPI no pueden tener el mismo nombre (KPI Definition already exists).
Description:	Opcional, de hasta 500 caracteres.
Active:	Marcado en un KPI nuevo. Desmárquelo para dejar el KPI fuera de las listas de KPI de los informes de KPI y de los widgets de los paneles. Los flujos de trabajo que lo miden lo siguen midiendo.

Un KPI que mide un flujo de trabajo no se puede eliminar (Cannot delete KPI in use).

Linked KPIs

Seleccione la fila de un KPI para listar, a la derecha bajo Linked KPIs, los flujos de trabajo que lo miden:

Columna	Muestra
Workflow Code, Workflow Name	El flujo de trabajo. Seleccione su nombre para abrir el flujo de trabajo. Un flujo de trabajo que no está activo aparece atenuado.
From Codes	Los códigos de los eventos desde los que se mide el KPI.
To Codes	Los códigos de los eventos hasta los que se mide.
Target	El tiempo permitido, en horas, por ejemplo `48.0`. Vacío si el flujo de trabajo no define ningún objetivo.

Si ningún flujo de trabajo mide el KPI, la lista indica No KPIs linked.

Load Types

Los tipos de carga son los tipos de contenedor, o de otra carga, que lleva una orden de trabajo. Cada uno tiene un código de cuatro caracteres, que para los contenedores es el código ISO de tamaño y tipo, por ejemplo 22G1 o 45G1. Se define en el campo Load Type de una orden de trabajo (consulte Modificar una orden de trabajo), y TrakIT muestra sus detalles en la orden de trabajo.

Para buscar un tipo de carga, escriba parte de un código en Code or Alternate Code y pulse Intro. Si algunos tipos de carga tienen categoría, también puede elegir una Category.

Columna	Muestra
Code	El código del tipo de carga.
Alternate Code	Otro código para el mismo tipo de carga, si lo hay, por ejemplo uno que usa un transportista o una interfaz.
Category	La categoría del tipo de carga. Solo aparece si algunos tipos de carga tienen una.
Length, Height, Width, Description	El tamaño y la clase de carga, deducidos del código. Unknown donde TrakIT no reconoce esa parte del código.
Use Count	Cuántas órdenes de trabajo tienen este tipo de carga.
Common	Si es un tipo de carga habitual. Los tipos de carga habituales aparecen en negrita.
Active	Si se puede usar. Los tipos de carga inactivos aparecen en rojo.

Códigos alternativos: cuando a una orden de trabajo o a un contenedor se le da el código alternativo de un tipo de carga, TrakIT registra el código propio del tipo de carga. Gestión de tarifas usa los códigos alternativos como tipos de equipo, y valora el contenedor de una orden de trabajo según el código alternativo de su tipo de carga.
Active: TrakIT solo acepta tipos de carga activos, por código o por código alternativo, en las órdenes de trabajo y los contenedores. Una orden de trabajo con un tipo de carga inactivo no se puede guardar hasta que lo cambie (Load Type is not valid).
Common: además de aparecer en negrita, los tipos de carga habituales aparecen los primeros en la lista de la aplicación de TrakIT independiente.

Los administradores del sistema ven Common y Active como casillas. Al marcar o desmarcar una, el cambio se guarda en el acto, y TrakIT lo confirma, por ejemplo con The load type 22G1 is marked as common o The load type 22G1 is disabled. Los demás usuarios ven Yes o No.

Para exportar la lista, seleccione Export. TrakIT descarga un archivo de Excel con los tipos de carga tal como están filtrados, con las columnas Code, Alternate Code, Category, Length, Height, Width, Description, Use Count, Common y Active. Si ningún tipo de carga coincide, indica No Load Types to export.

Añadir un tipo de carga

El soporte de TrakIT añade y elimina los tipos de carga. Para que se añada un tipo de carga, póngase en contacto con él indicando su código: la nota que hay debajo de la lista tiene un enlace TrakIT Support que inicia el correo electrónico.

Message Templates

Las plantillas de mensaje son el texto de los mensajes que envía TrakIT. Se elige una plantilla:

para una acción de un evento o un campo de datos cuyo contenido es Message Template, en las definiciones de eventos y datos del flujo de trabajo;
como Email Template de un informe de consulta o de un informe avanzado que se envía por correo electrónico;
como Message Template de un formulario de impresión, que se usa cuando un documento, como un presupuesto, se envía por correo electrónico. Consulte Definiciones de formularios.

Una plantilla puede contener etiquetas, como los formularios, que TrakIT sustituye por los detalles del expediente o de la orden de trabajo al enviar el mensaje. Consulte Referencia de códigos de formulario para los códigos que puede usar.

Columna	Muestra
Template Name	La plantilla.
Type	Plain, HTML, JSON o XML.
Content	El principio de la plantilla, hasta 300 caracteres, y después (and more) si es más larga.
Full Email	Y para un correo electrónico HTML completo.
Updated By	Quién la guardó por última vez.

Create abre Create New Template:

Campo	Qué introducir
Template Name	Hasta 50 caracteres. Obligatorio. Dos plantillas no pueden tener el mismo nombre (Unable to save Template).
Template Type	Plain Text, HTML, JSON o XML. El editor colorea el contenido en consecuencia.
Full Email	Actívelo si la plantilla es un correo electrónico HTML completo, con sus propias etiquetas `<html>` y `<body>`. Sin él, la plantilla no puede contener esas etiquetas.
Content	La propia plantilla. Obligatorio. No puede contener etiquetas `<script>`.

Una plantilla que usa un formulario de impresión no se puede eliminar (Unable to delete Template). TrakIT no comprueba si la usan acciones o suscripciones a informes, así que compruébelo antes de eliminar una.

Algunas plantillas las mantiene el soporte de TrakIT y no aparecen aquí.

Mensaje	Qué hacer
Template Name is required o Template is required	Introduzca un nombre y algo de contenido.
Template cannot contain <html> tag o Template cannot contain <body> tag	Quite la etiqueta, o active Full Email.
Template must contain html tag o Template must contain body tag	Con Full Email activado, escriba el correo electrónico completo, incluidas sus etiquetas `<html>` y `<body>`.
Template cannot contain script tags	Quite las etiquetas `<script>`.

Reasons

Los motivos son las opciones que se ofrecen cuando una orden de trabajo o un presupuesto cambia de estado. Elija la lista en la parte superior de la pestaña:

Work Order: los motivos del tipo Cancelled, que se ofrecen al cancelar órdenes de trabajo, en la orden de trabajo, en el expediente y con las acciones masivas.
Quotations: los motivos de los tipos Cancelled, Rejected y Revision, que se ofrecen cuando un presupuesto se cancela, se rechaza o se revisa. Consulte Cambiar el estado.

Para buscar un motivo, escriba parte de su título en Search Reason y seleccione el icono del embudo (Filter on Reason). El icono rojo (Clear Filter) borra la búsqueda.

La lista muestra el Type y el Title de cada motivo. Create añade un motivo a la lista que haya elegido:

Campo	Qué introducir
Type	El estado al que corresponde el motivo. Obligatorio. No se puede cambiar después.
Title	El motivo, de hasta 100 caracteres. Obligatorio.

Un tipo no puede tener dos veces el mismo título (Reason with Type already exists). Los motivos no se pueden eliminar: Delete indica Delete not allowed.

Workflow Services

Los servicios son lo que un flujo de trabajo ofrece dentro de un expediente, por ejemplo el despacho de aduanas o el transporte por carretera. Un flujo de trabajo ofrece los servicios elegidos en el flujo de trabajo. Cada orden de trabajo registra los servicios que usa, que se eligen al crear un expediente y se cambian en la orden de trabajo. Los eventos y campos de datos, los KPI, las partidas predeterminadas y los formularios de un flujo de trabajo pueden limitarse a algunos servicios, y los presupuestos y los tarifarios también los usan.

Para buscar un servicio, escriba parte de su nombre o de su descripción en Search: y pulse Intro. El icono rojo (Clear Filter) borra la búsqueda.

Columna	Muestra
ID	Solo los administradores del sistema: el número del servicio.
Name	El servicio.
Description	Su descripción.
Type	Import, Export, Round Trip o Non-Shipment.
Companies	Las empresas cuyos flujos de trabajo pueden ofrecerlo, o All.

Create abre Create New Service; Modify abre Edit Service.

Campo	Qué introducir
Service Type:	Import, Export, Round Trip o Non-Shipment. Un flujo de trabajo solo puede ofrecer servicios de su mismo tipo. Obligatorio, y no se puede cambiar después.
Service Name:	Hasta 100 caracteres. Obligatorio. Dos servicios del mismo tipo no pueden tener el mismo nombre: TrakIT indica A service of the same name and type already exists, o Unable to update service al modificar uno.
Service Description:	Opcional.
Companies:	All, o Selected Companies Only y marque las empresas. Un flujo de trabajo solo puede ofrecer el servicio si su empresa es una de ellas.

Al abrir un servicio disponible para All, las empresas cuyos flujos de trabajo lo ofrecen ya están marcadas, listas para Selected Companies Only. No puede quitar una empresa cuyos flujos de trabajo ofrecen el servicio (Can not remove a company which is linked to a Service), y Selected Companies Only necesita al menos una empresa (Please select at least one Company).

Un servicio que usa un flujo de trabajo, una orden de trabajo, un evento o campo de datos, o un KPI no se puede eliminar (Cannot delete Service in use).

Mensaje	Qué hacer
Select Service Type	Elija el Service Type:.
Service Name must be specified	Introduzca el Service Name:.

Quién puede usar esta página

Su rol necesita Read en la sección Masters para abrir la página, ver todas las tablas y exportar los tipos de carga. Un usuario sin ningún rol no puede abrirla.

Solo los administradores del sistema pueden cambiar las tablas: crear, modificar y eliminar entradas, añadir y eliminar categorías de activos, y marcar tipos de carga como Common o Active. El soporte de TrakIT añade y elimina los tipos de carga.

El otro permiso de la sección Masters, View Warehouses & Yards, es para la página Almacenes y patios.