Gestión de activos

La página Asset Management lista sus activos: los camiones, remolques, equipos y demás elementos que utilizan sus órdenes de trabajo. Desde aquí puede buscar un activo, ver dónde están sus activos equipados con GPS, exportar la lista, actualizar muchos activos a la vez desde un archivo Excel y añadir un activo nuevo.

Para abrirla, seleccione System > Asset Management.

Cada activo se abre en la página Activo, donde puede cambiarlo, vincularlo a otros activos, añadir sus archivos y ver sus posiciones. Los activos se añaden a las órdenes de trabajo en la página de la orden de trabajo, y la página Mapa de activos muestra dónde están los activos de las órdenes de trabajo abiertas.

Ve los activos que pertenecen a una empresa a la que tiene acceso, como empresa principal o como empresa adicional. Los administradores del sistema ven todos los activos. También puede buscar un activo desde cualquier página con la búsqueda rápida.

Tipos de activo

Las pestañas de la parte superior contienen un tipo de activo cada una, por ejemplo Truck o Trailer. Seleccione una pestaña para listar los activos de ese tipo. TrakIT recuerda la pestaña en la que estaba, y recuerda la mayoría de los filtros por separado para cada tipo; Companies, Tags y Multi-Value Search son comunes a todas las pestañas.

El soporte de TrakIT configura los tipos de activo: si los activos del tipo tienen GPS, a qué tipos de activo se pueden vincular, qué clases de entidad pueden ser sus propietarias y si se pueden añadir a las órdenes de trabajo. Un administrador configura las categorías de cada tipo, en Master Tables, y los campos de activo que registran sus datos, en Data Field Definitions.

Si no hay ningún tipo de activo configurado, la página no tiene pestañas ni los botones Add Asset, Import y Export.

Buscar un activo

1. Seleccione la pestaña del tipo de activo.
2. Seleccione Filters para abrir el panel de filtros, si está cerrado.
3. Escriba o seleccione los filtros que necesite.
4. Seleccione Search.

El número de coincidencias aparece encima de la lista, por ejemplo 125 Found. Reset borra los filtros y pone Status en — All —. TrakIT recuerda sus filtros para la próxima vez que abra la página.

Filtro	Busca
Asset Category	Los activos de una categoría del tipo.
Asset Name	Cualquier parte del nombre del activo.
Asset Serial	Cualquier parte del número de serie.
Responsible	Cualquier parte del nombre del responsable del activo.
Asset Owner	Cualquier parte del nombre de la entidad propietaria del activo.
Asset Data	Los activos con un campo de activo cuyo valor contiene el texto.
Status	Active Only (el valor predeterminado), InActive Only, — All — o un estado, como Under Repair o Sold. Un activo está activo cuando su estado es In Service o In Storage.
GPS Vendor	Los activos que sigue un proveedor de GPS determinado. Solo para tipos de activo con GPS.
Self Owned	Solo los activos propiedad de su empresa, que no tienen entidad propietaria.
Created By	Los usuarios que añadieron los activos. El icono de verificación selecciona todos o ninguno.
Companies	Los activos cuya empresa principal o adicional es una de las seleccionadas. El icono de verificación selecciona todas o ninguna.
Multi-Value Search	Elija ID, Name o Serial e introduzca hasta 100 valores separados por comas, puntos y comas, tabulaciones o saltos de línea. Busca los activos que coinciden exactamente con uno de los valores.
Tags	Los activos con las etiquetas seleccionadas. [No Tags] incluye los activos sin etiquetas.

La lista

La lista muestra 20 activos por página, ordenados por nombre. Seleccione Status, Name o Serial en el encabezado para ordenar por esa columna; vuelva a seleccionarlo para invertir el orden. Los activos inactivos aparecen en rojo. Seleccione una fila para abrir el activo.

Columna	Muestra
ID	El número del activo en TrakIT.
Status	El estado del activo.
Category, Name, Serial	La categoría, el nombre y el número de serie del activo.
Campos de activo	Los campos de activo que un administrador ha elegido mostrar en la lista, uno por columna.
Owned By	La entidad propietaria del activo, que abre la entidad, o Self Owned.
Value	El valor del activo, o - si no hay ninguno registrado.
Primary Company, Secondary Companies	La empresa a la que pertenece el activo, y las demás empresas con las que se comparte.
Linked To	El activo al que está vinculado este, con su tipo y su nombre, por ejemplo el camión de un remolque.
Linked Assets	Los activos vinculados a este.
GPS Vendor, User Loc Source, Last Location	Solo para tipos de activo con GPS: el proveedor de seguimiento, el usuario definido como fuente de posición del activo, y la dirección de la última posición con el tiempo transcurrido desde que se comunicó. El indicador luminoso está en verde cuando la posición tiene menos de 1 hora, en ámbar cuando tiene menos de 12 horas, y en rojo en los demás casos.
Responsible	El responsable del activo.
Added By, Updated By	Quién añadió el activo y quién lo cambió por última vez, y hace cuánto tiempo.

Ver los activos en un mapa

Para un tipo de activo con GPS, aparece un icono de marcador (View Map) junto al número de coincidencias. Selecciónelo para abrir Asset Locations: un mapa con la última posición comunicada de cada activo encontrado que tenga una. Cada activo es una flecha que apunta en su dirección de desplazamiento, del mismo color que el indicador luminoso de la lista. Seleccione una flecha para ver Asset Name, el número de serie (Source), la hora de la posición (Time), y Speed y Direction si el localizador los ha enviado.

Exportar la lista

Seleccione Export para descargar en un archivo Excel los activos que coinciden con los filtros, de todas las páginas. El archivo tiene una fila por activo con:

• Asset ID, Asset Serial, Category, Asset Name (un enlace al activo), Owned By y Value;
• Primary Company, Secondary Companies, Linked To y Linked Assets;
• para los tipos de activo con GPS, GPS Vendor, User Location Source, Last Location y Last Location Time;
• Responsible, Added By, Added, Updated By y Updated;
• Active (Yes o No), Status, Acquired, In Service, Retired y Remarks;
• una columna por cada campo de activo del tipo.

La exportación es también el punto de partida para importar cambios.

Añadir un activo

1. Seleccione la pestaña del tipo de activo.
2. Seleccione Add Asset.
3. Rellene el formulario y seleccione Create.

El formulario se describe en la página Activo. El activo nuevo se abre una vez creado.

Importar activos

Import añade y actualiza activos del tipo de activo de la pestaña seleccionada a partir de un archivo Excel. Solo se leen las celdas que usted colorea en amarillo, así que puede exportar la lista, cambiar algunos valores e importar el mismo archivo.

1. Seleccione la pestaña del tipo de activo y exporte la lista.
2. Abra el archivo en Excel y cambie los valores que necesite. Ponga el fondo de cada celda modificada en amarillo estándar.
3. Para añadir activos, añada filas con Asset ID vacío y coloree sus celdas en amarillo.
4. Guarde el archivo en formato Excel (.xlsx).
5. Seleccione Import. Se abre la ventana emergente Import Assets.
6. Seleccione el archivo en MS-Excel File Upload.
7. Seleccione Upload.

TrakIT indica File upload successful. You will receive import results by email. Importa el archivo en segundo plano y le envía por correo electrónico el resultado de cada fila. El archivo debe ser un archivo .xlsx de 1 MB como máximo. Solo puede ejecutarse una importación o actualización masiva a la vez; si hay otra en curso, TrakIT se lo indica y puede volver a intentarlo más tarde.

Cómo se lee el archivo

• TrakIT lee la primera hoja visible. Su primera fila contiene los encabezados de columna, que deben ser los mismos que en la exportación: la primera columna debe ser Asset ID, y debe haber una columna Primary Company.
• Solo se leen las celdas amarillas, además del ID del activo y las empresas de sus filas. Una fila sin ninguna celda amarilla se ignora.
• Las columnas de campos de activo se asocian a los campos de activo por el nombre del campo.
• Solo se pueden cambiar las columnas que se indican a continuación. En particular, Linked Assets no se puede cambiar: para vincular activos, defina Linked To en el activo que se vincula. Las columnas como Added By, Updated By o Last Location son solo informativas.
• Status admite un nombre de estado como In Service o Sold. La columna Active, más antigua, se sigue leyendo: No pasa un activo que está activo a Awaiting Disposal, y Yes pasa uno inactivo a In Service.
• Salvo que sea administrador del sistema, Owned By solo se busca entre las entidades que ve en Gestión de entidades, y Linked To solo entre los activos de sus empresas, como empresa principal o adicional. Cualquier otro nombre se indica como no encontrado en el correo electrónico (Owned By does not exist, Owned By not found o Linked To not matched!), y el propietario o el vínculo no se define.

Añadir activos desde el archivo

Una fila con Asset ID vacío añade un activo, si su rol puede crear activos:

• Se añade a la empresa indicada en Primary Company, que debe ser una empresa a la que tenga acceso.
• Asset Name y Category son obligatorios, y la categoría debe existir para el tipo de activo. Dé a cada activo su propio Asset Serial.
• Un nombre de activo que contiene un < seguido directamente de una letra, o que empieza por =, + o @, se rechaza: la fila no se añade, y el correo electrónico indica Asset Name contains possible html tag.
• Owned By (el nombre de la entidad, o Self Owned), Linked To (el nombre o el número de serie de un activo de un tipo al que se pueda vincular este tipo), Value, Status, GPS Vendor, Responsible (un usuario activo de la empresa, por su identificador de usuario o su nombre completo), Remarks y los campos de activo se usan si están en amarillo. Sin responsable, usted pasa a ser el responsable del activo.
• Solo los administradores del sistema pueden definir Secondary Companies.
• No se pueden añadir posiciones para un activo nuevo.

Actualizar activos desde el archivo

Una fila con Asset ID actualiza ese activo, si su rol puede actualizar activos y usted tiene acceso al activo. Solo lo cambian las celdas amarillas:

• Asset Serial, Asset Name, Category, Owned By, Linked To (vacío desvincula el activo), Value, Status, GPS Vendor, Responsible y Remarks.
• Acquired, In Service y Retired: fechas. Una celda amarilla vacía borra la fecha.
• Primary Company y Secondary Companies: solo para los administradores del sistema.
• Los campos de activo, si su rol puede actualizar los datos de activos.
• Una posición: añada una columna LocTime con la hora de la posición en su zona horaria, y columnas Latitude y Longitude o una columna Address. La hora no puede estar en el futuro, y la posición debe superar las mismas comprobaciones que una añadida en la página del activo.

Se aplican las mismas comprobaciones que cuando cambia un activo en su página. Si define un estado que significa que el activo ha salido de la flota, como Sold, y el activo no tiene fecha de retirada, se usa la fecha de hoy. Dar ese estado a un activo que sigue en la flota necesita el permiso Retire: si no, la fila falla con Asset update failed: You do not have the permission to retire asset.

Quién puede usar esta página

Sección	Permiso	Le permite
Asset Management	Read	Abrir la página y ver los activos de las empresas a las que tiene acceso.
Asset Management	Create	Añadir activos, en la página o mediante importación.
Asset Management	Update	Actualizar activos mediante importación.
Asset Management	Retire	Dar, mediante importación, a un activo que sigue en la flota un estado que lo hace salir de la flota.
Asset Management	Update Asset Data	Cambiar campos de activo mediante importación.
Asset Management	Import	Ver Import e importar archivos.
Asset Management	Export	Ver Export y exportar la lista.
Asset Management	View Positions	Ver View Map para los tipos de activo con GPS.