Cliente potencial

La página Lead muestra un cliente potencial: una empresa que espera conseguir como cliente. Muestra los detalles del cliente potencial en la parte superior y, debajo, pestañas para sus contactos, actividades, comentarios, documentos, campos de datos e historial. Aquí también se crea un cliente potencial, se cambia su estado y, una vez ganado, se convierte en una entidad.

Para abrir un cliente potencial, selecciónelo en la página Clientes potenciales, o seleccione su enlace en la página Contactos o en una actividad. ◄ Back to Leads le lleva de vuelta a la lista. Puede abrir los clientes potenciales cuya empresa responsable es una de sus empresas; los administradores del sistema pueden abrirlos todos.

Crear un cliente potencial

1. En la página Clientes potenciales, seleccione New Lead.
2. Rellene los campos siguientes. Company Name, Lead Source, Status, Primary Contact y Country son obligatorios.
3. Seleccione Save.

TrakIT da al cliente potencial un código formado por LD, el año y un número correlativo, como LD-2026-00001, y lo abre. Cancel vuelve a la lista sin guardar.

Campo	Qué introducir
Company Name	El nombre de la empresa, de hasta 150 caracteres.
Lead Source	De dónde procede el cliente potencial.
Status	El primer estado del cliente potencial. Solo al crear un cliente potencial: después, use Change Status.
Primary Contact	El nombre de la persona con la que trata, de hasta 100 caracteres.
Designation	Su cargo.
Phone, Email, Website	Cómo contactar con la empresa. La dirección de correo electrónico debe ser válida, y se guarda en minúsculas. TrakIT añade https:// a un sitio web que no empiece por http:// o https://.
Rating	Hot, Warm o Cold: lo prometedor que es el cliente potencial. Inicialmente es Warm.
Probability (%)	La probabilidad de conseguir el negocio, de 0 a 100.
Est. Value	Cuánto negocio puede aportar el cliente potencial, y su moneda. No puede ser negativo.
Expected Close	Cuándo espera ganar o perder el cliente potencial. Seleccione el cuadro para elegir la fecha.
Assigned To	El usuario que hace el seguimiento del cliente potencial, entre los usuarios activos de su empresa. Un cliente potencial nuevo que se deja en – Not Assigned – queda asignado a usted.
Responsible Company	La empresa a la que pertenece el cliente potencial, entre las empresas a las que tiene acceso. Deje — para usar su propia empresa.
Country	El país de la empresa.
Address	La dirección postal, de hasta 500 caracteres.
Description / Notes	Cualquier otra cosa que convenga saber, de hasta 2000 caracteres.

Las listas de orígenes y de estados muestran los activos, que configura un administrador del sistema en Admin > Masters > CRM.

Mensaje	Qué hacer
Company Name is required, Contact Name is required, Lead Source is required, Lead Status is required o Country is required	Rellene el campo.
Probability must be a number o Probability must be between 0 and 100	Introduzca un número de 0 a 100.
Est. Value must be a number o Estimated Value cannot be negative	Introduzca un importe igual o mayor que 0.
‘Expected Close’ must be a valid date	Elija la fecha en el calendario.
Website is not valid o Website cannot exceed 200 characters	Corrija la dirección web.

Detalles del cliente potencial

El título muestra el código del cliente potencial. Debajo, el nombre de la empresa aparece en negrita y, a continuación, los detalles:

• Lead Code y Status, en el color del estado.
• Primary Contact, con su cargo en gris, Phone y Email. Seleccione la dirección de correo electrónico para escribir un correo electrónico.
• Website, que se abre en una pestaña nueva.
• Source, Rating, Probability, Est. Value, Expected Close y Assigned To.
• Responsible Company, Country (el código del país), Address y Description.
• Created By, con la fecha, y Last Changed, con quién cambió el cliente potencial por última vez y cuándo.

Los campos sin valor no se muestran, o aparecen como —.

Los clientes potenciales no se pueden eliminar. A un cliente potencial al que ya no hace seguimiento se le da un estado del tipo Lost.

Un cliente potencial convertido

Una vez que un cliente potencial se ha convertido en una entidad, los detalles muestran Converted to Entity en verde, con View Entity para abrir la entidad. El cliente potencial se conserva como historial y ya no se puede cambiar: no puede editarlo, cambiar su estado, añadir ni cambiar sus contactos, documentos o campos de datos, ni publicar comentarios.

Cambiar un cliente potencial

1. Seleccione el icono del lápiz en la parte inferior derecha de los detalles.
2. En Edit Lead, cambie los campos que necesite, descritos en Crear un cliente potencial. El estado no está en este formulario: use Change Status.
3. Seleccione Save.

Cancel vuelve atrás sin guardar. La pestaña Action Log registra cada campo cambiado, con su valor anterior y su valor nuevo.

Cambiar el estado

1. Seleccione Change Status, debajo de los detalles.
2. En Change Lead Status, elija el New Status. La lista contiene los estados activos.
3. Seleccione Save.

El cambio queda registrado en la pestaña Stage Log. Cuando el nuevo estado es del tipo Won, aparece Convert to Entity.

Convertir un cliente potencial en una entidad

Cuando gane un cliente potencial, conviértalo en una entidad, como un cliente, para hacer negocios con él en TrakIT. Convert to Entity aparece debajo de los detalles cuando el estado del cliente potencial es del tipo Won.

1. Seleccione Convert to Entity.
2. En Convert Lead to Entity, elija el Entity Type. Inicialmente está elegido el tipo de cliente.
3. Seleccione Convert y, después, confirme. La conversión no se puede deshacer.

TrakIT crea la entidad y la abre en la página Entidad. La nueva entidad recibe:

• el nombre de empresa del cliente potencial como nombre, y el contacto principal del cliente potencial como persona de contacto;
• el teléfono, el correo electrónico, la dirección, el país y la empresa responsable del cliente potencial;
• el código del cliente potencial como código de entidad, salvo que TrakIT numere las entidades de ese tipo;
• una copia de cada uno de los contactos del cliente potencial, en su pestaña Contacts.

Los demás detalles, campos de datos, comentarios, documentos y actividades del cliente potencial se quedan en el cliente potencial. Rellene el resto de los detalles de la entidad en la página Entidad. La entidad se crea como cualquier otra entidad nueva: si su tipo necesita aprobación, debe aprobarse.

La entidad se comprueba como cualquier entidad nueva, por lo que la conversión puede detenerse con un mensaje:

Mensaje	Qué hacer
Permission Denied	Convertir un cliente potencial crea una entidad, por lo que su rol también necesita Create en la sección Entity Management.
Entity Code specified already exists	Ya hay una entidad con el código del cliente potencial. Pida a un administrador del sistema que compruebe esa entidad.
Contact person cannot exceed 50 characters	Acorte el Primary Contact del cliente potencial a 50 caracteres.
Phone Numbers contain invalid characters	Use solo números, espacios y + , - / ( ) en el Phone del cliente potencial.
Entity Name is invalid	Quite del Company Name caracteres como ! # $ % * ; < = > @ ^ { } ~.

Su empresa también puede tener sus propias comprobaciones de las entidades nuevas, que detienen la conversión con su propio mensaje.

Pestañas

Las pestañas bajo los detalles son Contacts, Activities, Comments, Documents, Data, Stage Log y Action Log. TrakIT recuerda la pestaña que usó por última vez, y abre en ella el siguiente cliente potencial.

Pestaña Contacts

La pestaña Contacts lista las personas con las que trata en la empresa, primero los contactos principales. El Primary Contact del cliente potencial que figura en los detalles no aparece aquí: en la conversión, pasa a ser la persona de contacto de la entidad.

Columna	Muestra
Name, Designation	El nombre y el cargo de la persona.
Phone, Email	Cómo contactar con ella.
ID Number	Un número de identidad, si es necesario.
Social	Un enlace a su perfil, por ejemplo en LinkedIn. Se abre en una pestaña nueva.
Primary	Una marca de verificación verde para un contacto principal.

Todos los contactos del cliente potencial aparecen también en la página Contactos.

Añadir o cambiar un contacto

1. Seleccione Add Contact, o seleccione la fila de un contacto para cambiarlo.
2. Introduzca el Name, de hasta 100 caracteres. Obligatorio.
3. Rellene Designation, Phone, Email, ID Number y Social / LinkedIn URL, según sea necesario. TrakIT añade https:// a una dirección web que no empiece por él.
4. Seleccione Primary Contact para un contacto principal. Un cliente potencial puede tener más de uno.
5. Seleccione Save.

Para eliminar un contacto, seleccione su fila y, después, la cruz (Delete Contact) de la parte inferior izquierda. El contacto se elimina de inmediato.

Mensaje	Qué hacer
Contact Name is required	Introduzca el nombre.
Social URL is not valid	Corrija la dirección web.

Pestaña Activities

La pestaña Activities lista las 20 últimas actividades del cliente potencial, como llamadas, reuniones o tareas, de la más reciente a la más antigua. Para saber qué son las actividades, consulte Actividades.

Columna	Muestra
Type	El tipo de actividad.
Date	Cuándo empieza la actividad.
Status	Pending, Completed o Cancelled.
Details	El principio de los detalles.
Owner	El propietario de la actividad.

Seleccione una fila para abrir la actividad.

Para añadir una actividad, seleccione Add Activity. El formulario de la actividad se abre con el cliente potencial ya elegido: rellénelo como se describe en Crear una actividad, en la página Actividades.

Pestaña Comments

La pestaña Comments contiene los comentarios sobre el cliente potencial. No hay ninguna opción para hacerlos visibles fuera de su empresa.

Para publicar un comentario, seleccione Add…, escriba el comentario y seleccione Post. Para grabar en su lugar un comentario de voz, seleccione el botón del micrófono. Puede ordenar los comentarios, mostrarlos por estado y cambiar el estado de un comentario. Para publicar comentarios y cambiar su estado se necesita el permiso para actualizar clientes potenciales. Los comentarios de los clientes potenciales no se envían por correo electrónico, ni siquiera a los usuarios que figuran en Comment Recipients.

Los administradores del sistema pueden eliminar su propio comentario en los 30 minutos siguientes a su publicación.

Pestaña Documents

La pestaña Documents lista los archivos del cliente potencial, como propuestas o perfiles de empresa, 10 por página, con su título, nombre de archivo, tipo, estado, fecha de caducidad (en rojo una vez caducada), tamaño y quién los subió. Los archivos cancelados aparecen en rojo. Seleccione los iconos para descargar, previsualizar o imprimir un archivo.

Para añadir archivos, si su rol puede actualizar clientes potenciales:

1. Seleccione Add Files.
2. Introduzca un File Title y elija un Document Type, un Document Status y un Document Expiry si es necesario. Sin título, cada archivo recibe como título su nombre de archivo.
3. Arrastre los archivos al cuadro, o seleccione Select File(s). La subida empieza de inmediato.

Cada archivo puede ocupar hasta 20 MB y ser de uno de los tipos indicados en la ventana emergente. Para cambiar los datos de un archivo, seleccione su lápiz (Modify Document), haga los cambios y seleccione Update. En la misma ventana emergente puede cancelar el archivo con Cancel Document. Si su rol puede eliminar clientes potenciales, también puede eliminar el archivo con la cruz de la parte inferior izquierda.

Pestaña Data

La pestaña Data lista los campos de datos del cliente potencial: campos adicionales que su empresa ha configurado para los clientes potenciales.

1. Introduzca el Value y las Remarks de los campos que necesite. Según el campo, escriba el valor, elija una fecha, elija una zona geográfica o una entidad de una lista, o elija uno o varios valores de una lista.
2. Seleccione Save.

Use Search para encontrar un campo por nombre o código. Los campos calculados los calcula TrakIT y no se pueden cambiar. Los campos inactivos aparecen en rojo. Puede cambiar los campos de datos si su rol puede actualizar clientes potenciales. Para añadir campos, un administrador del sistema usa Admin > Masters > Data Fields. Los campos de datos también se exportan con la lista en la página Clientes potenciales.

Pestaña Stage Log

La pestaña Stage Log lista los cambios de estado del cliente potencial, del más antiguo al más reciente: From Status ([Initial] para el estado con el que se creó el cliente potencial), To Status, Changed On y Changed By.

Pestaña Action Log

La pestaña Action Log lista lo que se ha hecho con el cliente potencial y cuándo: la creación, los cambios (con cada campo cambiado), los cambios de estado y la conversión. Use Search para buscar un usuario, una acción o un valor. Seleccione Export para descargar el registro como archivo de Excel. El tiempo que se conserva el registro depende de la política de conservación de datos de su instalación.

Quién puede usar esta página

Su rol necesita Read en la sección Leads para abrir un cliente potencial. Los demás permisos de la sección Leads:

Permiso	Le permite
Create	Crear clientes potenciales.
Update	Cambiar el cliente potencial, añadir y cambiar sus contactos y archivos, cambiar sus campos de datos, publicar comentarios y cambiar el estado de los comentarios, y convertir el cliente potencial en una entidad.
Change Stage	Cambiar el estado del cliente potencial con Change Status.
Delete	Eliminar los contactos y los archivos del cliente potencial.

Para convertir un cliente potencial también se necesita Create en la sección Entity Management. Add Activity necesita Create en la sección Activities.