Contabilidad

TrakIT puede llevar la contabilidad de una empresa: un plan de cuentas, un libro diario de asientos contables por partida doble, los ejercicios, y el balance de sumas y saldos, el balance de situación y la cuenta de pérdidas y ganancias elaborados a partir de ese diario. Cada empresa lleva su propia contabilidad, en su propia moneda base.

Una empresa lleva su contabilidad en TrakIT cuando su sistema financiero es TrakIT y tiene un plan de cuentas. Un administrador del sistema elige el sistema financiero en la pestaña Finance System de la empresa (Admin > Masters > Companies). En una empresa con otro sistema financiero, o sin plan de cuentas, no se contabiliza nada en la contabilidad de TrakIT.

Para empezar, consulte Configurar la contabilidad.

Cómo funciona la contabilidad

Todo lo que hay en la contabilidad es un asiento contable: dos o más apuntes en cuentas contables, en los que el total del debe es igual al total del haber. Los importes están en la moneda base de la empresa; los asientos en otra moneda conservan también los importes en esa moneda.

Los asientos llegan al diario de dos maneras:

• Automáticamente, cuando finaliza una factura, factura de proveedor, cobro o pago, aprueba un asiento interno o da de baja por incobrable una factura. Consulte Contabilización automática.
• A mano, en la página Asientos contables, para ajustes por periodificación, correcciones, traspasos entre cuentas, etc.

Cada asiento pertenece a un ejercicio y tiene una fecha dentro de él. Un ejercicio debe estar abierto para recibir asientos. Al cerrar un ejercicio, su beneficio o pérdida se traspasa a resultados de ejercicios anteriores y el ejercicio queda bloqueado definitivamente.

El balance de sumas y saldos, el balance de situación y la cuenta de pérdidas y ganancias solo leen el diario. Las cifras de los expedientes y de los expedientes financieros que no se han facturado, recogido en una factura de proveedor ni contabilizado no aparecen en ellos.

Cómo llegan a la contabilidad las finanzas de las operaciones

Las finanzas de un expediente pasan por varios pasos. Solo algunos de ellos se contabilizan:

Paso	Pasa a la contabilidad
Presupuestos	Nunca.
Estimaciones de un expediente financiero	Nunca.
Importes reales de un expediente financiero	Solo a través de las facturas, facturas de proveedor y asientos internos en los que figuran.
Facturas y facturas rectificativas	Cuando las finaliza. Aprobar una factura no la contabiliza.
Facturas de proveedor	Cuando las finaliza. Validar una factura de proveedor no la contabiliza.
Asientos internos	Cuando los aprueba.
Cobros y pagos	Cuando los finaliza. Aprobarlos no los contabiliza.
Baja por incobrable de una factura	Cuando da de baja la factura por incobrable.
Mark as Paid en una factura	Nunca. Solo un cobro reduce lo que el cliente debe en la contabilidad.

En resumen: una factura carga en cuentas a cobrar y abona en ingresos y en el impuesto sobre las ventas. Una factura de proveedor carga en gastos y en el impuesto sobre las compras y abona en cuentas a pagar. Un cobro traspasa el dinero de cuentas a cobrar a una cuenta de banco o de caja, y un pago, de una cuenta de banco o de caja a cuentas a pagar. Las cuentas contables que reciben cada importe se configuran una sola vez para la empresa: consulte Configurar la contabilidad.

Los asientos se revierten, nunca se modifican

Un asiento contable contabilizado no se puede editar ni eliminar. Cuando se restablece un documento contabilizado, o su contabilización tiene que cambiar, TrakIT contabiliza un contraasiento: los mismos apuntes en lados opuestos, lo que anula el asiento original. Si el documento se vuelve a finalizar, TrakIT contabiliza un asiento nuevo con las cifras actuales. El asiento original, su contraasiento y el asiento nuevo permanecen en el diario, de modo que siempre puede ver qué se contabilizó, cuándo y quién lo hizo.

Un documento nunca está dos veces en la contabilidad: mientras su asiento está en vigor, contabilizarlo de nuevo no cambia nada.

Un asiento de un ejercicio cerrado no se puede revertir. Un documento cuyo asiento está en un ejercicio cerrado ya no se puede restablecer; corríjalo en su lugar con un asiento en un ejercicio abierto.

Moneda base y otras monedas

La contabilidad de una empresa se lleva en su moneda base: la Default Currency de la empresa. Las facturas, facturas de proveedor, cobros y pagos en otras monedas se convierten al contabilizarse, y sus importes en la moneda del documento se conservan junto a los importes en moneda base. Una cuenta contable también puede configurarse para una moneda extranjera, por ejemplo una cuenta bancaria en dólares estadounidenses. Consulte Contabilidad multidivisa.

Las páginas del módulo

Página	Dónde	Úsela para
Plan de cuentas	System > Chart of Accounts	Configurar las cuentas contables y elegir las cuentas predeterminadas que usan las contabilizaciones automáticas. Seleccione una cuenta para ver su saldo y sus asientos.
Saldos de apertura	Opening Balances en la página del plan de cuentas	Introducir los saldos que tenían sus cuentas cuando la empresa empezó a llevar su contabilidad en TrakIT.
Asientos contables	Finance > Journal Entries	Ver el diario, contabilizar asientos a mano y revalorizar los saldos en moneda extranjera.
Ejercicios	Admin > Masters > Finance Masters, pestaña Financial Years	Crear ejercicios y cerrarlos al final del ejercicio.
Balance de sumas y saldos	Finance > Trial Balance	Comprobar el saldo de cada cuenta en una fecha.
Balance de situación	Finance > Balance Sheet	Ver el activo, el pasivo y el patrimonio neto en una fecha.
Cuenta de pérdidas y ganancias	Finance > Profit & Loss	Ver los ingresos y los gastos de un periodo.
Tipos de cambio	Finance > Exchange Rates	Mantener los tipos de cambio que usan las contabilizaciones en otras monedas.

Estas páginas explican cómo funciona el módulo:

• Configurar la contabilidad: qué configurar y en qué orden.
• Ejercicios: abrir ejercicios, contabilizar en ellos y cerrarlos.
• Contabilización automática: qué asiento contabiliza cada documento, y cuándo.
• Contabilidad multidivisa: moneda base y moneda del documento, tipos de cambio y diferencias de cambio.
• Glosario y preguntas frecuentes de contabilidad: términos y preguntas habituales.

Quién puede hacer qué

Sección	Permiso	Le permite
Chart of Accounts	Read	Abrir el plan de cuentas y sus cuentas.
Chart of Accounts	Create	Inicializar el plan de cuentas y añadir cuentas.
Chart of Accounts	Update	Modificar cuentas, elegir las cuentas predeterminadas y abrir Opening Balances desde el plan de cuentas.
Chart of Accounts	Delete	Eliminar cuentas.
Journal Entries	Read	Ver el diario, los asientos contables y los saldos de apertura.
Journal Entries	Create	Contabilizar asientos a mano, contabilizar los saldos de apertura y ejecutar la revalorización de divisas.
Financial Reports	Read	Abrir el balance de sumas y saldos, el balance de situación y la cuenta de pérdidas y ganancias.
Finance Masters	Open/Close Financial Year	Crear y cerrar ejercicios.
Finance Masters	Update	Vincular los conceptos a cuentas contables.

Solo los administradores del sistema pueden definir la moneda predeterminada y el sistema financiero de una empresa, y vincular las formas de pago a las cuentas de banco y de caja. Para contabilizar un documento se necesita el permiso para finalizar o aprobar ese documento, no un permiso sobre la contabilidad.