Gestión de entidades

Las entidades son las organizaciones con las que trabaja TrakIT: clientes, cargadores y receptores, transportistas, transportistas por carretera, agentes, bancos, autoridades y otras. Los expedientes, las órdenes de trabajo, las facturas, las facturas de proveedor y los presupuestos hacen referencia a ellas. La página Entity Management las lista, por tipo, y es donde se crean, se exportan y se importan.

Para abrirla, seleccione System > Entity Management.

Seleccione una entidad de la lista para abrirla en la página Entidad, donde puede consultar y cambiar sus detalles, documentos, contactos y lo demás. También puede encontrar una entidad desde cualquier página con la Búsqueda rápida.

Tipos de entidad y pestañas

Cada entidad tiene un tipo principal, y puede tener además otros tipos. Las pestañas de la parte superior de la página listan cada una las entidades de un tipo: por ejemplo Customer, Shipper, Receiver, Carrier, Transporter, Bond Agent, Clearing Agent, Bank, Authority y Other. El soporte de TrakIT configura los nombres de los tipos para su instalación, por lo que los suyos pueden ser distintos. El soporte de TrakIT también decide, para cada tipo, si sus entidades necesitan aprobación y si TrakIT numera sus códigos automáticamente.

La pestaña de un tipo lista las entidades cuyo tipo principal es ese, y las que lo tienen como tipo adicional. Seleccione Exclude Multi-Type en los filtros para listar solo las entidades cuyo tipo principal es ese.

TrakIT recuerda la pestaña que ha seleccionado. Al cambiar de pestaña se borran los filtros.

Todas las entidades

La pestaña – All – lista las entidades de todos los tipos. Desde ella puede buscar y exportar, pero no crear ni importar entidades: seleccione antes la pestaña de un tipo.

Qué entidades ve

Ve las entidades cuya empresa responsable es una de las empresas a las que tiene acceso, y las entidades habilitadas para una de sus empresas en su pestaña Per Company. Los administradores del sistema ven todas las entidades.

Buscar una entidad

1. Seleccione la pestaña del tipo de entidad, o – All –.
2. Seleccione Filters para abrir el panel de filtros, si está cerrado.
3. Introduzca o seleccione los filtros que necesite.
4. Seleccione Search.

Reset borra los filtros. TrakIT recuerda sus filtros para la próxima vez que abra la página.

Filtro	Encuentra
Name / Code	Las entidades cuyo nombre, código o nombre local contiene el texto.
Email	Las entidades que tienen, entre sus correos electrónicos generales, de finanzas o de dirección, una dirección que contiene el texto.
Status	Active Only o Inactive Only (entidades deshabilitadas), o — Show All —.
Finance Approval	Approved Only o Unapproved Only, o — Show All —.
Exclude Multi-Type	Solo las entidades cuyo tipo principal es el tipo de la pestaña. No está en – All –.
Country	Las entidades de los países seleccionados. La lista muestra los países que tienen entidades del tipo. El icono de la marca de verificación selecciona todos o ninguno.
Customer Group	Los clientes de los grupos de clientes seleccionados. Solo en la pestaña de clientes.
Responsible Company	Las entidades cuya empresa responsable es una de las seleccionadas.
TIN, Registration	Las entidades cuyo número de identificación fiscal o número de registro contiene el texto.
Default Account	Las entidades cuyo código de cuenta predeterminado contiene el texto.
Company Account	Las entidades con un código de cuenta para una empresa, definido en su pestaña Per Company, que contiene el texto.
Document Upload	Has Documents o No Documents: las entidades con documentos o sin ellos.
Expiry	Expired o Not Expired: las entidades con un documento cuya fecha de caducidad ya ha pasado, o todavía no.
Document Title, File Name	Las entidades con un documento cuyo título o nombre de archivo contiene el texto.
Document Type	Las entidades con un documento de los tipos seleccionados. Seleccione Exclude Selected para encontrar en su lugar las entidades que no tienen ningún documento de esos tipos.
Document Status	Las entidades con un documento en uno de los estados seleccionados, como Have Original o Requested.
Select Data Field	Las entidades en las que coincide un campo de datos de entidad. Elija el campo y, después, un Search Mode: Partial Match, Exact Match, Not Matching, Non-Empty Data, Number Range o Date Range. Select Empty Data Field encuentra las entidades en las que un campo está vacío.
Tags	Las entidades con las etiquetas seleccionadas. [No Tags] incluye las entidades sin etiquetas.

La lista

Encima de la lista, la página muestra cuántas entidades coinciden, por ejemplo 125 Found. La lista muestra 20 entidades por página, por orden de nombre. Seleccione ID, Code o Name en el encabezado para ordenar por esa columna. Las entidades deshabilitadas aparecen en rojo.

Seleccione una fila para abrir la entidad.

Columna	Muestra
ID	El número de la entidad en TrakIT.
Code	El código de la entidad.
Name	El nombre, con el nombre local en gris debajo, si lo hay.
Type	El tipo principal de la entidad.
Multi-Type	Los demás tipos de la entidad, si los tiene.
Emails	Las direcciones de correo electrónico generales, con las de finanzas y de dirección debajo, si están definidas.
Status Update	Yes si el cliente recibe correos electrónicos de actualización de estado. Solo en la pestaña de clientes.
Default Account, Currency	El código de cuenta predeterminado y la moneda base. Solo en la pestaña de bancos.
Country	El país, con su bandera.
Resp. Company	La empresa responsable.
Profit Center	El centro de beneficio predeterminado, o -.
Changed By	Quién cambió la entidad por última vez.
Approved By	Quién aprobó la entidad, si se ha aprobado.
Campos de datos	Los campos de datos de entidad que su empresa ha configurado para mostrarse en las listas, para el tipo de la pestaña.
Docs	Cuántos documentos tiene la entidad.

Exportar la lista

Seleccione Export para descargar como archivo Excel las entidades que coinciden con los filtros, de todas las páginas. Aparece cuando la lista no está vacía. El archivo tiene dos hojas:

• Las entidades, con su ID, Code, Name, Local Name, Type, Multi-Type, sus direcciones de correo electrónico, Postal Address, TIN, Registration, Phone Number, Contact Person, el usuario Responsible, Remarks, Customer Group, Status Update, Default Account, Currency, Country, Responsible Company, Profit Center, Active, Changed By, Docs, Created By y Created On, seguidos de todos los campos de datos de entidad del tipo.
• Per Company: una fila por cada una de sus empresas para la que está configurada la entidad (para un administrador del sistema, cada empresa), con el Company Account, los Credit Days y la Currency de la empresa, y Disabled para una empresa en la que la entidad está deshabilitada. Una entidad que no está configurada para ninguna de sus empresas tiene una sola fila, con estas columnas vacías.

Una exportación puede contener hasta 5000 entidades. Si hay más, TrakIT indica Cannot export more than 5000 rows. Please filter your selection.

Crear una entidad

1. Seleccione la pestaña del tipo de entidad, por ejemplo Customer.
2. Seleccione Create.
3. Rellene los detalles de la entidad, descritos en Campos de la entidad. Entity Code, Entity Name, Country y Responsible Company son obligatorios.
4. Seleccione Create.

La nueva entidad se abre en la página Entidad. Su empresa responsable queda habilitada para ella en su pestaña Per Company; para que otras empresas puedan usarla, habilítelas allí. Cancel vuelve a esta página sin crear nada.

Para saber en qué orden configurar las entidades de una nueva empresa, consulte Configurar una empresa.

Importar entidades

Import añade y actualiza muchas entidades a la vez a partir de un archivo Excel. La forma más sencilla de obtener un archivo con el formato correcto es exportar primero las entidades.

1. Seleccione la pestaña del tipo de entidad. Las entidades nuevas se crean con este tipo.
2. Seleccione Export para descargar las entidades, y abra el archivo en Excel.
3. Cambie los datos:
   • Para actualizar una entidad, cambie las celdas y ponga el fondo de cada celda modificada en amarillo, con el amarillo estándar de Excel. En las entidades existentes solo se leen las celdas amarillas; los demás tonos se ignoran.
   • Para añadir una entidad, añada una fila y deje vacío su ID. Se leen todas las celdas rellenadas de una fila nueva, sea cual sea su color.
4. Guarde el archivo en formato Excel (.xlsx).
5. Seleccione Import.
6. En Import Entity, elija el archivo en MS-Excel File Upload.
7. Seleccione Allow overwriting with blanks si las celdas amarillas vacías deben borrar el valor de la entidad. Si no, las celdas vacías se omiten.
8. Seleccione Upload.

La importación se ejecuta en segundo plano, y TrakIT indica You will receive import results by email. El correo electrónico indica cuántas filas se han añadido, actualizado, dejado sin cambios y rechazado, con el motivo de cada fila rechazada, y los mismos recuentos para los valores de los campos de datos.

Cómo se lee el archivo

• Solo se lee la primera hoja. La primera fila contiene los encabezados de columna, y la primera columna debe ser ID, Ent ID o Entity ID.
• Una fila cuyo ID es el ID de una entidad existente actualiza esa entidad. Cualquier otra fila crea una entidad nueva, y un valor en su celda de ID se usa como código de la nueva entidad. Una entidad nueva está activa, y su empresa responsable es su propia empresa, salvo que la fila indique otra.
• Se reconocen estos encabezados de columna, en cualquier orden y en mayúsculas o minúsculas: Code, Name, Local Name, Postal Address, Country (nombre o código), Contact Person, Phone Number, General Email, Finance Email, Management Email, Remarks, TIN, Registration, SCAC, Default Account, Currency, Responsible Company (nombre de la empresa), Profit Center (un centro de beneficio de la empresa responsable), Responsible (identificador o nombre de usuario), Customer Group, Status Update, TrackLink y Enable API (Yes o No), Active (Yes o No, para las entidades existentes) y Multi-Type.
• Multi-Type lista los demás tipos de la entidad por su nombre, separados por comas. Sustituye los demás tipos de la entidad; una celda Multi-Type amarilla vacía los quita.
• Los campos de datos de entidad se leen de las columnas cuyo encabezado es el nombre y el código del campo, tal como los escribe la exportación, por ejemplo Credit Rating [CRDRT]. Separe con puntos y comas los distintos valores de un campo de selección múltiple. Los campos calculados no se pueden importar.
• Las demás columnas se ignoran.
• Cada fila se comprueba como si se guardara en la página Entidad. Una fila que no supera la comprobación se rechaza, y el correo electrónico indica el motivo.
• Salvo que sea administrador del sistema, una fila se rechaza con The responsible company is not one of yours si la empresa responsable de la entidad, o la empresa que la fila indica en Responsible Company, no es una de las empresas a las que tiene acceso. Los valores de sus campos de datos tampoco se importan.

El archivo puede tener hasta 2 MB.

Mensaje	Qué hacer
Select a file to import o Selected file is empty	Elija un archivo que no esté vacío.
MS-Excel 2007 or higher file format is required.	Guarde el archivo como .xlsx.
File size exceeds 2 MB	Quite filas e importe en varios archivos.
First column must be the Entity ID (en el correo electrónico)	Haga que la primera columna sea la columna del ID, con el encabezado ID.
Nothing to upload. No fields highlighted. (en el correo electrónico)	Ponga un fondo amarillo a las celdas modificadas.
The responsible company is not one of yours (en el correo electrónico)	Quite las entidades de las empresas a las que no tiene acceso, e indique en Responsible Company una empresa a la que tenga acceso. Un administrador del sistema puede importar las demás.

Quién puede usar esta página

Su rol necesita estos permisos en la sección Entity Management:

Permiso	Le permite
Read	Abrir la página y ver las entidades.
Create	Crear entidades con Create.
Import	Importar entidades con Import. Para añadir entidades también necesita Create, y para actualizarlas, Update. Salvo que sea administrador del sistema, solo entidades de las empresas a las que tiene acceso.
Export	Exportar la lista.

En algunas instalaciones, solo los administradores del sistema pueden crear entidades de algunos tipos.