Definiciones de eventos y datos

Esta página configura un evento o un campo de datos de un flujo de trabajo. Un evento es un paso del flujo de trabajo, registrado en cada orden de trabajo con una fecha y una hora, como una entrada al patio o una entrega. Un campo de datos contiene un valor, como un número de referencia, un nombre, un importe o una ubicación. Aquí se eligen las reglas del campo, qué órdenes de trabajo lo reciben, qué roles pueden verlo o cambiarlo, las acciones que desencadena y cuándo vence su plazo. Para planificar y crear un flujo de trabajo completo, consulte Diseñar un flujo de trabajo.

Para abrirla:

1. Seleccione Admin > Workflow Definitions y abra el flujo de trabajo.
2. En la pestaña Events o Data del flujo de trabajo, seleccione el evento o el campo de datos.

El título indica Event Detail o Data Detail, con el nombre del flujo de trabajo debajo. Para registrar eventos y datos en las órdenes de trabajo, consulte Eventos y datos y la pestaña Events de la orden de trabajo.

Los eventos y los campos de datos comparten esta página, pero algunos campos y ajustes solo se aplican a uno de los dos. Las tablas siguientes indican cuáles.

La parte superior de la página

• ◄ Back to Workflow vuelve al flujo de trabajo.
• Las flechas (Previous y Next) abren el evento, o el campo de datos, anterior o siguiente del flujo de trabajo, en el orden del flujo de trabajo.
• Switch To abre otro evento, u otro campo de datos, del mismo flujo de trabajo.

Detalles

El recuadro de la parte superior muestra el nombre del campo seguido de su información específica (el sufijo), sobre su color de fondo, y su descripción debajo. A la derecha, Active o Disabled indica si el campo se añade a las nuevas órdenes de trabajo. Un campo desactivado aparece en gris.

Debajo están los ajustes del campo. La tabla de campos explica cada uno.

Campo	Muestra
Unique Code, Responsible Company, Owner Role	El código, la empresa responsable y el rol propietario del campo (None si no hay ninguno).
Information Only	Eventos: Yes o No.
Quick Search	Datos: Yes o No.
Requires	Lo que debe rellenarse antes: el tipo y el nombre del campo de cabecera o el código del evento o del campo de datos, por ejemplo Header - Seal Number o Event - ETA, o -. Consulte Requerir un campo de cabecera.
Require Remarks	Not Required, Except NA & TBA o Yes.
Auto-Refresh	Datos calculados: con qué frecuencia se vuelve a calcular, o None.
Is Start Event	Eventos: Yes o No.
Default Data Value, Data Format	Datos: el valor predeterminado o, para los datos calculados, el formato.
External Access	No Access, Visible o Updatable.
Required Event, Required Data	Yes o No.
Display in Header, Apply To	Si se muestra bajo la cabecera de la orden de trabajo, y si se aplica al Job o a la Work Order.
Allowed Offset, Allow NA/TBA	Eventos: los minutos permitidos (Any si no hay límite), y si se permiten NA y TBA, por ejemplo Yes/No.
Multi-Select, Entity Type	Datos de texto y numéricos: cuántos elementos de la lista se pueden elegir. Datos de entidad: el tipo de entidad.
Decimal Precision, Geo Data Type, Data Option	Datos: los decimales, el tipo de ubicación o la opción de texto.
External Name	El nombre que ven los usuarios externos.
Allow non-list data, Mandatory	Datos: si se permiten valores fuera de la lista y, para los datos del expediente, si es obligatorio.
Item List, Remark List	Las listas de valores y de observaciones, o Custom List defined para una lista que ha configurado el soporte de TrakIT.
Validation Description, Computed Description	Qué hace la comprobación del campo, o cómo se obtiene el valor de un campo calculado.

La línea de la parte inferior indica cuándo se creó el campo y quién lo cambió por última vez. Los iconos de la parte inferior derecha:

Icono	Qué hace
Lápiz (Edit Detail)	Modifica el campo.
Papelera (Delete Detail)	Elimina el campo.

Estadísticas

Seleccione Show junto a Statistics para ver cómo se usa el campo. Las órdenes de trabajo canceladas no se cuentan.

Cifra	Significa
Total WO	Órdenes de trabajo que tienen el campo.
Fill Ratio	La proporción de esas órdenes de trabajo en las que tiene un valor. NA cuenta como valor; TBA no.
NA / TBA	Eventos: cuántos son NA y cuántos TBA.
Average Delay	Eventos: cuántas horas después de la fecha y hora del evento se registró, de media.
Missing In Open WO	Órdenes de trabajo abiertas que deberían tener el campo, según sus servicios, clientes y tipos de expediente, pero no lo tienen.
Extra In Open WO	Órdenes de trabajo abiertas que tienen el campo pero ya no cumplen esos criterios.

Las órdenes de trabajo abiertas son las activas y las abandonadas. Para añadirles o quitarles el campo, use las acciones adicionales al modificar el campo.

Crear un evento o un campo de datos

1. En la pestaña Events o Data del flujo de trabajo, seleccione Create. La página se abre como Create Event o Create Data.
2. Elija el evento maestro o el campo de datos maestro.
3. Rellene los campos.
4. Si el flujo de trabajo tiene órdenes de trabajo abiertas, aparece la sección Additional Actions. Seleccione Add to open work orders as well para añadir ya el nuevo campo a todas ellas; el número aparece entre paréntesis. Si no, solo lo reciben las órdenes de trabajo que se creen a partir de ahora.
5. Seleccione Create.

TrakIT indica New Event created successfully! o New Data Field created successfully! y muestra el nuevo campo. Cancel vuelve al flujo de trabajo sin crearlo.

Un campo nuevo empieza como Currently Active, y un evento nuevo como Required Event. Para elegir qué órdenes de trabajo lo reciben, quién puede verlo y qué desencadena, use las pestañas una vez creado.

Evento maestro o campo de datos maestro

Cada evento y campo de datos de un flujo de trabajo se basa en un elemento maestro: un nombre general, como Arrived o Invoice Number, que comparten todos los flujos de trabajo. Para los datos, el elemento maestro también define el tipo de dato.

1. En Master Event o Master Data, elija el elemento maestro. TrakIT rellena su código predeterminado en Unique Event Code o Unique Data Code, y muestra los campos que se aplican a su tipo de dato.
2. Para que el nombre sea específico, escriba el resto en Specific Info / Suffix, por ejemplo at Border después de Arrived. El nombre de la parte superior del formulario muestra el resultado.

Los elementos maestros se listan en Tablas maestras.

Crear un evento maestro o un campo de datos maestro

Si ningún elemento maestro encaja, un administrador del sistema puede añadir uno. Los elementos maestros deben ser cortos y generales, sin lugares ni nombres de entidades; póngalos en Specific Info / Suffix.

1. Seleccione el icono del signo más (Add New) junto a Master Event o Master Data. Se abre la ventana emergente Create New Master Event o Create New Master Data.
2. Escriba el Event Name o el Data Name: hasta 50 caracteres, sin ! # $ % * ; < = > @ ^ { } ~. No puede haber dos elementos maestros con el mismo nombre.
3. Escriba el Default Code: hasta 30 letras, números o guiones bajos. Se pone en mayúsculas.
4. Para los datos, elija el Data Type. Consulte Tipos de datos.
5. Seleccione Save.

A continuación, el nuevo elemento maestro queda elegido, con su código rellenado. Al mismo tiempo se vuelve a cargar el formulario, por lo que se borra todo lo demás que haya escrito en él: cree el elemento maestro antes de rellenar el resto.

Mensaje	Qué hacer
Specified Name already exists	Use el elemento maestro existente, o elija otro nombre.
Default code specified is already in use	Elija otro código.
Name has invalid characters, Default Code contains invalid characters	Quite los caracteres indicados arriba.

Campos

Campo	Se aplica a	Qué introducir
Master Event, Master Data	Ambos	El elemento maestro. Obligatorio.
Specific Info / Suffix	Ambos	Texto que se añade después del nombre del elemento maestro, hasta 100 caracteres.
Background Color	Ambos	El color con el que se muestra el campo en las órdenes de trabajo, o - None -.
Currently Active	Ambos	Activado para añadir el campo a las nuevas órdenes de trabajo. Si se desactiva, las órdenes de trabajo existentes lo conservan.
Description	Ambos	La descripción completa, hasta 500 caracteres, sin etiquetas HTML. Los usuarios la ven con el icono de información del campo en la orden de trabajo.
Unique Event Code, Unique Data Code	Ambos	El código, hasta 30 letras, números o guiones bajos, único en el flujo de trabajo. Empieza siendo el código predeterminado del elemento maestro: consérvelo salvo que necesite otro. CREATED y NOW están reservados. Las acciones, Requires y las plantillas hacen referencia a los campos por su código.
Responsible Company	Ambos	La empresa responsable del campo. Sus acciones pueden usar los canales de mensajería y las integraciones de API de esta empresa, además de los de todas las empresas.
Owner Role	Ambos	El rol responsable de rellenarlo, entre los roles de la empresa responsable. La página Eventos y datos lo muestra y permite filtrar por él.
Information Only	Eventos	Activado para un evento que es información, no un paso realizado, como una hora estimada. Se puede registrar en el futuro y fuera de orden respecto a los demás eventos, y no cuenta como el último evento de la orden de trabajo.
Quick Search	Datos, no calculados	Activado para encontrar órdenes de trabajo por el valor de este campo con la Búsqueda rápida.
Requires	Ambos, no calculados	Lo que debe tener un valor (distinto de TBA) antes de que este campo pueda recibir uno: elija Header, Event o Data y, a continuación, el campo de cabecera, el evento o el campo de datos. Cuando un valor se aplica a todo el expediente, el campo requerido debe estar rellenado en todas las órdenes de trabajo abiertas del expediente.
Require Remarks	Ambos, no calculados	Not Required, Except NA and TBA (observaciones necesarias con cualquier otro valor) o Yes (observaciones necesarias con cualquier valor).
Auto-Refresh	Datos calculados	Con qué frecuencia TrakIT vuelve a calcular el valor en las órdenes de trabajo abiertas: None, o cada 3 a 24 Hours.
Is Start Event	Eventos	Activado para el evento a partir del cual TrakIT empieza a vigilar si la orden de trabajo queda abandonada. Cuando se guardan los eventos y los datos de una orden de trabajo mientras su evento inicial no tiene fecha, TrakIT no la marca como abandonada, y la vuelve a poner activa si lo estaba. Un flujo de trabajo tiene un solo evento inicial: activarlo aquí lo desactiva en los demás. No se puede usar con Information Only.
Default Data Value	Datos, no calculados	El valor con el que empiezan las nuevas órdenes de trabajo, hasta 100 caracteres. Para un número, un número. Con una Item List, debe ser uno de los elementos. Para una entidad o una ubicación, su nombre o su código.
Data Format	Datos calculados	Cómo se muestra el resultado: un formato de número como #,##0.00, o un formato de fecha como dd MMM yyyy. Sin formato, las fechas se muestran como dd MMM yyyy.
External Access	Ambos	No Access: los usuarios externos no lo ven. Visible y Updatable: lo ven, con su External Name si lo tiene, en la pestaña Events o Details de la orden de trabajo en el portal, y en las columnas de eventos y de campos de datos de las listas del portal y de los enlaces compartidos Entity Tracking. En el caso de un evento, el último de esos eventos es el estado que ven los usuarios externos.
Required Event, Required Data	Ambos	Activado si debe tener un valor para que la orden de trabajo esté completa. Cuando todos los eventos y datos obligatorios de una orden de trabajo tienen un valor distinto de TBA, la orden de trabajo se cierra automáticamente; NA cuenta como valor.
Display in Header	Ambos	Activado para mostrarlo bajo la cabecera de la orden de trabajo.
Apply To	Ambos, no calculados	Work Order Only, o Job para un campo que es el mismo para todo el expediente: en la orden de trabajo, Apply To Job aparece entonces seleccionado de entrada, de modo que el valor se registra en todas las órdenes de trabajo abiertas del expediente. Los campos de datos del expediente también aparecen en Datos del expediente al crear un expediente. Obligatorio. Los datos calculados siempre se aplican a la orden de trabajo.
Allowed Offset	Eventos	Cuántos minutos antes o después de la hora actual se puede registrar el evento. Déjelo vacío para no poner límite. Hasta 50 000.
Allow NA/TBA	Eventos	Both allowed, NA not allowed, TBA not allowed o Neither allowed. NA significa no aplicable y TBA, pendiente de confirmar.
Multi-Select	Datos de texto	Con una Item List: Single Item Only, un máximo (Max 2 Items a Max 10 Items) o No Limit.
Entity Type	Datos de entidad	El tipo de entidad entre las que eligen los usuarios, por ejemplo clientes o transportistas por carretera. Obligatorio.
Decimal Precision	Datos numéricos y calculados	El número de decimales, de 0 a 6. Obligatorio.
Geo Data Type	Datos de tipo Geo Data	El tipo de ubicación que eligen los usuarios: – Any Location –, o solo una Region, Cluster, Country, State, Area, City o Location.
Data Option	Datos de texto y otros datos de entrada libre	Cambia lo que escriben los usuarios: Force Lower Case, Force Upper Case, Force Title Case, Remove Spaces, o minúsculas o mayúsculas sin espacios.
External Name	Ambos	El nombre que ven los usuarios externos, hasta 200 caracteres.
Allow non-list data	Datos de texto y otros datos de entrada libre	Se muestra al modificar el campo. Activado para aceptar valores que no están en la Item List. No se puede usar con la selección múltiple.
Mandatory	Datos del expediente	Se muestra al modificar un campo de datos que se aplica al expediente. Activado para que sea obligatorio al crear un expediente, y para impedir que se borre.
Item List	Datos de texto, numéricos y otros datos de entrada libre	Los valores entre los que eligen los usuarios, separados por ;, hasta 2500 caracteres. Para un campo numérico, solo números. Ningún elemento puede aparecer dos veces. Una lista que el soporte de TrakIT ha creado a partir de una consulta se muestra como Custom List defined.
Remark List	Ambos, no calculados	Observaciones estándar entre las que pueden elegir los usuarios, separadas por ;, hasta 3000 caracteres.
Validation Description, Computed Description	Ambos	Qué comprueba la validación del campo, o cómo se calcula su valor. El soporte de TrakIT la escribe junto con la expresión.

El soporte de TrakIT también puede añadir un patrón o una expresión que compruebe cada valor que introducen los usuarios. El mensaje que ven los usuarios cuando un valor no pasa la comprobación se define junto con ella.

Requerir un campo de cabecera

Un evento o un campo de datos puede requerir que un campo de cabecera de la orden de trabajo esté rellenado antes de poder recibir un valor, y un formulario del flujo de trabajo puede requerir uno antes de poder generarse (consulte Añadir un formulario). En Requires, elija Header y, después, uno de estos campos: Transport Document (la referencia del expediente), Customer, Shipper, Receiver, Carrier, Bond Agent, Clearing Agent, Transporter, Return Transporter, Commodity, Container, Manifest, Seal Number, Load Type, Weight, Country of Origin, Final Destination o Job Type. La lista usa los nombres que su instalación da a la referencia del expediente y a las entidades (consulte Etiquetas definidas para su instalación), pero siempre muestra Manifest. Los demás campos de cabecera no se pueden requerir.

El requisito se muestra entonces como Header y el nombre del campo, por ejemplo Header - Seal Number: en las pestañas Events, Data y Forms del flujo de trabajo, en la exportación de los eventos y los campos de datos, y en los detalles del evento o del campo de datos.

El requisito se cumple cuando el campo tiene un valor. Una referencia del expediente que empieza por TBA cuenta como vacía, igual que un peso de 0. Cuando un valor se aplica a todo el expediente, o se genera un formulario del expediente, un campo de la orden de trabajo debe estar rellenado en todas las órdenes de trabajo abiertas del expediente. Si no, TrakIT indica lo que falta, por ejemplo Missing Commodity, o Missing Commodity in WO seguido de los ID de las órdenes de trabajo.

Tipos de datos

El tipo de un campo de datos procede de su elemento maestro, y determina cómo introducen los usuarios el valor y qué campos de los anteriores se aplican.

Tipo de dato	Los usuarios introducen	Ajustes que se aplican
Text	Cualquier texto, o elementos de la Item List.	Item List, Multi-Select, Allow non-list data, Data Option.
Number	Un número, redondeado a la Decimal Precision.	Decimal Precision, Item List.
Currency	Un importe.	Data Option.
Date	Una fecha.	Acciones On Date/Time, como los eventos.
Computed	Nada: TrakIT calcula el valor.	Data Format, Decimal Precision, Auto-Refresh.
Geo Data	Una ubicación de Geo Data.	Geo Data Type.
Entity	Una entidad, como un cliente o un transportista por carretera.	Entity Type.
Hyperlink	Un enlace web o de correo electrónico.	Data Option.
Google Place	Un lugar elegido entre las sugerencias de Google.	No puede tener una lista de elementos.
Phone	Un número de teléfono, de hasta 15 caracteres.	Ninguno propio.

Los valores Computed se calculan a partir de una expresión de cálculo que escribe el soporte de TrakIT. Puede usar los demás eventos y datos de la orden de trabajo, su expediente y el usuario que hizo el cambio. TrakIT vuelve a calcular el valor cuando cambian los eventos y datos de la orden de trabajo, y según la programación de Auto-Refresh. Si la expresión falla, el valor muestra {Error}, con el motivo en las observaciones.

Los campos Geo Data también pueden tener un filtro personalizado, configurado por el soporte de TrakIT, que limita las ubicaciones ofrecidas, por ejemplo a un país.

Las listas de elementos y de observaciones también se pueden crear a partir de una consulta, que configura el soporte de TrakIT.

Mensajes al guardar

Mensaje	Qué hacer
Please select ‘Apply To’	Elija Work Order Only o Job.
Code must be specified and must be alphanumeric	Escriba un código de letras, números y guiones bajos.
Code ‘…’ is already in use. Please specify a different code., Specified Code already exists	Otro campo del flujo de trabajo tiene ese código. Elija otro.
Cannot use ‘Info Only’ with ‘Start Event’	Desactive uno de los dos.
Cannot set required field as itself	Elija otro campo en Requires.
Decimal Precision must be selected	Elija los decimales.
Please select the Entity Type	Elija el tipo de entidad.
Default Data value must match an item in the Item List or Non-list items should be allowed	Use uno de los elementos, o active Allow non-list data.
Item List contains duplicate values, Remark List contains duplicate values	Quite el elemento repetido.
Item List must have items for multi-select	Escriba los elementos, o elija Single Item Only.
Cannot allow Non-List items on a multiselect list	Desactive Allow non-list data, o elija Single Item Only.
Event is a rev/exp trigger event and must not allow ‘NA’ (or ‘TBA’, or must be set to ‘Required’)	El evento define la fecha de reconocimiento de los expedientes. Elija Neither allowed y active Required Event.
Compute Expression is required	Los campos calculados se configuran con el soporte de TrakIT.
You do not have the permission to add/modify SQL	Las listas creadas a partir de una consulta las configura el soporte de TrakIT.

Modificar un evento o un campo de datos

1. Seleccione el icono del lápiz (Edit Detail). La página se abre como Modify Event o Modify Data.
2. Cambie los campos.
3. En Additional Actions, elija qué ocurre con las órdenes de trabajo abiertas, si procede:
   • Add to open work orders where missing: añade el campo a las órdenes de trabajo abiertas que deberían tenerlo, según sus servicios, clientes y tipos de expediente. El número aparece entre paréntesis.
   • Remove from open work orders where not applicable: quita el campo, y sus valores, de las órdenes de trabajo abiertas que ya no cumplen esos criterios. Use with caution - Event date/times deleted cannot be recovered!
   • Force re-compute on active work orders (Caution: This may trigger actions), para los datos calculados: vuelve a calcular el valor en todas las órdenes de trabajo abiertas.
   • Force update on active work orders (Caution: This may trigger actions), para los datos numéricos: vuelve a guardar los valores en todas las órdenes de trabajo abiertas con los nuevos ajustes, por ejemplo una nueva precisión decimal.
4. Seleccione Save.

Cancel vuelve atrás sin guardar. Los valores cambiados en las órdenes de trabajo abiertas pueden desencadenar las acciones del campo y volver a calcular los campos calculados que lo usan.

No puede desactivar Currently Active en el evento de reconocimiento de ingresos y gastos del flujo de trabajo, definido en la configuración del flujo de trabajo, ni en un campo que otro campo tiene en Requires: TrakIT indica Cannot disable Revenue/Expense Recognition trigger event o Cannot disable as it is in use as required event/data.

Eliminar un evento o un campo de datos

1. Seleccione el icono de la papelera (Delete Detail). La página se abre como Delete Event o Delete Data, con los campos en gris.
2. Si hay órdenes de trabajo que tienen el campo, Additional Actions muestra Delete from all work orders and reports, con el número. Selecciónelo para eliminar los valores del campo de todas las órdenes de trabajo, abiertas y cerradas.
3. Seleccione Delete.

El campo se elimina con sus acciones, sus días de plazo y sus ajustes, y usted vuelve al flujo de trabajo. No se puede deshacer. Cancel lo conserva.

Un campo que todavía tienen algunas órdenes de trabajo no se puede eliminar salvo que seleccione Delete from all work orders and reports: TrakIT indica Unable to delete. Please check references. Indica lo mismo mientras haya usuarios elegidos en Workflow Instructions, o mientras los días de plazo de otro campo se cuenten a partir de este evento: quítelos primero. El evento de reconocimiento de ingresos y gastos y los campos que otro campo tiene en Requires no se pueden eliminar en ningún caso. Para dejar de usar un campo así, desactive Currently Active en su lugar, donde se permita.

Pestañas

Las pestañas bajo los detalles son Customization, Actions y Due Days. TrakIT recuerda la pestaña que usó por última vez.

Pestaña Customization

La pestaña Customization define qué órdenes de trabajo reciben el campo, quién puede verlo o cambiarlo, a quién se avisa cuando cambia y, para los eventos, el seguimiento de retrasos que inicia o detiene. Cada recuadro tiene su propio botón Update.

Los servicios, los clientes y los tipos de expediente determinan qué órdenes de trabajo nuevas reciben el campo. Las órdenes de trabajo que ya existen lo conservan o siguen sin tenerlo: consulte las estadísticas y, a continuación, use las acciones adicionales al modificar el campo para añadirlo o quitarlo.

Services

1. Elija All Services, o Selected Services Only y marque los servicios.
2. Seleccione Update.

Con servicios seleccionados, solo reciben el campo las órdenes de trabajo con al menos uno de esos servicios. La lista muestra los servicios del flujo de trabajo; los desactivados aparecen en rojo con [Disabled]. TrakIT indica Services Updated successfully. Please check Event Statistics.

No se pueden definir servicios en el evento de reconocimiento de ingresos y gastos del flujo de trabajo.

Role Access

Para cada rol, elija qué pueden hacer sus usuarios con el campo en las órdenes de trabajo:

• Hidden: no lo ven.
• View Only: lo ven pero no pueden cambiarlo.
• View & Update: pueden cambiarlo. Solo se ofrece para los roles con Update Events & Data en la sección Work Orders.

Set All pone todos los roles en Hidden, View o Update (cuando el rol lo permite). Después seleccione Update: TrakIT indica Roles access updated successfully.

Los roles aparecen con su empresa entre paréntesis. Un usuario con varios roles obtiene el máximo que permiten sus roles, entre los roles que pueden ver o actualizar eventos y datos. Los administradores del sistema ven todos los campos y pueden cambiarlos.

Customers

1. Elija All Customers, Selected Customers Only o All Except Selected Customers.
2. Para las dos últimas opciones, añada los clientes: escriba parte del nombre de un cliente y elija el cliente en la lista. La lista de la izquierda limita la búsqueda a un país. Los clientes aparecen en el cuadro de abajo; Selected Customers los cuenta.
3. Seleccione Update.

El cliente es el cliente del expediente. Para quitar un cliente, seleccione la X que sigue a su nombre; Remove All los quita todos. TrakIT indica Customers selection updated successfully.

Mensaje	Qué hacer
Customer specified not found.	Elija el cliente en la lista mientras escribe.
Customer specified matches more than one.	Escriba más letras del nombre, o elija en la lista.
Customer is already selected.	Ya está en el cuadro.
Please add one or more customers	Añada un cliente, o elija All Customers.

Workflow Instructions

Las instrucciones del flujo de trabajo indican a los usuarios elegidos qué hacer cuando se actualiza el campo.

1. En Select Users to Notify, escriba nombres y elija los usuarios. La lista ofrece los usuarios activos que tienen acceso al flujo de trabajo.
2. En Specify Workflow Instructions, escriba las instrucciones: de 50 a 500 caracteres.
3. Seleccione Update.

Cuando el campo se actualiza o se cambia en una orden de trabajo, los usuarios reciben unos minutos después un correo electrónico Event/Data Workflow Instructions. Contiene las instrucciones y las órdenes de trabajo afectadas, con su cliente, sus servicios, su contenedor, el nuevo valor, las observaciones y quién hizo el cambio. Para dejar de enviar estos correos electrónicos, quite todos los usuarios y el texto y, a continuación, seleccione Update.

Mensaje	Qué hacer
At least one user must be selected to receive workflow instructions.	Elija un usuario, o borre las instrucciones.
Workflow Instructions must be at least 50 characters and a maximum of 500 characters.	Alargue o acorte el texto.

Job Types

1. Elija All Types, Selected Types Only o All Except Selected Types.
2. Para las dos últimas opciones, marque los tipos de expediente. Los desactivados aparecen en rojo con [Disabled].
3. Seleccione Update.

TrakIT indica Job Types saved successfully. Si no marca ninguno, indica Please select one or more Shipment Types. No se pueden definir tipos de expediente en el evento de reconocimiento de ingresos y gastos del flujo de trabajo.

Delay Tracking Triggers

Solo eventos. Para cada tipo de seguimiento, como la demora o la detención, elija Start Tracking o Stop Tracking según este evento inicie o detenga el seguimiento del contenedor de una orden de trabajo, o — si no hace ninguna de las dos cosas. Después seleccione Update: TrakIT indica Delay tracking saved successfully.

Los tipos de seguimiento se configuran en Tablas maestras. Para saber cómo funciona el seguimiento, consulte Seguimiento de retrasos.

Pestaña Actions

Las acciones son lo que hace TrakIT cuando cambia el valor del campo, o en un momento anterior o posterior a un evento: enviar un correo electrónico o un mensaje, actualizar otro campo, cerrar la orden de trabajo y más. La pestaña Actions las lista en el orden en que se ejecutan.

Columna	Muestra
Title	El título de la acción. Las acciones desactivadas aparecen en rojo.
Trigger	On Change u On Date/Time.
Action	El tipo de acción.
Condition	La descripción de la condición, si el soporte de TrakIT ha definido una.
Content	Para los mensajes, el tipo de contenido: Plain Message es el contenido Simple Message. Para Update Event/Data, lo que hace, como Set Event Date/Time o Copy Event, o el valor que define.
Form Name	La plantilla de mensaje, el formulario o el informe que se usa.
Recipients	Para los correos electrónicos, los mensajes de chat, los mensajes y los documentos, cuántos destinatarios tiene. Una entidad cuenta como uno.
Updated By	Quién la cambió por última vez, y hace cuánto tiempo.

• Para añadir una acción, seleccione Add Action.
• Para cambiar una, seleccione su fila. Las filas Custom Action y Custom Action API muestran No Permission en su lugar: las cambia el soporte de TrakIT.
• Los administradores del sistema pueden arrastrar el icono de las flechas (Re-Order) de una fila para cambiar el orden.

Para ver lo que hicieron las acciones en cada orden de trabajo, consulte el Registro de acciones de eventos y datos. En una orden de trabajo, More Info en los detalles de eventos y datos también las muestra.

Crear o modificar una acción

Add Action abre la ventana emergente Create New Action, y seleccionar una acción abre Modify Action. La ventana emergente tiene Action Title en la parte superior y dos pestañas: Action y Trigger.

1. Escriba el Action Title. Obligatorio, sin etiquetas HTML.
2. En la pestaña Action, elija el Action Type. Los ajustes de ese tipo aparecen debajo: consulte Tipos de acción.
3. En Run Action, elija For Job, para ejecutarla una vez para el expediente, o For Work Orders, para ejecutarla una vez para cada orden de trabajo que tenga el cambio. Obligatorio.
4. Rellene los ajustes del tipo, y su Content y sus Recipients si los tiene.
5. En la pestaña Trigger, elija cuándo se ejecuta.
6. Seleccione Save.

Al modificar una acción, también aparece Active: desactívelo para detener la acción sin eliminarla. Las acciones nuevas empiezan activas y se añaden al final de la lista. Para eliminar una acción, ábrala, seleccione Delete arriba a la derecha y confirme. Solo el soporte de TrakIT puede eliminar una acción Transfer Documents.

Recompute (Self, Parent, Child) indica si se vuelven a calcular los campos calculados del expediente, y de sus órdenes de trabajo padre o hijas, después de ejecutarse las acciones. Lo define el soporte de TrakIT.

Contenido

Las acciones que envían algo tienen una sección Content.

Tipo de contenido	Envía	Disponible para
Simple Message	El texto de Compose Message. Obligatorio.	Todas las acciones con contenido.
Message Template	La plantilla de mensaje elegida en Select Template.	Todas las acciones con contenido.
Form PDF, Form Text, Form HTML	El formulario elegido en Select Form, generado para la orden de trabajo, como archivo PDF, de texto o HTML. La lista ofrece los formularios del flujo de trabajo que usted puede generar: está vacía si su rol no tiene Generate Form en la sección Work Orders.	Send Email, Save to FTP Location y Post to API.
Query Report	El informe de consulta elegido en Select Report, como archivo adjunto. Solo se listan los informes que el soporte de TrakIT ha habilitado para Action Trigger. El primer parámetro del informe recibe el expediente o la orden de trabajo.	Send Email.

• Email Subject, para los correos electrónicos y los documentos, es obligatorio y puede usar códigos de plantilla, incluidos [ED:CODE:NAME] y [ED:CODE:EXTNAME] para el nombre o el nombre externo de cualquier evento o campo de datos del flujo de trabajo. Empiécelo por ~ para omitir el prefijo de asunto de la empresa.
• File Name, para FTP y API, da nombre al archivo, con los mismos códigos. A un formulario se le añade su extensión.
• Compose Message puede usar [WOID], [NAME], [VALUE], [OLDVALUE], [REM], [USERID] y [USERNAME] para la orden de trabajo, el nombre del campo, su valor nuevo y antiguo, las observaciones y el usuario que hizo el cambio, así como los códigos de plantilla estándar y [ED:CODE:NAME] y [ED:CODE:EXTNAME]. Con un formulario o un informe, el mensaje lo acompaña. Hasta 2000 caracteres.
• Attach Document to WO, para un formulario enviado por correo electrónico, FTP o API, también añade el formulario generado a los documentos de la orden de trabajo, o a los del expediente. Está abierto a los usuarios externos si el acceso externo predeterminado del formulario está activado.
• Send Inline, para Form HTML por correo electrónico, incluye el formulario en el correo electrónico en lugar de adjuntarlo.

Con For Job, un formulario dirigido a una entidad de las órdenes de trabajo, como el transportista por carretera, se genera y se envía una vez por cada entidad distinta entre las órdenes de trabajo del expediente.

Destinatarios

Send Email, Send Chat Message, Send App Notification, Send Documents y algunos canales de Send Message tienen una sección Recipients.

En Recipient List, escriba identificadores de usuario separados por , o ; y, para los correos electrónicos, direcciones de correo electrónico o, para los mensajes, números de teléfono que empiecen por + y el prefijo del país. También se pueden usar estos códigos:

Código	Significa
[RESP]	El responsable de la orden de trabajo.
[CREATOR]	El usuario que creó la orden de trabajo.
[VALUE]	El valor de este campo, como una dirección de correo electrónico o un identificador de usuario.
[CODE]	El valor de otro evento o campo de datos, por su código, por ejemplo [AGENTEMAIL].
[G-CODE]	Un grupo de usuarios por su código. Un correo electrónico se envía a los destinatarios de correo electrónico del grupo; las demás acciones se envían a sus miembros, y los mensajes, a sus miembros que tienen activados los mensajes.

Para añadir un grupo de usuarios, elíjalo en + Add a user group debajo de la lista; ofrece los grupos activos que usted puede ver. Para los mensajes de chat y las notificaciones de la aplicación, cada destinatario debe ser un usuario. Cualquier otra cosa se rechaza.

Para Send Email, Send Documents y Send Message, Entity añade como destinatario una entidad de la orden de trabajo: el transportista, el cliente, el cargador, el receptor, el transportista por carretera, el transportista por carretera de retorno o un agente, con los nombres que les da su instalación. Para el correo electrónico, Entity Emails elige qué direcciones de la entidad se usan: General, Finance o Management. Cuando todas las marcadas están vacías para una entidad, se usan sus direcciones generales. Para los mensajes, TrakIT usa los números de teléfono o los números de WhatsApp de la entidad, según el canal.

Una lista de destinatarios que el soporte de TrakIT ha creado a partir de una consulta muestra Custom Recipients Specified. To change, contact Admin.

Tipos de acción

Tipo de acción	Qué hace	Sus ajustes
Send Email	Envía el contenido por correo electrónico a los destinatarios.	Contenido, Email Subject, destinatarios.
Send Chat Message	Envía el contenido como mensaje del chat de TrakIT a cada usuario destinatario.	Contenido, destinatarios.
Send Message	Envía el contenido a través de un canal de mensajería, como SMS, WhatsApp o un chat de equipo.	Select Channel: los canales configurados en Integraciones. Para los canales de SMS y WhatsApp se necesitan destinatarios: los usuarios lo reciben en su número de móvil si tienen activados los mensajes. Los demás canales publican en el propio canal.
Send Documents	Envía por correo electrónico documentos de la orden de trabajo, o del expediente con For Job, como archivos adjuntos. No se envía nada si ningún documento coincide.	Contenido (un mensaje simple o una plantilla de mensaje), Email Subject, destinatarios y los documentos (véase más abajo).
Send App Notification	Envía el contenido como notificación a la aplicación de TrakIT independiente de cada usuario destinatario.	Contenido, destinatarios.
Save to FTP Location	Guarda el contenido, o el formulario generado, como archivo en un servidor FTP.	FTP Server, contenido, File Name.
Post to API	Envía el contenido, o el formulario generado, a una integración de API.	API Integration: las configuradas en Integraciones. Contenido, File Name.
Commit Items	Confirma los artículos de la orden de trabajo.	Ninguno.
Update Asset	Define un campo en los activos añadidos a la orden de trabajo.	Asset Type, Asset Field y Value to Update.
Allocate Asset	Añade un activo a la orden de trabajo: el activo cuyo número de serie, o en su defecto cuyo nombre en el tipo elegido, es el valor de este campo, o del Data Field que elija.	Asset Type, Data Field y qué hacer si ya se ha añadido un activo del mismo tipo: Do not add, Replace asset of same type o Allow multiple assets of same type.
Update Event/Data	Actualiza otro evento o campo de datos de la misma orden de trabajo, o de todas las órdenes de trabajo abiertas del expediente con For Job. La actualización se comprueba como la de un usuario.	Véase más abajo.
Add/Remove Service	Añade servicios a la orden de trabajo o los quita y, a continuación, reconstruye sus eventos y datos, conservando los valores. Siempre se ejecuta para cada orden de trabajo.	Add Service(s) o Remove Service(s), y los servicios.
Post Comment	Publica el contenido como comentario en el expediente, no para los usuarios externos. Aparece en la pestaña Comments de la orden de trabajo.	Contenido.
Close Work Order, Cancel Work Order	Cierra o cancela la orden de trabajo, o todo el expediente con For Job, con un motivo que menciona el código de este campo.	Ninguno.
Custom Action, Custom Action API, Transfer Documents, Execute Page	Las configura el soporte de TrakIT.

Los activos se configuran en Gestión de activos.

Ajustes de Update Event/Data:

• Update Type: Event o Data y, a continuación, el campo en Select Event o Select Data. Un campo no puede actualizarse a sí mismo.
• Para un evento, Update Option: Current Date/Time, Copy Event, Set NA, Set TBA o Clear Event. Copy Event copia la fecha de este campo; se ofrece cuando este campo es un evento o un campo de fecha, y se llama Copy Data para un campo de fecha.
• Para los datos, Value to Update: el valor, que puede usar [WOID], [NAME], [VALUE], [OLDVALUE] y [REM]. Déjelo vacío para borrar el valor.

Ajustes de Send Documents:

• Match Type: Match Document Title, Match File Name, Match Title Or File Name o Home Page Documents.
• Document Count: All Matching, o solo el último o los dos, tres, cinco o diez últimos.
• Match Pattern: los títulos o nombres de archivo que deben coincidir. Use % para cualquier secuencia de caracteres, _ para un carácter y ; entre patrones, por ejemplo %invoice%;%packing list%. Los documentos cancelados se excluyen. Con un destinatario Entity, solo se envían los documentos abiertos a los usuarios externos.
• Document ID(s), para Home Page Documents: los identificadores de documentos de la página Documentos, separados por comas. Pueden sumar hasta 20 MB en total.

Trigger

En la pestaña Trigger:

Campo	Qué introducir
Select Trigger	On Change: cuando cambia el valor del campo. On Date/Time: un número de horas antes o después de la fecha del campo.
Select Offset	Para On Date/Time: el número de horas, y Hours Earlier o Hours Later. Hours Earlier solo funciona con fechas futuras.
Event/Data Codes	Códigos de eventos o de campos de datos, separados por comas o espacios. En Completed, los campos que deben tener un valor (distinto de TBA); en Not Completed, los que deben estar vacíos o con el valor TBA. All o Any indica si deben cumplirse todos o basta con uno.

Cuando el soporte de TrakIT ha definido una condición para la acción, Condition muestra su descripción, y Retry Action For, el número de días durante los que TrakIT sigue intentándolo cuando no se cumple la condición.

Cuándo se ejecutan las acciones

• Las acciones On Change se ejecutan en cuanto se guarda el valor en TrakIT, también cuando se borra. Para omitir un valor borrado, escriba el propio código del campo en Completed. Para los valores guardados mediante SaveSeqData o SaveSeqDataAsync de la API de integración, estas acciones se ejecutan en cambio con la comprobación que TrakIT hace cada 30 minutos, es decir, hasta unos 30 minutos después.
• Las acciones On Date/Time solo se ejecutan para los eventos, los campos de fecha y los campos calculados. TrakIT las comprueba cada 30 minutos, por lo que se ejecutan hasta unos 30 minutos después de su hora.
• Las acciones solo se ejecutan en las órdenes de trabajo activas y abandonadas, y solo para los valores cambiados después de la última vez que se guardó la acción; una acción On Date/Time también se ejecuta para las fechas posteriores a ese momento.
• Cada acción se ejecuta una vez por cada valor. Cuando el valor vuelve a cambiar, puede volver a ejecutarse.
• Si los códigos o la condición no se cumplen cuando corresponde ejecutar la acción, no se ejecuta, ni se ejecuta más tarde cuando se cumplan, salvo que el soporte de TrakIT haya definido Retry Action For. En ese caso, TrakIT vuelve a intentarlo cada 30 minutos durante ese número de días después del cambio.

Mensajes al guardar una acción

Mensaje	Qué hacer
Title must be specified, Action Type must be selected	Escriba el título, elija el tipo.
Specify if the action is for the job or for each work order	Elija For Job o For Work Orders.
Content Type must be selected	Elija el tipo de contenido.
Email Subject is required, File Name is required	Escríbalo.
Template must be selected, Form must be selected, Query Report must be selected	Elíjalo.
Message Is required	Escriba el mensaje en Compose Message.
Message size cannot exceed 2000 characters	Acorte el mensaje.
FTP Server must be selected, API Integration must be selected, Message Channel is required	Elíjalo.
User ID ‘…’ does not exist, … is not a User ID, Phone number … is invalid	Corrija el destinatario.
Recipient code … is not [RESP], [CREATOR], [VALUE] or a valid Event/Data code	Corrija el código.
Event/Data cannot update itself	Elija otro campo.
Please select Asset Type, Please select Asset Field	Elíjalos.
At least one service must be selected	Marque un servicio.
Offset must be specified	Escriba las horas para On Date/Time.
Completed Event/Data Codes contains invalid characters	Use solo códigos, separados por comas o espacios.
Match Pattern is required, Invalid characters found in pattern	Escriba un patrón con letras, números, espacios y _ % . - ; # @ ( ) [ ].
Please define Document ID(s), Document ID must be comma seperated numbers	Escriba identificadores de documento separados por comas.
Selected Query Report is not enabled for Action Trigger	Pida al soporte de TrakIT que habilite el informe.

Pestaña Due Days

Los días de plazo indican cuándo debe rellenarse el campo, contados a partir de un evento. La página Eventos y datos muestra entonces en Due By cuándo vence la fecha límite de un campo vacío o con el valor TBA, en rojo cuando va con retraso, y permite filtrar por ella.

La pestaña lista los días de plazo del campo: el Event a partir del cual se cuentan, los Offset Days y quién los añadió. Para eliminar uno, seleccione la cruz (Delete Due Date): TrakIT indica Due Date deleted.

Add Due Days

1. Seleccione Add. Se abre la ventana emergente Add Due Days.
2. En Select Event, elija el evento a partir del cual se cuenta.
3. En Offset, deslice hasta el número de días, de 30 días antes a 30 días después del evento.
4. Seleccione Add.

La fecha límite del campo queda entonces ese número de días antes o después de la fecha del evento. Cada evento solo se puede usar una vez: si no, TrakIT indica Due Days for selected event already exists.

Quién puede usar esta página

Su rol necesita Read en la sección WorkFlow Definitions para abrir la página, y acceso al flujo de trabajo, salvo que sea administrador del sistema.

Permiso	Le permite
Read	Ver el campo, sus estadísticas, su personalización, sus acciones y sus días de plazo.
Update	Crear, modificar y eliminar eventos y campos de datos, cambiar la pestaña Customization, añadir, cambiar y eliminar acciones, y añadir y eliminar días de plazo.

Solo los administradores del sistema pueden crear elementos maestros y reordenar las acciones. El soporte de TrakIT configura las expresiones de cálculo, los filtros personalizados, las listas creadas a partir de consultas, las comprobaciones de valores, las condiciones y los reintentos de las acciones, Recompute, las listas de destinatarios creadas a partir de consultas, y los tipos de acción Custom Action, Custom Action API, Transfer Documents y Execute Page.