Validaciones y acciones

Las validaciones y las acciones son comprobaciones y pasos que el soporte de TrakIT añade para su empresa, además de lo que TrakIT hace por sí mismo:

• Una validación se ejecuta justo antes de una operación, como aprobar una factura o cerrar una orden de trabajo. Si su comprobación falla, la operación se rechaza y el usuario ve el mensaje de la validación.
• Una acción se ejecuta justo después de que una operación haya tenido éxito, por ejemplo para rellenar un campo o actualizar otro registro. Algunas acciones se ejecutan a mano, desde un botón Actions en la página de un registro.

La página Validations & Actions las lista, para que pueda ver qué está configurado, si está activo, y cuándo se ejecutó por última vez y con qué resultado.

Para abrirla, seleccione Admin > SysAdmin Pages > Validations & Actions. La página es solo para los administradores del sistema.

Encontrar una validación o una acción

La página tiene dos pestañas: Validations y Actions. Encima de la lista, acótela con:

Filtro	Encuentra
— All Sections —	Una sección, como Invoice o Work Order. Consulte Secciones y operaciones.
— All Actions —	Una operación de la sección. Lista las operaciones una vez elegida una sección.
— All —	Solo las Active o las Non-Active.
Title, Remarks, SQL	Cualquier parte del título, de las observaciones o del SQL. Rellenar varios acota más la lista.

La lista se actualiza en cuanto cambia un filtro. Seleccione el icono de borrar (Clear filter) para borrarlos todos. Found indica el número de filas.

Pestaña Validations

La pestaña Validations lista las validaciones, primero las activas y después por sección y operación. Las inactivas aparecen en rojo.

Columna	Muestra
ID	El número de TrakIT para la validación.
Section	El tipo de registro, por ejemplo Invoice.
Action	La operación que comprueba, por ejemplo Approve.
Title / Remarks	Su título, con debajo las observaciones que la describen.
Last Run	Hace cuánto tiempo se ejecutó por última vez.
Last Result	Success si la comprobación se superó la última vez, o el mensaje que dio.

Cuando una operación tiene varias validaciones activas, TrakIT las ejecuta una tras otra y se detiene en la primera que falla. El usuario ve el mensaje de esa validación, y la operación no se lleva a cabo. Si TrakIT no puede cargar las validaciones, rechaza la operación con Unable to load validations. Please try again.

En Acciones masivas, un administrador del sistema puede omitir las validaciones de algunas operaciones de expedientes y órdenes de trabajo con Bypass Custom Validations.

Pestaña Actions

La pestaña Actions lista las acciones, con las mismas columnas que la pestaña Validations.

Una acción automática se ejecuta después de que su operación haya tenido éxito. Si falla, no se avisa al usuario: consulte Last Result para ver si ha funcionado.

Una acción cuya operación es [Manual] se ejecuta a mano. En la página del registro, un botón Actions lista las acciones manuales activas de su sección, por título. Al situar el puntero sobre una, se muestran sus observaciones. Al seleccionar una, se pregunta Run the action ‘…’? This cannot be undone. y, a continuación, se ejecuta y se muestra su resultado: Action Complete o Action Failed, con su mensaje.

El botón Actions solo aparece cuando la sección tiene acciones manuales activas, y solo para los usuarios que pueden cambiar el registro:

Página	Permiso necesario
Orden de trabajo	Update en Work Orders.
Expediente financiero y finanzas de la orden de trabajo	Add Account en Job Finance.
Factura	Create en Invoices.
Factura de proveedor	Create en Bills.
Presupuesto	Create en Quotations.
Activo	Update en Asset Management.
Entidad	Acceso a la empresa responsable de la entidad.
Usuario	Update en User Management.

Secciones y operaciones

Cada validación y cada acción pertenecen a una sección y a una operación. Estas son las que se pueden elegir:

Sección	Operaciones
Assets	Create, Delete, Retire, Update
Bill	Create, Accept, Delete, Finalise, Reject, Reset, Unvalidate, Update, Validate
Data Fields	Update: un valor de campo de datos guardado en un registro. Consulte Campos de datos.
Entity	Create, Delete, Update, Upload Document
Finance Masters	Create Account, Update Account, Duplicate Account, Delete Account
Invoice	Approve, Cancel, Create, Delete, Finalise, Generate Doc, Proforma, Reverse, Update, Write Off
Item Master	Create, Delete, Update
Job Finance	Initialize Accounts, Add Account, Request Approval, Approve Estimates, Approve Account, Request Closure, Close Job, Cancel Job, Re-Open Job, Set Revenue Recognition Date, Clear Revenue Recognition Date, Delete Account, Download Document, Cancel Document, Restore Document, Update Account, Add Tax, Payment Request
Quotation	Create, Approve, Delete, Finalise, Generate, Ops Assigned, Request Approval, Update
Receipts & Payments	Approve Payment, Approve Receipt, Create Payment, Create Receipt, Finalise Payment, Finalise Receipt
Work Order	Add WO Item, Apply Location to Job, Allocate Asset, Cancel WO, Add to Location List, Delete from Location List, Re-Order Location List, Change in Services for WO, Change in WF/Services for Job, Close Manually, Create Job, Create WO, Commit Items, Delete WO, Duplicate WO, Generate Form, Remove Asset, Re-Open WO, Reset WO, Save WO Header, Save WO Events/Data, Save Job Header, Transfer WO Job, Transfer All Job, Update WO T/D, Update WO Item, Upload Document, Update Document, Download Document, Cancel Document, Restore Document, Delete Document, Request Documents
User	Create, Login, Update, Delete
Yard	Save Move, Execute Move, Cancel Move, Delete Move, Generate Form, Link WO, Unlink WO

Para las acciones, todas las secciones ofrecen además [Manual]. Las acciones manuales se pueden ejecutar desde las páginas listadas en Pestaña Actions.

Añadir o actualizar una validación o una acción

Las validaciones y las acciones se escriben en SQL sobre los datos de su empresa, por lo que las añade y las cambia el soporte de TrakIT. Para pedir una nueva comprobación o un nuevo paso, o para cambiar, desactivar o quitar uno, póngase en contacto con el soporte de TrakIT indicando el título o el ID que se muestra en esta página.

Quién puede usar esta página

La página es solo para los administradores del sistema: TrakIT lo comprueba al abrirla, sean cuales sean los permisos del rol. Los demás usuarios ven Authorization Failed. El menú SysAdmin Pages solo se muestra a los administradores del sistema.

Los administradores del sistema pueden ver la lista y sus filtros. Añadir, cambiar y eliminar validaciones y acciones lo hace el soporte de TrakIT.