Configurar el almacenaje

TrakIT guarda las existencias en almacenes. Un almacén se divide en zonas, y cada zona en ubicaciones de almacenamiento. Los artículos entran y salen en las órdenes de trabajo: un flujo de trabajo que usa almacenes permite a sus órdenes de trabajo recibir existencias, enviarlas o ambas cosas. Para saber cómo se cuentan y se trasladan las existencias, consulte Almacenes.

Esta página recoge la configuración en el orden que funciona. Antes de empezar, la propia empresa tiene que estar configurada: consulte Configurar una empresa.

Los menús que ve dependen de su rol y de cómo ha configurado TrakIT su empresa. Las rutas de esta página son las del menú estándar; consulte Moverse por TrakIT.

1. Crear el almacén

Cada almacén necesita una ubicación en Geo Data. Si su ubicación aún no está, añádala primero en System > Location List.

1. Seleccione Admin > Masters > Warehouses & Yards.
2. Bajo la lista de almacenes y patios, seleccione Add.
3. Introduzca un Code (hasta 10 caracteres) y un Name (hasta 50).
4. En Type, elija Warehouse. El tipo no se puede cambiar después.
5. Introduzca la Address y el Size en metros cuadrados.
6. Elija la Location.
7. En Company Access, marque las empresas que usan el almacén.
8. Seleccione Create.

El acceso de las empresas es importante: a un flujo de trabajo solo se le pueden dar los almacenes de su empresa, y en una orden de trabajo, los usuarios que no son administradores del sistema solo pueden elegir los almacenes de sus empresas.

Los patios de contenedores se configuran en la misma página, con el tipo Container Yard. Se usan desde el menú Yards, para los movimientos de patio y el inventario del patio, no para artículos. Consulte Gestionar un patio.

2. Añadir zonas y ubicaciones de almacenamiento

Seleccione el almacén en la lista: sus zonas aparecen a su lado. Un almacén necesita al menos una zona para que las órdenes de trabajo puedan usarlo.

Para añadir una zona:

1. Bajo las zonas, seleccione Add.
2. Introduzca un Code (hasta 10 caracteres) y un Name (hasta 30).
3. En Storage Coordinates, elija cuántas coordenadas nombran una ubicación de almacenamiento en esta zona, por ejemplo Three, y dé nombre a cada una en Coordinate-1, Coordinate-2 y Coordinate-3, por ejemplo Row, Bay y Level.
4. Seleccione Save.

Seleccione la zona para ver sus ubicaciones de almacenamiento. Para añadir una:

1. Bajo las ubicaciones de almacenamiento, seleccione Add.
2. Introduzca un valor para cada coordenada, por ejemplo A, 01 y 2.
3. Si la ubicación de almacenamiento está reservada a un cliente, elíjalo en Owner.
4. En Operation Allowed, elija si las existencias pueden entrar y salir (In/Out), solo entrar (In Only), solo salir (Out Only) o ninguna de las dos cosas (None).
5. Introduzca la Capacity si hay un límite, y las Remarks que quiera.
6. Seleccione Add.

Para añadir muchas ubicaciones de almacenamiento a la vez, seleccione Add multiple using comma separator e introduzca varios valores, separados por comas, en cada coordenada. TrakIT añade todas las combinaciones: A,B con 01,02 y 1,2 añade ocho ubicaciones de almacenamiento.

Para ver esta página se necesita View Warehouses & Yards en la sección Masters. Añadir y cambiar almacenes, zonas y ubicaciones de almacenamiento es solo para los administradores del sistema.

3. Obtener los tipos de artículo

Cada artículo pertenece a un tipo de artículo, y el maestro de artículos lista un tipo cada vez. Un tipo de artículo también puede numerar sus artículos automáticamente. Los tipos de artículo los configura el soporte de TrakIT: pídale los tipos que necesite.

4. Añadir los artículos

1. Seleccione Operations > Warehouses > Item Masters.
2. Elija el tipo de artículo.
3. Seleccione Add Item para añadir un artículo, o Import para añadir muchos desde un archivo de Excel.

Si el almacén ya tiene existencias cuando empieza a usar TrakIT, un administrador del sistema puede cargar las existencias iniciales con Initialize Stock. Consulte Maestro de artículos y Artículo.

5. Definir la operación de almacén del flujo de trabajo

Cada flujo de trabajo cuyas órdenes de trabajo trasladan existencias necesita tener definida su operación de almacén.

1. Seleccione Admin > Workflow Definitions y después el flujo de trabajo.

2. Seleccione el icono del lápiz (Edit Workflow).

3. En Operations, elija la Warehouse Operation:

   Opción	Las órdenes de trabajo del flujo de trabajo
   None	No trasladan existencias. Si se muestra la pestaña Items, lista artículos sin almacén.
   Inbound	Reciben existencias.
   Outbound	Envían existencias.
   Both	Reciben o envían existencias: cada orden de trabajo elige.

4. Si los artículos solo pueden confirmarse después de un evento, elíjalo en Commit Requirement. Los artículos no se pueden confirmar hasta que el evento tenga un valor distinto de TBA.

5. Para registrar la confirmación en la orden de trabajo, introduzca el código de un evento en Warehouse Commit Event. Cuando se confirman artículos, TrakIT rellena ese evento con la fecha y la hora.

6. Seleccione Save.

El requisito de confirmación y el evento de confirmación son eventos del flujo de trabajo, así que defínalos cuando el flujo de trabajo tenga sus eventos. El evento de confirmación debe ser un Required Event que no admita NA ni TBA (Allow NA/TBA en Neither allowed), que no sea Information Only y que se aplique a All Services.

La operación de almacén no se puede cambiar en cuanto alguna orden de trabajo del flujo de trabajo tiene artículos confirmados que no están cancelados.

6. Elegir los almacenes y los tipos de artículo del flujo de trabajo

En la página del flujo de trabajo, seleccione la pestaña Warehouses & Yards.

• Available Warehouses & Yards lista los almacenes y los patios abiertos a la empresa del flujo de trabajo. Marque los que pueden usar sus órdenes de trabajo y seleccione Save. Si no hay ninguno marcado, las órdenes de trabajo pueden usar cualquier almacén.
• Available Item Types: marque los tipos de artículo que pueden usar sus órdenes de trabajo y seleccione Save. Si no hay ninguno marcado, pueden usar todos los tipos de artículo.
• Yard Move Triggers es para los patios de contenedores: seleccione Add… y elija un Move Type, Full o Empty, y un Event. Cuando se hace un movimiento de ese tipo para un contenedor de una de las órdenes de trabajo del flujo de trabajo, TrakIT rellena el evento con la fecha y la hora del movimiento, si el evento está vacío, en NA o en TBA. Con Overwrite activado, sustituye cualquier valor.

En el caso de un patio de contenedores, marcarlo en Available Warehouses & Yards es también lo que vincula sus movimientos con las órdenes de trabajo del flujo de trabajo.

7. Mostrar la pestaña Items en las órdenes de trabajo

1. En la página del flujo de trabajo, seleccione la pestaña WO Tabs.
2. Marque Items.
3. Seleccione Save.

Los pasos 5 a 7 necesitan Update en la sección WorkFlow Definitions.

8. Dar sus permisos a los roles

En Admin > Role Management, pestaña Role Customisation, dé a los roles que gestionan las existencias los permisos de la sección Work Orders (Add Item, Delete Item, Commit Items, Cancel Items) y de las secciones Item Master y Warehouse Transactions. La página Almacenes indica lo que permite cada permiso.

9. Recibir y enviar existencias

Ya está todo listo para trasladar existencias en las órdenes de trabajo:

1. En una orden de trabajo del flujo de trabajo, seleccione la pestaña Items.
2. Elija el almacén y, para un flujo de trabajo con Both, el sentido.
3. Añada los artículos con Add Item. Para los artículos salientes, usted elige de dónde tomarlos: por ubicación de almacenamiento, por movimiento anterior o por cliente.
4. Cuando las existencias se hayan trasladado, confirme los artículos: Commit Inbound o Commit Outbound.

Las existencias solo cambian cuando se confirman los artículos. Cada movimiento confirmado aparece en Operations > Warehouses > Transactions: consulte Movimientos de almacén.

Si la pestaña Items muestra No warehouses available. Warehouse selection is required to add Items., compruebe que los almacenes del flujo de trabajo tienen al menos una zona y son del tipo Warehouse, y que su Company Access incluye una empresa del usuario.