Tarifario

La página de tarifario muestra un tarifario: sus detalles, sus versiones y las líneas de cada versión, y pestañas para sus condiciones generales, sus subidas, sus canales y su historial. Las tarifas del tarifario se modifican en un borrador y, después, se publican a partir de una fecha. Para saber qué son los tarifarios y cómo los utiliza TrakIT, consulte Gestión de tarifas.

Para abrir un tarifario, seleccione su código o su nombre en la pestaña Rate cards, u Open the rate card en un correo electrónico de caducidad o de un canal. ◄ Back to Rate Cards vuelve a la lista. Si sale del tarifario con cambios en las líneas sin guardar, TrakIT le pide que confirme.

El tarifario

El título muestra el nombre y el estado del tarifario: Live, Expiring, Scheduled, Draft only, Expired o Inactive. Debajo:

Campo	Muestra
Code	El código del tarifario.
Type	El tipo de tarifario, con Sell o Buy.
Customer o Vendor	Con quién es el tarifario. Un grupo de clientes se indica con (group).
Company	La empresa, o All companies.
Mode	El modo de transporte, y cómo se presentan los precios.
Currency	La moneda del tarifario.
Chargeable weight	La relación peso/volumen y el paso de redondeo, si están definidos.
All-in	Yes si los precios incluyen los recargos.
Priority	La prioridad del tarifario, si no es 0.
Reference, Workflow	Si están definidos.
Notify	El grupo de usuarios al que se avisa de la caducidad y de los canales.
Volume commitment	La cantidad, la unidad y el periodo, cuyo seguimiento se hace en el informe Commitments.
Created	Cuándo y quién lo creó.

Botón	Qué hace
Edit details	Modifica los detalles del tarifario.
Copy	Crea un nuevo tarifario a partir de una de las versiones de este tarifario.
Blank template	Descarga un archivo Excel vacío, con la presentación del borrador del tarifario o de su última versión, para escribir en él tarifas y subirlo.
Deactivate, Reactivate	Las tarifas de un tarifario inactivo ya no se ofrecen, y el tarifario no se puede modificar. Sus versiones y su historial se conservan. TrakIT le pide que confirme antes de desactivar un tarifario.
Delete	Elimina un tarifario que nunca se ha publicado, con su borrador, después de que usted confirme. Un tarifario con versiones publicadas no se puede eliminar: desactívelo en su lugar.

Modificar los detalles

1. Seleccione Edit details.
2. Modifique los campos. Son los mismos que cuando se creó el tarifario: consulte Crear un tarifario.
3. Seleccione Save.

El Code no puede cambiar. Una vez publicada una versión, tampoco pueden cambiar el tipo, el lado, el cliente, el grupo o el proveedor, la empresa, el modo ni la presentación de precios: copie el tarifario en su lugar. Aquí, Equipment types o Weight breaks (kg) son para los nuevos borradores; las columnas propias de un borrador están en Dates & columns.

Si otra persona ha modificado el tarifario después de que usted lo abriera, TrakIT le pide que vuelva a cargar la página.

Copiar un tarifario

Una copia es un nuevo tarifario con su propio borrador, que contiene las líneas de la versión que elija: por ejemplo, un contrato de cliente hecho a partir de su baremo de venta, con precios un pequeño porcentaje más bajos.

1. Seleccione Copy.
2. Escriba el Name.
3. Elija el Type y la Company. Una copia se queda en el mismo lado: las tarifas de compra se copian en tarifarios de compra, y las tarifas de venta en tarifarios de venta.
4. Elija el Customer o el Vendor, si el tipo tiene uno. Un tarifario para un grupo de clientes sigue siendo para ese grupo, salvo que elija un cliente.
5. En Copy version, elija la versión que quiere copiar. Las versiones retiradas no se listan.
6. Para cambiar los precios, escriba un porcentaje en Change prices by %, mayor que -100 y hasta 1000: por ejemplo, -5 para un 5 % menos. Las líneas de porcentaje mantienen su valor.
7. Elija la fecha en que empieza la copia, en Starts.
8. Seleccione Create copy.

TrakIT abre el nuevo tarifario. Recibe un nuevo código, y el modo, la presentación, la moneda, las condiciones generales, las notas y los demás ajustes del original, pero no su referencia ni su compromiso de volumen. Cuando copia a otra empresa, una línea conserva su concepto solo si esa empresa tiene un concepto activo con el mismo nombre, y TrakIT indica cuántas líneas se han dejado fuera.

Versiones

Los precios de un tarifario se guardan en versiones, numeradas v1, v2, etc. Un tarifario tiene como máximo un borrador. Las versiones publicadas nunca cambian y nunca se solapan.

Estado	Significado
Draft	En preparación. Sus tarifas no se utilizan hasta que se publica.
Scheduled	Publicada, y empieza más adelante.
Live	Publicada, y en uso hoy.
Superseded	Terminada, y hay una versión más reciente publicada.
Expired	Terminada, sin ninguna versión más reciente.
Withdrawn	Retirada del uso, y conservada como registro.

En Versions, cada versión muestra su estado y, una vez publicada, la fecha en que empieza; sitúe el puntero sobre una para ver sus fechas y su número de líneas. Seleccione una versión para mostrar sus líneas. El tarifario se abre en su borrador si usted puede modificar el tarifario y, si no, en la versión en uso, si la hay.

Debajo de las versiones, una barra informativa describe la versión mostrada: sus fechas, quién la publicó o la retiró y cuándo, y el motivo del cambio, con los botones de esa versión.

Modificar las tarifas

1. Muestre la última versión publicada y seleccione Edit. TrakIT abre un borrador con una copia de sus líneas. Si ya hay un borrador abierto, seleccione Go to draft vn en su lugar.
2. Modifique las líneas en la pestaña Lines, con Bulk change o subiendo un archivo.
3. Defina las fechas en Dates & columns, o al publicar.
4. Publique el borrador.

Un nuevo borrador empieza hoy, o el día siguiente al inicio de la última versión publicada si esa fecha es posterior. Un nuevo tarifario empieza con un borrador vacío.

Para volver a una versión anterior, muéstrela y seleccione Restore as draft: sus líneas se copian en un nuevo borrador. Para ello, el tarifario no debe tener ningún borrador abierto.

Dates & columns

1. En el borrador, seleccione Dates & columns.
2. Escriba la fecha en que empieza, en Starts, y la fecha en que termina, en Ends. Deje Ends en blanco para que siga en uso hasta que una versión más reciente la sustituya.
3. Cambie los Equipment types o los Weight breaks (kg) si es necesario.
4. Escriba el Reason for the change, por ejemplo una subida general de tarifas, de hasta 300 caracteres.
5. Seleccione Save.

Quitar una columna de precio elimina sus precios en el borrador: TrakIT indica cuántos y le pide que confirme.

Publicar un borrador

Al publicar, las tarifas del borrador entran en uso a partir de una fecha. Guarde o deshaga antes los cambios en las líneas.

1. En el borrador, seleccione Publish.
2. Compruebe las fechas In use from y Until. Deje Until en blanco para que siga en uso hasta que una versión más reciente la sustituya.
3. Compruebe el Reason for the change.
4. Compruebe qué cambia respecto a la última versión publicada: las líneas añadidas, modificadas, quitadas e iguales. See them abre Comparar versiones.
5. Seleccione Publish.

• El borrador necesita al menos una línea.
• Debe empezar después del inicio de cada versión publicada del tarifario. Para sustituir una versión desde su primer día, retire antes esa versión.
• La versión publicada anterior termina ahora el día antes de que empiece la nueva, salvo que ya termine antes.

Retirar una versión

Al retirar una versión publicada, se deja de utilizar: sus tarifas ya no se ofrecen. Se conserva como registro, y la versión anterior no vuelve a entrar en uso.

1. Muestre la versión y seleccione Withdraw.
2. Escriba el motivo en Why?.
3. Seleccione Withdraw.

Descartar un borrador

Seleccione Discard draft y confirme. El borrador y todas sus líneas se eliminan, y esta acción no se puede deshacer. Si el tarifario nunca se ha publicado, se queda entonces sin ninguna versión: elimínelo y vuelva a crearlo.

Comparar versiones

1. Seleccione Compare versions. Aparece cuando el tarifario tiene más de una versión.
2. Elija las dos versiones, después de From y de to.

TrakIT cuenta las líneas añadidas, modificadas, quitadas e iguales, y lista hasta 500 de las diferencias, con cada línea y sus precios en las dos versiones. Las líneas se emparejan por su trayecto, sus lugares, su concepto, su detalle, sus condiciones, sus pesos y sus fechas.

Pestaña Lines

La pestaña Lines lista las líneas de la versión mostrada, 100 por página, con su número en la pestaña. Para acotarla, escriba parte de un lugar, un concepto, un detalle o una nota y seleccione Search, o elija un trayecto en lugar de All legs. Clear quita la búsqueda.

Columna	Muestra
Leg	Pre-carriage, Origin, Freight, Destination u On-carriage.
From, To	Los códigos de los lugares; sitúe el puntero sobre uno para ver su nombre. Any significa cualquier lugar. Los cargos en origen y en destino tienen un solo lugar, en From.
Charge	El concepto, con su detalle.
Basis	La base de cálculo y, para un porcentaje, el concepto del que es un porcentaje.
Curr	La moneda de los precios de la línea.
Columnas de precio	Una por cada tipo de equipo o escala de peso de la versión, o Rate para un solo precio. Las escalas de peso llevan como encabezado -45 para la primera franja (por debajo de 45 kg) y +45 para la franja a partir de 45 kg.
Min	El importe mínimo.
Conditions	El resto, abreviado: enrutamiento, importe máximo, tipos de mercancía, servicios, tipos de expediente, pesos, relación peso/volumen, fechas, días de tránsito y días libres, y notas.

Modificar las líneas de un borrador

En un borrador, las líneas se pueden modificar en la tabla si usted puede modificar el tarifario.

1. Escriba en la tabla, o seleccione Add line para una nueva fila. Para ver todos los campos de una línea, seleccione los tres puntos de su fila: consulte Detalles de la línea.
2. Para eliminar una línea, seleccione su cruz; seleccione la flecha para conservarla finalmente. Para eliminar varias, márquelas y seleccione delete them debajo de la lista.
3. Seleccione Save changes en la barra que cuenta los cambios sin guardar, o Undo para descartarlos.

TrakIT comprueba cada fila modificada y las guarda todas o ninguna. Una fila con un problema muestra el motivo en rojo debajo: corríjalo y vuelva a guardar. Puede guardar hasta 5000 filas a la vez. Si cambia de página o de versión con cambios sin guardar, TrakIT se lo pregunta antes.

Cuando escribe una línea:

• Los lugares son códigos: el código propio de un lugar, un UN/LOCODE como NLRTM, o un nombre exacto que solo tiene un lugar. En blanco significa cualquier lugar. Los cargos en origen y en destino solo utilizan From.
• El concepto se indica por su nombre tal como figura en la lista de conceptos, o por un código que solo tiene ese concepto. En el tarifario de una empresa, debe ser un concepto activo de esa empresa para el lado del tarifario: un concepto de ingreso o de suplido en un tarifario de venta, un concepto de gasto o de suplido en un tarifario de compra. En un tarifario para todas las empresas, debe ser un nombre de concepto que tenga alguna empresa.
• Un trayecto en blanco es Freight, una base de cálculo en blanco es la habitual del modo, y una moneda en blanco es la del tarifario.
• Los números pueden usar un punto o una coma para los decimales. Las fechas se pueden escribir como yyyy-mm-dd, dd/mm/yyyy o dd mmm yyyy.
• Cada línea necesita al menos un precio.
• Dos líneas no pueden valorar el mismo trayecto, los mismos lugares, el mismo concepto, el mismo detalle y las mismas condiciones para pesos y fechas que se solapen.

También puede copiar filas de Excel y pegarlas en cualquier celda. Con su fila de encabezados, como en el archivo de Excel, las columnas se emparejan por su nombre, y una fila con un ID actualiza su línea. Sin encabezados, las celdas rellenan las columnas de la tabla a partir de la celda en la que está, en el orden Leg, From, To, Charge, Basis, Curr, los precios y Min, desde su fila hacia abajo; las filas que pasan de la última se añaden. Después, seleccione Save changes.

Detalles de la línea

Seleccione los tres puntos de una fila para ver todos los campos de una línea. En un borrador, modifíquelos y seleccione Done: el cambio pasa a la tabla, y Save changes lo guarda. En una versión publicada, los campos son de solo lectura; seleccione Close.

Campo	Notas
Leg	Pre-carriage (pickup to origin), Origin charges, Main freight, Destination charges u On-carriage (destination to delivery).
From (At para los cargos en origen y en destino), To	Cualquier nivel: un país, una ciudad, un puerto o una terminal. En blanco significa cualquier lugar.
Via	El puerto de enrutamiento o de transbordo, a título informativo. No para los cargos en origen y en destino.
Charge	Obligatorio.
Detail	Se muestra con el concepto en los presupuestos y los expedientes, por ejemplo Peak season. Hasta 300 caracteres.
Basis	Per shipment, Per container, Per TEU, Per kg (gross), Per chargeable kg, Per ton, Per CBM, Per W/M (ton or CBM, whichever is more), Per trip / load, % of another charge o Per unit (pallets, hours, km …).
% of charge	Para un porcentaje: el concepto del que es un porcentaje, no el concepto propio de la línea. El porcentaje va de -100 a 1000.
Currency	La moneda de los precios de la línea.
Price	Uno por cada columna de precio.
Minimum / maximum charge	El importe mínimo y el importe máximo que cobra la línea. El mínimo no puede ser negativo.
Cargo types, Services, Job types	La línea solo se aplica a estos. En blanco significa cualquiera.
Weight (kg)	La línea se aplica desde el primer peso hasta el segundo, sin incluirlo.
Volume ratio	Los kg por CBM solo para esta línea, en lugar de los del tarifario: de 1 a 10 000.
Valid	Fechas, solo cuando la línea es válida durante menos tiempo que su versión, como un recargo de temporada alta.
Transit / free days	Números enteros de días, hasta 999.
Notes	Hasta 300 caracteres. Aparecen en la hoja de tarifas.

Bulk change

Bulk change modifica muchas líneas de un borrador a la vez: todas las líneas, o las líneas que coinciden con la búsqueda y el filtro de trayecto. Busque primero para modificar menos líneas.

1. En el borrador, seleccione Bulk change.
2. En Change, elija qué hacer:
   • Prices by a percentage: escriba el porcentaje en By % (negative to lower), mayor que -100 y hasta 1000. Para dejar el importe mínimo y el máximo como están, desmarque Change them by the same %.
   • Prices by an amount: escriba el importe en Add (negative to take off).
   • Line validity: escriba las fechas en Lines valid. Las fechas en blanco siguen las de la versión.
   • Currency: escriba la nueva moneda en New currency. Los precios se reetiquetan, no se convierten.
   • Delete the lines.
3. Para cambiar los precios de solo algunas columnas, márquelas en Price columns. Si no hay ninguna marcada, se cambian todas.
4. Seleccione Preview. TrakIT indica cuántas líneas y cuántos precios cambian, con hasta 10 líneas tal como están ahora y como quedarán después.
5. Seleccione Apply to n line(s).

Los cambios de precio dejan las líneas de porcentaje como están. Se rechaza un cambio de validez que haría que dos líneas valoraran lo mismo para fechas que se solapan.

Subir un archivo

Puede subir tarifas al borrador desde un archivo Excel (.xlsx) o CSV. Lo más fácil es empezar con el archivo de Excel o de Blank template, pero también sirve la hoja propia de un proveedor: empareja sus columnas una vez, y TrakIT las recuerda.

1. En el borrador, seleccione Upload file.
2. Elija el archivo: hasta 10 MB y 20 000 filas. Guarde antes un archivo .xls como .xlsx o .csv.
3. Para eliminar las líneas del borrador que no están en el archivo, marque Replace all lines.
4. Para comprobar cómo empareja TrakIT las columnas del archivo, marque Let me check how the columns are matched.
5. Seleccione Upload.
6. Si TrakIT no puede emparejar las columnas, o si ha pedido comprobarlas, elija en Means qué significa cada Column in the file, o – ignore –. Mantenga marcado Remember this para leer de la misma forma los archivos con esta presentación la próxima vez, para este tarifario y para los demás tarifarios de su cliente o de su proveedor. Después, seleccione Continue.
7. Compruebe la vista previa (más abajo).
8. Seleccione Write n change(s) into the draft.

Cómo lee TrakIT el archivo:

• En un libro, lee la hoja llamada Rates o, si no, la primera hoja visible. La fila de encabezados puede estar en cualquier lugar de las 20 primeras filas, debajo de un título o de un membrete. Un archivo CSV puede estar separado por comas, puntos y comas o tabulaciones.
• Las columnas se emparejan por su encabezado: los encabezados del archivo descargado, y otros habituales como POL, POD, Currency o Minimum. Las columnas de precio se emparejan por su código de equipo o su escala de peso, como 20DV, -45 o +100 o, para un solo precio, por un encabezado como Rate, Price o Amount. El archivo necesita una columna de concepto y al menos una columna de precio.
• Una fila actualiza la línea del borrador que tiene su ID, en un archivo descargado del borrador. Si no, actualiza la línea con el mismo trayecto, los mismos lugares, el mismo concepto, el mismo detalle, las mismas condiciones, los mismos pesos y las mismas fechas. Si el archivo no tiene columnas para lo que distingue unas líneas de otras, una fila actualiza la única línea con la misma ruta y el mismo concepto. Los campos para los que el archivo no tiene columna conservan sus valores. Las demás filas se añaden.

La vista previa muestra los recuentos Rows, To add, To change, To delete, Unchanged y With problems. Elija si quiere mostrar los problems, los changes o every row. Cada fila muestra en Does lo que hace: Add, Change, Delete, Unchanged o Problem, con el motivo.

Si alguna fila tiene un problema, no se puede escribir nada: corrija las filas en el archivo y vuelva a subirlo. Upload another file vuelve a empezar. Si el borrador ha cambiado después de la subida de forma que algunas filas ya no encajan, TrakIT le pide que vuelva a subir el archivo.

Descargar las tarifas

• Excel y CSV descargan la versión mostrada, con la presentación que una subida vuelve a leer: una fila por línea, con su ID en primer lugar para que un archivo editado actualice las líneas de las que procede, y las columnas de precio una al lado de otra. Las columnas grises, como From name y Charge code, son solo informativas y no se vuelven a leer. El archivo Excel tiene listas desplegables para el trayecto, la base de cálculo y la moneda, y una hoja Read me que explica cada columna.
• Blank template, debajo de los detalles del tarifario, descarga el mismo archivo sin filas.

Hoja de tarifas

En un tarifario de venta, Rate sheet PDF y Rate sheet Excel presentan la versión mostrada para el cliente. No hay hoja de tarifas para una versión retirada.

La hoja muestra la empresa (la suya, en un tarifario para todas las empresas), el nombre del tarifario, para quién son las tarifas, la referencia, la validez de la versión, el modo, la moneda y la fecha de emisión. Las líneas se agrupan por trayecto, con los lugares por su nombre, la base de cálculo en palabras y las condiciones en palabras: tipos de mercancía, servicios, tipos de expediente, pesos, fechas y las notas de la línea. Las condiciones generales del tarifario aparecen al final. La hoja omite los ID de las líneas y las notas internas del tarifario.

Pestaña Terms & notes

• Terms: las inclusiones, las exclusiones y las condiciones de las tarifas. Cuando Get Rates aplica las tarifas del tarifario a un presupuesto, sus condiciones generales se añaden a las del presupuesto. También aparecen en la hoja de tarifas.
• Internal notes: para sus compañeros, de hasta 1000 caracteres.

Modifíquelas y seleccione Save.

Pestaña Uploads

La pestaña Uploads aparece cuando el tarifario tiene subidas recientes. Lista las 10 últimas, con el archivo en File, cuándo se subió en Uploaded y quién en By, sus filas y sus problemas en Rows y Problems, y su estado en Status: In the draft, Has problems o Not committed. Seleccione el nombre de un archivo para ver sus filas. Las subidas se borran al cabo de 30 días.

Pestaña Feeds

Las tarifas también pueden llegar sin abrir la página: por correo electrónico, desde una carpeta SFTP o a través de la API de TrakIT, según lo que haya configurado su empresa. Cada archivo se lee como una subida, y solo se escribe en el borrador si todas sus filas son correctas. La publicación se sigue haciendo en esta página.

Para enviar tarifas por correo electrónico:

1. Adjunte el archivo, .xlsx o .csv, a un correo electrónico enviado desde la dirección de su usuario de TrakIT.
2. Envíelo al buzón de TrakIT de su empresa, que la pestaña muestra si se conoce, con el asunto trakit rates seguido del código del tarifario, por ejemplo trakit rates VR-0012. Para eliminar las líneas del borrador que el archivo no tiene, añada replace al asunto.

TrakIT responde con el resultado, y un libro que lista cada fila y lo que se hizo con ella. Necesita permiso para subir archivos al tarifario. Las columnas del archivo se emparejan tal como se recordaron para el tarifario o para su cliente o su proveedor: suba una vez en esta página un archivo con una nueva presentación, con Remember this marcado. Para las reglas que se aplican a todo correo electrónico enviado a TrakIT, consulte Actualizar TrakIT por correo electrónico.

Si su empresa lee las tarifas desde una carpeta SFTP, la pestaña indica cómo nombrar los archivos: según el código del tarifario, como VR-0012.xlsx o VR-0012 November.xlsx. TrakIT lee la carpeta cada 30 minutos.

La lista muestra los 50 últimos envíos de tarifas por canal:

Columna	Muestra
Received	Cuándo llegaron las tarifas.
From	Email, SFTP o API, el remitente, y el usuario de TrakIT con el que se leyeron las tarifas.
File	El archivo. Selecciónelo para ver sus filas, mientras se conservan.
Result	Written into the draft, Has problems - nothing written o Not read, con el motivo.
Rows, Added, Changed, Deleted, Problems	Los recuentos.

Cuando un canal escribe nuevas tarifas en el borrador, se envía un correo electrónico al grupo de notificación del tarifario, excepto al remitente. Los registros de los canales se conservan un año.

Alertas de caducidad

Una vez al día, TrakIT envía un correo electrónico al grupo de notificación del tarifario (Tell en Edit details, que se muestra como Notify) o, si no lo hay, a quien publicó la versión, cuando la última versión publicada de un tarifario activo está a punto de terminar sin ninguna versión más reciente que la siga: 30 días antes, de nuevo 7 días antes, y una vez en la semana siguiente a su fin. El correo electrónico indica si hay un borrador abierto, y enlaza con el tarifario.

Pestaña History

La pestaña History lista lo que le ha ocurrido al tarifario, de lo más reciente a lo más antiguo, hasta 500 entradas: When, Who, la Version, What y el Detail. Registra, por ejemplo, la creación, la modificación, la copia, la desactivación o la reactivación del tarifario; los borradores abiertos, modificados y descartados; las líneas guardadas y eliminadas, las modificaciones masivas, los archivos subidos y las tarifas recibidas; las versiones publicadas y retiradas; y las tarifas aplicadas a presupuestos y expedientes. El historial se conserva para siempre.

Quién puede usar esta página

Su rol necesita estos permisos en la sección Rate Management:

Permiso	Le permite
Read	Abrir un tarifario de las empresas a las que tiene acceso, o para todas las empresas, y ver sus versiones, sus líneas y sus pestañas.
View Buy Rates	Ver, crear y modificar tarifarios de compra: tarifas de proveedores, y tarifas spot y recargos de compra.
Update	Modificar los detalles, las condiciones generales y las notas del tarifario; abrir, modificar y descartar borradores; desactivar y reactivar el tarifario.
Publish	Publicar y retirar versiones.
Import	Subir archivos, y enviar tarifas por correo electrónico o SFTP.
Export	Descargar los archivos Excel y CSV, la plantilla vacía y las hojas de tarifas.
Create	Copiar el tarifario.
Delete	Eliminar un tarifario que nunca se ha publicado.
Global Cards	Modificar tarifarios para todas las empresas, con los permisos anteriores.

Publish, Import y Delete solo funcionan si también tiene Update. El editor de roles activa lo que necesita un permiso: por ejemplo, Publish activa Update.