Almacenaje: recibir artículos y darles salida

Esta guía sigue las existencias a través de un almacén: usted recibe artículos en una orden de trabajo, TrakIT los guarda en ubicaciones de almacenamiento y usted les da salida en otra orden de trabajo. También trata del traslado y el ajuste de existencias fuera de las órdenes de trabajo, del seguimiento de los niveles de existencias y de la corrección de errores. Está pensada para los usuarios de operaciones y el personal del almacén.

Presupone que el almacenaje está configurado: el almacén con sus zonas y ubicaciones de almacenamiento, los artículos y un flujo de trabajo cuyas órdenes de trabajo mueven existencias. Si no lo está, empiece por Configurar el almacenaje. Para los elementos básicos y cómo se cuentan las existencias, consulte Almacenes.

Los menús que ve dependen de su rol y de cómo ha configurado TrakIT su empresa. Las rutas de esta guía son las del menú estándar; consulte Moverse por TrakIT.

El ejemplo que se sigue es un expediente de importación con la referencia EXBL2610045, para el cliente Example Trading Co: 200 cajas de baldosas llegan en el contenedor ABCU1234560. La Warehouse Operation del flujo de trabajo es Both. La orden de trabajo 30101 recibe las cajas en el almacén WH1, zona A, ubicación de almacenamiento A-01-2. Una semana después, la orden de trabajo 30102 del mismo expediente entrega 50 cajas al cliente.

1. Comprobar que puede trabajar con artículos

Cada paso necesita un permiso. Un administrador del sistema los concede en Gestión de roles:

Paso	Sección	Permiso
Añadir artículos a una orden de trabajo	Work Orders	Add Item
Cambiar o eliminar artículos que no están confirmados	Work Orders	Delete Item
Confirmar artículos	Work Orders	Commit Items
Cancelar una confirmación	Work Orders	Cancel Items
Abrir los artículos y el maestro de artículos	Item Master	Read
Ver las existencias y los movimientos	Warehouse Transactions	Read
Trasladar o ajustar existencias en un artículo	Warehouse Transactions	Move Stock, Adjust Stock

Dé también Read en Item Master a los roles que añaden artículos a las órdenes de trabajo. Los usuarios que no son administradores del sistema solo ven los almacenes de sus empresas. Consulte Roles y permisos.

2. Añadir los artículos que recibe

Cuando se esperan las cajas, regístrelas en la orden de trabajo de recepción. Todavía no cambia nada en las existencias: añadir artículos planifica el movimiento.

Abra la orden de trabajo 30101 y seleccione la pestaña Items.
Encima de la lista, elija el almacén, WH1, y el sentido, Inbound. El sentido solo se puede elegir en un flujo de trabajo configurado con Both; si no, es fijo.
Seleccione Add Item y rellene la ventana emergente: la zona en Area, el artículo en Item, Storage Owner, la ubicación de almacenamiento en Select Storage, la cantidad en Quantity y, si es útil, Total Weight, Total Volume, Reference y Remarks. Consulte Añadir un artículo.
Seleccione Save.

Lo que determina las opciones:

Item lista los artículos de los tipos de artículo que permite el flujo de trabajo (su pestaña Warehouses & Yards), o todos los artículos si los permite todos.
Storage Owner decide qué ubicaciones de almacenamiento se listan: Not Owned lista las que no están reservadas a nadie, Owned By cliente, las reservadas al cliente de la orden de trabajo. Cada ubicación de almacenamiento muestra sus existencias del artículo y su antigüedad media.
Para un artículo con números de serie, introduzca el número de serie en Serial No en lugar de una cantidad: una línea por unidad.
No se puede añadir un artículo que tiene un campo de datos requerido sin valor. Rellene antes el campo en el artículo.

Una vez que la orden de trabajo tiene artículos, el almacén y el sentido quedan bloqueados. El primer artículo también registra el almacén en la orden de trabajo. A partir de ahora, la pestaña Work Orders del artículo lista la orden de trabajo, pero las existencias del artículo no cambian y todavía no hay ningún movimiento.

Hasta que confirme, puede cambiar un artículo con su icono del lápiz o quitarlo con su cruz. Ambas acciones necesitan Delete Item.

3. Confirmar los artículos recibidos

Cuando las cajas estén en su sitio en A-01-2, confírmelas:

En la pestaña Items, seleccione Commit Inbound.

TrakIT comprueba primero toda la orden de trabajo. Si falla alguna comprobación, no se confirma nada y un Commit Error indica por qué:

cada artículo tiene una ubicación de almacenamiento y una cantidad;
el evento definido en Commit Requirement del flujo de trabajo, si tiene uno, tiene un valor distinto de TBA;
los artículos caben en sus ubicaciones de almacenamiento: TrakIT suma todos los artículos que van a la misma ubicación de almacenamiento, más las existencias que ya hay en ella, y compara el total con su Capacity;
se superan las validaciones personalizadas que el soporte de TrakIT puede configurar para Commit Items. Consulte Validaciones y acciones.

Después, TrakIT:

crea un movimiento InBound por cada línea de artículo, con el origen WO, en su ubicación de almacenamiento. Las existencias pertenecen al cliente de la orden de trabajo, aquí Example Trading Co, y conservan la referencia y las observaciones de la línea;
rellena el evento definido en Warehouse Commit Event del flujo de trabajo, si tiene uno, con la fecha y la hora, y la observación Inbound Items Committed;
registra la confirmación en la pestaña Audit Log de la orden de trabajo.

Después de la confirmación:

Add Item desaparece, los artículos ya no se pueden cambiar y aparece Cancel Inbound;
la orden de trabajo no se puede cancelar ni eliminar hasta que se cancele la confirmación.

Una orden de trabajo cuyos artículos tienen ubicaciones de almacenamiento pero no están confirmados no se puede cerrar: TrakIT indica Items not committed. Confirme los artículos, o quítelos, antes de cerrarla. Una vez cerrada o cancelada la orden de trabajo, ya no se pueden añadir, confirmar ni cancelar sus artículos.

4. Seguir las existencias

Cada movimiento confirmado aparece en varios sitios:

Dónde	Qué ve después de confirmar la orden de trabajo 30101
Maestro de artículos (Operations > Warehouses > Item Masters)	El Stock de las baldosas es 200, coloreado según los niveles bajo y alto del artículo. Filtre por Warehouse, Area o Storage para ver las existencias en un solo lugar.
La pestaña In Stock del artículo	200 en `WH1`, zona `A`, ubicación de almacenamiento `A-01-2`, con la antigüedad media en días.
La pestaña Transaction History del artículo	Un movimiento InBound de +200, origen WO, orden de trabajo 30101, cliente Example Trading Co.
Movimientos de almacén (Operations > Warehouses > Transactions)	El mismo movimiento entre los de todos los artículos. Use Multi-Value Search con Work Order ID para listar los movimientos de una orden de trabajo.
El informe de existencias	Las existencias iniciales del mes, las entradas, las salidas y las existencias finales de cada artículo.

Los niveles de existencias solo dan color a las cifras. TrakIT no bloquea nada cuando las existencias son bajas o altas.

5. Dar salida a los artículos en otra orden de trabajo

La orden de trabajo 30102 entrega 50 cajas. En su pestaña Items:

Elija el almacén, WH1, y el sentido, Outbound.
Seleccione Add Item y elija la zona en Area y el artículo en Item. Solo se listan los artículos con existencias en esa zona.

En Select Source, elija de dónde tomar las existencias:

Origen	Toma existencias de	Úselo para
By Storage	Una ubicación de almacenamiento, las existencias de cualquiera que haya en ella.	Tomar las existencias por ubicación.
By Transaction	Un movimiento de entrada anterior. Same Job Only lista solo las existencias recibidas en este expediente, aquí en la orden de trabajo 30101.	Entregar exactamente lo que recibió una orden de trabajo.
By Customer	Una ubicación de almacenamiento, solo las existencias del cliente de la orden de trabajo.	Mantener separadas las existencias de los clientes en ubicaciones compartidas.

Introduzca la cantidad en Quantity. No puede superar las existencias disponibles en el origen.
Seleccione Save y, después, Commit Outbound cuando salgan las cajas.

Añadir un artículo en salida no reserva las existencias. Hasta que se confirma, otra orden de trabajo puede planificar tomar las mismas existencias. Con By Transaction, la columna Alloc. muestra cuánto planifican tomar ya de cada movimiento los artículos aún no confirmados. Si las existencias ya no están cuando confirma, TrakIT rechaza la confirmación.

Cuando confirma, TrakIT toma las existencias empezando por las más antiguas (primero en entrar, primero en salir) del origen elegido, y comprueba que la ubicación de almacenamiento admite salidas de existencias (su Operation Allowed). Crea un movimiento OutBound por cada movimiento de entrada del que toma existencias. Cada uno muestra el cliente y la referencia de las existencias y, en Inbound WO, la orden de trabajo que las recibió. Si alguna línea no se puede confirmar, no se confirma ninguna.

Como en una confirmación de entrada, TrakIT rellena el evento de confirmación (observación Outbound Items Committed) y registra la confirmación en el registro de auditoría. En el ejemplo, el maestro de artículos muestra ahora 150 cajas, y el historial de movimientos muestra -50 con Inbound WO 30101.

6. Trasladar existencias entre ubicaciones de almacenamiento

Para trasladar existencias sin una orden de trabajo, por ejemplo de A-01-2 a B-03-1, use Move Stock en la página del artículo. Necesita Move Stock.

Un traslado crea dos movimientos o más, con el origen Move: uno OutBound en la ubicación antigua, tomado empezando por las existencias más antiguas, y uno InBound en la nueva ubicación. En el destino, las existencias conservan su cliente, su referencia y su antigüedad, pero su movimiento no tiene orden de trabajo. Por eso las existencias trasladadas ya no se listan con Same Job Only: deles salida con By Storage o By Customer.

Trasladar existencias que recibió una orden de trabajo cuenta como sacarlas: la confirmación de entrada de esa orden de trabajo ya no se puede cancelar (consulte el paso 8).

7. Contar y ajustar existencias

Después de un recuento de existencias, corrija la diferencia con Adjust Stock en la página del artículo: Add Stock o Remove Stock, con unas observaciones de al menos 10 caracteres. Cada ajuste es un movimiento con el origen Adjustment, y las existencias que se quitan se toman empezando por las más antiguas. Necesita Adjust Stock.

Para cargar las existencias de un almacén que empieza a usar TrakIT, un administrador del sistema usa en su lugar Initialize Stock en el maestro de artículos.

8. Corregir errores

Los movimientos nunca se eliminan. Cancelar uno lo marca como cancelado (en rojo en las listas) y devuelve sus existencias, y el filtro Cancelled de Movimientos de almacén lo encuentra.

Situación	Qué hacer
Un artículo es erróneo y aún no está confirmado	Cámbielo con su icono del lápiz, o quítelo con su cruz.
Una confirmación de entrada es errónea	Seleccione Cancel Inbound. TrakIT cancela todos los movimientos de entrada de la orden de trabajo y sus existencias. Corrija los artículos y vuelva a confirmar.
Una confirmación de salida es errónea	Seleccione Cancel Outbound. TrakIT cancela los movimientos de salida y devuelve sus cantidades a los movimientos de entrada de los que procedían. Corrija los artículos y vuelva a confirmar.
Cancel Inbound no aparece	Parte de las existencias recibidas se ha sacado desde entonces, con una confirmación de salida, un traslado o un ajuste. Cancele primero las confirmaciones de salida que las tomaron. Para un traslado o un ajuste, corrija las existencias con Adjust Stock.
Hay que cancelar la orden de trabajo	Cancele primero su confirmación y, después, cancele la orden de trabajo.
El último movimiento de un artículo es erróneo	Un administrador del sistema puede usar Cancel Last Transaction en la pestaña Transaction History del artículo. Un traslado necesita una cancelación por cada uno de sus movimientos.

Cancelar una confirmación necesita Cancel Items. No borra el evento de confirmación: la siguiente confirmación lo vuelve a rellenar con la nueva fecha y hora.

Solución de problemas

Mensaje	Qué hacer
No warehouses available. Warehouse selection is required to add Items.	Los almacenes del flujo de trabajo necesitan una zona, el tipo Warehouse y una de sus empresas en Company Access. Consulte Configurar el almacenaje.
Quantity cannot exceed available stock (n)	Introduzca como máximo la cantidad indicada, o elija otro origen.
Items with Storage location or Quantity missing	Abra cada artículo con su icono del lápiz y complételo.
Required event ‘código’ is not completed	Registre el evento de requisito de confirmación del flujo de trabajo en la pestaña Events y, después, confirme.
One or more storage locations is exceeding capacity with this commit	Coloque algunos artículos en otra ubicación de almacenamiento, o pida a un administrador que aumente la Capacity.
Stock available is less than quantity requested, Not enough quantity available at storage location	Otra orden de trabajo, un traslado o un ajuste tomó antes las existencias. Compruebe la pestaña In Stock del artículo y cambie el artículo.
Storage operation not allowed	La ubicación de almacenamiento no admite entradas o salidas de existencias. Elija otra, o pida a un administrador que cambie su Operation Allowed.
No items to commit	Los artículos ya están confirmados.
Items not committed	Al cerrar: confirme los artículos, o quítelos.
Cannot cancel Work Order with committed items, A work order with items committed to a warehouse cannot be deleted	Cancele primero la confirmación.

Adónde ir a continuación

Orden de trabajo: la pestaña Items en detalle.
Artículo y Maestro de artículos: los artículos, las existencias, los traslados y los ajustes.
Movimientos de almacén: todos los movimientos, con filtros y exportación.
Gestionar un patio: los contenedores en un patio de contenedores, que TrakIT mantiene separados de los artículos de almacén.