Configurar TrakIT

Antes de que nadie pueda crear un expediente, TrakIT necesita la estructura en la que se apoya el trabajo: los lugares donde trabaja, sus empresas, las listas que TrakIT ofrece en sus formularios, quién puede hacer qué y sus flujos de trabajo. Cada paso que sigue usa lo que configuraron los pasos anteriores, así que hágalos en este orden.

Esta página es la visión general. Para la lista de comprobación completa de lo que necesita una empresa, incluidas las entidades, los activos, las plantillas de documentos y las finanzas, consulte Configurar una empresa. Si su empresa gestiona almacenes, consulte también Configurar el almacenaje.

Los menús que ve dependen de su rol y de cómo ha configurado TrakIT su empresa. Las rutas de esta página son las del menú estándar; consulte Moverse por TrakIT.

Quién configura TrakIT

• Administradores del sistema. Un administrador del sistema tiene todos los permisos, tiene acceso a todos los flujos de trabajo y ve el menú adicional Admin > SysAdmin Pages. Varias páginas y acciones de configuración son solo para los administradores del sistema, como indica cada paso. Es el soporte de TrakIT quien hace administrador del sistema a un usuario.
• El soporte de TrakIT mantiene unas pocas listas que nadie más puede cambiar: los tipos de entidad, los tipos de activo, los tipos de artículo, los tipos de carga y los tipos de impuesto a partir de los que se configuran los impuestos de su empresa. También configura los campos de datos calculados y las plantillas de correo electrónico, el diseño de los correos electrónicos que envía TrakIT. Pídale lo que necesite. Las plantillas de mensaje, el texto de los mensajes que envía TrakIT, las añaden los administradores del sistema.
• Otros usuarios pueden encargarse de los demás pasos si su rol tiene los permisos que indica cada paso. Los permisos se definen por rol en el paso 4.

1. Añadir su geografía

Geo Data es el árbol de zonas geográficas con el que trabaja TrakIT: Global, después las regiones, las agrupaciones (opcional), los países, los estados (opcional), los sectores (opcional) y las ciudades. Bajo cada ciudad están las ubicaciones: puertos, patios, almacenes, oficinas, instalaciones de clientes, etc. TrakIT usa este árbol en todas partes:

• cada empresa pertenece a uno de sus países;
• cada flujo de trabajo está asignado a dos de sus zonas geográficas, y los usuarios obtienen acceso a los flujos de trabajo a través de las zonas geográficas que tienen asignadas;
• los almacenes, los patios y los lugares por los que pasa una orden de trabajo son ubicaciones.

Dónde: System > Geo Data. Seleccione una zona geográfica en el árbol y después el icono más de la lista de zonas geográficas que hay debajo. Las ubicaciones también se pueden añadir en System > Location List, con Create New….

Quién: los permisos de Geo Data & Locations: Create para añadir zonas geográficas y ubicaciones (en la lista de ubicaciones, también Create Location), Assign User para dar a los usuarios acceso a una zona geográfica.

2. Añadir las monedas y sus empresas

Una empresa es una persona jurídica que TrakIT mantiene separada: cada flujo de trabajo, cada usuario y cada factura pertenecen a una. Una empresa necesita su país en Geo Data y al menos una moneda, así que añada primero las monedas que usan sus empresas: en Admin > Masters > Finance Masters, pestaña Currencies, seleccione Add Currency.

Dónde: Admin > Masters > Companies, y después Create.

Quién: solo los administradores del sistema, tanto para las monedas como para las empresas.

3. Rellenar las tablas maestras

Las tablas maestras contienen las listas compartidas de las que se nutren los flujos de trabajo: los eventos maestros y los campos de datos maestros con los que se construyen los flujos de trabajo, los tipos de documento, los tipos de expediente, los tipos de carga, los servicios de flujo de trabajo, los motivos, las definiciones de KPI (indicadores clave de rendimiento) y más. Cada flujo de trabajo pertenece además a un grupo de flujos de trabajo.

Dónde: Admin > Masters > Master Tables, y Admin > Masters > Workflow Groups.

Quién: los administradores del sistema añaden las entradas y los grupos de flujos de trabajo. Los usuarios cuyo rol tiene Read en la sección Masters pueden ver las tablas maestras. Los tipos de carga los añade el soporte de TrakIT.

4. Configurar los roles

Un rol es un conjunto de permisos. Añada los roles que necesita su organización en la pestaña Role Masters (Add New Role) y después elija lo que puede hacer cada rol en la pestaña Role Customisation. Un rol puede limitarse a una empresa. Una vez que existan sus flujos de trabajo, la pestaña Workflow Access define qué eventos y campos de datos de cada flujo de trabajo puede ver y cambiar un rol.

Dónde: Admin > Role Management.

Quién: solo los administradores del sistema.

5. Añadir los usuarios

Añada un usuario por cada persona que inicia sesión, con su empresa y un primer rol. En la página del usuario puede darle después más roles y acceso a otras empresas, flujos de trabajo y menús.

Dónde: Admin > User Management, y después Create.

Quién: Create en la sección User Management. Asignar roles necesita además Assign/Remove User Roles. Dar a un usuario acceso a otras empresas es solo para los administradores del sistema.

6. Definir los flujos de trabajo

Un flujo de trabajo describe un tipo de expediente de principio a fin: sus eventos, campos de datos, documentos, formularios, finanzas, KPI y el aspecto de sus órdenes de trabajo. Se crea con un código, un nombre, un tipo (Import, Export, Round Trip o Non-Shipment), un grupo de flujos de trabajo, una empresa responsable y dos zonas geográficas de Geo Data, y después se completa en sus pestañas. Consulte Diseñar un flujo de trabajo.

Dónde: Admin > Workflow Definitions, y después Create.

Quién: Create y Update en la sección WorkFlow Definitions. Un usuario que no sea administrador del sistema necesita además acceso a una de las dos zonas geográficas a las que está asignado el flujo de trabajo.

Próximos pasos

• Configurar una empresa: la lista de comprobación completa para cada empresa, con el detalle de los pasos anteriores y las entidades, los activos, las plantillas de documentos y la configuración de las finanzas.
• Configurar el almacenaje: los almacenes, los artículos y la configuración del flujo de trabajo que permite a las órdenes de trabajo recibir y enviar existencias.
• Configurar la contabilidad: para una empresa que lleva su contabilidad en TrakIT.