Partidas

La página Accounts lista en un solo lugar las líneas financieras en importes reales de todos sus expedientes. En TrakIT, cada línea de facturación o de coste de un expediente financiero se llama partida: una línea de ingreso se factura a un cliente, una línea de gasto la factura un proveedor, y un suplido es ambas cosas. Utilice esta página para encontrar líneas de varios expedientes, por ejemplo las líneas que aún no se han facturado o las líneas sin impuestos, y para modificar muchas de ellas a la vez.

Para abrirla, seleccione Finance > Accounts. La página solo lista las líneas en importes reales, no las estimaciones ni las líneas de presupuesto. Para trabajar con las líneas de un solo expediente, abra su expediente financiero.

Nota

La etiqueta de la referencia del expediente se define para su empresa, así que puede ser distinta de la de esta página, por ejemplo Transport Document.

Elegir la empresa y el ejercicio

Las dos listas de la parte superior de la página sirven para elegir la empresa y el ejercicio. La lista de empresas muestra las empresas a las que tiene acceso, y TrakIT recuerda su elección. Al cambiar de empresa se restablecen los filtros.

Al principio se elige el ejercicio abierto que incluye la fecha de hoy, o el último ejercicio abierto. Con un ejercicio elegido, la página solo lista las líneas cuya factura, factura de proveedor o asiento interno tiene fecha de ese ejercicio. Para incluir las líneas que aún no están en una factura, una factura de proveedor o un asiento interno, elija – All FY –.

Pestañas de grupos de flujos de trabajo

Si sus flujos de trabajo con finanzas están organizados en más de un grupo de flujos de trabajo, aparece una pestaña por cada grupo, además de All. La lista y el filtro Workflows solo muestran los flujos de trabajo del grupo seleccionado. TrakIT recuerda la última pestaña que utilizó.

Buscar líneas

1. Seleccione Filters para abrir el panel de filtros, si está cerrado.
2. Escriba o seleccione los filtros que necesite.
3. Seleccione Search.

El número de coincidencias aparece encima de la lista, por ejemplo Total - 125 Found. Reset borra los filtros y marca todas las casillas. TrakIT recuerda los filtros Workflows, Account Type, Invoice Status, Bill Status, Job Status, Taxes, Account not assigned, Account Name y Entity para la próxima vez.

Filtro	Encuentra
Account Name	Las líneas cuyo nombre de partida contiene el texto.
Entity	Las líneas cuya entidad Invoice To o Billed By tiene un nombre que contiene el texto.
Account Type	Las líneas Income, Expense o Disbursement. El icono de verificación marca todas o ninguna.
Account Approval	Unapproved: las líneas cuya partida necesita aprobación y aún no está aprobada. Approved: las líneas que están aprobadas o que no necesitan aprobación.
Invoice Status	Las líneas con No Invoice, o en una factura Draft, Approved o Finalised. Este filtro no afecta a las líneas de gasto.
Bill Status	Las líneas con No Bill, o en una factura de proveedor Draft, Validated o Finalised. Este filtro no afecta a las líneas de ingreso.
Workflows	Los flujos de trabajo que se incluyen. Escriba en Search para acortar la lista.
Job Status	El estado del expediente financiero: Approved, Request for Closing o Closed.
Taxes	Show All, With Taxes Only o Without Taxes Only.
Rev/Exp Recognition	Las líneas de los expedientes cuya fecha de reconocimiento de ingresos y gastos está entre las fechas From y To. La flecha junto a la etiqueta ofrece periodos como This Month.
Account not assigned	Las líneas sin entidad. En un suplido, una línea a la que le falta cualquiera de sus dos entidades.
Invoice Number	Las líneas de una factura cuyo número contiene el texto.
Bill Number / IPost ID	Las líneas de una factura de proveedor cuyo número contiene el texto, o del asiento interno con ese ID.
Invoice/Bill/IPost Date	Las líneas cuya factura, factura de proveedor o asiento interno tiene fecha entre las dos fechas.
Approved/Validated	Las líneas cuya factura se aprobó, cuya factura de proveedor se validó o cuyo asiento interno se aprobó entre las dos fechas.
Invoice/Bill Finalised	Las líneas cuya factura o factura de proveedor se finalizó entre las dos fechas.
Referencia del expediente	Las líneas de los expedientes cuya referencia contiene el texto.
Work Order ID	Las líneas de una orden de trabajo.
Container	Las líneas de las órdenes de trabajo cuyo número de contenedor contiene el texto.
Updated	Las líneas modificadas por última vez Today, en las Last 24 Hours, Last 3 Days o Last 7 Days, This Month, o en un Date Range.
Job Created	Las líneas de los expedientes creados entre las dos fechas.
Amount Range	Las líneas cuyo total (la tarifa multiplicada por la cantidad, en la moneda del expediente) está entre los dos importes.
Quantity Range	Las líneas cuya cantidad está entre los dos números.
Multi-Value Search	Una lista de hasta 100 ID de un mismo tipo, separados por comas, puntos y comas, tabulaciones o saltos de línea: Bill ID, Invoice ID, IPost ID, Job ID, Line ID o Master ID (el concepto en las tablas maestras financieras).

Si un administrador ha limitado los expedientes financieros que puede ver, la lista solo muestra las líneas de esos expedientes.

La lista

La lista muestra 20 líneas por página, de la más reciente a la más antigua. Seleccione un encabezado de columna como Type, Job, Rev/Exp Date o Rate para ordenar por esa columna.

Columna	Muestra
Casilla	Selecciona la línea para una tarea. Las líneas de una factura aprobada o de una factura de proveedor validada no tienen casilla; con Update Actuals, un suplido la conserva mientras uno de sus lados aún no está en una factura o en una factura de proveedor. El icono de verificación del encabezado selecciona todas las líneas de la página, o ninguna.
Type	Inc (ingreso) en verde, Exp (gasto) en rojo o Disb (suplido) en ámbar.
Category, Account Name	La categoría de la partida, y su nombre y su detalle, con su código debajo.
Appr	Gris: no se necesita aprobación. Ámbar: pendiente de aprobación. Verde: aprobada.
Work Flow	El flujo de trabajo del expediente.
Job	El ID del expediente, que abre el expediente financiero, y el estado de finanzas del expediente.
Work Order	Para las líneas de una orden de trabajo, su ID, el tamaño del contenedor y el número de contenedor.
APR Date	La fecha en que se hizo una solicitud de pago para la línea, si su empresa utiliza solicitudes de pago.
Rev/Exp Date	La fecha de reconocimiento de ingresos y gastos del expediente.
Invoice To	Para las líneas de ingreso y de suplido, la entidad facturada y el número de factura. El indicador luminoso es ámbar para una factura en borrador, verde para una factura aprobada y rojo cuando la línea aún no se ha facturado.
Billed By	Para las líneas de gasto y de suplido, la entidad que factura el coste y el número de la factura de proveedor. El indicador luminoso es ámbar para una factura de proveedor en borrador, verde para una validada y rojo cuando la línea aún no tiene factura de proveedor.
IPost	El asiento interno en el que está la línea: ámbar mientras es un borrador, verde una vez aprobado.
Applies	Cómo se cuenta la cantidad: per Job, per WO, per m³, per Kg, per Ton, per TEU, per 20’, per 40’, for WO (una línea por cada orden de trabajo) o Manual.
Currency, Rate	La moneda del expediente, y la tarifa en esa moneda.
Quantity, Total	La cantidad y el total. Una flecha indica cuándo son mayores (▲) o menores (▼) que la estimación; sitúe el puntero sobre ella para ver en cuánto. En el total, el verde significa mejor para el margen del expediente y el rojo, peor.
Tax Name, Tax Amount, Total+Tax	Los impuestos de la línea, el importe de cada uno, y el total con impuestos.
Updated By	Quién modificó la línea por última vez, y hace cuánto tiempo.

Seleccione un número de factura, de factura de proveedor o de asiento interno para abrirlo.

Exportar

Seleccione Export para descargar en un archivo Excel todas las líneas que coinciden con sus filtros. Además de las columnas de la lista, el archivo tiene el Line ID, el código y el detalle de la partida, el ID y el estado del expediente, los servicios de la orden de trabajo, las fechas y los estados de las facturas y de las facturas de proveedor, las tarifas en la moneda base y en la moneda alternativa, y las observaciones internas y externas. Puede utilizarlo como punto de partida para una actualización masiva.

Tareas

Para modificar varias líneas a la vez:

1. Marque la casilla de cada línea, en la página actual.
2. Sitúe el puntero sobre Tasks y elija la tarea. Las tareas que no puede utilizar aparecen en gris.

Tarea	Qué hace
Approve	Aprueba las líneas seleccionadas cuya partida necesita aprobación.
Assign Entity	Define la entidad Invoice To o Billed By. Consulte Asignar una entidad.
Assign Bill	Pone líneas de gasto y de suplido en una factura de proveedor. Consulte Asignar una factura de proveedor.
Set/Remove Tax	Añade un impuesto a las líneas, o quita sus impuestos. Consulte Definir o quitar impuestos.
Delete	Elimina las líneas, después de que usted confirme.

Cuando la tarea termina, TrakIT muestra cuántas líneas se han modificado y cuántas no. Las líneas rechazadas aparecen en rojo, con el motivo debajo.

Approve deja fuera las líneas que ya están aprobadas o que no necesitan aprobación. Las reglas de validación del flujo de trabajo también pueden rechazar una línea.

Delete no puede eliminar una línea que está en una factura, una factura de proveedor o un asiento interno, ni una línea bloqueada. También se niega cuando eliminar la línea haría negativo el ingreso del expediente procedente de una entidad, salvo que su empresa permita ingresos negativos, y cuando las reglas de validación del flujo de trabajo lo rechazan. La eliminación no se puede deshacer.

Asignar una entidad

1. Seleccione las líneas y, después, sitúe el puntero sobre Tasks y seleccione Assign Entity.
2. En Invoice To, para las líneas de ingreso y de suplido, elija el Type de entidad y, a continuación, escriba parte del nombre en Entity y elija la entidad.
3. En Billed By, para las líneas de gasto y de suplido, haga lo mismo.
4. En Options, elija qué líneas se modifican:
   • Assign accounts without entity, seleccionada al principio: las líneas que aún no tienen entidad.
   • Replace entity on accounts: también las líneas que ya tienen otra entidad.
5. Seleccione Assign.

Puede rellenar Invoice To, Billed By o ambos. La entidad debe estar permitida en la empresa de la línea. Una línea que ya está en una factura o en una factura de proveedor no se puede modificar; en un suplido, el lado que ya está en una factura o en una factura de proveedor se queda como está, y el otro lado aún puede cambiar.

Asignar una factura de proveedor

1. Seleccione las líneas de gasto y de suplido y, después, sitúe el puntero sobre Tasks y seleccione Assign Bill.
2. En Select Entity, elija el proveedor. La lista muestra las entidades que tienen facturas de proveedor aún no validadas en la empresa.
3. En Bill, elija la factura de proveedor. Cada una muestra su fecha, su número y su total.
4. En Options, elija qué líneas se modifican:
   • Assign accounts without bills, seleccionada al principio: las líneas que aún no están en una factura de proveedor.
   • Replace bill/entity on accounts: también las líneas que están en otra factura de proveedor no validada.
5. Seleccione Assign.

Solo se asignan las líneas de la empresa y de la moneda de la factura de proveedor (la moneda del expediente o la moneda alternativa de la línea), y solo en expedientes que no están cerrados ni cancelados; las demás líneas se quedan como están. Una línea cuya entidad Billed By es otra entidad no se modifica. Una línea sin entidad Billed By toma la entidad de la factura de proveedor. Para crear una nueva factura de proveedor a partir de líneas, utilice en su lugar el expediente financiero.

Definir o quitar impuestos

1. Seleccione las líneas y, después, sitúe el puntero sobre Tasks y seleccione Set/Remove Tax.
2. En Set Tax, elija el impuesto que quiere añadir, o – Remove Taxes – para quitar todos los impuestos de las líneas.
3. Seleccione Save.

La lista muestra los impuestos del país de la empresa. Si todas las líneas seleccionadas son de ingreso, o todas de gasto, solo muestra los impuestos que se pueden utilizar en ese tipo de línea.

Un impuesto solo se añade a las líneas que aún no tienen ningún impuesto. Las líneas no se pueden modificar cuando su factura está aprobada, su factura de proveedor está validada, están en un asiento interno o el estado de finanzas de su expediente ha pasado de Approved. Un impuesto solo para líneas de ingreso no puede ir en una línea de gasto, y viceversa; los suplidos admiten cualquier impuesto. Las reglas de validación del flujo de trabajo también pueden rechazar un impuesto. Añadir o quitar un impuesto quita la aprobación de la línea.

Actualización masiva

Bulk Update… modifica muchas líneas a partir de un archivo Excel: su factura de proveedor, su factura o su asiento interno, sus tarifas, su aprobación y sus observaciones.

1. Busque las líneas y seleccione Export para descargarlas, o prepare su propio archivo Excel con una columna Line ID.
2. En el archivo, cambie las celdas que necesite, y rellene de amarillo cada celda modificada.
3. Seleccione Bulk Update….
4. En MS-Excel File Upload, seleccione el archivo: un archivo .xlsx o .xlsm de hasta 2 MB.
5. Seleccione Upload.

TrakIT actualiza las líneas en segundo plano y le envía los resultados por correo electrónico: el número de filas procesadas, actualizadas, rechazadas y omitidas, y el resultado de cada fila.

TrakIT lee la primera hoja visible. La primera fila contiene los nombres de las columnas, que pueden estar en cualquier orden; no importan las mayúsculas ni los espacios. En las demás filas, lee el Line ID y solo las celdas rellenas de amarillo estándar.

Columna	Qué modifica
Line ID	Obligatoria: la línea que se modifica.
Bill Number	Para las líneas de gasto y de suplido: la factura de proveedor con ese número en la empresa. La entidad Billed By de la línea pasa a ser la entidad de la factura de proveedor.
Invoice Number	Para las líneas de ingreso y de suplido: la factura con ese número. La entidad Invoice To de una línea de ingreso pasa a ser la entidad de la factura.
IPost ID	Para las líneas de ingreso y de gasto: el asiento interno con ese ID.
Base Rate	La tarifa en la moneda del expediente.
Alt Rate	La tarifa en la moneda alternativa de la línea.
Approved	Yes aprueba la línea, si su partida necesita aprobación. No o NA quita la aprobación.
Internal Remarks, External Remarks	Las observaciones.

TrakIT comprueba cada fila:

• La línea debe pertenecer a la empresa elegida en la parte superior de la página, y usted debe tener acceso al flujo de trabajo del expediente.
• El estado de finanzas del expediente debe ser Approved.
• La factura de proveedor actual de la línea no debe estar validada, ni su factura ni su asiento interno aprobados. Lo mismo se aplica a la nueva factura de proveedor, factura o asiento interno.
• Una línea de un asiento interno no puede ir en una factura de proveedor ni en una factura, y una línea de una factura de proveedor o de una factura no puede ir en un asiento interno.
• Los nuevos valores pasan las mismas comprobaciones que cuando modifica la línea en el expediente financiero.

Modificar una línea quita su aprobación, salvo que la misma fila ponga Approved en Yes. TrakIT actualiza después los totales de las facturas de proveedor y de las facturas afectadas.

En TrakIT solo se ejecuta una tarea masiva a la vez, incluidas las tareas masivas de la parte de operaciones. Si hay una en curso, TrakIT indica quién la inició y le pide que lo vuelva a intentar más tarde.

Quién puede usar esta página

Solo ve las líneas de los flujos de trabajo que tiene asignados, salvo que sea administrador del sistema.

Sección	Permiso	Le permite
Job Finance	Read	Abrir la página.
Job Finance	Access Income Accounts	Ver las líneas de ingreso. Sin este permiso, la página solo lista las líneas de gasto y de suplido.
Job Finance	Export	Exportar la lista.
Job Finance	Approve Estimate	Utilizar Approve, y la columna Approved de una actualización masiva.
Job Finance	Update Actuals	Utilizar Assign Entity, Assign Bill, Set/Remove Tax y Delete, y actualizar líneas en una actualización masiva.
Bills	Create	Ver Bulk Update… (con Update Actuals), y utilizar la columna Bill Number de una actualización masiva.
Invoices	Create	Utilizar la columna Invoice Number de una actualización masiva.
Internal Posting	Create	Utilizar la columna IPost ID de una actualización masiva.