Factura

La página Invoice muestra una factura, una nota de cargo o una factura rectificativa: su cabecera, las partidas que factura y pestañas para sus datos, sus pagos, sus archivos, sus comentarios y su registro de acciones. También es donde usted la aprueba, genera su PDF, la envía y registra lo que ocurre después: el pago, la baja por incobrable o el contraasiento.

Para abrir una factura, seleccione su número en la página Facturas, en la pestaña Invoices de la página de finanzas de un expediente, o allí donde TrakIT la muestre. Se abre en una pestaña nueva. El título muestra el tipo y el número, por ejemplo Invoice INV-2026-0042.

Las notas de cargo funcionan como las facturas, con su propia numeración y sus propias plantillas de PDF, pero no se pueden dar de baja por incobrables ni revertir. Las facturas rectificativas tienen algunas diferencias, descritas en Facturas rectificativas.

Estados

Estado	Significado
Draft	En preparación. Puede cambiar sus partidas y su configuración. Su número es un número de proforma, como PF00123-1, y su fecha pasa a la de hoy cada vez que se abre, salvo que se haya antedatado.
Approved	Tiene su número definitivo, en la numeración de su empresa para su tipo, y su PDF definitivo, salvo que se haya aprobado desde la lista de facturas. Sus partidas y su configuración ya no pueden cambiar. Si su total es mayor que cero, los usuarios externos de la entidad la ven en el portal.
Finalised	Confirmada después de la aprobación. Si su empresa lleva su contabilidad en TrakIT, al finalizarla se contabiliza.
Cancelled	Cancelada cuando era un borrador.
Reversed	Se ha emitido una factura rectificativa contra la factura.
Written Off	Su saldo pendiente se ha dado de baja por incobrable.

Los usuarios suscritos a las notificaciones de facturas reciben un correo electrónico cuando una factura se crea, se aprueba, se finaliza, se cancela o se revierte, cuando se genera una factura proforma, y con algunos otros cambios. Su empresa también puede tener sus propias comprobaciones, que detienen una acción con un mensaje, y sus propias acciones, que se ejecutan cuando una factura cambia de estado.

La parte superior de la página

• Job ID enlaza con la página de finanzas del expediente de la factura. No aparece en una factura que no es de un solo expediente.
• El icono de compartir (Share Invoice Link) comparte o copia el enlace a la factura. El enlace requiere iniciar sesión en TrakIT.
• Las etiquetas clasifican la factura. Para añadir una, escriba en Add a Tag una etiqueta de al menos 3 letras o números, sin espacios, y pulse Intro; para quitar una, seleccione la cruz que tiene al lado. Puede cambiar las etiquetas hasta que la factura se finalice, si su rol puede crear facturas, generar sus facturas proforma o aprobarlas.
• Actions ejecuta una acción que su empresa ha configurado para las facturas, si la hay. TrakIT le pide primero que confirme; las acciones no se pueden deshacer.

Cabecera

Campo	Muestra
Date	La fecha de la factura. En gris en un borrador, con una nota que indica que se fija al aprobarla.
Currency	La moneda de la factura.
Tipo de entidad, por ejemplo Customer	La entidad facturada. Seleccione el icono de información para ver sus datos.
Company	La empresa que emite la factura.
Created By	Quién la creó, y cuándo.
Approved By, Finalised By	Quién la aprobó y la finalizó, y cuándo, o [ Pending ]. Una factura cancelada muestra en su lugar Cancelled By.
Credit Period, Due Date	Los días concedidos para el pago, y la fecha de vencimiento que resulta. No se muestran en las facturas rectificativas.
Profit Center	El centro de beneficio, si se ha definido uno.
Status	El estado.
Synced	Cuándo se envió la factura a su sistema contable externo, si su empresa utiliza uno.
Show Rate/Qty, Show Quantity Units, Show SubTotals	Cómo se muestran las partidas, en la página y en el PDF. Consulte Modificar la factura.
Pro-Forma Count	Cuántas facturas proforma se han generado.
Tax Exemption	Los impuestos de los que está exenta la factura, si los hay.
E-Invoice Code	El código de facturación electrónica, si la factura tiene uno.
Remarks	Las observaciones de la factura.

Debajo de la cabecera, salvo que la factura esté cancelada:

Campo	Muestra
Invoice PDF	Iconos para descargar, ver e imprimir el PDF definitivo, una vez aprobada la factura y si tiene PDF, siempre que su rol pueda previsualizar facturas. La etiqueta usa el tipo, por ejemplo Credit Note PDF.
Received	El total de los cobros aprobados de la factura. Returned en una factura rectificativa.
Outstanding	El importe a cobrar menos lo cobrado y la retención, si la hay: en ámbar mientras quede algo pendiente y en verde en caso contrario. Muestra 0 con (Marked Paid) o (Written Off).
Tax Deduction	El impuesto retenido por el cliente, si se ha definido.
X-Rate	El tipo de cambio de la moneda del expediente a la moneda de la factura, cuando son distintas: el tipo, las dos monedas y cómo se eligió su fecha. ?? Missing/Outdated significa que no se encontró ningún tipo; consulte Tipos de cambio. Cuando las monedas son las mismas pero las partidas tienen importes en otra moneda, el tipo calculado a partir de esos importes se muestra como (Derived).

Si la factura se envió a un sistema contable externo, debajo aparecen su referencia y cuándo se envió, o el error en rojo. [Clear] borra la referencia para que la factura se vuelva a enviar.

Acciones sobre la factura

Los botones de Select Action dependen del estado de la factura y de sus permisos.

Botón	Qué hace
Pro-Forma	Genera una factura proforma de un borrador.
Request Approval	Pide a los aprobadores que aprueben un borrador. Consulte Solicitar la aprobación. Se muestra en lugar de Approve si usted no puede aprobar.
Approve	Aprueba la factura y genera su PDF definitivo.
Finalize	Finaliza una factura aprobada.
Un-Approve	Devuelve una factura aprobada a borrador, cuando no está finalizada ni enviada a un sistema contable externo.
Duplicate	Crea un nuevo borrador a partir de la factura. Consulte Duplicar una factura.
Email…	Envía por correo electrónico el PDF definitivo de una factura aprobada.
Generate Doc	Genera otro documento a partir de la factura.
Mark as Paid, Mark as Unpaid	Marca una factura aprobada como pagada, o lo deshace.
Cancel, Delete	Cancela o elimina un borrador.
Reverse Invoice	Revierte una factura de expediente finalizada con una factura rectificativa.
Write Off, Remove Write-Off	Da de baja por incobrable el saldo pendiente, o lo deshace.
Modify	Cambia la configuración de la factura, en un borrador.

Los administradores del sistema también ven Recreate PDF, en una factura aprobada. Abre la ventana emergente Generate con las plantillas de su tipo, y sustituye el PDF definitivo por uno nuevo, o lo genera para una factura aprobada sin PDF. El número y la fecha no cambian, y no se envía nada por correo electrónico.

Pestaña Accounts

La pestaña Accounts lista las partidas que se facturan en la factura: partidas de ingreso y suplidos (costes pagados por cuenta del cliente). La página se abre en esta pestaña.

Columna	Muestra
Casilla	Selecciona la partida, en un borrador. El icono de marca del encabezado selecciona todas o ninguna.
Serial	El número de línea.
Appr	Si la partida necesita aprobación. Sitúe el puntero sobre el indicador luminoso para ver Approval not required, Waiting for Approval o Approved.
Job	En una factura que no es de un solo expediente: la página de finanzas del expediente de cada partida.
Item	El nombre, el detalle y el código de la partida, su nombre local y sus observaciones externas. Aparece un lápiz en las partidas ad hoc de un borrador.
WO	La orden de trabajo de la partida, con un icono de advertencia ámbar si se ha cancelado.
Applies	Cómo se cuenta la cantidad, por ejemplo per WO. Solo cuando Show Quantity Units está activado.
Qty, Rate	La cantidad y la tarifa en la moneda de la factura. Solo cuando Show Rate/Qty está activado. [Missing] significa que falta el tipo de cambio. Cuando la partida tiene un importe en otra moneda, este se muestra debajo, en gris y en letra pequeña.
Amount	El importe en la moneda de la factura.
Tax Name, Tax Amount	Los impuestos de la partida y sus importes, cuando la factura tiene impuestos. [Exempt] para un impuesto del que está exenta la factura.

Su empresa puede añadir otras columnas, por ejemplo datos de la orden de trabajo. Si su empresa muestra los totales por línea, una factura con impuestos tiene una columna Total + Tax, y con Show SubTotals activado, cada tipo de partida va seguido de un subtotal. Las partidas de un grupo de partidas se listan bajo el nombre del grupo: en el PDF se fusionan en el grupo.

Debajo de las partidas:

• Subtotals: los totales de los importes y de los impuestos, cuando la factura tiene impuestos.
• GRAND TOTAL: los importes más los impuestos, redondeados si su empresa redondea los totales de las facturas.
• Adjustments: consulte Ajustes.
• Total Receivable Amount: el total general menos los ajustes, y debajo el importe en letras.

Cuando abre un borrador, TrakIT quita cualquier partida cuya entidad no sea la de la factura, e indica cuántas ha quitado.

En un borrador, estos botones aparecen encima de la lista si su rol puede crear facturas:

• Refresh actualiza el tipo de cambio, los totales y los ajustes, por ejemplo después de que hayan cambiado las partidas en el expediente.
• Allocate añade partidas pendientes de facturar. Consulte Seleccionar las partidas que se añaden.
• Add Account añade una partida que no está en ningún expediente. Consulte Añadir una partida ad hoc.

Allocate y Add Account no aparecen en una factura rectificativa que hace referencia a una factura.

Seleccionar las partidas que se añaden

Allocate lista las partidas que pueden ir en la factura: las partidas reales de ingreso y de suplidos de la entidad de la factura, en la empresa de la factura, que aún no figuran en ninguna factura ni en ningún asiento interno. Para la factura de un expediente, solo se listan las partidas de ese expediente; para una factura que no es de un solo expediente, se listan las de todos los expedientes.

1. Seleccione Allocate.
2. Para acotar la lista, escriba en Account Name/Code, WO / Container / Manifest y, para una factura que no es de un solo expediente, en la referencia del expediente y en Workflow Serial. Puede que su empresa también haya añadido un filtro por un campo de datos: escriba el valor y seleccione el icono de búsqueda.
3. Seleccione las partidas que quiera añadir, o seleccione una fila. El icono de marca del encabezado selecciona todas las partidas mostradas o ninguna. Selected las cuenta.
4. Seleccione Add.

Las partidas se agrupan en Income Accounts y Disbursement Accounts. Para cada una, la lista muestra su grupo de partidas, Applies, el expediente, WO con su contenedor o su ID de carga, Entity Type, Rate, Quantity, Total y quién la actualizó por última vez. Después, TrakIT actualiza el tipo de cambio y los totales.

Añadir una partida ad hoc

Add Account añade una partida que pertenece solo a la factura, no a un expediente. Aparece si su empresa tiene activado Use Ad-hoc Accounts en sus ajustes financieros.

1. Seleccione Add Account.
2. En Account Type, elija Income o Disbursement.
3. Elija el Account Master: el concepto, entre los configurados para la empresa.
4. Escriba un Account Detail si es necesario, de hasta 50 caracteres.
5. Elija el Account Group, si su empresa usa grupos.
6. Elija cómo se aplica la partida en Applies: per TD, per WO, per m3, per Kg, per Ton, per TEU, per 20’, per 40’ o Manual. per TD requiere una cantidad de 1.
7. Escriba la Rate y la Quantity.
8. Escriba Internal Remarks (hasta 500 caracteres) y External Remarks (hasta 300 caracteres), si es necesario. Las observaciones externas aparecen bajo el nombre de la partida.
9. Seleccione Add.

Las partidas que necesitan aprobación no se pueden añadir de esta forma.

Para cambiar una partida ad hoc, seleccione su lápiz en la columna Item. En Update Account, puede cambiar su grupo de partidas, Applies, la tarifa, la cantidad y las observaciones, así como sus impuestos:

• Para añadir un impuesto, seleccione Add Tax…, elija el impuesto y seleccione Add. La lista ofrece los impuestos del país de la empresa para ese tipo de partida.
• Para quitar un impuesto, seleccione la cruz que tiene al lado.
• Para eliminar la partida, seleccione la cruz de la parte inferior izquierda y, después, Yes.

Seleccione Save para guardar los demás cambios.

Quitar partidas

1. Marque la casilla de cada partida que quiera quitar.
2. Seleccione Unallocate y confirme.

Las partidas de un expediente vuelven al expediente, para facturarse de nuevo. Las partidas ad hoc se eliminan. Quitar partidas de una factura rectificativa que hace referencia a una factura las elimina: consulte Facturas rectificativas.

Ajustes

Los ajustes reducen el importe a cobrar, por ejemplo un descuento. Los tipos de ajuste se definen para su empresa. Se pueden añadir mientras la factura es un borrador, hasta 5 por factura.

1. Seleccione el icono de suma junto a Adjustments (Add Adjustments).
2. En Adjustment Details, elija el Adjustment.
3. Escriba el Amount o, para un tipo porcentual, el Percent. Un tipo porcentual empieza con su porcentaje habitual.
4. Escriba Remarks si es necesario.
5. Seleccione Save.

Un ajuste siempre reduce el total, sea cual sea el signo que escriba. Un porcentaje se aplica, según su tipo, al total de las partidas, al total de los impuestos o a las partidas con un código determinado. Para cambiar o eliminar un ajuste, seleccione su lápiz; el icono de eliminar está en la parte inferior izquierda de Adjustment Details.

Modificar la factura

Modify cambia la configuración de un borrador.

1. Seleccione Modify.
2. Cambie los campos que necesite, descritos a continuación.
3. Seleccione Save.

Campo	Notas
Date	Solo si su rol puede antedatar facturas y su empresa permite antedatarlas. La fecha puede retroceder el número de días que permita su empresa, pero no a antes del inicio del mes anterior, ni a una fecha futura. A partir de un día del mes definido por su empresa, ya no puede retroceder al mes anterior. Una factura antedatada conserva su fecha; si no, un borrador pasa a la fecha de hoy cada vez que se abre.
Currency	Una de las monedas de la empresa. No puede cambiar una vez recibido un pago. Al cambiarla, se vuelve a rellenar el plazo de pago de la entidad para esa moneda.
Profit Center	El centro de beneficio, si lo hay.
Credit Period	En días, de 0 a 999. Solo si su rol puede cambiar los días de crédito. No en las facturas rectificativas.
Ref. Invoice Number	Solo facturas rectificativas: la factura abonada. Solo se puede escribir una vez. Consulte Facturas rectificativas.
Remarks	Hasta 2000 caracteres.
Exchange Rate Date	La fecha del tipo de cambio utilizado: Document Date (la fecha de la factura), Last Proforma (la fecha de la última factura proforma, si la hay) o Custom. Custom es para los administradores del sistema: una fecha de los últimos 30 días, no futura. Solo si su rol puede antedatar facturas.
Tax Deduction	Un impuesto que retiene el cliente, por ejemplo una retención. No puede ser negativo. Solo si su rol puede cambiar los días de crédito. Al aprobar, no puede superar la mitad del importe de la factura, ni definirse en una factura negativa.
Show Rate/Quantity, Show Quantity Unit, Show Subtotals	Si la tarifa y la cantidad, cómo se cuenta cada cantidad y los subtotales aparecen en la página y en el PDF. Las facturas nuevas empiezan con los valores predeterminados de su empresa.
Tax Exemption	Los impuestos de la factura de los que está exenta. Los impuestos exentos no se cobran. Solo si su rol puede aprobar facturas. Las facturas nuevas empiezan con las exenciones de la entidad para la empresa.

Después, TrakIT actualiza el tipo de cambio y los totales.

Generar una factura proforma

Una factura proforma es un PDF del borrador que puede enviar antes de la aprobación. Puede generar todas las que necesite.

1. Seleccione Pro-Forma.
2. En Generate Pro-Forma Invoice, elija la plantilla y revise la vista previa. Consulte La ventana emergente Generate.
3. Elija los destinatarios, si quiere enviarla por correo electrónico.
4. Seleccione Generate.

Cada factura proforma recibe el siguiente número de proforma, que pasa a ser el número del borrador, y se añade a Generated Files en la pestaña Files. La ventana emergente le avisa si ya se han generado facturas proforma.

Antes de generarla, TrakIT comprueba que la factura tiene partidas, que el tipo de cambio está disponible, que los campos de datos obligatorios de la factura están rellenados, que la entidad está activa (y aprobada, si su tipo necesita aprobación), que la retención no supera la mitad del importe de la factura y que hay una plantilla configurada. Puede haber partidas todavía pendientes de aprobación.

Solicitar la aprobación

Si usted no puede aprobar facturas, Request Approval se lo pide a quienes pueden hacerlo.

1. Seleccione Request Approval.
2. En Request For Approval, escriba Remarks si es necesario.
3. Seleccione Request.

TrakIT comprueba primero la factura como para la aprobación y, después, envía un correo electrónico a los usuarios suscritos a las solicitudes de aprobación de facturas de la empresa. Si no hay ninguno, lo indica.

Aprobar una factura

La aprobación da a la factura su número y su PDF definitivos.

1. Seleccione Approve.
2. En Generate Final Invoice, elija la plantilla, revise la vista previa y elija los destinatarios, como se describe en La ventana emergente Generate.
3. Seleccione Generate.

TrakIT da a la factura el siguiente número de la numeración de su empresa para su tipo y su fecha, conserva su fecha, genera el PDF definitivo y lo añade a la pestaña Files. Envía el PDF por correo electrónico a los destinatarios que haya elegido. A partir de entonces, la factura ya no se puede cambiar.

Si el PDF no se puede guardar, la aprobación no se realiza y nada cambia. La excepción es una factura electrónica: una vez aceptada por la administración tributaria, no se puede deshacer, así que TrakIT conserva la aprobación, muestra una advertencia y envía un correo a los SysAdmins y al Soporte (en copia oculta). Abra la factura y use Recreate PDF. Muestra la factura electrónica que la administración ya tiene y no la envía por segunda vez. Lo mismo se aplica a Generate Doc y a una nota de crédito creada al revertir una factura.

Para aprobar varios borradores a la vez, sin generar sus PDF, use Tasks en la lista de Facturas.

Antes de que se abra la ventana emergente, y de nuevo cuando selecciona Generate, TrakIT comprueba que:

• la factura tiene partidas, y ninguna está pendiente de aprobación ni en una orden de trabajo cancelada;
• el tipo de cambio está disponible;
• los campos de datos obligatorios de la factura, y los campos de datos obligatorios de la entidad, están rellenados (consulte la pestaña Data);
• la entidad está activa, y aprobada si su tipo necesita aprobación;
• la retención no supera la mitad del importe de la factura;
• hay una plantilla configurada para la empresa y el tipo de la factura.

La ventana emergente Generate

La misma ventana emergente se usa para las facturas proforma, la aprobación, otros documentos y el correo electrónico.

• Select Template: las plantillas configuradas para la empresa y el tipo. Si hay más de una, elija una; la vista previa muestra entonces el documento, con el número que recibirá.
• Los campos en los que puede escribir aparecen en la vista previa. Seleccione Final Preview para ver el documento tal como se generará, y Edit Again para volver atrás. Si la plantilla requiere una firma, firme en el cuadro de la vista previa y seleccione Confirm.
• Select Email Recipient(s):
  • Las direcciones de correo electrónico General, Finance y Management de la entidad. Marque las categorías a las que quiera enviar el correo. Si no marca ninguna, no se envía nada a la entidad. [No email available] significa que no tiene dirección.
  • Myself (cc): le pone a usted en copia.
  • Email to others: selecciónelo y escriba otras direcciones, separadas por comas, puntos y comas o saltos de línea. TrakIT las recuerda para la próxima vez.
• Attach Supporting Docs: otros documentos que enviar con ella, agrupados en Invoice Docs, Job Finance Docs, Job Ops Docs y Account WO Docs. Un símbolo de dirección prohibida marca los documentos que no tiene permitido enviar. Selected y Size cuentan los documentos que ha marcado: juntos pueden ocupar hasta 20 MB.

Si adjunta documentos justificativos, elija al menos un destinatario.

Finalizar una factura

1. Seleccione Finalize.
2. Seleccione Yes.

Si su empresa lleva su contabilidad en TrakIT, al finalizar la factura se contabiliza con la fecha de la factura: consulte Contabilización automática. Falla si ningún ejercicio abierto incluye la fecha de la factura, o si las cuentas predeterminadas de la empresa no están configuradas. Los campos de datos y las etiquetas de una factura finalizada ya no se pueden cambiar.

Enviar la factura por correo electrónico

Email… envía el PDF definitivo de una factura aprobada. No aparece mientras la factura no tenga PDF definitivo.

1. Seleccione Email….
2. En Send Email, elija los destinatarios y los documentos justificativos que quiera, como en La ventana emergente Generate.
3. Seleccione Send.

Generar un documento

Generate Doc crea otro documento a partir de la factura, con las plantillas Invoice Document configuradas para su empresa, por ejemplo una carta de presentación o un contrato. No cambia el estado de la factura.

1. Seleccione Generate Doc.
2. En Generate Document, elija la plantilla, revise la vista previa y elija los destinatarios.
3. Seleccione Generate.

El documento se añade a Generated Files en la pestaña Files.

Duplicar una factura

Duplicate aparece si su empresa tiene activado Use Ad-hoc Accounts.

1. Seleccione Duplicate.
2. Confirme.

TrakIT crea un borrador para la misma entidad, empresa, tipo, moneda y expediente, con fecha de hoy, con el mismo plazo de pago, las mismas observaciones, el mismo centro de beneficio, la misma retención y la misma opción de fecha del tipo de cambio, y la misma configuración de Show Quantity Units y Show SubTotals. Copia las partidas ad hoc de la factura sin sus impuestos. Las partidas de los expedientes no se copian. El nuevo borrador se abre en lugar de la factura.

Marcar como pagada

Mark as Paid registra que una factura aprobada se ha pagado, por ejemplo cuando el pago no está registrado en TrakIT. Su importe pendiente muestra entonces 0 con (Marked Paid). Seleccione Mark as Unpaid para deshacerlo. Ambos le piden que confirme. Marcar una factura como pagada no contabiliza nada.

Cancelar, eliminar y otras confirmaciones

Algunas acciones le piden que confirme en una ventana emergente Confirm Action: seleccione Yes para continuar.

Acción	Cuándo	Qué ocurre
Delete	Un borrador sin factura proforma, sin documentos generados y sin cobros.	La factura se elimina. Las partidas de los expedientes vuelven a sus expedientes, para facturarse de nuevo; las partidas ad hoc se eliminan, al igual que las partidas de una factura rectificativa que hace referencia a una factura. La pestaña se cierra.
Cancel	Un borrador sin cobros.	La factura se conserva como Cancelled, con un total de 0. Las partidas de los expedientes vuelven a sus expedientes; las partidas ad hoc se quedan en ella como registro. Sus ajustes se eliminan. La pestaña se cierra.
Finalize	Una factura aprobada.	Consulte Finalizar una factura.
Un-Approve	Una factura aprobada que no está finalizada ni enviada a un sistema contable externo.	Consulte Anular la aprobación de una factura.
Mark as Paid, Mark as Unpaid	Una factura aprobada.	Consulte Marcar como pagada.
Remove Write-Off	Una factura dada de baja por incobrable.	Consulte Dar de baja una factura por incobrable.

Una vez generada una factura proforma, un borrador ya no se puede eliminar: cancélelo en su lugar.

Anular la aprobación de una factura

Un-Approve devuelve una factura aprobada a borrador. Necesita el permiso Un-Approve de la sección Invoices (consulte Roles y permisos). El botón solo se muestra mientras la factura no esté finalizada ni enviada a un sistema contable externo.

La ventana emergente Confirm Action le avisa antes de cambiar nada, porque anular la aprobación no se puede deshacer limpiamente:

• El número de la factura se libera y la factura recibe un número de proforma. Cuando se aprueba de nuevo, toma el siguiente número de la serie, así que su número anterior queda como un hueco en la numeración o se asigna a otra factura.
• El PDF definitivo se elimina. Las copias ya enviadas al cliente dejan de coincidir con la factura.
• La marca Mark as Paid se borra.
• Una factura con fecha pasada pasa a la fecha de hoy y sus tipos de cambio se actualizan, salvo que permita fechas anteriores.
• Si la factura se envió a la autoridad tributaria como factura electrónica, la ventana lo indica en rojo. Anular la aprobación no anula la factura electrónica ante la autoridad, y aprobarla de nuevo la envía una segunda vez, con su nuevo número.

Seleccione Yes para anular la aprobación. Los usuarios suscritos a la notificación de factura Un-Approved reciben un correo electrónico.

Dar de baja una factura por incobrable

Write Off deja a cero el saldo pendiente de una factura aprobada que no se va a pagar. Es solo para facturas, no para notas de cargo ni facturas rectificativas, ni para una factura marcada como pagada o revertida, o sin nada pendiente.

1. Seleccione Write Off.
2. En Write Off Invoice, compruebe el Outstanding balance.
3. Si su empresa lleva su contabilidad en TrakIT:
   • En Write off against account, elija la cuenta a la que imputarla, por ejemplo una cuenta de gastos por créditos incobrables.
   • Compruebe la Write-off date. Empieza con la fecha de hoy.
4. Escriba Comments/Reason si es necesario, hasta 500 caracteres.
5. Seleccione Write Off.

El estado de la factura pasa a ser Written Off, y su importe pendiente muestra 0 con (Written Off).

Si su empresa lleva su contabilidad en TrakIT, la factura debe estar finalizada antes. TrakIT contabiliza la baja por incobrable en la fecha de la baja, que no puede ser anterior a la fecha de la factura, ni futura, ni estar fuera de un ejercicio abierto.

Para deshacer una baja por incobrable, por ejemplo cuando el cliente acaba pagando, seleccione Remove Write-Off y, después, Yes. La factura vuelve a estar pendiente, y cualquier baja contabilizada se revierte.

Revertir una factura

Reverse Invoice anula una factura finalizada de un expediente emitiendo una factura rectificativa por su importe total. Solo aparece en las facturas, si la factura aún no tiene ninguna factura rectificativa.

1. Seleccione Reverse Invoice.
2. Compruebe la Credit Note Date. Empieza con la fecha de hoy. Si su rol puede antedatar facturas, puede elegir una fecha entre la fecha de la factura y hoy.
3. En Select Template, elija la plantilla de factura rectificativa. No se ofrecen las plantillas que requieren firma.
4. Escriba los Comments/Reason. Son obligatorios.
5. En Recipients, elija a quién enviar la factura rectificativa por correo electrónico: las direcciones de la entidad, Internal Users (escriba un nombre) y Additional Emails, separadas por espacios, comas o puntos y comas.
6. Seleccione Confirm.

Esta acción no se puede deshacer. TrakIT:

1. Crea una factura rectificativa con todas las partidas de la factura como importes negativos, numerada en la numeración de facturas rectificativas de su empresa para su fecha. Un descuento concedido en la factura reduce el abono en el mismo importe. La Tax Deduction de la factura se copia en la factura rectificativa, que solo abona lo que el cliente debía después del impuesto que retiene.
2. Aprueba y finaliza la factura rectificativa, genera su PDF y la envía por correo electrónico. Si su empresa lleva su contabilidad en TrakIT, la factura rectificativa se contabiliza.
3. Vuelve a añadir las partidas de la factura al expediente, con importes positivos, para que pueda facturarlas de nuevo.

El expediente no debe estar cerrado ni pendiente de cierre. La factura muestra entonces la factura rectificativa debajo de su cabecera, y su estado pasa a ser Reversed.

Facturas rectificativas

Una factura rectificativa anula todo o parte de lo facturado. Se crea desde la página Facturas, desde la pestaña Invoices de un expediente o revirtiendo una factura. Para crear facturas rectificativas, y para generarlas, aprobarlas, finalizarlas y enviarlas por correo electrónico, se necesita el permiso Allow Credit Notes.

En una factura rectificativa:

• Los importes se muestran como cifras positivas: el importe abonado.
• No hay plazo de pago ni fecha de vencimiento. Received pasa a ser Returned, y la pestaña Payments Received pasa a ser Payments Made.
• No se puede dar de baja por incobrable ni revertir.

Factura de referencia

Una factura rectificativa puede hacer referencia a la factura que abona: su Ref. Invoice Number. Se escribe al crear la factura rectificativa, o más adelante en Modify si no tiene ninguna. La factura debe ser de la misma empresa y entidad, y del mismo expediente en el caso de la factura rectificativa de un expediente. Debe estar finalizada y no estar ya totalmente abonada.

Cuando escribe la referencia, TrakIT copia todas las partidas de la factura en la factura rectificativa, con importes negativos. Para abonar solo una parte de la factura:

• Quite las partidas que no quiera abonar, con Unallocate. Si las quita todas, la referencia se borra.
• Reduzca la cantidad o la tarifa de una partida: para una partida de un expediente, en la página de finanzas del expediente, en sus importes reales; para una partida ad hoc, con su lápiz.

Una partida de una factura rectificativa nunca puede abonar más que la línea de factura de la que procede: su tarifa no puede ser mayor, y su cantidad y su importe no pueden superar lo que hayan dejado las facturas rectificativas anteriores. TrakIT lo comprueba cuando cambia la partida y de nuevo al aprobar.

La factura y la factura rectificativa se muestran mutuamente debajo de sus cabeceras. En la factura, cada factura rectificativa aparece con su fecha, su estado y Full si la abona por completo o Partial si es parcial, con el importe.

Pestaña Data

La pestaña Data lista los campos de datos de la factura: campos adicionales que su empresa ha configurado para las facturas. Una estrella marca un campo obligatorio: debe rellenarse antes de poder aprobar la factura o generar una factura proforma.

Para cambiar valores, escriba el Value y las Remarks y, después, seleccione Save. Use Search para buscar un campo por su nombre o su código. Los campos calculados los calcula TrakIT y no se pueden cambiar. Puede cambiar los campos de datos si su rol puede crear facturas, hasta que la factura se finalice.

Pestaña Payments Received

La pestaña Payments Received lista los cobros que pagan la factura. En una factura rectificativa se llama Payments Made.

Columna	Muestra
Reference Number	La referencia del cobro. Selecciónela para abrir el cobro.
Sequence Number	El número del cobro en TrakIT, si tiene uno.
Payment Mode, Trans. Date	Cómo y cuándo se pagó.
Status	Sitúe el puntero sobre el indicador luminoso para ver Approved, Ready to approve o Amount not matching with total.
Amount	El importe asignado a esta factura.
Created By, Approved By	Quién creó y aprobó el cobro, y cuándo.

Solo los cobros aprobados cuentan en Received. Si su rol puede aprobar cobros, aparece un botón Approve en los cobros que aún no están aprobados.

Añadir un cobro

Add Receipt registra un pago solo para esta factura. Aparece en una factura aprobada que no está marcada como pagada y que aún tiene un importe pendiente. Para registrar un solo pago para varias facturas, use Cobros y pagos.

1. Seleccione Add Receipt.
2. Escriba la Reference: la referencia del pago, solo con letras y números.
3. Elija el Transaction Mode, por ejemplo una transferencia bancaria. Las formas de pago se definen para su empresa.
4. Compruebe la Transaction Date. Empieza con la fecha de hoy y no puede ser futura.
5. Compruebe el Amount. Empieza con el importe pendiente, y no puede ser mayor.
6. Escriba Remarks si es necesario, hasta 250 caracteres.
7. Seleccione Add Receipt.

El cobro se crea listo para su aprobación. Cuenta en Received una vez aprobado. La referencia no debe estar ya en uso para la entidad, y los campos de datos obligatorios de la entidad deben estar rellenados.

Pestaña Files

La pestaña Files tiene dos listas.

Generated Files lista los PDF que TrakIT ha generado para la factura: sus facturas proforma, su PDF definitivo y otros documentos, con su título, nombre de archivo, tamaño y quién los generó. Los cancelados aparecen en rojo. Seleccione los iconos para descargar o previsualizar un archivo, si su rol puede previsualizar facturas.

Other Files lista los archivos añadidos a mano, como una copia firmada, con su título, nombre de archivo, tipo, estado, fecha de caducidad (en rojo una vez caducada), tamaño y quién los subió. Los archivos cancelados aparecen en rojo. Seleccione los iconos para descargar, previsualizar o imprimir un archivo.

Para añadir archivos, si su rol puede crear facturas y la factura no está cancelada:

1. Seleccione Add Files.
2. Escriba un File Title y elija un Document Type, un Document Status y una Document Expiry si es necesario. Sin título, cada archivo se titula con su nombre de archivo.
3. Seleccione Available Externally para marcar los archivos como externos. La columna External muestra entonces Yes.
4. Arrastre los archivos al cuadro, o seleccione Select File(s). La subida empieza de inmediato.

Cada archivo puede ocupar hasta 20 MB y debe ser de uno de los tipos indicados en la ventana emergente. Para cambiar los datos de un archivo, seleccione su lápiz (Modify Document), haga los cambios y seleccione Update. También puede cancelarlo con Cancel Document, o eliminarlo con la cruz de la parte inferior izquierda, mientras la factura sea un borrador y si su rol puede eliminar facturas. Algunos archivos que añadió el propio TrakIT están bloqueados y no se pueden eliminar.

Pestaña Comments

La pestaña Comments contiene los comentarios sobre la factura. No hay ninguna opción para hacerlos visibles fuera de su empresa.

• Sort muestra primero los más recientes o los más antiguos; Show muestra solo los comentarios con un estado.
• Cada comentario tiene un estado: Active, Pending, Resolved o Cancelled. Seleccione el estado para cambiarlo.
• Seleccione el icono de ampliar para leer un comentario largo a pantalla completa.

Para publicar un comentario, seleccione Add…, escriba el comentario y seleccione Post. Puede darle formato y añadir enlaces, imágenes y tablas. Para grabar en su lugar un comentario de voz, seleccione el botón del micrófono.

Puede eliminar un comentario suyo en los 30 minutos siguientes a su publicación, si aún no se ha enviado por correo electrónico y su rol tiene el permiso Delete Comment en la sección Work Orders.

Comment Recipients lista los usuarios a los que se avisa de los comentarios nuevos. Usted se añade cuando publica un comentario. Un destinatario solo recibe un correo electrónico si está suscrito a las notificaciones de comentarios. Para añadir un usuario, seleccione Add, elija el usuario y seleccione Add User: la lista ofrece los usuarios activos con dirección de correo electrónico que tienen acceso a la empresa de la factura. Para quitar uno, seleccione la cruz roja junto a su nombre.

Pestaña Action Log

La pestaña Action Log lista lo que se ha hecho en la factura y cuándo: la creación, los cambios (con cada campo cambiado), las partidas añadidas y quitadas, las facturas proforma, la aprobación y más. Use Search para buscar un usuario, una acción o un valor, y Show Page Loads para incluir las visitas a la página. Seleccione Export para descargar el registro como archivo Excel. El tiempo que se conserva el registro depende de la política de conservación de datos de su instalación.

Las acciones sobre la factura de un expediente también se anotan en el registro de auditoría financiera del expediente.

Quién puede usar esta página

Su rol necesita Read en la sección Invoices para abrir una factura. La factura debe pertenecer a su empresa o a una empresa a la que tenga acceso, y puede que un administrador haya limitado las facturas que puede ver. Todo lo demás necesita su propio permiso en la sección Invoices:

Permiso	Le permite
Create	Cambiar un borrador: Modify, Allocate, Add Account, Refresh y los ajustes. También Duplicate, Actions, los campos de datos y añadir archivos.
Delete	Eliminar borradores, cambiar y eliminar ajustes, y eliminar archivos de un borrador.
Cancel	Cancelar borradores.
Generate Proforma	Generar facturas proforma.
Approve	Aprobar facturas, y definir Tax Exemption en Modify. Sin este permiso, ve Request Approval.
Finalise	Finalizar facturas aprobadas.
Preview	Descargar, ver e imprimir el PDF de la factura y los archivos generados, enviar la factura por correo electrónico y adjuntar los archivos de la factura a los correos electrónicos.
Generate Invoice Doc	Generar otros documentos con Generate Doc.
Allow Credit Notes	Crear facturas rectificativas, y generar sus facturas proforma, aprobarlas, finalizarlas y enviarlas por correo electrónico.
Allow Back-dating	Cambiar la Date y la Exchange Rate Date en Modify, y la Credit Note Date al revertir.
Change Credit Days	Cambiar el Credit Period y la Tax Deduction en Modify.
Reverse Invoice	Revertir facturas.
Mark as Paid/Unpaid	Marcar facturas como pagadas o no pagadas.
Write Off	Dar de baja facturas por incobrables y deshacer las bajas.
Clear Sync Ref	Borrar la referencia de su sistema contable externo.

Otras secciones:

• Receipts: Create para añadir cobros y Approve para aprobarlos en la pestaña Payments Received.
• Work Orders: Delete Comment para eliminar sus propios comentarios y Email Documents para adjuntar a un correo electrónico los documentos de un expediente o de una orden de trabajo.
• Job Finance: View All Documents para adjuntar a un correo electrónico los documentos financieros del expediente.