Entidad

La página Entity muestra una entidad: un cliente, cargador, receptor, transportista, transportista por carretera, agente, banco o cualquier otra parte con la que trabajan sus empresas. Muestra los detalles de la entidad en la parte superior y, debajo, pestañas para sus documentos, órdenes de trabajo, contactos, facturas, datos, configuración por empresa y más. Aquí también se cambia, se aprueba o se elimina la entidad.

Para abrir una entidad, selecciónela en la página Gestión de entidades, o seleccione su nombre en cualquier lugar donde TrakIT enlace con ella. ◄ Entity Management le lleva de vuelta a la lista.

El título indica lo que está haciendo y el tipo de la entidad, por ejemplo View Customer Details. Los nombres de los tipos de entidad se configuran para su instalación, por lo que pueden diferir de los ejemplos de esta página.

La parte superior de la página

• Actions ejecuta una acción que su empresa ha configurado para las entidades, si la hay. TrakIT le pide primero que confirme; las acciones no se pueden deshacer.
• Las etiquetas clasifican la entidad. Para añadir una, escriba en Add a Tag una etiqueta de al menos 3 letras o números, sin espacios, y pulse Intro; para quitar una, seleccione la cruz que tiene al lado. Puede buscar entidades por etiqueta en la página Gestión de entidades.

Si la empresa responsable de la entidad no es una de las empresas a las que tiene acceso, la página indica Modifications not permitted as the responsible company is seguido de su nombre. Entonces puede ver la entidad, pero no cambiarla, aprobarla ni eliminarla, emitir sus enlaces ni cambiar sus documentos, contactos, campos de datos, tipos, usuarios vinculados, situación crediticia o recordatorios de pago. Puede seguir cambiando la configuración de sus propias empresas en la pestaña Per Company, salvo Tax Exempt, y sus comentarios. Tampoco están disponibles las acciones ni las etiquetas. Si selecciona una opción que sigue apareciendo, como la marca de verificación o un enlace, TrakIT indica You do not have the permission to change an entity of another company.

Detalles de la entidad

El recuadro de la parte superior muestra el código y el nombre de la entidad, su nombre local entre paréntesis, la bandera de su país y su logotipo. Debajo del nombre:

• Total WO Count: en cuántas órdenes de trabajo figura la entidad, en cualquier rol, en los flujos de trabajo a los que tiene acceso. Los administradores del sistema ven el recuento de todos los flujos de trabajo.
• Active, o Entity Disabled para una entidad deshabilitada.
• Approved o Not Approved, si las entidades de este tipo necesitan aprobación.

Los campos exclusivos de los clientes solo aparecen en las entidades cuyo tipo principal es el de cliente. El campo Shipping Line (SCAC) aparece en los transportistas, tanto si transportista es su tipo principal como si es un tipo adicional.

Campo	Muestra
Entity ID	El número de la entidad en TrakIT.
Group	El grupo de clientes, si lo hay.
Address	La dirección postal.
Country	El país.
Contact, Phone	Las personas de contacto y los números de teléfono.
Default Account, Currency	El código de cuenta predeterminado y la moneda base.
TIN, Registration	El número de identificación fiscal y el número de registro.
Shipping Line (SCAC)	Solo transportistas: la naviera que es el transportista, o de la que es agencia.
Responsible Company	La empresa responsable de la entidad. Solo los usuarios con acceso a ella, y los administradores del sistema, pueden cambiar la entidad.
Default Profit Center	El centro de beneficio que se usa por defecto para la entidad.
Status Updates	Solo clientes: si el cliente recibe correos electrónicos de actualización de estado.
Responsible	El usuario responsable de la entidad.
WhatsApp Numbers	Los números de WhatsApp.
Customer Group	Solo clientes: el grupo de clientes, si lo hay.
General Emails, Finance Emails, Management Emails	Las direcciones de correo electrónico, como enlaces. Un grupo de direcciones vacío muestra Not set - General is used.
Remarks	Las observaciones, si las hay.
Links	Solo clientes: enlaces para compartir sin iniciar sesión en TrakIT.
API Key	Cuando Enable API Access está activado: la clave que usa la entidad para la API de TrakIT. Solo se muestra a los usuarios que pueden cambiar la entidad.

La API Key es válida durante el año natural en curso. Al principio de cada año cambia: proporcione a la entidad la nueva clave que se muestra aquí. El sistema de un cliente la envía para seguir sus contenedores con GetList y GetAssetLocation.

La línea de la parte inferior indica quién creó la entidad y cuándo, y quién la cambió por última vez. En un tipo que necesita aprobación, también indica quién la aprobó y cuándo, o Waiting for Approval.

Los iconos de la parte inferior derecha:

Icono	Qué hace
Compartir (Share Entity Link)	Comparte el enlace a esta página, o lo copia. El enlace requiere iniciar sesión en TrakIT.
Marca de verificación (Approve Entity)	Aprueba la entidad.
Lápiz (Edit Entity)	Cambia la entidad.
Papelera (Delete Entity)	Elimina la entidad.

El icono del bocadillo de la parte superior derecha (Change Log) abre el registro de cambios de la entidad: notas sobre los cambios en la entidad, que pueden añadir los administradores del sistema.

Compartir un enlace

En un cliente, Links en los detalles le permite dar al cliente un enlace que se abre sin iniciar sesión en TrakIT:

• Issue a Tracking Link: un enlace a la lista de envíos del cliente, desde la que puede abrir cada orden de trabajo. Funciona durante 15 días.
• Issue an Invoice Statement Link: un enlace al extracto de facturas del cliente. Funciona durante 7 días. Aparece si su rol puede previsualizar facturas.

TrakIT crea un enlace nuevo cada vez que selecciona una de estas opciones. Para emitir un enlace necesita acceso a la empresa responsable del cliente, salvo que sea administrador del sistema. Un enlace que emite muestra las órdenes de trabajo de sus flujos de trabajo y las facturas de sus empresas, según los flujos de trabajo y las empresas que tenga cuando se abre; el enlace de un administrador del sistema las muestra todas.

Share Link Issued

El nuevo enlace aparece en la ventana emergente Share Link Issued. Seleccione el icono de copiar (Copy link) para copiarlo y, después, Close.

Precaución

Copie el enlace antes de cerrar la ventana emergente: TrakIT solo lo muestra una vez. Cualquier persona que tenga el enlace puede abrirlo sin iniciar sesión hasta que caduque o se revoque. Un administrador del sistema, o un usuario cuyo rol tiene Manage Share Links en la sección Entity Management, puede revocar un enlace en Admin > SysAdmin Pages > Shared Links. Si pierde un enlace, emita otro.

Los correos electrónicos de recordatorio de pago de la pestaña Invoices también incluyen un enlace al extracto de facturas.

Cambiar una entidad

1. Seleccione el icono del lápiz (Edit Entity) en la parte inferior derecha de los detalles.
2. Cambie los campos que necesite, descritos en Campos de la entidad.
3. Seleccione Save.

Cancel vuelve atrás sin guardar.

Si las entidades de este tipo necesitan aprobación y la entidad está aprobada, el formulario indica This action will require re-approval of entity: al guardar cualquier cambio se quita la aprobación, y la entidad debe aprobarse de nuevo. Si no ha cambiado nada, TrakIT indica No changes made.

Cuando cambia la empresa responsable, la nueva empresa queda habilitada para la entidad en la pestaña Per Company. Cuando cambia el nombre, TrakIT también lo actualiza en los campos de datos que hacen referencia a la entidad.

Su empresa también puede tener sus propias comprobaciones, que detienen un cambio con un mensaje, y sus propias acciones, que se ejecutan cuando una entidad se crea, se cambia o se elimina. Los usuarios suscritos a las notificaciones de entidades en Notificaciones reciben un correo electrónico cuando una entidad se crea, se actualiza o se elimina.

Campos de la entidad

Los mismos campos se usan para crear una entidad y para cambiarla.

Campo	Qué introducir
Entity Code	Un código único para la entidad, de letras (de la A a la Z), números, guiones y guiones bajos, de hasta 25 caracteres. Los espacios se eliminan y las letras se ponen en mayúsculas. [ Code Exists! ] aparece cuando otra entidad ya tiene el código. Obligatorio, salvo que TrakIT numere automáticamente los códigos de este tipo: el campo aparece entonces en gris, y TrakIT da a la entidad un código formado por el prefijo del tipo y su ID.
Entity Name	Hasta 150 caracteres. Obligatorio. Dos entidades del mismo país no pueden tener el mismo nombre.
Country	El país al que pertenece la entidad. Obligatorio.
Local Name	El nombre en el idioma o la escritura local, de hasta 100 caracteres.
Contact Person(s)	Hasta 50 caracteres.
Responsible Company	La empresa responsable de la entidad, entre las empresas a las que tiene acceso. Las entidades nuevas empiezan con su propia empresa. Obligatorio. Al cambiarla se vuelven a rellenar Default Profit Center y Base Currency.
Default Profit Center	Un centro de beneficio de la empresa responsable.
Base Currency	Una de las monedas de la empresa responsable.
Default Account	El código de cuenta de la entidad, por ejemplo en su sistema contable externo, de hasta 50 caracteres: letras, números, guiones y barras. Los espacios se eliminan y las letras se ponen en mayúsculas. Una empresa puede tener su propio código en la pestaña Per Company.
TIN	El número de identificación fiscal, de hasta 20 caracteres: letras, números, guiones, barras, puntos y guiones bajos.
Registration	El número de registro de la empresa, de hasta 50 caracteres, con los mismos caracteres que TIN.
Shipping Line (SCAC)	Solo transportistas: la naviera que es el transportista, o de la que es agencia. El seguimiento de transportistas encuentra por este campo la naviera de una orden de trabajo.
Phone Numbers	Hasta 50 caracteres: números, letras, espacios y + , - / ( ).
WhatsApp Numbers	Uno o varios números con el formato +[CountryCode][Number], separados por comas o puntos y comas.
Responsible	El usuario responsable de la entidad. Escriba un nombre y elija el usuario. Las entidades nuevas empiezan con usted.
Customer Group	Solo clientes: el grupo de clientes, entre los configurados en Customer Groups, en las tablas maestras.
General Emails	Una o varias direcciones, separadas por comas o saltos de línea, de hasta 500 caracteres. Se usan para las actualizaciones de estado, los correos electrónicos de expedientes y todo lo configurado como General.
Finance Emails	Direcciones para las facturas, los extractos y los recordatorios de pago, y para las acciones o los informes configurados como Finance. Si está vacío, se usan los correos electrónicos generales.
Management Emails	Direcciones para las acciones, los informes y los mensajes de difusión configurados como Management. Si está vacío, se usan los correos electrónicos generales.
Remarks	Hasta 1000 caracteres.
Postal Address	Hasta 500 caracteres.
Entity Logo	Una imagen PNG, preferiblemente con fondo transparente, de al menos 70 píxeles de alto y no más de 4 veces más ancha que alta. TrakIT la redimensiona para que quepa en 280 × 70 píxeles. Para sustituir un logotipo, seleccione Remove Logo y guarde; después, vuelva a editar la entidad y elija la nueva imagen.
Status Updates	Solo clientes: actívelo para enviar al cliente correos electrónicos de actualización de estado. Requiere General Emails.
Send Link	Solo clientes: un ajuste que se activa o desactiva y se guarda con el cliente. Para dar al cliente un enlace de seguimiento, consulte Compartir un enlace.
Enable API Access	Actívelo para que la entidad pueda usar la API de TrakIT con la API Key que se muestra en los detalles.
Disable	Actívelo para deshabilitar la entidad. Una entidad deshabilitada no se ofrece en las listas de entidades, y sus facturas y facturas de proveedor no se pueden aprobar ni validar.

Las observaciones, la dirección, el nombre local y las personas de contacto no pueden contener etiquetas HTML.

Mensaje	Qué hacer
Entity Code specified already exists	Elija otro código.
Entity Name specified already exists in selected country	Compruebe que la entidad no esté ya en TrakIT. Si es una entidad distinta, cambie el nombre para diferenciarla.
General Emails must be specified if Status Updates are required	Introduzca una dirección de correo electrónico, o desactive Status Updates.
WhatsApp number … is invalid.	Introduzca el número con un + y el código de país.
Logo must be in png format, Logo image size should be atleast 70 pixels high., Width of logo image cannot exceed 4 times the height.	Elija otra imagen.
Responsible Person specified not found.	Elija el usuario en la lista mientras escribe.

Aprobar una entidad

El soporte de TrakIT decide, para cada tipo de entidad, si sus entidades necesitan aprobación. En esos tipos, si una entidad no está aprobada, no se pueden aprobar sus facturas ni generar sus facturas proforma, y no se pueden validar sus facturas de proveedor: consulte Factura y Factura de proveedor.

1. Compruebe los detalles de la entidad.
2. Seleccione el icono de la marca de verificación (Approve Entity) en la parte inferior derecha de los detalles.

TrakIT comprueba los detalles de la entidad y, después, indica Entity approved successfully. Los detalles muestran entonces Approved, con quién la aprobó y cuándo. El icono solo aparece en una entidad que necesita aprobación y que aún no está aprobada.

Cualquier cambio en la entidad le quita la aprobación.

Eliminar una entidad

1. Seleccione el icono de la papelera (Delete Entity) en la parte inferior derecha de los detalles. La página muestra los detalles de la entidad, en gris.
2. Seleccione Delete.

La entidad se elimina con su configuración por empresa y sus tipos adicionales, y usted vuelve a la página Gestión de entidades. Cancel la conserva.

Una entidad en uso no se puede eliminar: por ejemplo, una que figura en un expediente, una orden de trabajo, una factura, una factura de proveedor o un presupuesto, o una que tiene documentos, entradas de situación crediticia, usuarios vinculados, activos o ubicaciones. TrakIT indica entonces Cannot delete Entity in use. Para dejar de usar una entidad así, active Disable en su lugar. Salvo que sea administrador del sistema, solo puede eliminar las entidades cuya empresa responsable es su propia empresa.

Para fusionar una entidad duplicada con otra, pídalo al soporte de TrakIT.

Pestañas

Las pestañas bajo los detalles son Documents, Quotations (para los clientes), Work Orders, Activities, Assets, Contacts, Invoices, Entity Data, Locations, Multi-Type, Per Company, Linked Users, Credit Status, Comments y Action Log. TrakIT recuerda la pestaña que usó por última vez, y abre en ella la siguiente entidad.

Pestaña Documents

La pestaña Documents contiene los documentos de la entidad, como contratos, licencias, certificados o perfiles de empresa, del más reciente al más antiguo.

Use Document Type para mostrar un tipo de documento, o < All Documents >. La lista muestra los documentos para todas las empresas, y los asignados a la empresa elegida en Company.

Columna	Muestra
Iconos	Descargar (Download Document) y previsualizar (Preview Document), si su rol puede previsualizar documentos.
Type, Title	El tipo de documento y el título.
File	El nombre y el tamaño del archivo.
Status	El estado del documento, como Have Original o Requested.
Expiry	La fecha de caducidad, en rojo una vez pasada.
Description	La descripción.
Company	La empresa para la que es el documento, o - para todas las empresas.
Uploaded By	Quién lo añadió, y hace cuánto tiempo.
Lápiz	Modifica el documento.

Añadir un documento

1. Seleccione Add Document.
2. En Add New Document, elija el Document Type. Los tipos se configuran en Doc Types, en las tablas maestras. Al elegir un tipo, el título se rellena con su nombre.
3. Compruebe el Document Title, de hasta 50 caracteres. Obligatorio.
4. Elija un Document Status y una fecha en Document Expiry, si es necesario.
5. Para que sea un documento de una sola empresa, active Assign Company y elija la empresa. Los documentos sin empresa están disponibles para todas las empresas.
6. En Users to Notify, escriba el nombre de un usuario y elija el usuario, para cada usuario al que avisar del documento por correo electrónico. Para quitar un usuario, seleccione la X junto a su nombre.
7. Introduzca una Description, si es necesario, de hasta 300 caracteres.
8. Arrastre el archivo al cuadro bajo Select Document, o seleccione el cuadro para elegirlo. Puede añadir un archivo cada vez.
9. Seleccione Add.

El archivo puede tener hasta 20 MB, debe ser de uno de los tipos indicados en el cuadro (Allowed Files) y su nombre puede tener hasta 200 caracteres. Los usuarios que ha elegido reciben un correo electrónico, Document Added for seguido del nombre de la entidad, con los detalles del documento y un enlace a la entidad. Su empresa también puede tener sus propias comprobaciones, que detienen una subida, y sus propias acciones, que se ejecutan después de una.

Mensaje	Qué hacer
Document Title must be specified	Introduzca un título.
No file selected for upload o Selected file is empty	Elija un archivo que no esté vacío.
Invalid File Extension o Cannot upload this file type	Use uno de los tipos indicados en Allowed Files.
Document file size cannot exceed 20 MB	Reduzca el tamaño del archivo.
Document Title/Description contains possible html tags or disallowed text	Quite los caracteres especiales.

Modificar o eliminar un documento

1. Seleccione el lápiz (Modify Document) en la fila del documento.
2. En Modify Document, cambie los campos Document Type, Document Title, Document Status, Document Expiry, Assign Company o Description.
3. Seleccione Update.

No puede sustituir el archivo: añada el nuevo archivo como un documento nuevo, y elimine el antiguo. Para eliminar un documento, seleccione la cruz (Delete File) en la parte inferior izquierda de Modify Document y, después, confirme.

Pestaña Quotations

La pestaña Quotations aparece en los clientes: las entidades cuyo tipo principal o tipo adicional es el de cliente. Lista los presupuestos del cliente, 50 por página, del más reciente al más antiguo, de las empresas y los flujos de trabajo a los que tiene acceso. Seleccione ID en el encabezado para ordenar por esa columna.

Para encontrar un presupuesto, escriba parte de su número o de su título en Search y pulse Intro. Seleccione una fila para abrir el presupuesto.

Columna	Muestra
ID	El número del presupuesto en TrakIT.
Date	La fecha del presupuesto, una vez generado o revisado; en rojo una vez caducada su validez. - antes de eso, y para las plantillas.
Number, Rev	El número del presupuesto y su revisión.
Title	El título.
Company	La empresa que lo emite.
Currency, Income, Expense, Gross Profit	La moneda, el total de ingresos y de gastos, y la diferencia, en rojo cuando es negativa.
Status	El estado, como Draft, Request for Approval, Approved, Generated o Finalised.
Validity (Days)	Durante cuántos días es válido el presupuesto.
Created By	Quién lo creó, y hace cuánto tiempo.

Las plantillas aparecen resaltadas y los presupuestos cancelados, en rojo.

Crear un presupuesto para el cliente

1. Seleccione New Quote.
2. Rellene el presupuesto y seleccione Create. Consulte Crear un presupuesto.

El presupuesto se crea en la empresa responsable del cliente, con el cliente ya rellenado. New Quote solo funciona en un cliente activo, si su rol puede crear presupuestos.

Pestaña Work Orders

La pestaña Work Orders lista las órdenes de trabajo en las que figura la entidad, en cualquier rol: como cliente, cargador, receptor, transportista, transportista por carretera, transportista por carretera de retorno, agente de fianzas o agente de aduanas. Muestra 20 por página, de la más reciente a la más antigua, de los flujos de trabajo a los que tiene acceso.

Columna	Muestra
Icono de prioridad	La prioridad de la orden de trabajo. Sitúe el puntero sobre él para ver su nombre.
ID	La orden de trabajo. Seleccione el ID para abrir la orden de trabajo. El ID de una orden de trabajo abandonada aparece en rojo.
Transportista	El código del transportista. El encabezado usa el nombre que su empresa da a los transportistas.
Workflow	El flujo de trabajo.
Referencia del expediente	La referencia del expediente. El encabezado usa el nombre que le da su empresa, por ejemplo Transport Document.
Container/ID de carga	El número de contenedor, o el ID de carga.
Size, Weight	El tamaño del contenedor y el peso.
Last Event	El último evento, y hace cuánto tiempo ocurrió, en el color del evento.

Las órdenes de trabajo cerradas aparecen en gris, y las canceladas, en rosa.

Seleccione Export para descargar todas las órdenes de trabajo de la lista como archivo Excel. Aparece si su rol puede exportar órdenes de trabajo.

Pestaña Activities

La pestaña Activities lista las actividades de la entidad, como llamadas, reuniones o tareas, de las empresas a las que tiene acceso, de la más reciente a la más antigua. Para saber qué son las actividades, consulte Actividades.

Columna	Muestra
Date/Time	Cuándo empieza la actividad, y cuánto tiempo falta.
Title, Type, Owner	El título, el tipo de actividad y su propietario.
Duration	Cuánto dura.
Status	Planned, In Progress, Overdue, Completed o Cancelled.
Docs	Cuántos archivos tiene adjuntos.
Reminder	Cuántas horas antes del inicio se avisa al propietario.
Created	Cuándo se creó.

Las actividades terminadas aparecen en gris, y las canceladas, en rojo. Seleccione una fila para abrir la actividad en una pestaña nueva.

Para añadir una actividad, seleccione Add Activity. El formulario de la actividad se abre con la entidad ya elegida: rellénelo como se describe en Crear una actividad, en la página Actividades.

Pestaña Assets

La pestaña Assets lista los activos que pertenecen a la entidad, como sus camiones o remolques. Necesita Read en la sección Asset Management, y muestra los activos de las empresas a las que tiene acceso, como empresa principal o como empresa adicional. Los administradores del sistema ven todos los activos de la entidad.

1. Elija el Type de activo.
2. Para acotar la lista, escriba parte del nombre o del número de serie de un activo en Name/Serial.

Columna	Muestra
Asset Type, Category	El tipo y la categoría del activo.
Name, Serial	El nombre y el número de serie del activo.
Value	El valor del activo.
Linked To	El activo con el que está vinculado, con su tipo.
Added By	Quién lo añadió, y hace cuánto tiempo.

Seleccione una fila para abrir el activo.

Pestaña Contacts

La pestaña Contacts lista las personas con las que trata en la entidad, primero los contactos principales. Cuando un cliente potencial se convierte en entidad, sus contactos se copian aquí.

Columna	Muestra
Name, Designation	El nombre y el cargo de la persona.
Phone, Email	Cómo contactar con ella.
ID Number	Un número de identidad, si es necesario.
Social	Un enlace a su perfil, por ejemplo en LinkedIn. Se abre en una pestaña nueva.
Primary	Una marca de verificación verde para un contacto principal.

Añadir o cambiar un contacto

1. Seleccione Add Contact, o seleccione la fila de un contacto para cambiarlo.
2. Introduzca el Name, de hasta 100 caracteres. Obligatorio.
3. Rellene Designation, Phone, Email, ID Number y Social / LinkedIn URL, según sea necesario. TrakIT añade https:// a una dirección web que no empiece por él.
4. Seleccione Primary Contact para un contacto principal. Una entidad puede tener más de uno.
5. Seleccione Save.

Para eliminar un contacto, seleccione su fila y, después, la cruz (Delete Contact) de la parte inferior izquierda. El contacto se elimina de inmediato.

Pestaña Invoices

La pestaña Invoices lista las facturas, notas de cargo y facturas rectificativas de la entidad, de las empresas a las que tiene acceso, 10 por página, de la más reciente a la más antigua. Requiere el permiso para leer facturas.

Columna	Muestra
Date	La fecha de la factura.
Number	El número de la factura. Selecciónelo para abrir la factura.
Job Number	La referencia del expediente, si la factura es de un solo expediente.
Due Date	La fecha de vencimiento del pago, en rojo cuando ya ha pasado y aún queda un importe pendiente.
Status	Draft, Approved, Finalised, Cancelled, Reversed o Written Off.
Currency, Amount	La moneda y el total.
Outstanding	Lo que queda por cobrar, en rojo cuando es mayor que cero. Una factura marcada como pagada muestra * delante.

Los borradores aparecen en gris, y las facturas canceladas, en rojo. Para encontrar una factura, escriba su número completo, o la referencia completa del expediente, en Search y pulse Intro. Para ver todas las facturas de una empresa, consulte Facturas.

Recordatorios de pago

El recuadro Outstanding Invoices Reminder Email, junto a la lista, envía a la entidad por correo electrónico un recordatorio de sus facturas impagadas. Muestra cuándo se envió el último recordatorio (Last Sent) y adónde se envía (Sent To): a los correos electrónicos de finanzas, o a los generales si no hay ninguno.

• Para enviar recordatorios automáticamente, elija la Frequency: Daily, 2 Days, 3 Days, Weekly, Fortnightly o Monthly, o No Reminder para detenerlos. Se guarda de inmediato. TrakIT comprueba una vez al día, a las 05:05 UTC, y envía un recordatorio cuando han pasado más días que la frecuencia desde el último.
• Para enviar uno ahora, seleccione Send Reminder Now y confirme. Usted recibe una copia.

Frequency y Send Reminder Now necesitan Read en la sección Invoices y, salvo que sea administrador del sistema, acceso a la empresa responsable de la entidad. Sin ellos, Frequency aparece en gris y Send Reminder Now no se muestra.

El recordatorio lista las facturas aprobadas de la entidad que no están pagadas, dadas de baja por incobrables ni canceladas, con su fecha, número, expediente, fecha de vencimiento, importe, importe pendiente y cuántos días de retraso llevan. Incluye un enlace al extracto de facturas que funciona durante 7 días. No se envía ningún recordatorio cuando no hay nada pendiente (No outstanding invoices found), ni en las 24 horas siguientes al último (Reminder already sent less than 24 hours ago). Los recordatorios automáticos solo se envían a entidades activas con una dirección de correo electrónico.

Pestaña Entity Data

La pestaña Entity Data lista los campos de datos de la entidad: campos adicionales que su empresa ha configurado para los tipos de la entidad. Una estrella marca un campo obligatorio. Mientras los campos obligatorios de la entidad no estén rellenos, TrakIT no le permite:

• crear un expediente con la entidad como cliente, cargador o receptor, ni una orden de trabajo con la entidad como transportista por carretera o transportista por carretera de retorno;
• aprobar las estimaciones de un expediente cuyo cliente sea la entidad;
• aprobar una factura a la entidad ni validar una factura de proveedor de la entidad;
• registrar un nuevo cobro o pago de la entidad.

TrakIT indica entonces qué campo falta.

1. Introduzca el Value y las Remarks de los campos que necesite. Según el campo, escriba el valor, elija una fecha, elija una zona geográfica o una entidad de una lista, o elija uno o varios valores de una lista.
2. Seleccione Save.

Use Search para encontrar un campo por nombre o código. Los campos calculados los calcula TrakIT y no se pueden cambiar. Los campos inactivos aparecen en rojo. Un icono de alarma significa que hay recordatorios definidos en el campo: al cambiar su valor se vuelven a activar. Algunos campos se pueden configurar para copiar su valor, al guardar, en el campo de datos correspondiente de las órdenes de trabajo abiertas de la entidad.

Puede cambiar los campos de datos si su rol puede actualizar los datos de entidades. Para añadir campos, un administrador del sistema usa Admin > Masters > Data Fields.

Pestaña Locations

La pestaña Locations lista las ubicaciones que pertenecen a la entidad, como sus almacenes o patios. Requiere el permiso para leer ubicaciones.

Columna	Muestra
Code, Location	El código y el nombre de la ubicación.
Type, Country	El tipo de ubicación y su país.
Position	Sus coordenadas, o -.
Geofence	El radio de su geovalla, en metros.
GF Triggers	Cuántos disparadores de geovalla tiene.

Seleccione una fila para abrir la ubicación en una pestaña nueva.

Para añadir una ubicación que pertenezca a la entidad, seleccione Add (Create a new location owned by this entity). El formulario de la ubicación se abre con el país de la entidad elegido. Cuando guarda la ubicación, la página se vuelve a cargar con ella en la lista.

Pestaña Multi-Type

Una entidad tiene un tipo principal, y puede tener además otros tipos, por ejemplo un cliente que también es cargador. La pestaña Multi-Type lista los tipos: el tipo principal está marcado y no se puede cambiar.

1. Marque los demás tipos de la entidad, y desmarque los que ya no tiene.
2. Seleccione Update.

TrakIT indica Entity Type assignment updated successfully. Con otro tipo, la entidad:

• aparece en la pestaña de ese tipo en la página Gestión de entidades;
• se puede elegir en cualquier lugar donde se necesite una entidad de ese tipo, por ejemplo como transportista por carretera de una orden de trabajo;
• recibe los campos de datos de ese tipo en la pestaña Entity Data;
• recibe la pestaña Quotations, si el tipo es el de cliente, o el campo Shipping Line (SCAC), si es el de transportista.

En algunas instalaciones, solo los administradores del sistema pueden añadir algunos tipos.

Pestaña Per Company

Varias empresas pueden usar una misma entidad. La pestaña Per Company lista las empresas a las que tiene acceso, con la configuración de la entidad en cada una. Un indicador luminoso verde significa que la entidad está habilitada para la empresa; uno rojo, en una fila roja, significa que no lo está.

Las listas de entidades de TrakIT, por ejemplo cuando elige el cliente de un expediente o la entidad de una factura, solo ofrecen las entidades habilitadas para la empresa. La empresa responsable de la entidad queda habilitada cuando se crea la entidad.

Columna	Muestra
Company	La empresa, con su indicador luminoso.
Account	El código de cuenta de la entidad en esa empresa, por ejemplo su número de cliente o de proveedor en su sistema contable externo.
Currency	La moneda de la entidad en esa empresa.
Credit Days	El plazo de pago de las facturas de la entidad en esa empresa.
Tax Exempt	Los impuestos de los que está exenta la entidad en esa empresa.
Updated By	Quién cambió la configuración por última vez, y hace cuánto tiempo.

Modify Account

1. Seleccione la fila de la empresa.
2. En Modify Account, active Enable Selection para habilitar la entidad para la empresa, o desactívelo para deshabilitarla.
3. Introduzca el Account Code, de hasta 50 caracteres. Los espacios se eliminan y las letras se ponen en mayúsculas.
4. Elija la Currency, entre las monedas de la empresa.
5. Introduzca los Credit Days, de 0 a 999.
6. En Tax Exempt, marque los impuestos de los que está exenta la entidad. La lista muestra los impuestos del país de la empresa. Puede cambiarlo si su rol puede actualizar la situación fiscal y la empresa responsable de la entidad es una de las suyas.
7. Seleccione Save.

Cuando crea una factura para la entidad en la empresa, TrakIT rellena su Credit Period a partir de Credit Days o, si está vacío, a partir de la situación crediticia de la entidad en la moneda de la factura, y su Tax Exemption a partir de Tax Exempt: consulte Facturas y Modificar la factura.

No puede deshabilitar una empresa si un usuario interno vinculado a la entidad solo tiene acceso a esa empresa: TrakIT indica el nombre del usuario. Si no ha cambiado nada, TrakIT indica No changes made.

Seleccionar o deseleccionar todas las empresas

1. Seleccione (De)Select All….
2. En Select / De-select All Companies, elija Select All Companies o De-select All Companies.
3. Seleccione Update.

Esto habilita, o deshabilita, la entidad para cada una de sus empresas para las que se ha configurado; para un administrador del sistema, para todas las empresas para las que se ha configurado. Una empresa para la que nunca se ha configurado la entidad no cambia: abra su fila en su lugar.

Pestaña Linked Users

La pestaña Linked Users lista los usuarios vinculados a la entidad.

Un usuario externo vinculado a una entidad trabaja para ella en el portal externo. La forma en que está vinculado el usuario (Linked As) decide a qué expedientes y órdenes de trabajo accede:

• Customer: los expedientes en los que la entidad es el cliente.
• Transporter: las órdenes de trabajo en las que la entidad es el transportista por carretera o el transportista por carretera de retorno.

Un usuario puede estar vinculado de ambas formas; cada vínculo es entonces una fila distinta.

Columna	Muestra
User ID, Full Name	El usuario.
User Type	Internal o External.
Linked As	Para un usuario externo: Customer o Transporter.
Email, Roles	La dirección de correo electrónico y los roles del usuario.
Session Count, Last Active	Cuántas veces ha iniciado sesión el usuario, y cuándo estuvo activo por última vez.

Los usuarios bloqueados aparecen en rojo. Seleccione User ID, Full Name, Session Count o Last Active en el encabezado para ordenar por esa columna.

Añadir un usuario

1. Seleccione Add User.
2. En Add New User, elija el User Type: Internal o External.
3. En User ID or Name, escriba el identificador de usuario o el nombre del usuario y elija el usuario.
4. Para un usuario externo, elija en Linked As cómo está vinculado el usuario.
5. Seleccione Add.

Un usuario interno solo se puede vincular si tiene acceso a una empresa que usa la entidad (User and Entity company doesn’t match). Un usuario no se puede vincular dos veces de la misma forma (User is already linked as Customer).

Para quitar un vínculo, seleccione la cruz al final de su fila y, después, Remove en Confirm Remove User. Solo se quita ese vínculo.

Pestaña Credit Status

La pestaña Credit Status registra el crédito que usted concede a la entidad: si recibe crédito, durante cuántos días y hasta qué importe, y cómo ha pagado. La página de finanzas de un expediente muestra la situación crediticia del cliente.

La lista muestra las entradas, de la más reciente a la más antigua.

Columna	Muestra
Credit Type	No Credit, Partial Credit o Full Credit.
Credit Days	El plazo de pago, en días.
Credit Limit	La moneda y el importe.
Credit History	Cómo ha pagado la entidad, de Bad a Excellent.
Remarks	Las observaciones.
Added By	Quién añadió la entrada, y hace cuánto tiempo.

Una entrada que aparece en rojo ya no está en vigor.

Añadir una entrada

1. Seleccione Add Entry.
2. En Add New Entry, elija el Credit Type: No Credit, Partial Credit o Full Credit. Obligatorio.
3. Elija el Credit History: Not Rated, Bad, Okay, Good o Excellent.
4. Introduzca los Credit Days, de 0 a 365, y el Credit Limit con su moneda. Son obligatorios para el crédito parcial y el crédito total.
5. Introduzca unas observaciones en Remarks, si es necesario, de hasta 500 caracteres.
6. Seleccione Add.

Precaución

Las entradas de situación crediticia no se pueden cambiar ni eliminar. Para cambiar el crédito, añada una entrada nueva: sustituye la entrada anterior de la entidad en la misma moneda.

Pestaña Comments

La pestaña Comments contiene los comentarios sobre la entidad. No hay ninguna opción para hacerlos visibles fuera de su empresa.

• Sort muestra primero los más recientes o los más antiguos; Show muestra solo los comentarios con un estado.
• Cada comentario tiene un estado: Active, Pending, Resolved o Cancelled. Si su rol puede actualizar entidades, seleccione el estado para cambiarlo.
• Seleccione el icono de ampliar para leer un comentario largo a pantalla completa.

Para publicar un comentario, seleccione Add…, escriba el comentario y seleccione Post. Puede darle formato y añadir enlaces, imágenes y tablas. Para grabar en su lugar un comentario de voz, seleccione el botón del micrófono. Para publicar comentarios necesita el permiso para actualizar entidades.

Puede eliminar un comentario suyo en los 30 minutos siguientes a su publicación, si aún no se ha enviado por correo electrónico y su rol tiene el permiso Delete Comment en la sección Work Orders.

Comment Recipients lista los usuarios a los que se avisa de los comentarios nuevos. Usted se añade cuando publica un comentario. Un destinatario solo recibe un correo electrónico si está suscrito a las notificaciones de comentarios, en Notificaciones. Para añadir un usuario, seleccione Add, elija el usuario y seleccione Add User: la lista ofrece los usuarios internos activos con dirección de correo electrónico que tienen acceso a la empresa responsable de la entidad. Para quitar uno, seleccione la cruz roja junto a su nombre.

Pestaña Action Log

La pestaña Action Log lista lo que se ha hecho con la entidad y cuándo: la creación, los cambios (con cada campo cambiado), la aprobación, los documentos añadidos, cambiados y eliminados, los usuarios vinculados y desvinculados, la configuración por empresa, los tipos, las etiquetas, las entradas de situación crediticia y los recordatorios de pago. Use Search para buscar un usuario, una acción o un valor, y Show Page Loads para incluir las visitas a la página. Seleccione Export para descargar el registro como archivo Excel. El tiempo que se conserva el registro depende de la política de conservación de datos de su instalación.

Quién puede usar esta página

Su rol necesita Read en la sección Entity Management para abrir una entidad. Para cambiarla o aprobarla, emitir sus enlaces y enviar sus recordatorios de pago también necesita acceso a su empresa responsable, salvo que sea administrador del sistema. No lo necesitan los comentarios ni las filas de sus propias empresas en la pestaña Per Company, salvo Tax Exempt. Todo lo demás necesita su propio permiso en la sección Entity Management:

Permiso	Le permite
Update	Cambiar la entidad, sus contactos, sus tipos adicionales y su configuración por empresa, ver su API Key, y publicar comentarios y cambiar su estado.
Delete	Eliminar la entidad, si su propia empresa es la empresa responsable de la entidad.
Approve	Aprobar la entidad, en los tipos que necesitan aprobación.
Upload Document	Añadir documentos.
Preview/Download Document	Descargar y previsualizar documentos.
Delete Document	Modificar y eliminar documentos.
Update Entity Data	Cambiar los campos de datos de la entidad.
Link/Unlink User	Vincular usuarios a la entidad y quitarlos.
Add Credit History	Añadir entradas de situación crediticia.
Add/Update Tax Status	Cambiar Tax Exempt en la pestaña Per Company.

Otras secciones:

• Work Orders: Read para ver la pestaña Work Orders, Export para exportarla y Delete Comment para eliminar sus propios comentarios.
• Quotations: Read para ver la pestaña Quotations y Create para New Quote.
• Invoices: Read para ver la pestaña Invoices, elegir la Frequency de los recordatorios y enviar recordatorios en el momento, y Preview para emitir enlaces al extracto de facturas.
• Activities: Create para Add Activity.
• Asset Management: Read para ver los activos en la pestaña Assets.
• Geo Data & Locations: Read para ver la pestaña Locations y Create para añadir ubicaciones.

En algunas instalaciones, solo los administradores del sistema pueden cambiar o eliminar entidades de algunos tipos.