Facturas de proveedor

La página Bills lista las facturas de proveedor que una empresa ha recibido de sus proveedores y de otras entidades: lo que ha facturado cada una, qué parte está conciliada con partidas de expedientes y lo que queda por pagar. Desde aquí puede añadir nuevas facturas de proveedor, abrirlas y validar o finalizar varias a la vez.

Para abrirla, seleccione Finance > Bills.

Una factura de proveedor se concilia con las partidas de gasto y de suplido de sus expedientes, después se comprueba y se valida, y por último se finaliza. Ese trabajo se hace en la página Factura de proveedor. Una factura de proveedor también puede crearse desde la página financiera de un expediente, solo para ese expediente: consulte Expediente financiero. Para el lugar de las facturas de proveedor en las finanzas de un expediente, consulte Registrar las facturas de proveedor.

Elegir la empresa y el ejercicio

Las dos listas de la parte superior derecha determinan qué facturas de proveedor ve:

La empresa: las empresas a las que tiene acceso. TrakIT recuerda su elección.
El ejercicio: los ejercicios de la empresa, o – All FY –. Inicialmente muestra el ejercicio abierto que incluye la fecha de hoy. Solo se listan las facturas de proveedor con fecha dentro del ejercicio.

Al cambiar la empresa o el ejercicio, se restablecen los filtros.

Recuentos por estado

Los recuadros de la parte superior cuentan las facturas de proveedor de la empresa en el ejercicio seleccionado, por estado: Submitted, Received, Validated, Finalised, Disputed y Rejected. Los recuentos no tienen en cuenta los demás filtros. Seleccione un recuento para limitar el filtro Status a ese único estado y volver a buscar. Un recuadro sin facturas de proveedor aparece atenuado.

Estado	Significado
Submitted	Un proveedor ha enviado la factura de proveedor a través del portal o de la API de facturas de proveedor, o el sistema de su empresa la ha creado con el estado Submitted a través de la API de integración. Espera a que alguien la acepte.
Received	Introducida, o aceptada, y todavía no validada. Aún puede modificarse.
Validated	Comprobada con respecto a sus partidas y con su número de secuencia asignado. Ya no puede modificarse.
Finalised	Validada y finalizada.
Disputed	Marcada como en disputa. No puede validarse hasta que se quite la marca.
Rejected	Rechazada, con un motivo para el proveedor.

Para saber qué permite cada estado, consulte Factura de proveedor.

Buscar una factura de proveedor

Seleccione Filters para abrir el panel de filtros, si está cerrado.
Introduzca o seleccione los filtros que necesite.
Seleccione Search.

El número de resultados aparece encima de la lista, seguido del importe total facturado en cada moneda, por ejemplo Bills - 48 Found; Total: XOF 12,600,000.00. Reset borra los filtros.

TrakIT recuerda sus filtros, salvo las fechas, para la próxima vez que abra la página. Si un administrador ha limitado las facturas de proveedor que puede ver, aparece Custom Filters Active junto a los botones.

Filtro	Encuentra
Bill Number	Cualquier parte del número de la factura de proveedor.
Entity	Cualquier parte del nombre de la entidad que envió la factura de proveedor.
Referencia del expediente	Las facturas de proveedor con una partida de un expediente cuya referencia contiene el texto. La etiqueta es el nombre corto de la referencia del expediente definido para su empresa, por ejemplo T/D.
Account Status	Las facturas de proveedor según la aprobación de sus partidas: Any Unapproved (al menos una partida pendiente de aprobación), Any Approved (al menos una aprobada, o que no necesita aprobación), All Unapproved, All Approved o No Accounts (todavía no hay nada asignado).
WO/Container	Las facturas de proveedor con una partida de ese ID de orden de trabajo o de ese número de contenedor. El valor debe coincidir por completo.
Bill Date, Validated Date, Finalised Date	Las facturas de proveedor entre las fechas From y To. La flecha junto a cada etiqueta ofrece periodos como This Month, Last Quarter o Year-To-Date.
Currency	Las facturas de proveedor en una moneda.
Status	Los estados que se incluyen. El icono de verificación selecciona todos o ninguno.
Payment Status	Outstanding, Fully Paid o Partially Paid. Estas opciones se basan en el total de las partidas asignadas, menos los ajustes y los pagos aprobados, por lo que se excluyen las facturas de proveedor sin partidas asignadas.
Created By, Validated By	Los usuarios que añadieron o validaron las facturas de proveedor.
Fin Ref	Cualquier parte de la referencia que recibió la factura de proveedor en su sistema contable externo, si su empresa envía sus facturas de proveedor a uno.
Sync Status	Show Synced Only, Show Unsynced Only o Show Sync Errors Only, para las facturas de proveedor enviadas a un sistema contable externo.
Files	With No Files o With Files.
Added By	Internal User, o External User para las facturas de proveedor enviadas a través del portal o de la API de facturas de proveedor.
Taxes	With Taxes Only o Without Taxes Only: las facturas de proveedor con o sin impuesto en alguna de sus partidas.
Select Data Field	Las facturas de proveedor en las que coincide un campo de datos de factura de proveedor. Elija el campo y, después, el modo de búsqueda en Search Mode: Partial Match, Exact Match, Not Matching, Non-Empty Data, Number Range o Date Range. Select Empty Data Field encuentra las facturas de proveedor en las que un campo está vacío.

La lista

La lista muestra 50 facturas de proveedor por página, las más recientes primero. Las facturas de proveedor en disputa se muestran en rojo. Las columnas se definen para su empresa, y los campos de datos de factura de proveedor configurados para mostrarse se añaden al final. Seleccione el encabezado de una columna para ordenar por ella, si la columna lo permite.

De forma predeterminada, las columnas son:

Columna	Muestra
BILL ID	El número de TrakIT de la factura de proveedor.
Bill Date	La fecha que figura en la factura de proveedor.
Bill Number	El número que el proveedor dio a la factura. Selecciónelo para abrir la factura de proveedor en una pestaña nueva.
Entity	La entidad que envió la factura de proveedor. Selecciónela para abrir la entidad.
Bill Sequence	El número que TrakIT da a la factura de proveedor cuando se valida.
Job(s)	Las referencias de los expedientes de las partidas de la factura de proveedor.
Due Date	La fecha de vencimiento del pago, si la factura de proveedor tiene una.
Created, Created By	Cuándo se añadió la factura de proveedor, y quién la añadió. El nombre aparece en rojo cuando la añadió un usuario externo a través del portal o de la API.
Validated By, Finalised By	Quién validó y finalizó la factura de proveedor.
Currency	La moneda de la factura de proveedor.
Billed Amount, Tax Amount	Lo que facturó el proveedor, impuestos incluidos, y el impuesto incluido en ese importe.
Unallocated Amount	El importe facturado menos el total de las partidas asignadas a la factura de proveedor.
Outstanding	El importe facturado menos los ajustes y los pagos aprobados.
Internal Remarks	Las observaciones internas de la factura de proveedor. Sitúe el puntero sobre ellas para leerlas completas.
Sync	Para las facturas de proveedor enviadas a un sistema contable externo: ✓ cuando se ha enviado, [Error] cuando el envío ha fallado.
Status	El estado de la factura de proveedor.
Files	El número de archivos de la factura de proveedor.

Un administrador también puede mostrar otras columnas, como Company, Sync Reference o External Remarks, o columnas para los eventos y los campos de datos del expediente de la factura de proveedor.

Exportar la lista

Seleccione Export para descargar como archivo de Excel las facturas de proveedor que coinciden con los filtros, de todas las páginas. El archivo contiene las columnas definidas para la lista, seguidas de todos los campos de datos de factura de proveedor.

Añadir una factura de proveedor

Add Bill registra una factura de proveedor que ha recibido. Se crea en la empresa seleccionada en la parte superior de la página.

Seleccione Add Bill.
Compruebe Bill Date: la fecha impresa en la factura de proveedor. Inicialmente es la fecha de hoy.
Introduzca en Bill Number el número impreso en la factura de proveedor.
Elija el tipo de entidad en Entity Type, por ejemplo Transporter. TrakIT recuerda su elección.
En el campo siguiente, que lleva el nombre del tipo de entidad, empiece a escribir el nombre de la entidad que envió la factura de proveedor (al menos 2 caracteres) y elíjala.
Compruebe Currency. Inicialmente es la moneda predeterminada de la empresa, y cambia a la moneda de la entidad cuando elige la entidad.
Elija un centro de beneficio en Profit Center, si lo necesita. TrakIT rellena el centro de beneficio propio de la entidad, si tiene uno.
Seleccione Auto-allocate Expenses, o introduzca en Total Amount (incl Tax) y Total Tax Amount los importes impresos en la factura de proveedor.
Compruebe Bill Received On, que inicialmente es la fecha de hoy, y Bill Due In, el número de días para pagar.
Introduzca observaciones en Remarks, si es necesario.
Seleccione Add.

TrakIT muestra Bill created successfully y la factura de proveedor aparece en la lista con el estado Received. Ábrala para asignarle las partidas de expedientes que cubre y validarla: consulte Asignar partidas.

Campo	Notas
Bill Date	Obligatorio. No puede ser una fecha futura ni de hace más de 5 años.
Bill Number	Obligatorio, hasta 30 caracteres. Se guarda en mayúsculas, sin espacios. Una misma entidad no puede tener dos facturas de proveedor con el mismo número.
Entity Type, entidad	Obligatorios.
Currency	Obligatorio.
Profit Center	Opcional. La lista muestra los centros de beneficio de la empresa.
Auto-allocate Expenses	Consulte Asignar gastos automáticamente más abajo. Los campos de importe desaparecen cuando selecciona esta opción.
Total Amount (incl Tax)	Obligatorio sin Auto-allocate Expenses. No puede ser 0, pero puede ser negativo.
Total Tax Amount	Opcional. No puede superar la cuarta parte del importe total y debe tener el mismo signo.
Bill Received On	Obligatorio. No puede ser anterior a la fecha de la factura de proveedor.
Bill Due In	Opcional, de 0 a 365 días después de la fecha de la factura de proveedor. Inicialmente es el plazo de pago predeterminado de la empresa o, si la empresa no tiene ninguno, el número que introdujo la última vez.
Remarks	Se guardan como observaciones internas de la factura de proveedor.

Su empresa también puede definir sus propias comprobaciones, que toda factura de proveedor nueva debe superar.

Asignar gastos automáticamente

Con Auto-allocate Expenses, TrakIT añade a la nueva factura de proveedor cada partida real de gasto y de suplido de la empresa que factura la entidad y que todavía no está en ninguna factura de proveedor. Después fija el importe facturado y el importe del impuesto de la factura de proveedor en el total y el impuesto de esas partidas, de modo que la factura de proveedor cuadra desde el principio. Compruebe las partidas de la factura de proveedor antes de validarla.

Leer la factura de proveedor desde un PDF

Si su empresa lo tiene configurado, la ventana emergente Add New Bill empieza con un cuadro AI PDF Scan.

Suelte en el cuadro la factura en PDF del proveedor, o seleccione el cuadro y elija el archivo.
Espere mientras TrakIT la lee. Rellena los valores que encuentra para Bill Number, Bill Date, Currency, Total Amount (incl Tax), Total Tax Amount y Remarks, y la entidad, cuando encuentra una de la empresa con un nombre similar. Después muestra Fields extracted from PDF. Please review accuracy before saving.
Compruebe cada valor con la factura del proveedor y corrija lo que esté mal.
Rellene el resto del formulario y seleccione Add.

El PDF se añade a los archivos de la nueva factura de proveedor. Si TrakIT no puede leer el archivo, muestra AI extraction failed: rellene el formulario usted mismo.

Validar o finalizar varias facturas de proveedor

Marque la casilla de cada factura de proveedor. Solo la tienen las facturas de proveedor que no están finalizadas. El icono del encabezado selecciona todas o ninguna.
Seleccione Tasks y, después, Validate o Finalise.

TrakIT valida o finaliza las facturas de proveedor una a una, con las mismas comprobaciones que en la página Factura de proveedor, y después indica cuántas se han procesado correctamente y cuántas han fallado. Tasks solo aparece cuando la página muestra facturas de proveedor que puede validar o finalizar.

Borrar los errores de sincronización

Si su empresa envía las facturas de proveedor finalizadas a un sistema contable externo, Clear Sync Errors borra el error de cada factura de proveedor de la empresa que no consiguió llegar a él, para que se vuelvan a enviar, e indica en cuántas se ha borrado. Solo los administradores del sistema pueden ejecutarlo.

Quién puede usar esta página

Sección	Permiso	Le permite
Bills	Read	Abrir la página y las facturas de proveedor.
Bills	Create	Añadir facturas de proveedor.
Bills	Export	Exportar la lista.
Bills	Validate, Finalise	Validar o finalizar varias facturas de proveedor con Tasks.
Bills	Clear Sync Ref	Ver Clear Sync Errors. Solo los administradores del sistema pueden ejecutarlo.