Mis ausencias

La página My Leaves es donde solicita ausencias y sigue sus propias solicitudes. Muestra sus solicitudes, su saldo de ausencias del año y un calendario de sus ausencias y de los festivos de su empresa.

Para abrirla, seleccione HR > My Leaves.

La página tiene tres pestañas: My Applications, Balance y Calendar. Se abre en My Applications. Aquí solo ve sus propias solicitudes y su propio saldo. Para saber cómo funcionan los tipos de ausencia, las políticas y los saldos, consulte Ausencias.

Solicitar una ausencia

1. En la pestaña My Applications, seleccione Apply for Leave.
2. En Apply for Leave, rellene los campos siguientes.
3. Compruebe la vista previa bajo los campos.
4. Seleccione Submit Application.

Para guardar la solicitud sin enviarla, seleccione en su lugar Save as Draft (consulte Borradores).

Campo	Qué introducir
Leave Type	El tipo de ausencia. La lista contiene los tipos de ausencia activos de su empresa. Los tipos sin sueldo muestran (Unpaid) tras su nombre.
Start Date	El primer día de su ausencia.
First half only	Aparece bajo Start Date cuando el tipo de ausencia permite medios días. Márquelo si trabaja la primera mitad del día de inicio: el día de inicio cuenta entonces como medio día.
End Date	El último día de su ausencia. No puede ser anterior a la fecha de inicio.
Second half only	Aparece bajo End Date cuando el tipo de ausencia permite medios días. Márquelo si trabaja la segunda mitad del día de fin: el día de fin cuenta entonces como medio día.
Contact During Leave	Opcional. Un número de teléfono o una dirección de correo electrónico en la que se le pueda localizar, de hasta 60 caracteres.
Reason	Opcional. Una nota breve para su responsable, de hasta 500 caracteres.

Cómo se cuentan los días

TrakIT cuenta cada día entre las fechas de inicio y de fin, excepto:

• los sábados y los domingos;
• los festivos del país de su empresa, tal como se definen en Festivos por país.

Un medio día en la fecha de inicio o de fin cuenta como 0,5. El total aparece en la columna Days y se descuenta de su saldo una vez aprobada la ausencia.

La vista previa

En cuanto ha elegido un tipo de ausencia y las dos fechas, el cuadro de diálogo muestra una vista previa: el número de días y su saldo después de esta ausencia, para el año en que empieza la ausencia. Una vista previa verde significa que la solicitud cumple las reglas; una naranja lista lo que falla, en rojo:

Advertencia	Significado
This leave type is not available for your profile	El tipo de ausencia está limitado a los empleados de un sexo.
Minimum n day(s) of service required before this leave type can be used	Todavía no ha trabajado el tiempo suficiente desde su fecha de incorporación para usar este tipo de ausencia.
The selected range has no working days	Todos los días que ha elegido son días de fin de semana o festivos.
Cannot exceed n consecutive day(s) for this leave type	Una solicitud de este tipo no puede contar más días. Elija menos días.
This overlaps an existing pending or approved application	Ya tiene una ausencia en algunos de estos días.
An attachment is required for type beyond n day(s) - add one before submitting	Este tipo de ausencia necesita un documento justificativo, como un certificado médico, para este número de días. Consulte Archivos adjuntos.
Insufficient balance - n day(s) available	No le quedan suficientes días de este tipo de ausencia retribuida, y su política no permite un saldo negativo. n es su saldo para el año en que empieza la ausencia.

Cuando la política del tipo de ausencia no requiere aprobación, la vista previa añade auto-approved, no manager sign-off required.

Puede seleccionar Submit Application aunque haya advertencias: TrakIT vuelve a comprobar las reglas cuando envía la solicitud, y se detiene con el mismo mensaje si no se cumple alguna. La advertencia del archivo adjunto es la excepción: no impide el envío.

Su saldo solo baja cuando se aprueba la ausencia. Los días de sus solicitudes que siguen pendientes no se descuentan del saldo, por lo que tampoco aparecen en la vista previa.

Después del envío

• Si el tipo de ausencia requiere aprobación, la solicitud queda Pending (Leave application submitted for approval) y su responsable recibe un correo electrónico. Su responsable es el Manager de su ficha de empleado. Según la configuración de su empresa, pueden seguir más aprobadores; consulte Aprobación de ausencias.
• Si no requiere aprobación, la solicitud queda Approved de inmediato (Leave application approved), y los días se descuentan de su saldo. Si TrakIT no puede actualizar su saldo, la solicitud pasa en su lugar a su responsable para que la apruebe.

Cuando el último aprobador aprueba su solicitud, o un aprobador la rechaza, usted recibe un correo electrónico. Las ausencias aprobadas también aparecen en la asistencia de esos días como On Leave o Half Day Leave.

Borradores

Un borrador guarda su solicitud sin enviarla a nadie. Save as Draft solo necesita un tipo de ausencia y las dos fechas; no se comprueba ninguna de las reglas de la vista previa. Los borradores aparecen como Draft en la pestaña My Applications, con su número de días.

Para terminar un borrador:

1. En la pestaña My Applications, seleccione el lápiz (Edit) en la fila del borrador.
2. En Edit Draft, cambie lo que necesite. La vista previa vuelve a aparecer.
3. Seleccione Submit Application para enviarlo, o Save as Draft para mantenerlo como borrador.

Para añadir un documento justificativo antes de enviar la solicitud, guárdela primero como borrador y, después, añada el documento desde sus detalles.

Pestaña My Applications

La pestaña lista sus solicitudes que empiezan en el año actual, de la fecha de inicio más reciente a la más antigua.

Columna	Muestra
Type	El tipo de ausencia.
Dates	Las fechas de inicio y de fin.
Days	Los días que cuenta la ausencia (consulte Cómo se cuentan los días).
Status	En qué punto está la solicitud. Consulte más abajo.
(iconos)	El lápiz (Edit) para un borrador, el ojo (Details) para abrir los detalles de la solicitud y la cruz roja (Cancel) para cancelarla.

Estado	Significado
Draft	Guardada, no enviada. Todavía puede cambiarla.
Pending	A la espera de una decisión. Sigue en Pending hasta que el último aprobador la resuelve.
Approved	Aprobada. Los días se han descontado de su saldo.
Rejected	Rechazada por un aprobador. El motivo figura en las notas de la solicitud.
Cancelled	Retirada con Cancel.

No puede cambiar una solicitud pendiente o aprobada. Para cambiarla, cancélela y vuelva a solicitarla.

TrakIT también puede añadir una solicitud por sí mismo: cuando se le ha marcado como Absent un día sin ausencia aprobada, registra un día aprobado de ausencia no retribuida para ese día (consulte Asistencia).

Detalles de la solicitud

Seleccione el ojo (Details) en la fila de una solicitud para abrir Leave Application. Muestra el tipo de ausencia, las fechas, el número de días, el estado y el motivo. Seleccione Close para cerrarlo.

Archivos adjuntos

Attachments lista los documentos añadidos a la solicitud. Seleccione un nombre de archivo para abrirlo en una pestaña nueva. Un documento solo se abre para alguien que ha iniciado sesión en TrakIT: usted, las personas que aprueban o aprobaron la solicitud, su responsable y RR. HH.

Para añadir un documento, como un certificado médico, seleccione el archivo en Add Attachment. Se sube de inmediato (Attachment added). Algunos tipos de archivo, como los programas, no se pueden subir (Cannot upload this file type).

Para quitar un documento, seleccione la papelera que tiene al lado y confirme.

Solo usted puede añadir y quitar los documentos de su solicitud.

Notas

Notes lista las notas de la solicitud, de la más antigua a la más reciente, con quién las publicó y cuándo. TrakIT añade una nota por sí mismo cuando un aprobador aprueba o rechaza la solicitud (con sus comentarios), cuando la solicitud se escala a otro aprobador y cuando se cancela. Estas notas muestran System como autor.

Para añadir una nota, escríbala en Add Note y seleccione Post Note. Una nota se muestra tal como la escribió, con sus saltos de línea: el HTML que contenga aparece como texto.

Cancelar una solicitud

1. En la pestaña My Applications, seleccione la cruz roja (Cancel) en la fila de la solicitud.
2. Confirme.

Puede cancelar:

• un borrador o una solicitud pendiente en cualquier momento;
• una solicitud aprobada solo antes de que empiece, es decir, si su fecha de inicio es posterior a hoy.

Cuando cancela una solicitud pendiente, esta sale de la cola del aprobador. Cuando cancela una aprobada, los días vuelven a su saldo y la asistencia de esos días vuelve a Present. TrakIT añade una nota que indica que usted ha cancelado la solicitud.

Períodos de nómina cerrados

Cuando RR. HH. cierra un período de nómina (consulte Configuración de ausencias), las solicitudes que caen por completo dentro de él quedan congeladas: nadie puede editarlas, enviarlas, cancelarlas ni resolverlas hasta que RR. HH. reabra el período. TrakIT indica entonces This application falls inside a closed payroll period. An HR administrator must re-open that period before it can be changed.

Pestaña Balance

La pestaña Balance muestra su saldo de cada tipo de ausencia para el año actual, en días.

Columna	Muestra
Type	El tipo de ausencia.
Opening	Los días traspasados del año pasado.
Accrued	Los días que ha devengado este año.
Used	Los días de ausencias aprobadas. Cancelar una ausencia aprobada los devuelve.
Adjusted	Días que RR. HH. ha añadido o quitado, por ejemplo los saldos de apertura cargados cuando se configuraron las ausencias.
Closing	Lo que le queda.

Closing es Opening más Accrued y Adjusted, menos Used y menos los días que hayan caducado, que esta pestaña no muestra. Un tipo de ausencia del que todavía no tiene saldo no aparece en la lista. Si no tiene ninguno, la pestaña indica No leave balances found for y el año.

Cómo se devengan, se traspasan y caducan los días se explica en Ausencias.

Pestaña Calendar

La pestaña Calendar muestra un mes, con semanas que empiezan en domingo. Se abre en el mes actual; seleccione las flechas a ambos lados del nombre del mes para ver el mes anterior o el siguiente.

Cada día muestra:

• los festivos del país de su empresa, en rosa, con sus nombres;
• sus ausencias pendientes y aprobadas, en verde, con el tipo de ausencia y (Half day) para un medio día.

Los fines de semana y los festivos dentro de su ausencia no se marcan como ausencia, porque no cuentan.

Mensajes

Mensaje	Qué hacer
Select a leave type and dates	Elija un Leave Type, una Start Date y una End Date.
End date cannot be before start date	Corrija las fechas.
No active policy for this leave type	El tipo de ausencia no tiene ninguna regla de política para su fecha de inicio. Pida a RR. HH. que lo compruebe en Configuración de ausencias.
This leave type is no longer active	Elija otro tipo de ausencia.
Employee record not found	No está configurado como empleado. Pida a RR. HH. que le añada en Employee Master.
No reporting manager is set for your profile - contact HR	Su ficha de empleado no tiene Manager. No puede enviar ninguna solicitud hasta que RR. HH. le asigne uno, ni siquiera de un tipo de ausencia que no requiera aprobación.
You must complete n day(s) of service before using this leave type	Todavía no ha trabajado el tiempo suficiente para usar este tipo de ausencia.
This draft is no longer available to submit	El borrador se envió o se canceló entretanto, por ejemplo en otra pestaña del navegador.
This application is already closed	Ya está rechazada o cancelada.
An approved application can only be cancelled before it starts	La ausencia ha empezado, o empieza hoy, por lo que ya no se puede cancelar.
Unable to cancel - it may already have moved on	La solicitud ha cambiado entretanto. Vuelva a cargar la página.

Quién puede usar esta página

Todos los empleados pueden usar esta página para sus propias ausencias si su rol lo permite. Su rol necesita estos permisos en la sección Leave Management del grupo HR:

Permiso	Le permite
Read	Abrir la página y ver sus solicitudes, su saldo y su calendario.
Create	Solicitar ausencias y guardar borradores.

Además, debe estar configurado como empleado, con un Manager en su ficha de empleado. Los responsables aprueban las ausencias en la página Aprobación de ausencias; si usted mismo aprueba ausencias, puede ceder sus aprobaciones a otra persona mientras está ausente (consulte Delegaciones).